綜合文秘專(zhuān)業(yè)知識
文秘是隨著(zhù)科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì )競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來(lái)越趨于現代化、科學(xué)化和專(zhuān)業(yè)化。下面就是小編整理的綜合文秘專(zhuān)業(yè)知識，一起來(lái)看一下吧。
文秘基礎知識【一】
秘書(shū)工作的任務(wù)
秘書(shū)工作的任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:
1.調查研究與信息收集
調查研究是領(lǐng)導者了解情況、進(jìn)行決策的基礎,而領(lǐng)導的調查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書(shū)人員進(jìn)行,秘書(shū)應該通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)、開(kāi)會(huì )、問(wèn)卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全面的信息,及時(shí)提供給領(lǐng)導。
2.文書(shū)工作
文書(shū)工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導的指示下按程序認真進(jìn)行,很多時(shí)候秘書(shū)還要進(jìn)行文件、報告的起草,所以秘書(shū)對文書(shū)的寫(xiě)作規范、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時(shí)分類(lèi)歸檔。
3.會(huì )議籌辦
秘書(shū)應該按照領(lǐng)導的要求和會(huì )議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì )議的準備、組織、后勤保障、安全保衛等工作。注意不同的會(huì )議類(lèi)型(大、中、小型)和會(huì )議形式(電視電話(huà)會(huì )議、圓桌會(huì )議等)都有不同的籌辦要求。
4.來(lái)賓接待
秘書(shū)應負責來(lái)賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì )等。在接待中要注意禮儀,力求樹(shù)立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個(gè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén),秘書(shū)就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案的采集、整理、保管和提取。
6.信訪(fǎng)工作
信訪(fǎng)工作包括信訪(fǎng)的接待和處理。秘書(shū)對于各種信函、來(lái)訪(fǎng)或投訴要認真地對待,在領(lǐng)導的授權下可以作適當的處理,對自己處理不好或不在自己權限范圍內的問(wèn)題,要及時(shí)向領(lǐng)導匯報。
7.日常事務(wù)工作
如文印、交通、生活、福利、醫療保健、物資設備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書(shū)來(lái)處理。
文秘基礎知識試題（后附答案）
一、單項選擇題
1.秘書(shū)學(xué)，從學(xué)科大類(lèi)來(lái)說(shuō)，屬于 范疇。
A.社會(huì )科學(xué) B.人文科學(xué) C 管理科學(xué) D 綜合科學(xué)
2.“秘書(shū)”的涵義，有一個(gè) 的演變過(guò)程。
A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下
3. 朝廷中出現了最早的秘書(shū)機構一一太史寮。
A.東周 B 商末周初 C 秦末漢初 D 隋末唐初
4.虞舜時(shí)的史官稱(chēng)為“ ”。
A.納言 B 出納 C 長(cháng)史 D 記言
5.秘書(shū)，是一種職務(wù)名稱(chēng)，指處于 地位，主要以辦文、辦會(huì )、辦事來(lái)輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導的人員，是領(lǐng)導的參謀和助手。
A.中心 B 樞紐 C 中樞 D 中介
6.公文寫(xiě)作必須以黨和國家的方針政策為指導，同時(shí)必須 。
A.反映作者的思維活動(dòng) B 在法律賦予的職權范圍內進(jìn)行
C 熟練掌握修辭技巧 D 有業(yè)務(wù)目的
7.秘書(shū)工作的輔助性主要體現在地位的 與工作的被動(dòng)性?xún)蓚�(gè)方面。
A.被領(lǐng)導性 B 中介性 C 從屬性 D 隱秘性
8.智能結構即 和能力的綜合反映。
A.智力 B 智商 C 知力 D 知識
9.協(xié)調是一門(mén)學(xué)問(wèn)，要做好協(xié)調工作，必須藝術(shù)。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利時(shí)機;三是要講究一定的 。
A.技巧 B 技術(shù) C 藝術(shù) D 語(yǔ)言藝術(shù)
10. 是表現在人的態(tài)度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。
A.性格 B 興趣 C 意志 D 毅力
11. 隨機抽樣，又叫機械隨機抽樣。
A.等距 B 純 C 標準 D 簡(jiǎn)單
12.信訪(fǎng)工作的特點(diǎn)，一是高度的 性;二是廣泛的監督性;三是綜合的服務(wù)性。
A.時(shí)效 B 整體 C 政策 D 政治
13.按信息形式分，可分成 信息和物化信息。
A.內化 B 內儲 C 內存 D 內蓄
14.協(xié)調工作的內容主要是 協(xié)調、關(guān)系協(xié)調和事務(wù)協(xié)調。
A.組織 B 領(lǐng)導 C 政策 D 法律
15.從邏輯學(xué)的角度講，分類(lèi)的第三條邏輯規則：分類(lèi)應該按一定的 逐級進(jìn)行。
A.層次 B 邏輯 C 子項 D 母項
16.下列各組文種中，屬于行政公文的一組是 。
A.報告 命令 議案 B 條例 辦法 章程
C 條例 章程 簡(jiǎn)報 C 報告 辦法 方案
17.按行文關(guān)系分，報告屬于 。
A.上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文
18.按性質(zhì)作用分，會(huì )議紀要屬于 公文。
A.公布性 B報請性 C指揮性 D 記錄性
19.某市工商局最近任免了一批干部，需要制發(fā)公文，將人事變動(dòng)情況告知全局干部職工，該文種應選用 。
A.通告 B 命令 C 決定 D 通報
20.下列各結束用語(yǔ)中， 適用于呈轉性報告。
A.特此報告 B 妥否，請批復 C 敬請函復 D 如無(wú)不妥，請批轉有關(guān)部門(mén)執行
21.“此件發(fā)至縣團級”履行政公文 的內容。
A.批示域 B 正文域 C 附件域 D 附注域
22.行政訴訟當事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書(shū)狀叫 。
A.上訴狀 B 復議申請書(shū) C 強制執行申請書(shū) D 申訴狀
23.新聞是新近發(fā)生的、群眾所關(guān)心的重要變遷事實(shí)的報道，包括評論。這個(gè)定義最重要的是新聞的 。
A.收集 B傳播 C 撰寫(xiě) D 評價(jià)
24.經(jīng)濟文書(shū)是一個(gè)大類(lèi)，有各種差距極大的體裁，廣告屬于 類(lèi)。
A.理論 B 報告 C 規約 D 文學(xué)
25.下列行政公文中，可以不寫(xiě)主送機關(guān)的是 。
A.請示 B 通知 C 通告 D 批復
26.下列各組文種中， 組同屬于工作規約文書(shū)。
A.辦法 計劃 報告 B 條例 辦法 章程
C.條例 章程 報告 D 章程 報告 辦法
27.下列各組文種中， 組同屬于事務(wù)文書(shū)。
A.合同 簡(jiǎn)報 經(jīng)濟論文 B 簡(jiǎn)報 合同 會(huì )議紀要
C.計劃 總結 調查報告 D 意見(jiàn) 總結 商業(yè)廣告
28.公文在閱辦階段的程序是： 。
A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承辦 B 傳閱→審批→批辦→擬辦→承辦
C.擬辦→擬辦→承辦→審批→傳閱 D 審批→擬辦→擬辦→傳閱→承辦
29.下列各類(lèi)詞語(yǔ)中， 類(lèi)詞語(yǔ)不宜用于公文。
A.文言詞匯 B 能愿動(dòng)詞 C 方言俚語(yǔ) D 公文慣用語(yǔ)
30.下列修辭方法中， 不宜用于公文。
A.對比 B 排比 C 夸張 D 對偶
二、多項選擇題
31.秘書(shū)學(xué)具有 特點(diǎn)。
A.政治性 B 綜合性 C 應用性 D 穩定性
32.以個(gè)性特征與能力劃分，秘書(shū)可分為 等多種類(lèi)型。
A.參謀型秘書(shū) B 秀才型秘書(shū) C 公關(guān)型秘書(shū) D 辦事型秘書(shū)
33.秘書(shū)工作的政治性體現在 等幾個(gè)方面。
A.階級性 B 政策性 C 思想性 D 機要性
34.秘書(shū)人員應具有的職業(yè)道德有 等。
A.忠于職守 B 廉潔奉公 C 團結合作 D 相關(guān)知識
35.秘書(shū)人員需有包括 等幾個(gè)面較合理的知識結構。
A、基礎知識 B、綜合知識 C 專(zhuān)業(yè)知識 D 相關(guān)知識
36.人際關(guān)系一般具有這樣幾個(gè)特點(diǎn)，即 。
A.個(gè)體性 B 情感性 C 易變性 D 對應性
37.寫(xiě)作過(guò)程中的準備階段包括 幾個(gè)方面。
A.明理 B 儲材 C 辨體 D 修改
38.雜文類(lèi)是報刊上內容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風(fēng)格多樣、短小精悍，帶有文學(xué)色彩的、戰斗性極強的社會(huì )論文。包括日記、 等各種短文。
A.通訊 B 書(shū)信 C 序跋 D 隨筆
39.傳播文體的一般特點(diǎn)可以概括為公開(kāi)性、 、可讀性。
A.真實(shí)性 B 針對性 C 事宜性 D 說(shuō)明性
40.通訊最常風(fēng)的是人物通訊、 。有時(shí)以“巡禮”、“側記”、“見(jiàn)聞”、“報告”等形式寫(xiě)的報道也屬于通訊范圍。
A.事件通訊 B 工作通訊 C 旅游通訊 D 小通訊
41.消息寫(xiě)作要領(lǐng)有以下幾點(diǎn)： 、要有立場(chǎng)、要讓事實(shí)說(shuō)話(huà)。
A.抒情 B 客觀(guān) C 公正 D 全面
42.請示寫(xiě)作應注意： 、不要事無(wú)大小，樣樣都請示。
A.內容要單一 B 以事實(shí)為依據，以法律為準則
C.避免多頭請示 D 夾敘夾議，敘議結合
43.批復寫(xiě)作應注意掌握 等要領(lǐng)。
A.口氣婉轉 B 態(tài)度明確 C 內容簡(jiǎn)短 D 緊扣請示
44.會(huì )議的作用，主要包括 。
A.決策指揮作用 B 組織協(xié)調作用 C 動(dòng)員教育作用 D 信息交際作用
45.調查的方法，主要有文獻調查法 等。
A.問(wèn)卷調查法 B 訪(fǎng)問(wèn)調查法 C 實(shí)地調查法 D 電話(huà)調查法
三、判斷題
1.廣義的秘書(shū)機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協(xié)調、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門(mén)，一般冠以“辦公”字樣。
2.秘書(shū)工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動(dòng)，即帶有領(lǐng)導性質(zhì)的管理。
3.道德是一種社會(huì )意識形態(tài)，是人們調整自身與社會(huì )之間關(guān)系的行為規范的總和。
4.演繹是從一般推到個(gè)別的方法，從一般性的結論推演到歸屬類(lèi)事物的個(gè)別對象。
5.國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個(gè)等級。保密期限絕密級事項不超過(guò)五十年，機密級事項不超過(guò)三十年，秘密級事項不超過(guò)十年。
6.典型調查，是指在一定的總體范圍內，根據調查目的，選擇有代表性的單位進(jìn)行調查，以推論總體，是深入了解社會(huì )情況的重要方法。
7.按人對信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。
8.文章的層次大于段落，即若干個(gè)段落連綴組合成一個(gè)層次。
9.所謂照應，是指文章前后內容上的照顧和呼應。
10.新聞述評的標題一般要求多樣化，不像消息的標題那樣單一。
11.聯(lián)合行文，主辦機關(guān)名稱(chēng)應當排列在前，聯(lián)合下發(fā)的文件，應由主辦機關(guān)蓋章。
12.從表達方式上來(lái)說(shuō)，消息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當運用抒情、議論、描寫(xiě)的手法，不但要讓事實(shí)說(shuō)話(huà)，而且要用形象感人。
13.雜文的事實(shí)材料和一般議論文中的事實(shí)材料一樣，都是作為證明或駁論點(diǎn)的論據。
14.敘述以語(yǔ)言文字的詳略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。
15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應用文訴諸讀者的則是無(wú)可辨駁的事實(shí)和不可辨駁的真理。
四、簡(jiǎn)答題
1.簡(jiǎn)述秘書(shū)機構設置的原則。
2.簡(jiǎn)述調查研究的基本原則。
3.構思的任務(wù)。
4.標題的種類(lèi)及作用。
五、公文修改(找出錯誤并加以改正)
商洽代培文秘人員的函
×農函字〔1999〕6號
××大學(xué)中文系：
獲悉你系將于99年9月份開(kāi)辦秘書(shū)業(yè)務(wù)進(jìn)修班，系統講授有關(guān)秘書(shū)業(yè)務(wù)以及公文寫(xiě)作處理的基本理論與方法。1984年機構改革以來(lái)，不少新的文秘人員由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統的專(zhuān)業(yè)學(xué)習，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差�，F在你們開(kāi)辦進(jìn)修班，為這些同志提供了一個(gè)非常難得的.學(xué)習機會(huì )，我廳擬派10名文秘人員隨班學(xué)習，委托你們代培。有關(guān)代培所需的一切費用，我廳將如數撥付。以上各項望遵照執行。
××省農業(yè)廳人事教育處(公章)
1999年7月3日
六、作文
以《車(chē)站偶記》為標題，寫(xiě)一篇800以?xún)茸值挠洈⑽摹?/p>
文秘專(zhuān)業(yè)知識試卷參考答案
一、單項選擇題
1、A 2、C 3、B 4、A 5、B 6、B 7、C 8、D 9、D 10、A 11、A 12、D
13、B 14、C 15、A 16、A 17、A 18、D 19、A 20、D 21、D 22、A 23、B
24、D 25、C 26、B 27、C 28、D 29、C 30、C
二、多項選擇題
31、ABC 32、ABCD 33、ABD 34、ABCD 35、ACD 36、ABD 37、ABC 38、BCD 39、ABC 40、ABCD 41、BCD 42、AC 43、BCD 44、ABCD 45、ABC
三、判斷題
1、√ 2、× 3、× 4、√ 5、× 6、√ 7、√ 8、√ 9、√ 10、× 11、× 12、× 13、× 14、√ 15、√
四、簡(jiǎn)答題
1、答：秘書(shū)機構的設置，必須遵循適應性、精簡(jiǎn)性、高效性的原則。
即指秘書(shū)機構的設置，要適應領(lǐng)導的決策與管理工作的需要;要盡可能少，秘書(shū)機構的層次應嚴加控制，不能分層過(guò)多;要力求高效，要重視秘書(shū)群體結構的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書(shū)機構的整體效能。
2、答：在調查研究的具體實(shí)踐中，必須堅持以科學(xué)的理論為指導，遵循客觀(guān)性原則、實(shí)踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。
客觀(guān)性原則是指在調查研究中應尊重客觀(guān)事實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，準確地、真實(shí)地反映客觀(guān)地社會(huì )現象、社會(huì )問(wèn)題、社會(huì )事實(shí)。
實(shí)踐性原則是指要從實(shí)踐的需要出發(fā)確定調查研究課題，回答實(shí)踐中提出的問(wèn)題，把調查研究的成果用于指導實(shí)踐。
群眾性原則是指調查研究，必須深入到廣大群眾中去，充分相信和依賴(lài)群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學(xué)習求教。
綜合性原則是指調查研究應多方位、多層次、多角度地綜合進(jìn)行。
3.答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個(gè)意思，一是選擇研究和寫(xiě)作的課題，二是選擇、確定文章的主題。
2.理清思路。主題明確后，還必須經(jīng)過(guò)頭腦的繼續思索加工，解決一個(gè)怎么認識和怎么反映的問(wèn)題。
3.選擇材料。根據主題和思路進(jìn)一步審查和篩選材料，對能表現主題的要詳寫(xiě)，一般的應剔出。
4.醞釀框架。思路的具體表現則為構筑文章的框架，安排文章的格局，要根據寫(xiě)作目的和需要選擇適當的語(yǔ)言手段和文章體式。
4.答：標題的種類(lèi)有：
主題(又稱(chēng)正題)、副題，又稱(chēng)副標題，包括引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標題)。
1. 主題的作用是揭示文章的主體內容
2. 主副標題往往一虛一實(shí)，互相補充。
五、公文修改
1. 標題少引導介詞——關(guān)于商洽代培文秘人員的函
2. “X農函字[1999]6號”——改為“X農函[1999]6號”
3. 文內年份要用公元紀年——“1999年9月份”
4. “系統講授有關(guān)”后的“秘書(shū)業(yè)務(wù)”——改為“秘書(shū)業(yè)務(wù)知識”
5. 正文第二句話(huà)語(yǔ)序混亂——應個(gè)改為“1984年機構改革以來(lái)，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，不少新的文秘人員由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統的專(zhuān)業(yè)學(xué)習，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差�！�
6. “委托你們代培”——改為“委托你們培訓”或“請你們代為培訓”。
7. “有關(guān)代培所需的一切費用”——改為“代培所需費用”或“有關(guān)代培的一切費用”
8. 結尾用語(yǔ)應注意商洽性，不可用命令語(yǔ)言——可用“可否，敬請復函”
9. 發(fā)文機關(guān)不對——應對“XX省農業(yè)廳”，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規定，機關(guān)內設部門(mén)除辦公室以外，不得單獨對外行文。
10. 落款在文日期不對——用漢語(yǔ)數字“一九九九年七月三日”
六、作文題(略)
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