以敬人之心行管理之道論文
【摘 要】在中國大力推進(jìn)現代企業(yè)制度建設的大背景下，承擔著(zhù)企業(yè)運營(yíng)與發(fā)展”樞紐”和”橋梁”作用的辦公室，其職能也在悄然發(fā)生著(zhù)變化。尤其在人員規模小、腦力密集和部門(mén)設置簡(jiǎn)單的中小企業(yè)，它不僅僅是單純的服務(wù)機構，更是體現一個(gè)企業(yè)對內對外管理現代化水平的重要標志之一。如何將內外服務(wù)溶于日常管理，在提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)達到提升公司管理水平的目的，是值得現代企業(yè)研究的一個(gè)重要課題。
【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；企業(yè)
由于公司整體人員規模的限制，中小企業(yè)機構設置通常較為簡(jiǎn)單，企業(yè)涉及到行政、后勤、安全，甚至信息化、人力資源工作都可能放在辦公室，其主要職能就是對上對下、對左對右的上情下達、組織籌劃和溝通協(xié)調。同時(shí)，辦公室是重要的輔助決策和參謀機構，是公司決策的基礎管理環(huán)節。這樣重要的一個(gè)管理部門(mén)，是企業(yè)對內對外的第一形象，每個(gè)工作細節展現出的專(zhuān)業(yè)、高效直接體現著(zhù)企業(yè)的整體精神面貌和職業(yè)素養，辦公室帶入的工作作風(fēng)其實(shí)是企業(yè)文化的源頭，所以，搞好辦公室服務(wù)與管理建設工作至關(guān)重要。
一、中小企業(yè)辦公室特點(diǎn)
1.面對的群體更加廣泛，具有工作靈活性
由于中小企業(yè)辦公室職能較為集中，需要橫向、縱向溝通協(xié)調的事項多，加之企業(yè)人員規模小，基本和每個(gè)人都會(huì )有打交道的機會(huì )，使辦公室與各部門(mén)的事項溝通方式、信息傳達渠道以及問(wèn)題處理方法更具有靈活性。
2.部門(mén)職能更加繁雜，具有事件突發(fā)性
辦公室工作并非重復性的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，而是每天處于解決不同事件的環(huán)境中，每天面臨著(zhù)新挑戰和新問(wèn)題，這也考驗著(zhù)辦公室人員的溝通協(xié)調能力、應變能力和迅速反應能力。
3.人員配置更加緊張，具有一人多崗性
較之大型企業(yè)的分工精細化和專(zhuān)業(yè)化，中小企業(yè)的分工更多依據的是崗位工作量的大小，不同專(zhuān)業(yè)和領(lǐng)域跨崗、兼崗的情況較多，尤其在辦公室工作中，職能多與人員配置有限這一矛盾的存在必然導致一人要身兼數職，這也是辦公室工作性質(zhì)決定的。
二、中小企業(yè)辦公室工作面臨挑戰
1.企業(yè)對辦公室重視不足，戰略定位較低
對于企業(yè)而言，辦公室作為“公司大總管”，雖然事務(wù)繁雜，但在傳統觀(guān)念中，它只是服務(wù)和辦事機構，并不直接創(chuàng )造價(jià)值，而且是經(jīng)營(yíng)費用的主要出口。所以，在資源分配、激勵配比以及職業(yè)發(fā)展上，企業(yè)更傾向于業(yè)務(wù)部門(mén)及其員工�；诖�，如何保證辦公室工作正常運轉和內部穩定，保證員工工作熱情和工作主動(dòng)性，是企業(yè)管理層需要考慮的一個(gè)難以回避的問(wèn)題。
2.辦公室工作繁雜且疲于應付，管理提升難
對于辦公室部門(mén)管理者也就是辦公室主任來(lái)說(shuō)，職能分工決定其每日關(guān)注的管理條線(xiàn)比較多，很容易造成“拆東墻補西墻”的管理混亂，領(lǐng)導和員工每日頭暈眼花的埋頭處理突發(fā)事件，根本沒(méi)有時(shí)間深層次思考如何更有效地開(kāi)展工作，管理水平停滯不前，甚至跟不上企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要。
3.對于辦公室人員培養較隨意，員工發(fā)展空間小
通常企業(yè)中辦公室人員，尤其是基層管理人員，流動(dòng)性是比較大的。究其原因，在較強的人際關(guān)系壓力下，辦公室人員往往是學(xué)習培訓機會(huì )少，領(lǐng)導同事關(guān)注少，職位發(fā)展通道窄。當然，辦公室員工流動(dòng)性不影響公司整體運行，但對于隊伍穩定、對于文化建設甚至公司可持續發(fā)展的影響不容小覷。
三、中小企業(yè)辦公室職能發(fā)揮的一些思路
1.牢固樹(shù)立“以敬為先”的職業(yè)素養，提升問(wèn)題解決技巧
不管辦公室職能如何轉變，服務(wù)是辦公室工作的基礎職能，因此辦公室人員應首先樹(shù)立濃厚的服務(wù)意識，在工作中擺正位置、進(jìn)入角色，才能在對領(lǐng)導、對同事和對外部的溝通過(guò)程中體現出企業(yè)文化中優(yōu)秀的職業(yè)素養。
有了“以敬為先”的職業(yè)素養，就有了從凡事從工作出發(fā)的公正原則，就有了一切服從大局的團隊精神，就有了想他人之所想的換位思考，那么在面對諸多錯綜復雜的矛盾時(shí)，其實(shí)很多問(wèn)題就可以迎刃而解了。懂得“尊重”二字，是解決各類(lèi)問(wèn)題的關(guān)鍵技巧和原則。
因此，不管是公司領(lǐng)導還是部門(mén)領(lǐng)導，身先士卒的引導員工樹(shù)立這樣的職業(yè)素養，通過(guò)多種形式的學(xué)習、培訓或者是案例分享潛移默化影響我們的員工，是企業(yè)文化建設工作的一項重要內容。
2.夯實(shí)辦公室各項制度規范，提升基礎管理水平
很多時(shí)候，辦公室工作出現拆東墻補西墻的窘境，甚至政令不暢的情況，還是因為基礎管理工作沒(méi)有夯實(shí)。一個(gè)企業(yè)基礎管理任務(wù)，可以說(shuō)80%都在于辦公室。辦公室管理水平的.高低決定著(zhù)企業(yè)整體辦公效率的高低。
因此，辦公室要建立一套科學(xué)合理、準確高效和反應敏捷的管理制度體系以及工作流程，同時(shí)在工作實(shí)踐中緊跟企業(yè)發(fā)展，持續驗證、糾正以及優(yōu)化這套體系，更要注意的，制度存在與其執行情況是兩回事，真正的貫徹執行至關(guān)重要。
3.多種渠道推動(dòng)辦公室綜合素質(zhì)，提升辦公室輔助決策能力
首先，要充分發(fā)揮辦公室主任的領(lǐng)導作用。
管理工作再細也不多余，但精力有限，越是多頭緒的工作職能，辦公室主任越應該從復雜的日常工作中解脫出來(lái)，做到抓重點(diǎn)、管“要害”，協(xié)助領(lǐng)導考慮全局性的工作，統籌兼顧。辦公室工作往往“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，所以這“一發(fā)”是不是要牽，如何牽，是辦公室領(lǐng)導要思考和協(xié)助籌劃的事情。當然，針對基礎工作領(lǐng)導要做好崗位分工，貫徹好崗位目標責任制，讓各自崗位都可以有計劃、有方法的開(kāi)展具體工作，是充分發(fā)揮領(lǐng)導作用的基礎。
其次，要不斷提升辦公室員工的學(xué)習能力。
由于每天面對不同人與事的變化，辦公室人員的學(xué)習能力比其他部門(mén)員工顯得更為重要，因此，不僅要具有扎實(shí)的文字功夫，要不斷提升公文寫(xiě)作能力，更要在公司業(yè)務(wù)狀況、有關(guān)政策法規等公司內外信息方面隨時(shí)學(xué)習和吸收并與工作實(shí)際結合，每一項重要工作完成以后，辦公室人員要認真總結經(jīng)驗教訓，總結是提升學(xué)習能力的有效方法。
再次，要大力提高辦公室整體創(chuàng )新管理水平。
辦公室創(chuàng )新意識是服務(wù)管理水平得以提升的關(guān)鍵。創(chuàng )新，就是要轉變服務(wù)方式，將忙亂的、被動(dòng)的服務(wù)向從容的、主動(dòng)的服務(wù)轉變，要立足于實(shí)現公司戰略目標，實(shí)現超前管理，早計劃、早研究和早動(dòng)手，被動(dòng)性工作主動(dòng)去做，變被動(dòng)為主動(dòng)；創(chuàng )新，也是要轉變管理方式，將無(wú)序的、低效的管理向規范的、高效的管理轉變，要立足于建立現代企業(yè)目標，增強協(xié)同辦公能力，優(yōu)化管理組織、共享管理資源、順暢管理渠道，最終實(shí)現企業(yè)決策效能的提高。
4.統籌包括辦公室在內的員工梯隊建設，提升辦公室員工職場(chǎng)競爭力
辦公室作為企業(yè)運行的“中樞”，員工參與服務(wù)與管理的主觀(guān)能動(dòng)性至關(guān)主要，否則辦公室將是“一潭死水”。企業(yè)領(lǐng)導應積極轉變對辦公室職能的傳統觀(guān)念，充分認識到辦公室職能對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。
重要的一點(diǎn)，是要提升辦公室在企業(yè)的戰略地位，將辦公室員工的職業(yè)發(fā)展納入到企業(yè)整體梯隊建設當中，賦予他們更多的學(xué)習、培訓和展現的機會(huì )，讓積極要求進(jìn)步的員工得到提升理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的機會(huì )，同時(shí)也可以考慮將辦公室作為企業(yè)員工鍛煉綜合能力的必修課，通過(guò)人員的流動(dòng)加強其他部門(mén)對于辦公室工作的了解、理解和支持，增強員工之間的平等意識。
總之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)絡(luò )各方的綜合管理部門(mén)，辦公室要深諳“尊重”的含義，懷著(zhù)“敬人之心”，立足企業(yè)發(fā)展戰略，踏實(shí)、深入的做好管理協(xié)調工作，推動(dòng)企業(yè)內部領(lǐng)導之間、部門(mén)之間、員工之間思想一致、行動(dòng)統一，從而減少企業(yè)內耗、發(fā)揮最大效能。
參考文獻：
[1]王雪莉，馬琳，王艷麗. 高管團隊職能背景對企業(yè)績(jì)效的影響：以中國信息技術(shù)行業(yè)上市公司為例[J]. 南開(kāi)管理評論. 2013（04）.
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