開(kāi)展會(huì )計電算化工作的幾點(diǎn)建議論文
隨著(zhù)會(huì )計電算化的普及和廣泛運用，更多的潛在風(fēng)險會(huì )有所暴露，這就要求我們要注重會(huì )計電算化軟件的開(kāi)發(fā)和人才的培養并加強技術(shù)培訓。
一、注意正確選用電算化軟件
采購軟件是會(huì )計電算化信息系統建立的重要環(huán)節。目前的配置方法主要有開(kāi)發(fā)和購買(mǎi)兩種。采用開(kāi)發(fā)方式取得軟件時(shí)，不管是自行開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)還是聯(lián)合開(kāi)發(fā)，大多數采用生命周期法(劃分為系統可行性分析、系統分析、系統設計、程序設計、系統測試、系統運行與維護六個(gè)階段)。由于這種方法在時(shí)間、技術(shù)力量和資金投入等各方面要求非常髙,一般用戶(hù)很難實(shí)現。
目前市場(chǎng)上成熟財務(wù)軟件雖然種類(lèi)繁多,但采用直接購買(mǎi)方式較為合適。會(huì )計電算化軟件從應用上講可分為兩類(lèi)，一類(lèi)是傳統財務(wù)軟件;一類(lèi)是企業(yè)級財務(wù)軟件。傳統財務(wù)軟件是站在財會(huì )部門(mén)角度設計的軟件，一切以財會(huì )部門(mén)為中心、,僅滿(mǎn)足財務(wù)管理需要,不考慮和其它職能部門(mén)的銜接，不對其它部門(mén)的業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監控。這類(lèi)軟件大多基于Windows平臺開(kāi)發(fā)，采用Access、Foxpro等小型數據庫。而企業(yè)級財務(wù)軟件則是站在整個(gè)企業(yè)管理的角度上設計的財務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過(guò)程,充分考慮和企業(yè)其它職能部門(mén)的銜接，是整個(gè)企業(yè)管理系統中不可分割的一部分。這類(lèi)軟件基于C/S三層結構開(kāi)發(fā)，采用SQLServer、Oracle等大型數據庫，面向大中型企業(yè)和集團公司的應用，在測量數據處理、遠程應用、網(wǎng)絡(luò )并發(fā)控制、安全性等方面有無(wú)法比擬的優(yōu)勢。
從應用環(huán)境上講，財務(wù)軟件可分為單機版和網(wǎng)絡(luò )版。與單機版相比，網(wǎng)絡(luò )版能同時(shí)多人輸入憑證,能邊輸入憑證邊查詢(xún)打印以往的曰記賬、明細賬、總賬、報表;能邊輸出賬簿邊編制報表;能邊輸出賬簿邊銀行對賬、往來(lái)銷(xiāo)賬;能多人同時(shí)輸出同一或不同的賬、表;數據存儲在專(zhuān)用服務(wù)器上,安全性、可靠性比單機工作站髙;支持遠程通信等。
由于工作站價(jià)格的降低和局域網(wǎng)技術(shù)的成熟，對大中型企業(yè)和公司來(lái)講,選擇企業(yè)級的網(wǎng)絡(luò )版軟件，是明智的選擇，即網(wǎng)絡(luò )時(shí)代使用網(wǎng)絡(luò )財務(wù)軟件。對小型企業(yè)和公司，由于業(yè)務(wù)量相對較小，可選擇單機版的電算化軟件。
二、做好操作人員的分工和控制
授權、批準控制是一種常見(jiàn)的、基礎的內部控制。在手工會(huì )計系統中,對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的審核和簽章。但隨著(zhù)會(huì )計電算化的超速發(fā)展，會(huì )計機構也應作相應的調整，如人員崗位責任制:人員崗位包括基本會(huì )計崗位和電算化崗位。其中,基本會(huì )計崗位為會(huì )計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等,而電算化會(huì )計崗位則是操作員、維護人員、直接管理人員和會(huì )計軟件人員，以上兩種工作人員之間不得兼任。還要明確軟件開(kāi)發(fā)人員、維護人員不能兼任搡作員。并建立各崗位人員的崗位責任制度,且分工科學(xué),責任明確,各崗位都要得到一定的授權，并用密碼控制。防止非法操作、越權操作。這樣人員互相制約和內部牽動(dòng)，從而加大了出現錯誤和舞弊的風(fēng)險。
三、注意初始化設置工作
建賬、人員分工、設置科目代碼、裝入初始余額、憑證類(lèi)型設置等是初始化工作的五個(gè)重要步驟，通常由會(huì )計主管完成。該工作一定要耐<、細致,考慮周全，不可草率進(jìn)行。如科目的設置、往來(lái)賬的設置、期初余額的準備工作都要亊先做好,然后開(kāi)始初始化工作。因為在電算化會(huì )計中,電子計算機輸出的數據是在程序控制之下,對輸入的數據源自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲存在磁盤(pán)、光盤(pán)上。所有記賬、分析及編制會(huì )計報表等工作均在計算機程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而,電腦中的原始數據必須由人工亊先進(jìn)行審核和輸入計算機,一旦原始數據在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無(wú)法識別，只會(huì )將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動(dòng)處理數據的準確性,完全依賴(lài)于原始數據輸入的準確性，正因為會(huì )計電算化的這一固有弱點(diǎn),所以對內部控制提出了一些新的具體要求：一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化,并保持準確性和相對的穩定性,這樣才能保證會(huì )it信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。
四、加強電算化內部審計
內部審計既是內部控制系統中的一個(gè)重要分支，又是實(shí)現內部控制目標的重要手段,內審制度的完善是健全內部控制制度的重要內容。在會(huì )計電算化中，由于是“人機”對話(huà)的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。審計人員通過(guò)開(kāi)展計算機的亊前、亊中、亊后審計，對系統的處理實(shí)施有效的監督,保證計算機運行操作的準確性、可靠性。
五、加強會(huì )計檔案管理
會(huì )計檔案管理不僅包括憑證的編號、微機的錄入、資料的傳遞、資料的保管等過(guò)程的管理，還涉及人的管理。因此,要建立嚴格的檔案借閱制度。重要會(huì )計檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可借閱。對輸出的以磁性介質(zhì)保存的會(huì )計檔案，要實(shí)行雙備份,并由專(zhuān)人分開(kāi)保管。對儲存數據的各種磁盤(pán)或光盤(pán)做好必要的.標號。文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書(shū)、更新通知書(shū)等書(shū)面授權證明，對整個(gè)修改更新.過(guò)程都應做好登記。電算化會(huì )計系統應具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或審計人員查詢(xún)或跟蹤檢查。要定期對備份的數據進(jìn)行檢查,必要時(shí)進(jìn)行轉存等。只有這樣,才能在企業(yè)內部形成一套會(huì )計檔案的全面管理制度。
六、加強系統安全控制
信息系統的網(wǎng)絡(luò )化面臨的最突出的問(wèn)題就是安全問(wèn)題,要避免由于外部環(huán)塊因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。加強安全控制主要應從技術(shù)和制度兩方面進(jìn)行控制。主要控制措施包括:訂立內部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦；設置操作權限限制,操作人員身份的密碼控制;數據存貯和處理相隔離;堅持“AB備份法”進(jìn)行資料的備份,備份應定期進(jìn)行檢查、復制，防止磁性介質(zhì)意外破壞而使會(huì )計檔案丟失。設置接觸與操作的日志控制;機房環(huán)境保護,保護性設備配備，以及安全供電系統的安裝。例如計算機機房應采用單獨專(zhuān)門(mén)供電系統,并且不定期檢查電源、接地線(xiàn)的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全；加強對系統通信過(guò)程的保護和計算機病毒的防護等。
七、重視"復合型”財務(wù)人員的培養
要充分利用計算機技術(shù)和會(huì )計知識,制定科學(xué)的會(huì )計綜合體系和會(huì )計電算化軟件發(fā)展規劃，選拔優(yōu)秀的計算機人才,開(kāi)發(fā)適合行業(yè)內部需要的會(huì )計電算化軟件,向大規模數值計算的專(zhuān)用軟件、面向問(wèn)題和過(guò)程分析及判斷推理的高層次軟件綜合開(kāi)發(fā)階段邁進(jìn)。建立一套完善的計算機輔助管理專(zhuān)家系統和智能系統，使計算機在會(huì )計管理工作中的應用向更廣泛更深層次發(fā)展，實(shí)現單位自己的智能化信息與專(zhuān)家系統的會(huì )計電算化發(fā)展的新路子。會(huì )計電算化工作的關(guān)鍵是應用。經(jīng)常參加計算機技術(shù)展示會(huì )和計算機培訓班,全面了解科技信息和開(kāi)發(fā)信息資源的重要性,提高對計算機的感性和理性認識，充分認識計算機技術(shù)的先進(jìn)性、可靠性及在管理工作中所起到的重要作用。把計算機同現代化的管理科學(xué)融合在一起，開(kāi)發(fā)出經(jīng)濟實(shí)用的計算機軟件系統和更高水平的計算機處理系統,及培養出大批能從亊會(huì )計電算化工作的復合型人才,才能規避會(huì )計電算化工作中的各種風(fēng)險。
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