快遞物流行業(yè)代收貨款資金管理論文
1引言
國家郵政局早在2010年就已經(jīng)頒布了《關(guān)于加強快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)管理的通知》，其中的主要內容是要求我國各個(gè)地區的郵政管理局必須加強對快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)的監督管理，促進(jìn)快遞企業(yè)向著(zhù)更加規范化的方向發(fā)展；快遞企業(yè)應當遵循“誰(shuí)經(jīng)營(yíng)，誰(shuí)負責”的原則來(lái)對內部管理進(jìn)行有效的加強，同時(shí)還應當對具體操作流程和風(fēng)險防控措施進(jìn)行有效的制定和完善；代收貨款業(yè)務(wù)的市場(chǎng)發(fā)展需求和一些有關(guān)政策的制定，主要是為了更好地滿(mǎn)足對代收貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行規范化管理的需求，所以一定要注意快遞企業(yè)代收貨款資金管理中存在的一些問(wèn)題，并予以解決。
2資金管理對代收貨款業(yè)務(wù)發(fā)展所起到的具體作用
代收貨款業(yè)務(wù)是目前快遞企業(yè)發(fā)展眾多業(yè)務(wù)中的一種延伸服務(wù)項目，它所起到的主要作用是為寄件人和收件人提供更加方便的條件，快遞公司在給賣(mài)方提供商品快遞服務(wù)的過(guò)程中，也在向買(mǎi)方進(jìn)行商品貨款的收取，然后在進(jìn)行統一的款項結算，并把結算后的款項返還給賣(mài)方；從快遞企業(yè)的日常規定中可以看出，快遞公司為客戶(hù)提供代收貨款服務(wù)的時(shí)候，是會(huì )對客戶(hù)進(jìn)行手續費的收取，而且快遞公司在向買(mǎi)方收取貨款的時(shí)間與付給賣(mài)方結算款項的時(shí)間存在著(zhù)一定的差距，所以這些情況能夠給快遞企業(yè)帶來(lái)不錯的資金沉淀，現在已經(jīng)是快遞公司非常態(tài)融資手段的其中一種，可以將快遞企業(yè)業(yè)務(wù)所帶來(lái)的資金時(shí)間價(jià)值充分地體現出來(lái)，這也是快遞企業(yè)對代收貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行廣泛應用的一個(gè)主要的原因。
代收貨款資金雖然可以將快遞企業(yè)的資金時(shí)間價(jià)值充分地體現出來(lái)，但是同時(shí)也會(huì )給快遞企業(yè)帶來(lái)很大的資金管理風(fēng)險；DDS與深圳豐達速遞公司在2010年1月份左右就先后因為出現代收貨款不規范操作等情況，導致公司內部出現資金隱患，DDS出現這種情況的主要原因是因為公司在運營(yíng)的過(guò)程中，把原本的代收貨款資金挪用到了其他的地方，使企業(yè)的資金鏈受到損壞，進(jìn)而導致公司資金運轉不開(kāi)，最后DDS公司只能面臨著(zhù)倒閉；深圳豐達速遞公司出現這種情況的主要原因是因為企業(yè)分公司的負責人將所有的款項都卷走了，讓分公司失去了高達上百萬(wàn)的代收貨款資金，給企業(yè)帶來(lái)了不小的損失；所以，資金管理即可以幫助快遞企業(yè)在代收貨款業(yè)務(wù)獲取一定的發(fā)展，也可以給快遞企業(yè)帶來(lái)一定的資金管理風(fēng)險，是企業(yè)發(fā)展的一把雙刃劍，如果可以進(jìn)行妥善的利用，那么會(huì )給快遞企業(yè)帶來(lái)不小的一筆現金流，對推動(dòng)企業(yè)資金周轉效益具有非常積極作用，但是如果利用不好，會(huì )造成資金把控過(guò)程中出現一定的漏洞，那么這會(huì )給企業(yè)帶來(lái)不可避免的巨大的資金損失，嚴重時(shí)企業(yè)甚至要接受面臨倒閉的這種嚴重的后果，所以企業(yè)想要保持可持續發(fā)展，就必須對代收貨款資金管理中的關(guān)鍵問(wèn)題給予重視。
3快遞企業(yè)代收貨款的具體處理流程分析
對快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)的具體處理流程上進(jìn)行分析可以看出，資金流與其他普通快遞業(yè)務(wù)相比是代收貨款業(yè)務(wù)最顯著(zhù)的特征，想要實(shí)現讓代收貨款資金得到更加有效管理的目標，其中最重要的一點(diǎn)就是與代收貨款業(yè)務(wù)的整個(gè)操作流程進(jìn)行有效的結合，從代收貨款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節進(jìn)行入手，以此來(lái)達到對資金流、實(shí)物流和信息流進(jìn)行實(shí)時(shí)監控的目的。
3.1代收貨款業(yè)務(wù)中的實(shí)物流轉環(huán)節
快遞企業(yè)在進(jìn)行郵件實(shí)物流轉的過(guò)程中，郵件需要經(jīng)過(guò)快遞員收寄，然后達到快遞企業(yè)內部進(jìn)行處理，最后進(jìn)行投遞環(huán)節，大體上和普通快遞的郵件流轉沒(méi)有什么差別，但是需要對以下幾個(gè)環(huán)節進(jìn)行特別的注意：
郵件收寄環(huán)節；郵件在進(jìn)行收寄環(huán)節的時(shí)候，快遞人員需要對收寄詳情單進(jìn)行仔細的檢查，看收件人是否填寫(xiě)正確，應付款額是否填寫(xiě)正確，字跡是否是清晰沒(méi)有進(jìn)行涂改的，如果進(jìn)行了涂改需要換一張新的收寄詳單。郵件投遞環(huán)節；郵件在進(jìn)行投遞環(huán)節之前，需要讓投遞部門(mén)遵照代收貨款郵件的形式進(jìn)行詳細的登記，并且對每個(gè)郵件的應收貨款金額進(jìn)行重點(diǎn)登記，以減少出現金額錯誤的現象。
投遞人員對郵件進(jìn)行代收貨款的.時(shí)候，可以按照收寄詳情單進(jìn)行收款，收款方式可以使用現金收款方式或者是刷卡支付的方式，投遞人員在確認收取的代收款項準確無(wú)誤以后，就可以讓收件人在收寄詳情單上簽字進(jìn)行收寄貨確認。
3.2代收貨款業(yè)務(wù)中的資金流轉環(huán)節。
投遞人員在開(kāi)始進(jìn)行代收貨款的時(shí)候，代收貨款資金就已經(jīng)流入進(jìn)了投遞企業(yè)的內部流轉環(huán)節中，然后通過(guò)企業(yè)進(jìn)行統一的結算，將最后的款項返還給收寄人，快遞企業(yè)資金內部流轉環(huán)節的操作流程具體可以分為以下幾個(gè)方面：終端繳款環(huán)節；根據以上內容提出的收款方式，投遞人員在進(jìn)行終端繳款的時(shí)候，可以使用現金收款或者是銀聯(lián)卡收款等方式。內部流轉環(huán)節；內部流轉環(huán)節主要分為兩個(gè)部分：
一是投遞管理人員在完成收款以后，可以把收取來(lái)的現金或者是銀行回單、詳情單交換到投遞管理部門(mén)進(jìn)行核對，并且對核對內容進(jìn)行有效的確認，以保證內容的準確性；二是投遞部門(mén)需要把款項向上級進(jìn)行繳款，繳款的上級機構被稱(chēng)之為分公司管理部門(mén)，由于收款會(huì )被分布到我國的各個(gè)地區，所以分公司管理部門(mén)應當根據各個(gè)地區的快遞公司管理機構進(jìn)行設立。對外結算環(huán)節；資金在被歸集到省或者是市分公司以后，由這些分公司進(jìn)行集中統一的結算，這個(gè)時(shí)候資金流就不會(huì )在快遞企業(yè)內部存在。
3.3代收貨款業(yè)務(wù)中的信息流轉環(huán)節。
每個(gè)快遞企業(yè)中通常都會(huì )帶有相應的信息系統，對來(lái)往的郵件進(jìn)行跟蹤調查，如果是代收貨款業(yè)務(wù)中的信息流轉環(huán)節，那么信息系統需要在郵件開(kāi)始進(jìn)行收寄環(huán)節直至接收到投遞回款情況這一整個(gè)過(guò)程中實(shí)施閉環(huán)管理；代收貨款中的信息流轉環(huán)節主要包括實(shí)物流轉和資金流，可以對未投遞的信息、未回款信息的催投以及催繳警示進(jìn)行有效的實(shí)施，而且還可以在一定的時(shí)期內對預警信息進(jìn)行有效的設置，有利于投遞部門(mén)、分公司等各級管理部門(mén)對整個(gè)操作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監控。
4加強快遞企業(yè)代收貨款資金管理的主要措施
4.1重點(diǎn)加強對投遞終端繳款方面的管理。
快遞企業(yè)最終端資金的主要來(lái)源是靠資金管理中投遞員繳款來(lái)實(shí)現的，同時(shí)這也屬于在對資金進(jìn)行監控過(guò)程中的一個(gè)比較薄弱的環(huán)節；所以，重點(diǎn)加強對投遞終端繳款方面的管理，應當做到以下幾點(diǎn)：第一點(diǎn)、對投遞員出班和歸班進(jìn)行有效的管理，投遞員在出班的時(shí)候一定要根據貨款的實(shí)際金額和實(shí)物進(jìn)行出貨登記，歸班的時(shí)候投遞員一定要按照所收到的貨款和回歸的貨物進(jìn)行登記，然后業(yè)務(wù)主管人員可以根據投遞員的登記記錄進(jìn)行核銷(xiāo)審核，這樣可以有效地避免出現一些投遞款漏繳和少繳的現象；第二點(diǎn)、對代收貨款超額度的情況進(jìn)行有效的管理，如果出現單筆代收貨款超額度的情況，要對其進(jìn)行跟班投遞制度的實(shí)施，實(shí)施跟班投遞制度可以選用主管跟班投遞或者是雙人投遞的形式，這樣可以更好的保證貨款回收的安全性；第三點(diǎn)、對于現金收款方式進(jìn)行合理的減少，使用現金收款的方式有時(shí)會(huì )出現投遞員收取假鈔的情況，多使用銀聯(lián)卡支付方式可以有效地減少這種情況的發(fā)生。
4.2加大欠款的及時(shí)追繳力度。
代收貨款的額度通常會(huì )比較大,如果很長(cháng)的一段時(shí)間沒(méi)有對貨款進(jìn)行清繳，那么極有可能會(huì )給一些品行低劣的人員帶來(lái)作案動(dòng)機，所以，一定要加大欠款的追繳力度，及時(shí)地對代收欠款進(jìn)行跟蹤清繳，如果有這個(gè)必要，還可以組建一只專(zhuān)項的欠款管理小組，這樣有利于對下級欠款進(jìn)行及時(shí)的清理，極大程度的減少資金沉淀帶來(lái)的風(fēng)險。
4.3對相關(guān)的規章制度進(jìn)行合理的完善,并加強管理層的溝通。
由于快遞企業(yè)所辦理的業(yè)務(wù)主要是以營(yíng)利為目的,所以與賣(mài)方的關(guān)系會(huì )形成一種代理的關(guān)系,當這種關(guān)系確立以后，那么需要雙方對自己需要履行的權利和義務(wù)及職責進(jìn)行明確,對雙方之間與業(yè)務(wù)相關(guān)的規章制度進(jìn)行合理的完善,這樣有利于讓管理信息可以得到及時(shí)的溝通與協(xié)調；與此同時(shí),快遞企業(yè)的業(yè)務(wù)內部還應當對代收貨款業(yè)務(wù)資金管理中存在的薄弱環(huán)節進(jìn)行有效的查找,并積極的學(xué)習和嚴格的執行代收貨款業(yè)務(wù)資金管理的相關(guān)制度；此外,還要適當的加強過(guò)程管理,這樣可以讓快遞企業(yè)經(jīng)營(yíng)的更加規范化,有利于企業(yè)與賣(mài)方實(shí)現雙贏(yíng)的目標。
4.4積極對從業(yè)人員開(kāi)展相關(guān)的教育工作。
積極的對從業(yè)員工開(kāi)展代收貨款資金管理相關(guān)的教育培訓,而且要重點(diǎn)對從業(yè)人員進(jìn)行法律法規、行業(yè)規范、企業(yè)規章制度、職業(yè)技能與道德等方面的教育培訓；從業(yè)人員中一線(xiàn)、外聘以及新入職的職工這幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節要給予重點(diǎn)的關(guān)注,加強他們的教育培訓工作，可以更好地完成代收貨款資金管理；在進(jìn)行教育培訓的過(guò)程中，可以把一些比較典型的案例作為教育培訓的素材,這樣可以讓企業(yè)員工更加快速地了解學(xué)法、知法、守法等方面的知識,讓員工的法律意識得到有效的加強,同時(shí)也可以讓快遞企業(yè)從業(yè)人員的整體素質(zhì)得到有效的提高。
5結語(yǔ)
快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)主要是為了讓買(mǎi)賣(mài)雙方可以實(shí)現不用再進(jìn)行面對面交易的一種方式,很大程度上為商戶(hù)解決了產(chǎn)品配送和資金結算的問(wèn)題,由于快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)會(huì )涉及資金結算和現金實(shí)物流通,所以需要在關(guān)鍵環(huán)節加強對資金的管控,同時(shí)還要加強快遞企業(yè)從業(yè)人員的教育培訓,提高人員的整體素質(zhì)，更好地推進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展。
參考文獻
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