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管理信息系統在企業(yè)中的應用
當21世紀信息化的浪潮席卷全球的時(shí)候，信息化的腳步正以它前所未有的滲透力深入到社會(huì )生活的每個(gè)角落，信息技術(shù)成為當今最活躍，發(fā)展最迅速，影響最廣泛，滲透力最強的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域之一。信息化是一場(chǎng)深刻的革命，在社會(huì )許多領(lǐng)域對傳統的生產(chǎn)、生活和思維方式產(chǎn)生著(zhù)巨大沖擊，并促進(jìn)著(zhù)經(jīng)濟和社會(huì )的快速和均衡發(fā)展，管理信息系統在信息化的大勢所趨下，它的完善與發(fā)展、越來(lái)越受到人們的普遍關(guān)注，它是企業(yè)現代化的重要標志，是企業(yè)發(fā)展的一條心由之路,其在管理現代化中起著(zhù)舉足輕重的作用,它不僅是實(shí)現管理現代化的有效途徑,同時(shí)，也促進(jìn)了企業(yè)管理走向現代化的進(jìn)程。
一、管理信息系統的概念及功能
管理信息系統（management information systems，MIS）是一個(gè)以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò )通訊設備以及其他辦公設備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰略競優(yōu)，提高效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。一個(gè)完整的MIS應包括：輔助決策系統（DSS）、工業(yè)控制系統（IPC）、辦公自動(dòng)化系統（OA）以及數據庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關(guān)及外界交換信息的接口。
MIS具有多種功能，各種功能之間又有多種信息聯(lián)系，構成一個(gè)有機結合的整體，形成一個(gè)功能結構。其功能主要是：
1、數據處理，即數據的收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理和輸出。
2、事務(wù)處理，即將管理人員從繁重的重復性的事務(wù)處理中解脫出來(lái)，以更多的精力思考管理問(wèn)題，從事創(chuàng )造性勞動(dòng)。
3、預測功能，即運用數學(xué)、統計或模擬等方法，根據過(guò)去的數據預測未來(lái)的情況。
4、計劃功能，即合理安排各職能部門(mén)的計劃，并按照不同的管理層提供相應的計劃報告。
5、控制功能，即對計劃的執行情況進(jìn)行監測、檢查，比較執行情況與計劃的差異，并分析其原因，輔助管理人員及時(shí)用各種方法加以控制。
6、輔助決策功能，即運用數學(xué)模型，及時(shí)推導出有關(guān)問(wèn)題的最優(yōu)解，輔助各級管理人員進(jìn)行決策。
組織是指完成計劃所需的組織結構、規章制度、人財物的配備等。信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎，信息系統的開(kāi)發(fā)應用是組織規范管理、提高效率的契機。
二、管理信息系統在企業(yè)現代化管理中的重要地位
�。ㄒ唬┕芾硇畔⑾到y能為企業(yè)的管理提供科學(xué)的計劃決策
計劃是管理的首要職能，是從現在通向未來(lái)的橋梁，它對未來(lái)事件作出預測，為管理活動(dòng)提供基本依據，以制定出行動(dòng)方案予以應對。管理信息系統可以從多方面快速地為計劃提供科學(xué)、準確的數據。一是促使計劃數據能夠快速、準確的獲得及存取。通過(guò)建立計劃信息數據庫可以使計劃數據得以快速、準確地獲得及存取，并實(shí)現計劃編制自動(dòng)化，達到利用計算機進(jìn)行生產(chǎn)指揮的高度，提高了管理效率。二是其擁有強大的統計分析功能。統計是信息加工的重要方法，它能反映管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的成效、彼此的內在聯(lián)系、發(fā)展趨勢和存在問(wèn)題，是科學(xué)預測、制定計劃的前提。管理信息系統就提供了強大的統計分析功能。三是促進(jìn)預測的準確性�？茖W(xué)的預測是計劃的基礎，而管理信息系統為科學(xué)的預測提供了準確的數據，通過(guò)吸取準確的數據，從而選擇適當的策略，為科學(xué)決策打下良好基礎。四是支持計劃的優(yōu)化。通過(guò)信息系統的分析，可以利用最優(yōu)化和其它數學(xué)方法，選擇最優(yōu)或較佳方案�？傊�，管理信息系統的使用，不但使企業(yè)部門(mén)之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，上下層之間信息的傳輸更加迅速，而且更容易收集到客戶(hù)的產(chǎn)品需求信息、競爭對手的信息和其它市場(chǎng)信息，有利于生產(chǎn)計劃和銷(xiāo)售計劃的制訂。由于各種參考數據唾手可得，使領(lǐng)導的決策水平空前提高，達到“運籌帷幄之內，決勝千里之外”的效果。
�。ǘ┕芾硇畔⑾到y能夠優(yōu)化企業(yè)管理的組織職能
組織是指完成計劃所需的組織結構、規章制度、人財物的配備等。信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎，信息系統的開(kāi)發(fā)應用是組織規范管理、提高效率的契機。管理信息系統進(jìn)行到一定階段必然會(huì )引發(fā)企業(yè)管理機制的變革和業(yè)務(wù)流程的重組；再者，管理信息系統本身是一種先進(jìn)管理思想的載體，它要求企業(yè)進(jìn)行相應的組織機構的調整或業(yè)務(wù)流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業(yè)進(jìn)行“企業(yè)再造”和“管理重塑”。從業(yè)務(wù)流程分析到業(yè)務(wù)流程重組，減少迂回，消除延遲，提高效率。目前，縱橫交錯的計算機網(wǎng)絡(luò )改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層型逐步變?yōu)樗叫�，與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂的“金字塔”型變成扁平的“矩陣”型，組織結構扁平化意味著(zhù)打破部門(mén)之間的界限，任命跨職能部門(mén)的任務(wù)團隊。同時(shí)，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據實(shí)際情況及時(shí)參與決策的機會(huì )增多。扁平化結構的非集中管理模式，減少層次，減少環(huán)節，增強了管理功能，提高了管理效率。
�。ㄈ┕芾硇畔⑾到y促進(jìn)了企業(yè)管理的領(lǐng)導職能的發(fā)揮
領(lǐng)導職能是指對所屬對象的行為進(jìn)行發(fā)令、調度、檢查。確保把所有的管理對象集合起來(lái)，同時(shí)，建立默契的配合關(guān)系，保持整體平衡，以便共同為企業(yè)的發(fā)展做貢獻。管理信息系統正在成為企業(yè)管理的重要戰略手段和企業(yè)文化的一部分。多媒體和綜合業(yè)務(wù)數字網(wǎng)（ISDN）的利用，可以使企業(yè)通過(guò)聲音、圖象和文字來(lái)近地或遠程控制產(chǎn)品生產(chǎn)或服務(wù)提供的全過(guò)程，從而減少產(chǎn)品的不良率和提高顧客的滿(mǎn)意程度。通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )和運行其上的應用系統，可以高效地、便捷地、經(jīng)濟地管理跨地域的分公司。公司總經(jīng)理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達指令和及時(shí)了解分公司當天的運營(yíng)情況�？偣灸芨尤菀卓刂品止镜臉I(yè)務(wù)活動(dòng)，分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少，通過(guò)管理信息系統的使用，可以加強信息溝通，掌握內外動(dòng)態(tài)，輔助決策制定，及時(shí)處理、解決問(wèn)題，最大限度的發(fā)揮了領(lǐng)導的職能。
�。ㄋ模┕芾硇畔⑾到y支持企業(yè)管理控制職能的實(shí)現
控制是促使組織的活動(dòng)按照計劃規定的要求展開(kāi)的過(guò)程�？刂坡毮苁前凑占榷ǖ哪繕�、計劃和標準，對組織活動(dòng)各方面的實(shí)際情況進(jìn)行檢查和考察，發(fā)現差距，分析原因，采取措施，予以糾正，使工作能按原計劃進(jìn)行�；蚋鶕陀^(guān)情況的變化，對計劃作適當的調整，使其更符合于實(shí)際�？刂坡毮芘c計劃職能密不可分。計劃是控制的前提，是控制的開(kāi)始；控制是實(shí)現計劃的手段，控制活動(dòng)為計劃的實(shí)現提供保證。信息的充分、準確和及時(shí)傳遞對實(shí)現控制職能起著(zhù)舉足輕重的作用。
實(shí)施控制必須經(jīng)歷4個(gè)主要步驟：
1、收集數據：
2、處理數據；
3、解釋處理結果；
4、采取相應行動(dòng)。
信息系統可以在前兩步給予具體的支持和實(shí)現，對后兩步也能起一定的輔助作用。管理信息系統對于各個(gè)不同管理層次的控制都可以支持：對作業(yè)層是確保作業(yè)有效實(shí)施；對戰術(shù)層是隨時(shí)掌握實(shí)際作業(yè)信息，將實(shí)際作業(yè)情況與計劃要求進(jìn)行分析比較，并提供各種可能的解決方案；對戰略層是分析、提供各種縱向，橫向數據，預測未來(lái)，輔助制定戰略計劃。企業(yè)管理中的一些較為重要的控制都可在管理信息系統中協(xié)助實(shí)現，如庫存控制（定量控制、定時(shí)控制等）、質(zhì)量控制（散點(diǎn)圖）、行為控制、生產(chǎn)進(jìn)度控制、成本控制、財務(wù)預算控制等。
三、管理信息系統在煙草企業(yè)中的開(kāi)發(fā)和應用
�。ㄒ唬┚W(wǎng)絡(luò )智能辦公系統的應用
目前，網(wǎng)絡(luò )智能辦公系統的應用在很多地方很多單位都比較普遍，它給工作帶來(lái)了很大的方便和幫助。就貴港煙草而言，目前，全市煙草系統的網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)全部實(shí)現互連互通，基層網(wǎng)點(diǎn)的計算機可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)局（公司）的網(wǎng)絡(luò )和系統，各個(gè)部門(mén)以及基層網(wǎng)點(diǎn)的廣大員工通過(guò)局（公司）的智能辦公系統了解公司的相關(guān)文件精神及信息，同時(shí)基本上都能正常運用智能辦公系統于日常的工作中，主要借助系統開(kāi)展信息交流、工作交流、資料傳送、公文傳輸等，起到了很好的作用，解決了員工相互間的有效交流。
我公司網(wǎng)站的主要功能模塊有：
1、文章管理：此模塊可以進(jìn)行公司（部門(mén)）公告通知、圖片展示、視頻展示等；
2、資料管理：此模塊可以發(fā)布領(lǐng)導講話(huà)、工作文件、上級文件及政策、報刊文章、資源共享、業(yè)務(wù)培訓等等；
3、職能辦公室版塊：包括政工紀檢、督查考核、煙草專(zhuān)賣(mài)、營(yíng)銷(xiāo)管理、物流管理、財務(wù)審計、安全工作、信息技術(shù)、整頓與基建、企業(yè)文化建設等等；
4、交流互動(dòng)版塊：包括用戶(hù)中心、交互論壇、娛樂(lè )天地、鏈接交換、單位（部門(mén)）動(dòng)態(tài)等等。員工可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)式的瀏覽，及時(shí)掌握公司及各單位各部門(mén)發(fā)布的文件、信息，提高工作效率和查看資料、文件的及時(shí)性。也可以將公司的新聞、公告、通知在主頁(yè)上以各種形式發(fā)布出來(lái)，還可以實(shí)現圖片新聞和視頻新聞的發(fā)布，豐富網(wǎng)站新聞的內容和形式。同時(shí)，可以實(shí)現多種方式（網(wǎng)頁(yè)式、后臺上傳式、壓縮打包上掛等）的資料上傳下載。員工還可以通過(guò)功能強大的論壇系統，相互交流工作、生活、學(xué)習心得體會(huì )，加強員工與員工、員工與領(lǐng)導間交流溝通，加強企業(yè)的凝聚力。
�。ǘ┛蛻�(hù)關(guān)系管理（CRM）系統的應用
客戶(hù)關(guān)系管理簡(jiǎn)稱(chēng)CRM，是指通過(guò)采用信息技術(shù)，使企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售管理、客戶(hù)關(guān)懷、服務(wù)和支持等經(jīng)營(yíng)環(huán)節的信息有序地、充分地、及時(shí)地在企業(yè)內部和客戶(hù)之間流動(dòng)，實(shí)現客戶(hù)資源有效利用的管理軟件系統。
CRM主要內容包括3個(gè)方面：營(yíng)銷(xiāo)自動(dòng)化、銷(xiāo)售人員自動(dòng)化和客戶(hù)服務(wù)。其核心思想是把客戶(hù)群體看作是企業(yè)寶貴的外部資源，并盡可能地納入企業(yè)的控制范圍內，以增加客戶(hù)價(jià)值為中心，有效滿(mǎn)足客戶(hù)的個(gè)性化需求，改善客戶(hù)關(guān)系和提高企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。
那么如何捕捉到真實(shí)的需求信息？如何穩住給企業(yè)帶來(lái)80%利潤的老客戶(hù)？如何發(fā)現新的客戶(hù)，開(kāi)拓新的市場(chǎng)領(lǐng)域？如何提供客戶(hù)滿(mǎn)意的售前和售后服務(wù)？
CRM就是在這種管理需求下，運用Internet技術(shù)、數據倉庫技術(shù)、電子商務(wù)平臺、計算機電話(huà)集成技術(shù)（CTI）等最新的信息技術(shù)發(fā)展起來(lái)的系統。貴港市公司要求客戶(hù)經(jīng)理根據管轄的零售客戶(hù)及走訪(fǎng)周期，在CRM系統中制訂詳細的日、周走訪(fǎng)計劃及重點(diǎn)走訪(fǎng)的對象，根據每天（周、月、季度）的工作開(kāi)展情況編寫(xiě)工作日記、周總結、月總結、季度總結及相關(guān)工作內容，并通過(guò)CRM系統對市場(chǎng)及客戶(hù)進(jìn)行分析，內容包括銷(xiāo)售分析、重點(diǎn)品牌分析、客戶(hù)分析、存在問(wèn)題及下一步工作計劃等，效果很好。在煙草商業(yè)企業(yè)中導入CRM的好處有兩個(gè)方面：一是通過(guò)對客戶(hù)信息資源的整合，實(shí)現資源共享，為客戶(hù)提供更快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度和忠誠度；二是通過(guò)對業(yè)務(wù)流程的重新設計，更加有效的管理客戶(hù)關(guān)系，降低企業(yè)成本。
�。ㄈ￤EB/GIS應用系統的開(kāi)發(fā)
目前，煙草公司的卷煙零售客戶(hù)數量眾多，分布在不同的地理位置。這種特點(diǎn)決定了煙草公司95%以上的數據都有空間屬性，比如零售戶(hù)信息、區域銷(xiāo)售狀況、品牌區域銷(xiāo)售分布等，都與地理信息相關(guān)聯(lián)，僅以表格或文字的形式來(lái)展現統計分析結果，不僅形式呆板，不夠直觀(guān)，而且可能將一些重要的信息隱藏在文字背后，無(wú)法及時(shí)發(fā)現。而采用電子地圖表現的方式，將各個(gè)零售戶(hù)的數據與電子地圖關(guān)聯(lián)起來(lái)，從電子地圖上來(lái)觀(guān)察和分析這些數據之間的關(guān)系，便可以一目了然地得出數據之間存在的規律，幫助企業(yè)進(jìn)一步完善業(yè)務(wù)過(guò)程，對企業(yè)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行指導，輔助領(lǐng)導進(jìn)行準確的決策、制定更加符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略等，提升企業(yè)的決策、規劃、經(jīng)營(yíng)能力。
WEB/GIS系統的應用使客戶(hù)經(jīng)理可利用電子地圖研究、掌握自己所管理的零售戶(hù)的分布狀況，合理安排自己的客戶(hù)拜訪(fǎng)計劃，高效地安排自己的工作路線(xiàn)與工作時(shí)間；品牌經(jīng)理可利用電子地圖對品牌宣傳、投放進(jìn)行預測及效果分析，實(shí)現品牌合理布局、品牌選擇等工作；送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線(xiàn)，及時(shí)、準確地把卷煙送達零售戶(hù)；稽查員可利用電子地圖來(lái)合理安排自己的市場(chǎng)巡查計劃，高效地安排自己的工作路線(xiàn)與工作時(shí)間。
在煙草商業(yè)企業(yè)中導入CRM的好處有兩個(gè)方面：一是通過(guò)對客戶(hù)信息資源的整合，實(shí)現資源共享，為客戶(hù)提供更快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度和忠誠度；二是通過(guò)對業(yè)務(wù)流程的重新設計，更加有效的管理客戶(hù)關(guān)系，降低企業(yè)成本。
同時(shí)，GPS衛星定位技術(shù)和無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)可以實(shí)現對整個(gè)區域物流車(chē)輛的實(shí)時(shí)精確定位、調度，監控管理，實(shí)現統一管理的集中模式，實(shí)現對銷(xiāo)售和物流數據的高度動(dòng)態(tài)共享，物流車(chē)輛資源以及相關(guān)人力資源全盤(pán)監控智能調度，實(shí)現實(shí)時(shí)的煙草配送管理調度、配送路線(xiàn)優(yōu)化、配送卷煙過(guò)程監控、配送車(chē)輛報警救援和物流數據動(dòng)態(tài)采集、領(lǐng)導決策輔助支持，最大程度地提升了為卷煙零售客戶(hù)服務(wù)的水平。
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