文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識
導語(yǔ)：文秘是隨著(zhù)科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì )競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來(lái)越趨于現代化、科學(xué)化和專(zhuān)業(yè)化。下面是小編為你準備的文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識，希望對你有幫助！
文書(shū)工作是一項科學(xué)的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書(shū)工作人員應具備以下基本素質(zhì)：
(一)有較高的政治覺(jué)悟、政策水平，較強的法制觀(guān)念(文書(shū)工作人員政策水平的高低，決定文書(shū)工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書(shū)工作人員既要懂法，又要守法)
(二)熱愛(ài)本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密
1、作為文書(shū)工作人員，只有熱愛(ài)本職工作和忠于職守，才能搞好文書(shū)工作。
2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書(shū)工作人員應有的工作態(tài)度和工作精神。
3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。
(三)應有必備的專(zhuān)業(yè)基礎知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識
文書(shū)工作人員的專(zhuān)業(yè)基礎知識，主要是指與他們所從事的文書(shū)工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個(gè)方面：
一是基礎理論知識。包括文書(shū)學(xué)、應用寫(xiě)作、秘書(shū)學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等�；A理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書(shū)工作的實(shí)際操作知識、操作技能的理論指導。
二是實(shí)際操作知識。文書(shū)工作人員必備的專(zhuān)業(yè)基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實(shí)際操作知識。也就是說(shuō)，文書(shū)工作人員不能只了解和掌握文書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知識。主要是指與文書(shū)工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。
(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力
文書(shū)工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：
1、文字綜合處理能力
2、書(shū)寫(xiě)能力
3、速記能力
4、印制能力
5、校對能力
6、運用現代化辦公設備的能力
秘書(shū)部分觀(guān)點(diǎn)
(一)秘書(shū)的知識結構
秘書(shū)的知識結構就是秘書(shū)工作所需要的知識，就是秘書(shū)工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。
秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)具有較寬廣的知識面;秘書(shū)工作的專(zhuān)業(yè)性，要求秘書(shū)具有較扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識。
1、基礎知識層次
基礎知識層次是秘書(shū)知識結構的根底，是秘書(shū)知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書(shū)知識結構的基本條件�；A知識不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。
(1)文化基礎知識
秘書(shū)具有的文化基礎知識，一方面是社會(huì )科學(xué)基礎知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關(guān)干部的共同要求，也是秘書(shū)人員應有知識的最低層次。如漢語(yǔ)知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語(yǔ)知識等;
(2)理論基礎知識
掌握基礎理論知識，是提高秘書(shū)素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學(xué)知識、黨的基本政策;
(3)法律基礎知識
法律基礎知識是秘書(shū)從事秘書(shū)工作的重要依據。秘書(shū)工作要規范化，首先要求秘書(shū)人員掌握基本的法律知識。
2、輔助知識層次
輔助知識層次指的是雖非秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識但又與秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。
(1)傳統學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識
(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會(huì )交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。
3、專(zhuān)業(yè)知識層次
專(zhuān)業(yè)知識層次是秘書(shū)知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書(shū)工作所需要的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書(shū)職業(yè)特色、與秘書(shū)工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成：
(1)業(yè)務(wù)知識
主要指秘書(shū)業(yè)務(wù)知識，這是區別于其他專(zhuān)業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書(shū)學(xué);分支秘書(shū)學(xué)(如行政秘書(shū)學(xué)、企業(yè)秘書(shū)學(xué)、科技秘書(shū)學(xué)、涉外秘書(shū)學(xué)、基層秘書(shū)學(xué)、高級秘書(shū)學(xué));秘書(shū)寫(xiě)作學(xué);秘書(shū)心理學(xué);文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)等方面的知識;調查研究、會(huì )務(wù)工作、信訪(fǎng)工作、機要保密、組織協(xié)調、辦公自動(dòng)化等方面的知識。
(2)行業(yè)知識
秘書(shū)必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構成和知識門(mén)類(lèi);了解所屬部門(mén)工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識
注意：A、當今比較合理的秘書(shū)知識結構，應該具有以下幾個(gè)特性：中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。
B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實(shí)。
(二)秘書(shū)的能力結構
秘書(shū)能力是指秘書(shū)人員在實(shí)踐中完成秘書(shū)工作的本領(lǐng)，也就是說(shuō)秘書(shū)能力只能通過(guò)秘書(shū)的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。
1、基礎能力
指秘書(shū)從事秘書(shū)活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書(shū)工作的基本條件。
(1)秘書(shū)的觀(guān)察力
一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過(guò)視覺(jué)而來(lái)的。秘書(shū)的觀(guān)察力應重點(diǎn)置于領(lǐng)導和社會(huì )兩個(gè)方面。良好的觀(guān)察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。
(2)秘書(shū)的記憶力
良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。
(3)秘書(shū)的思維力
思維力在秘書(shū)的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
(4)秘書(shū)的想象力
想象力在秘書(shū)工作中尤其是創(chuàng )造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書(shū)要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類(lèi)比、聯(lián)想等。
2、專(zhuān)業(yè)能力
(1)閱讀能力
秘書(shū)閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書(shū)閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。
(2)寫(xiě)作能力
即書(shū)面表達能力，這是秘書(shū)的基本功，是文字秘書(shū)的“看家本領(lǐng)”。秘書(shū)寫(xiě)作能力，主要是指各種應用文的寫(xiě)作能力。秘書(shū)寫(xiě)作能力的一般要求是：要準確、簡(jiǎn)潔、規范。
(3)說(shuō)話(huà)能力
即口頭表達能力，秘書(shū)說(shuō)話(huà)能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡(jiǎn)練，要語(yǔ)氣措辭得體。提高說(shuō)話(huà)能力的途徑：首先要多說(shuō)，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。
(4)辦事能力
秘書(shū)的基本職能就是辦事。秘書(shū)一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。
3、特殊能力
指秘書(shū)從事一些專(zhuān)門(mén)秘書(shū)工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書(shū)能力結構個(gè)性差異的重要方面。
(1)協(xié)調能力
指運用協(xié)調原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調原則，使協(xié)調有根有據;要選擇協(xié)調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調方法。
(2)調研能力
一般要求是：要有計劃;有科學(xué)的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。
(3)操作能力
主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。
(三)秘書(shū)的心理素質(zhì)
秘書(shū)的心理素質(zhì)，指秘書(shū)在心理過(guò)程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現出來(lái)的穩定心理特點(diǎn)的總和，它影響著(zhù)秘書(shū)的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養。
1、秘書(shū)心理素質(zhì)的構成
(1)秘書(shū)的興趣
即認識傾向，常說(shuō)的愛(ài)好。秘書(shū)的興趣應具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性
(2)秘書(shū)的情感與情緒
情感是人們對客觀(guān)事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內心體驗。秘書(shū)情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。
情緒是情感的基本形式，是人們對客觀(guān)事物的態(tài)度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書(shū)的情緒按性質(zhì)分為兩類(lèi)：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續時(shí)間分為三類(lèi)：心境、激情、應激。
(3)秘書(shū)的意志
良好的意志是秘書(shū)工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動(dòng)力。
良好的意志應該具備的特征：要具有自覺(jué)性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)
(4)秘書(shū)的氣質(zhì)
氣質(zhì)是指人們比較穩定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩定性，但人的`氣質(zhì)是千差萬(wàn)別的。氣質(zhì)的主要類(lèi)型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。
注意：
上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對不同氣質(zhì)類(lèi)型的秘書(shū)安排工作可以有不同的考慮。
秘書(shū)進(jìn)行氣質(zhì)修養的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。
(1)秘書(shū)的性格
秘書(shū)性格是秘書(shū)心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現在兩個(gè)方面：對現實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。
秘書(shū)健全的性格主要包括：要堅強執著(zhù)而不固執;要敏捷靈活而不冒失;要開(kāi)朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應環(huán)境，有利于身心健康。
2、秘書(shū)的心理健康
(1)影響秘書(shū)心理健康的因素
負擔過(guò)重;輿論壓力;關(guān)系復雜。
(2)秘書(shū)心理健康的標準
一個(gè)心理健康的秘書(shū)應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調;工作專(zhuān)注;關(guān)系和諧。
(3)秘書(shū)常見(jiàn)的心理障礙及消除
嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過(guò)努力趕上或超過(guò)別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。
焦慮：要增強自信，對未來(lái)充滿(mǎn)信心，不為一時(shí)一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實(shí)現一個(gè)有意義的目標，
急躁：遇事冷靜，處變不驚。
厭煩：樹(shù)立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無(wú)濟于事的。
自傲和自卑：樹(shù)立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。
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