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開(kāi)展審計電算化工作的方法
審計電算化是一門(mén)新興的學(xué)科，是會(huì )計電算化發(fā)展的產(chǎn)物。她產(chǎn)生于60年代后期，近年來(lái)得到很大的發(fā)展。審計工作人員越來(lái)越需要進(jìn)行審計電算化，越來(lái)越需要采用計算機輔助審計。審計電算化被審計部門(mén)、財政部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)、稽查部門(mén)、會(huì )計師事務(wù)所、主管廳局、檢查部門(mén)、紀檢部門(mén)、監察部門(mén)所采用，其作用越來(lái)越大，也越來(lái)越被人們所重視。
一、為什么要開(kāi)展審計電算化
會(huì )計電算化的普及和發(fā)展，客觀(guān)上要求審計也要電算化。80年代后期，我國一批會(huì )計軟件公司迅速發(fā)展壯大，為社會(huì )提供了穩定、可靠、優(yōu)質(zhì)的財務(wù)會(huì )計軟件，大型企業(yè)、中小型企業(yè)大部分采用電算化，行政、事業(yè)單位，紛紛采用通用的會(huì )計軟件，并甩掉手工帳簿，采用電腦代替手工記帳。以福建省為例、省級單位全部配備了會(huì )計軟件，二級核算單位、基層單位大部分配了軟件，地市級行政事業(yè)單位大部分配了軟件，縣鄉級行政事業(yè)單位有一部分配了軟件，有的縣市把大部分行政單位集中采用會(huì )計集中核算。電子計算機的發(fā)展對審計工作的影響日益明顯。
審計對象發(fā)生變化，在單位未開(kāi)展電算化時(shí)，審計人員面對的是手工的帳簿、憑證。電算化后憑證、帳簿是放在磁盤(pán)中、計算機內部，肉眼是看不到的。大部分單位會(huì )把磁盤(pán)中憑證、帳簿打印出來(lái)，但是，這些紙質(zhì)的資料，往往是在工作完成后，過(guò)了一段時(shí)間才打印出來(lái)。如總帳、明細帳要等到單位年度結帳后才可以打印。有時(shí)結帳工作要到次年的3、5月份。有一些原始憑證，如營(yíng)業(yè)場(chǎng)所，零售收入，由于量大、難以一一打印輸出，這些資料可能永遠存放在磁盤(pán)中。這樣一來(lái)，就要求審計人員掌握計算機技術(shù)，通過(guò)計算機進(jìn)行審計。
提高審計工作質(zhì)量。開(kāi)展審計電算化，才能將被審計對象的真實(shí)性及其有關(guān)的公允性審查清楚，才能確保審計證據可靠性和有效性，使審計工的作更加準確和及時(shí)、更有邏輯性。從而有利于保證審計結論和審計意見(jiàn)的正確性，提高審計工作質(zhì)量。
可以提高審計工作效率。電算化審計對數據處理、查詢(xún)、核對的速度加快，減輕審計人員的工作強度，加快審計工作進(jìn)程。
將逐步規范審計工作程序，有利于逐步提高審計人員的素質(zhì)。電算化審計的開(kāi)展對審計理論和審計技術(shù)都產(chǎn)生重要的影響，使審計的具體目標、審計程序和審計方法發(fā)生了相應的變化，促進(jìn)審計的現代化進(jìn)程。
二、電算化審計的方法
1、繞過(guò)電腦系統，進(jìn)行手工審計。把手工記錄的審計資料，輸入電腦，進(jìn)行后期的處理。
2、借助于被審計單位的電腦和軟件，進(jìn)行審計。
3、使用專(zhuān)業(yè)的審計軟件，進(jìn)行審計。
4、對未采用電算化的單位，也可以進(jìn)行電算化審計。
繞過(guò)電腦系統，進(jìn)行手工審計：
被審單位采用了會(huì )計電算化系統，按財政部關(guān)于開(kāi)展會(huì )計電算化的要求，采用計算機代替手工記帳的單位應該把會(huì )計憑證、帳簿、報表打印成紙質(zhì)資料。把磁盤(pán)資料、紙質(zhì)資料同時(shí)送檔案部門(mén)存檔。因為有了打印出來(lái)的紙質(zhì)資料，審計人員可以用傳統的審計方法進(jìn)行查帳、審計。這樣一來(lái)，可以饒過(guò)電腦系統，不必審查電腦內部的資料。
這種方法便于沒(méi)有掌握計算機審計技術(shù)的人員。但是，這種方法，有一定的局限性。因為開(kāi)展會(huì )計電算化的單位，其帳簿平時(shí)一般不打印，直到次年，正式結平本年度帳務(wù)后，才會(huì )打印成冊，這樣，年度中期，次年年初，因為沒(méi)有紙質(zhì)的帳簿，手工審計，就無(wú)法開(kāi)展。如果被審計單位紙質(zhì)憑證、帳簿不全，紙質(zhì)資料與磁盤(pán)資料不符，有些原始憑證，如零售營(yíng)業(yè)收入、商品采購，存、取款記錄等，數量記錄量特大，無(wú)法打印制紙資料。手工審計也就無(wú)法進(jìn)行了。
借助于被審單位的電腦和會(huì )計軟件，進(jìn)行審計：
應用于電算化系統的電腦有，大型機、中型機、微機、微機，單機、網(wǎng)絡(luò )等。會(huì )計軟件系統有，大型數據庫版軟件、小型數據庫版軟件。如華興、用友、金蝶等。軟件系統有DOS版、Windows版。
開(kāi)展電算化審計時(shí)，在對方有關(guān)人員的協(xié)助下，開(kāi)啟對方的電腦系統，調用相應的會(huì )計軟件華興、用友、金蝶等，這時(shí)需要有一個(gè)用戶(hù)名和密碼，可以要求被審計的單位，給審計人員臨時(shí)加入一個(gè)或幾個(gè)用戶(hù)名和密碼，用于審計人員進(jìn)行審計查帳工作。為了在審計時(shí)，不回修改，損壞對方的數據，可以把權限設置為只讀，不可寫(xiě)，如憑證、帳簿、報表查詢(xún)，不能輸入、修改，這樣可以防止因審計人員誤操作而修改了對方的數據。
進(jìn)入軟件界面后可以用查詢(xún)菜單調出，相應的憑證、帳簿、報表，可以借助于有些軟件有另存的功能，在軟件查詢(xún)時(shí)，可以把查到的，需要記錄下來(lái)的憑證、帳簿、報表，通過(guò)打印機打印出來(lái)，或另存為文本文件，報表文件、Word文檔資料。
這種做法的優(yōu)點(diǎn)是，比手工查帳速度快；缺點(diǎn)是：需要對方的配合，需要對方提供密碼，要學(xué)會(huì )并掌握各種會(huì )計軟件的應用技術(shù)。對審計人員要求較高。
對于計算機技術(shù)較高的同志，可以把對方的數據庫復制、備份出來(lái)，用工具軟件，如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle，可直接打開(kāi)軟件中的數據庫，利用過(guò)濾器、Filter、Select等語(yǔ)句進(jìn)行查詢(xún)、過(guò)濾，并把結果打印出來(lái)、或另存為文本文件，報表文件、Word文檔資料等�？梢苑奖愕鼐幹茖徲嬘涗�、審計工作底稿。
這種做法的缺點(diǎn)是：需要審計人員掌握許多計算機方面的知識，熟練運用計算機技術(shù)、英文基礎要較好。
借助專(zhuān)業(yè)的審計軟件進(jìn)行審計：
目前我國的審計軟件，有用軟盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)，作為載體。目前福建省開(kāi)發(fā)的金網(wǎng)審計卡，陜西省開(kāi)發(fā)的金劍審計軟件、北京有通審審計軟件。華興金網(wǎng)軟件就是以U盤(pán)作為載體。下面我們以華興金網(wǎng)審計卡為例，介紹借助專(zhuān)業(yè)審計軟件進(jìn)行審計的方法。
1、把金網(wǎng)審計卡插入被審單位的電腦。
2、對方電腦若是WINDOWS98系統，要安裝本卡的驅動(dòng)程序WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。
3、運行審計軟件，在新的盤(pán)上找到“審計軟件”雙擊左鍵。
4、查找被審對象的電腦中有幾套帳。點(diǎn)“查找”鍵。
5、吸取被審對象的數據，點(diǎn)“→”鍵。
6、把審計卡從對方電腦中取回，插入到審計人員的電腦中。
7、運行審計卡上的審計軟件、選定審計套帳。
8、查憑證、帳簿，可用分類(lèi)、模糊、關(guān)鍵字、快速查詢(xún)等方法。
9、發(fā)送到審計工作底稿，（數據表、文本、報表）。
10、匯總審計分錄。
11、輸入審計調整分錄。
12、生成審計調整前、后資產(chǎn)負債表。
13、進(jìn)行審計財務(wù)分析。比率分析、圖表輔助分析。
14、查詢(xún)審計相關(guān)制度法規。
15、查詢(xún)與被審對象相關(guān)的制度法規。
16、編制電子審計文檔資料。審計記錄、審計工作底稿、審計報告、審計分析圖表、審計決定書(shū)。
17、開(kāi)展網(wǎng)上審計，從網(wǎng)上查詢(xún)最新的、與被審單位相關(guān)的財務(wù)會(huì )計制度，對于沒(méi)有標準數據輸出接口、比較偏僻的財務(wù)軟件，其數據的審計可以網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行審計。
查找被審對象的計算機或計算機網(wǎng)絡(luò )上有那些財務(wù)軟件，有那幾套財務(wù)軟件的數據。進(jìn)入軟件的畫(huà)面，點(diǎn)擊“查找”，可以查出當前國內各大財務(wù)軟件公司的財務(wù)軟件及其財務(wù)數據。
這樣通過(guò)計算機的存儲原理，可以查找到對方硬盤(pán)內的所有數據，包括隱蔽的帳套、內帳、多套帳。
如何查憑證？
在憑證中，先確定查閱憑證的時(shí)間段和起止號碼，再選擇起止科目號，可以輸入金額范圍、摘要中可能包含的字、詞，點(diǎn)擊“確定”即可把您要查閱的憑證顯示出來(lái)。
對符合條件的憑證，可以按隨機抽樣的方法，進(jìn)行抽樣調查，輸入抽樣概率電腦自動(dòng)抽出相應的憑證，您可以打印、抄錄下來(lái)，對這些憑證作重點(diǎn)檢查。
在“摘要”框內輸入摘要的關(guān)鍵字就可以模糊查詢(xún)有關(guān)的憑證。
如何審計帳簿？
點(diǎn)擊審計—帳簿菜單，選擇科目，確定起止時(shí)間，按“確定”則顯示該科目的明細帳本內容。
可以把部分的憑證、帳頁(yè)、科目余額表的內容導出到文體文件、審計記錄文件或EXCEL報表中。
用軟件輔助審計的方法其缺點(diǎn)是：受到軟件品種、軟件版本的限制。目前國內有幾十種財務(wù)軟件在使用，任何一套審計軟件都無(wú)法適用于所有的財務(wù)軟件。如新開(kāi)發(fā)的財務(wù)軟件、使用量少的，比較偏僻的財務(wù)軟件就無(wú)法審計了。因此需要借助網(wǎng)絡(luò )審計，遠程審計專(zhuān)家協(xié)作進(jìn)行計算機審計等工作。
優(yōu)點(diǎn)是：因為收集數據速度快，不會(huì )占用對方的電腦，不會(huì )影響對方的正常工作，在沒(méi)有對方提供密碼的情況下也可以進(jìn)行計算機輔助審計。具有初級計算機知識的審計人員，經(jīng)過(guò)短期培訓可以掌握，無(wú)需很高的計算機技術(shù)。審計效率高，可以用模糊查詢(xún)、抽查、另存等方法。速度快，記錄幾百張憑證，只需幾秒，匯總幾百筆審計記錄，也只需幾秒鐘。編制調整前、后的審計報表只需幾分鐘。
運用計算機編制審計報告，可借助于WORD、EXCEL等常用的軟件，用復制、粘貼、插入等方法調用已有的電子文件，可以編制出圖文并茂的審計工作報告。
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