檔案管理現代化建設若干問(wèn)題的思考散文

　　檔案管理現代化是指運用現代信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。它的基本內涵包括：檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò )化。檔案管理現代化對推動(dòng)我國經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展具有十分重要的作用。

　　一、檔案管理現代化建設的必要性

　　檔案管理現代化是檔案工作順應時(shí)代發(fā)展的需要。傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實(shí)體進(jìn)行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、社會(huì )發(fā)展日新月異的今天，電子政務(wù)、電子商務(wù)日益普及，政務(wù)公開(kāi)全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現代化步伐，適應時(shí)代需要，成為現代檔案工作的一項重要內容，也是檔案部門(mén)順應時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

　　檔案管理現代化是服務(wù)社會(huì )主義和諧社會(huì )的要求。和諧社會(huì )建設要求檔案部門(mén)既要為政府各項工作提供基礎服務(wù)支撐，又要成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)社會(huì )，在社會(huì )主義新農村建設、社會(huì )保障體系建設、和諧社區建設等各個(gè)方面，做好結合文章，發(fā)揮服務(wù)效能。

　　檔案管理現代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開(kāi)放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現代化無(wú)疑是奠定檔案事業(yè)基礎性地位、實(shí)現自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進(jìn)傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進(jìn)檔案事業(yè)持續、協(xié)調、有序發(fā)展。

　　二、制約檔案管理現代化建設的主要因素

　　認識不到位，整體氛圍尚未形成。從目前情況來(lái)看，多數地方對于檔案現代化建設的重要性、緊迫性以及復雜性、艱巨性普遍認識不足，沒(méi)有真正擺上議事日程，進(jìn)行全面規劃和組織推進(jìn)。同時(shí)，由于檔案現代化建設是一項全新的工作，目前全省乃至全國都還處在摸索階段，整體環(huán)境并不成熟，還存在不少亟待解決的問(wèn)題，如大范圍的統一信息網(wǎng)絡(luò )平臺尚未建成、檔案信息網(wǎng)絡(luò )之間不能互聯(lián)互通、各類(lèi)檔案信息資源難以共享等，這也給檔案現代化建設造成了許多困難，直接影響檔案現代化建設的發(fā)展步伐。

　　組織規劃滯后，投入嚴重不足。檔案現代化建設周期長(cháng)，投入大，難度高，必須通過(guò)合理有效的統籌規劃、組織協(xié)調，才能逐步取得成果。目前我國檔案現代化發(fā)展規劃在總體框架、目標、措施、技術(shù)支撐、標準規范以及相關(guān)內容等方面還缺乏全面謀劃和統一部署，導致各地標準不一、各自為政，難以保證檔案現代化建設沿著(zhù)健康、穩定、有序的方向發(fā)展。同時(shí)，檔案現代化建設是一項系統工程，無(wú)論是基礎設施的配置、應用系統的使用，還是檔案資源的數字化工作，都需要投入大量的人、財、物等資源。但由于資金問(wèn)題，多數地方只能將有限的經(jīng)費投入到諸如檔案館（室）庫建設、檔案保管條件改善等更為迫切的工作中，這也是造成檔案現代化建設滯后的直接原因之一。

　　規范標準不統一，相關(guān)立法規范滯后。檔案工作的標準化、規范化是檔案現代化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案專(zhuān)業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規劃，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴重不足；檔案信息規范化管理缺乏統一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準，這些都直接影響著(zhù)檔案現代化建設的步伐。同時(shí)，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，而在檔案管理現代化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，具有便于修改、易于復制特性，而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用，這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的`問(wèn)題，相關(guān)法律規范的制定迫在眉睫。

　　復合型專(zhuān)業(yè)人才不足，缺乏現代化建設的人才基礎。檔案管理現代化的前提是人才現代化，要求檔案人員既要懂檔案管理，又要掌握現代信息技術(shù)。目前大多數檔案人員還停留在收發(fā)、查找的階段，專(zhuān)業(yè)知識單一，普通操作型人才多，系統開(kāi)發(fā)、程序維護、咨詢(xún)服務(wù)和信息導航等復合型人才十分匱乏，在很大程度上影響了檔案管理現代化建設的質(zhì)量和速度。

　　三、檔案管理現代化建設的對策建議

　�。ㄒ唬�樹(shù)立檔案管理現代化理念

　　檔案管理現代化本身就是檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)新課題。檔案工作要實(shí)現由傳統模式向內涵提升、素質(zhì)優(yōu)化、知識管理的戰略轉型，必須“強化四種意識”，“實(shí)現五個(gè)轉變”：

　　“強化四種意識”：強化服務(wù)大局意識。圍繞經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的中心工作，明確主題，找準定位，選準切入點(diǎn)，拓寬服務(wù)面，為各級領(lǐng)導決策、為各部門(mén)工作提供全面、及時(shí)、有效的服務(wù)，在經(jīng)濟建設、政治建設、文化建設、社會(huì )建設中發(fā)揮積極作用。強化檔案為民意識�，F代檔案管理工作要堅持以人為本，樹(shù)立檔案服務(wù)為民思想。要轉變傳統觀(guān)念，客觀(guān)分析檔案利用的特點(diǎn)和規律，認真研究社會(huì )對檔案的需求，突破傳統的日常接待利用方式，采取咨詢(xún)服務(wù)、史料匯編、檔案展覽等方式，積極主動(dòng)地提供檔案利用。同時(shí)，要加快實(shí)現檔案檢索查閱的公開(kāi)化、網(wǎng)絡(luò )化，為社會(huì )提供更多更好的檔案文化產(chǎn)品。強化法制意識。檔案利用工作的政策性很強，哪些內容可以公開(kāi)，哪些不宜公開(kāi)；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必須根據不同對象和不同利用目的區別對待，嚴格按照保密規定和有關(guān)規章去操作。要強化法制意識和規范化意識，按照《保密法》、《檔案文件整理規則》和《檔案工作規范化管理》等法規規章的要求，落實(shí)電子檔案在形成、收集、保管、利用、安全等各個(gè)環(huán)節的工作，逐步建立現代化的檔案管理制度。強化現代化管理意識。計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展使檔案信息處理手段有了質(zhì)的飛躍。因此，必須樹(shù)立強烈的檔案管理現代化意識，實(shí)現信息收集、存儲、加工、傳輸諸環(huán)節的智能化、網(wǎng)絡(luò )化，以適應新時(shí)期檔案管理工作的需要。

　　實(shí)現“五個(gè)轉變”:從主要服務(wù)于政治的封閉保守型向既服務(wù)于政治又服務(wù)于社會(huì )大眾的開(kāi)放型轉變;從重視檔案收集保管向重視檔案利用服務(wù)轉變;從傳統手工管理方式向以計算機管理為主的智能管理方式轉變;從側重檔案實(shí)體管理向側重檔案信息資源管理轉變;從主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治檔轉變。通過(guò)上述變革，走新型檔案工作發(fā)展之路，大力推進(jìn)檔案服務(wù)利用社會(huì )化、檔案工作管理法制化、檔案資源結構多元化和檔案基礎工作信息化，構建一個(gè)管理體制優(yōu)、基礎設施好、信息化程度高、服務(wù)功能全，與經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展相適應的現代檔案事業(yè)體系。

　�。ǘ�）抓好日常管理的規范化、標準化工作

　　檔案管理現代化首先要實(shí)現標準化、規范化，沒(méi)有標準化、規范化就沒(méi)有現代化管理。

　　抓綜合管理：就是將各門(mén)類(lèi)各種載體的檔案，作為一個(gè)整體實(shí)行統一的管理。這是有效保護檔案，充分發(fā)揮檔案整體效益的重要措施，是檔案管理規范化、科學(xué)化、制度化的基礎。

　　抓全程管理：在制定規范上，要明確文件材料的歸檔范圍，并加強指導，及時(shí)反饋，避免不規范的歸檔材料產(chǎn)生；在檔案收集上，明確制度規范，克服工作中的隨意性和盲目性；在整理分類(lèi)上，要采用科學(xué)方法，將各種復雜的檔案材料進(jìn)行合理的分類(lèi)。

　　抓標準化管理。檔案標準化通過(guò)制定和貫徹各種標準、規范，使檔案現代化建設有了統一科學(xué)的準則和依據，在檔案現代化建設中，信息的共享和網(wǎng)絡(luò )的溝通更依賴(lài)于統一的標準和規范。要按照《檔案文件整理規則》和《檔案工作規范化管理》的規定，根據電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，在日常工作中抓好電子文件收集、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等的標準化管理工作。

　�。ㄈ�）加強檔案管理軟硬件環(huán)境建設

　　硬件建設，是檔案事業(yè)發(fā)展的基本保障；軟件建設，是發(fā)揮檔案作用的重要抓手。硬件和軟件，好比是檔案事業(yè)發(fā)展的“兩條腿”，少了哪條“腿”，檔案事業(yè)都難以健康發(fā)展。

　　大力加強檔案現代化基礎設施建設。全面推進(jìn)檔案館和檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)應用，提高應用計算機管理檔案的普及率，計算機及配套設施逐步統一；加強檔案館內部局域網(wǎng)建設，與政府電子政務(wù)外網(wǎng)（政務(wù)辦公網(wǎng)絡(luò )平臺）聯(lián)通，并力爭實(shí)現一、二級立檔單位檔案專(zhuān)網(wǎng)聯(lián)通；推進(jìn)檔案館信息化基礎設施建設，完成檔案數字化工作，充分發(fā)揮檔案館室的各項功能和作用。

　　做好檔案管理軟件系統開(kāi)發(fā)利用工作。檔案管理應用系統建設要遵循“規范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿(mǎn)足當前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展趨勢。要加快普及應用文書(shū)檔案一體化管理軟件系統，保證檔案信息交換和為實(shí)現檔案信息資源共享創(chuàng )造條件；要加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作。把檔案數據庫作為重要信息資源，納入政府電子政務(wù)總體格局中，逐步構建檔案文獻數據庫；要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口；要積極促進(jìn)檔案信息資源共享。以檔案局（館）網(wǎng)站為主體，利用統一的網(wǎng)絡(luò )出口與其他地區檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網(wǎng)。

　�。ㄋ模┳⒅貦n案管理人員素質(zhì)的提高�，F代信息技術(shù)對檔案事業(yè)的影響愈來(lái)愈大，為了滿(mǎn)足檔案管理現代化的需要，必須建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。主要途徑包括：

　　培養高素質(zhì)的復合型人才。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案管理人員既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平及合理的知識結構。應該著(zhù)重在提高檔案工作人員的管理、創(chuàng )新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫，培養高素質(zhì)的“通才”。

　　抓好檔案工作人員的在職培訓。抓好檔案人員的培訓和繼續教育，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進(jìn)一步拓展學(xué)習領(lǐng)域，更新知識結構，提高整體水平。

　　合理配置人才，優(yōu)化人才結構。要將不同專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱(chēng)的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)整合，形成合理的人才結構，使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，充分發(fā)揮各類(lèi)人才的整體優(yōu)勢，

　　檔案管理現代化是一個(gè)不斷創(chuàng )新、發(fā)展的課題。如何順應時(shí)代發(fā)展的需要，加快推進(jìn)檔案管理現代化建設，提高檔案工作服務(wù)社會(huì )主義和諧社會(huì )的能力，值得我們檔案工作者深思。

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