做好中學(xué)檔案工作的幾點(diǎn)認識論文
摘要：當前，中學(xué)檔案工作不易開(kāi)展是普遍的現象。筆者以自己所在的中學(xué)為例，就搞好中學(xué)檔案工作，提出自己的幾點(diǎn)看法，借以?huà)伌u引玉，共同進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案,集美中學(xué),認識
“鰲園博物大觀(guān)百聞不如一見(jiàn)，鷺江集美中學(xué)萬(wàn)人共仰千秋！”
廈門(mén)集美中學(xué)系愛(ài)國華僑領(lǐng)袖陳嘉庚先生1918年10月18日創(chuàng )辦的，歷史悠久，業(yè)績(jì)輝煌，學(xué)子遍五洲，聲名播四海，被譽(yù)為“中國名�！�。系福建省首批辦好的重點(diǎn)中學(xué)、省一級達標學(xué)校、省文明單位、省素質(zhì)教育先進(jìn)校、省德育基地、省校園安全先進(jìn)校。是巾幗英雄李林、蔡啟瑞等6名院士、黃永玉等著(zhù)名文化人士、印尼僑領(lǐng)李尚大等杰出的企業(yè)家的母校。畢業(yè)生三分之一分布在海外，為世界文明做出了突出的貢獻。
俊彥輩出的集美中學(xué)，在加強教學(xué)管理的同時(shí)，高度重視檔案工作。我校綜合檔案室創(chuàng )辦于1987年以來(lái)，在上級主管部門(mén)及學(xué)校領(lǐng)導的重視、關(guān)心下，檔案室走過(guò)了創(chuàng )建中的曲折和困惑，逐步走向常規化、規范化，并為學(xué)校的教育、教學(xué)、行政管理工作出了積極的作用。檔案室先后獲得“廈門(mén)市一級檔案室”、“廈門(mén)市檔案工作先進(jìn)集體”、“福建省一級檔案管理單位”。筆者以自己所在的中學(xué)為例，就搞好中學(xué)檔案工作，提出自己的幾點(diǎn)看法，與檔案界和教育界同行探討。
一、完備檔案硬件設施
必要的設備硬件是開(kāi)展檔案工作的前提和基礎。學(xué)校首先從重視硬件設施建設入手，加大投入，徹底改變了檔案室的面貌。
學(xué)校配備了專(zhuān)門(mén)的檔案室，并實(shí)行檔案辦公室、閱檔室、庫房三分開(kāi)。學(xué)校綜合檔案室面積達120平方米，庫房、辦公、閱檔室有實(shí)用面積，設有檔案專(zhuān)柜300只，空調一臺、除濕機一臺、打印機一臺、掃描儀一臺、復印機一臺、電腦一臺并安裝了檔案管理軟件，并被納入校園網(wǎng)，實(shí)現了管理的現代化。
二、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò )
檔案工作的對象是檔案，如何解決檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等情況與檔案利用中的集中、系統、方便的矛盾？關(guān)鍵是建立系統網(wǎng)絡(luò )管理。
學(xué)校檔案工作設立了較完整的檔案管理機構，即健全檔案工作網(wǎng)絡(luò )：上設校長(cháng)分管、辦公室主任主管；檔案室配備專(zhuān)職檔案員1名，專(zhuān)職檔案員具備研究生學(xué)歷，具有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識，持證上崗，學(xué)校非常重視檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習和培訓工作，支持其參加檔案局組織的各類(lèi)培訓；下設各處室、部門(mén)兼職檔案員29人，部門(mén)負責人負責管理本部門(mén)的檔案工作。校專(zhuān)職檔案員長(cháng)年保持穩定；對學(xué)校機構、人員的經(jīng)常性的變化，我校及時(shí)調整檔案工作網(wǎng)絡(luò )，對兼職檔案員的變化及時(shí)進(jìn)行調整補充，使各處室部門(mén)的檔案工作能及時(shí)有人兼管，有利于處室、部門(mén)檔案工作的開(kāi)展。
學(xué)校辦公室還不定期召開(kāi)各處室、部門(mén)的檔案工作會(huì )議，對各時(shí)期的學(xué)校檔案工作進(jìn)行總結，布置下一階段的檔案工作，并對各部門(mén)、處室的檔案的整理、分類(lèi)、移交等工作進(jìn)行指導，使校檔案工作能較順利地開(kāi)展。
三、健全各項檔案管理制度
學(xué)校檔案工作規章制度是學(xué)校檔案人員和廣大師生必須共同遵守的辦事規程和行動(dòng)準則，是學(xué)校檔案管理的一種行政手段。一套完整的行之有效的建檔、管理、利用等制度，是學(xué)校檔案的現代化管理的.堅實(shí)基礎。
我校已建立一套比較完整的檔案管理制度：制定了《集美中學(xué)檔案員工作職責》、《集美中學(xué)檔案部門(mén)負責人、兼職檔案員工作職責》、《集美中學(xué)各部門(mén)、處室檔案歸檔范圍及保管期限》、《集美中學(xué)文件材料歸檔制度》、《集美中學(xué)查檔制度》、《集美中學(xué)借檔制度》、《集美中學(xué)檔案保管制度》、《集美中學(xué)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《集美中學(xué)檔案保密制度》、《集美中學(xué)檔案分類(lèi)大綱和編號辦法》等制度，并在工作中貫徹落實(shí)。
到目前為止，已實(shí)行了全校各處室、部門(mén)、各門(mén)類(lèi)檔案的綜合管理。如無(wú)特殊情況，各處室、部門(mén)均能定期向學(xué)校檔案室移交應歸檔的文件材料，綜合檔案室專(zhuān)職檔案員能及時(shí)向有關(guān)部門(mén)催討應歸檔的文件材料，以保證檔案按年度、按項目及時(shí)歸檔。
四、做好檔案分類(lèi)整理工作
檔案利用是檔案工作的核心和關(guān)鍵，而檔案的分類(lèi)整理又是檔案利用的關(guān)鍵�？茖W(xué)而規范的檔案整理工作，是實(shí)現檔案高效利用的有效途徑。
我校檔案由文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì )計檔案、教學(xué)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、資料等七大部份組成。其中文書(shū)檔案分為：行政類(lèi)（辦公室、保衛科）、黨務(wù)類(lèi)（黨總支、工會(huì )、團隊）、人事類(lèi)（人事室）；科技檔案分為：科研類(lèi)、基建類(lèi)；教學(xué)檔案分為：德育類(lèi)（高中、初中德育處）；學(xué)籍類(lèi)（高中、初中教務(wù)處）；教學(xué)類(lèi)（高中、初中教務(wù)處）。
集美中學(xué)作為一所近百年的名校，其檔案可追溯至上世紀初。從2002年開(kāi)始，校檔案室嚴格遵循國家檔案局2000年12月6日發(fā)布的《歸檔文件整理規則》精神，實(shí)行新的立卷方法整理，即改卷為件，改類(lèi)別整理立卷為按機構整理立件，仍按永久、長(cháng)期、短期分開(kāi)立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。
學(xué)校檔案分類(lèi)清楚，截至2011年共有：文書(shū)檔案共1550卷、3288件；科技檔案314卷；會(huì )計檔案2964卷；教學(xué)檔案1970卷、3324件；照片檔案16650張；實(shí)物檔案81件。檔案總數達6798卷、6693件、16650張。檔案的整理符合規范化要求。校檔案室較重視檔案案卷質(zhì)量，對收集來(lái)的檔案資料認真地進(jìn)行鑒定、分類(lèi)；能遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，盡量能保持文件材料之間的有機聯(lián)系，保持材料的成套性、完整性；書(shū)寫(xiě)案卷標題力求完整、準確；案卷的裝訂、編目力求美觀(guān)、清楚。
五、逐步實(shí)現檔案的數字化管理
當今社會(huì )，數字化已成為經(jīng)濟建設和社會(huì )管理的主要手段。因此檔案管理手段也要與時(shí)俱進(jìn)，在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案相結合。
伴隨著(zhù)數字化教學(xué)和管理在我校的推廣和應用，學(xué)校為檔案室安裝了檔案管理系統。在實(shí)踐工作中，文書(shū)檔案的使用利用頻率較高，同時(shí)其手工方式的整理和檢索十分不方便。因此檔案室率先對1998年以來(lái)的文書(shū)檔案進(jìn)行了數字化歸檔管理。雖然在一定程度上加大了檔案工作人員的工作量，但由于數字化的檢索方式快捷而準確，大大提高了文書(shū)檔案的利用效率，為學(xué)校的“評建”等工作提供了有力的支持。
另外，校檔案室在本校網(wǎng)站上開(kāi)辟了“檔案在線(xiàn)專(zhuān)欄”，在校師生和廣大校友可由此專(zhuān)欄查詢(xún)相關(guān)的信息。除了基本的學(xué)籍信息以外，由于我校歷史悠久，校友眾多，尤其是海外校友甚多。校檔案室還將一些年代較早（上世紀20年代、30年代起）的老照片掃描成電子文本，并上傳至網(wǎng)上，以便老校友遠隔重洋也能了解到自己感興趣的圖片資料。
六、積極促進(jìn)檔案的利用
搞好學(xué)校檔案開(kāi)發(fā)利用的自的，是為學(xué)校發(fā)展大局服務(wù)，為廣大師生及校友服務(wù)，否則，檔案事業(yè)就沒(méi)有必要了，這是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。檔案的開(kāi)發(fā)利用主要包括兩部分：
一是健全檢索手段。為此，校檔案室編制了各類(lèi)檢索工具，如檢姓冊；文書(shū)、教學(xué)檔案全引目錄；試卷目錄；全宗介紹；專(zhuān)題目錄等，并設專(zhuān)柜保管。這些檢索工具的編制大大促進(jìn)了我校檔案的利用。以檢姓冊為例，我校較早畢業(yè)的校友（主要指上世紀30年代至80年代的校友）由于當時(shí)條件的限制，僅保存了他們的學(xué)籍資料，而沒(méi)有制定相對應的索引。因此這部分檔案雖然極其有價(jià)值，但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費巨大的時(shí)間和精力，效率極低。因此，校檔案室利用四角號碼的原理為創(chuàng )校至今的教職員工和畢業(yè)生制定了“檢姓冊”，實(shí)現了這部分檔案的直接利用。而對于近十幾年的檔案，檔案室則對大部分檔案制作了計算機目錄，實(shí)現了計算機檢索。
二是通過(guò)專(zhuān)題編研等方式向用戶(hù)提供所需材料。例如：為學(xué)校參加“財務(wù)審查”等全國、省、市的各級各類(lèi)檢查、定級、驗收工作提供專(zhuān)題檔案材料；為歷屆校友活動(dòng)提供校友名單、幫助查找失去聯(lián)系的校友；為校慶活動(dòng)、舉辦展覽館提供各種資料、照片；為教職工職稱(chēng)評定提供課時(shí)認定、評選各類(lèi)先進(jìn)、擔任何種職位的證明材料；為全國各地的內查外調提供證明材料；為上級有關(guān)人員及本校撰寫(xiě)校史提供材料；為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、成績(jì)證明，發(fā)放畢業(yè)證書(shū)等等。為了使利用工作更深入，2003年檔案室請有關(guān)人員制作了檔案室網(wǎng)頁(yè)，輸入文字幾萬(wàn)字，掃描圖片幾千張，設制了檔案查詢(xún)專(zhuān)欄，組織學(xué)生錄入學(xué)生學(xué)籍檔案2萬(wàn)多人，錄入教職工檔案資料1千多人，從2003年至今已完成學(xué)籍檔案錄入幾萬(wàn)人，校友活動(dòng)查詢(xún)很多都是從網(wǎng)上直接查詢(xún)，很受廣大校友歡迎。
自建立校綜合檔案室以來(lái)，為學(xué)校的考評和檢查，為教職員工的考核和評定職稱(chēng)等工作提供了大量可靠的檔案依據；為廣大校友尤其是年長(cháng)校友的團聚敘舊搭建了平臺；為學(xué)校畢業(yè)生求職考試提供證明服務(wù)；為宣傳推廣學(xué)校做好后勤服務(wù)工作。
為了做好這項工作，還要求檔案員注意以下幾點(diǎn)第一、明確服務(wù)方向。必須牢固樹(shù)立為教學(xué)科研服務(wù)、為全校教職工服務(wù)、為各級領(lǐng)導和部門(mén)服務(wù)的思想。第二、正確處理利用與保密的關(guān)系。要解決好這個(gè)問(wèn)題，就要正確理解、認識它們的關(guān)系對檔案工作的影響，檔案在什么情況下利用，在什么情況下保密，都要以服從黨和國家利益為前提，把二者辯證統一起來(lái)。同時(shí)，還要認真研究審查檔案內容，根據有關(guān)規定適當調整保密范圍和等級，擴大利用范圍。第三、熟悉檔案，了解用戶(hù)需要，主動(dòng)積極為用戶(hù)服務(wù)，完成由封閉型到開(kāi)放型服務(wù)的轉變。
結語(yǔ)
讓歷史留下清晰的記憶，這是我們的責任；讓歷史記錄我們的光彩，這是我們的愿望；讓歷史告訴未來(lái)，這是我們的目的。檔案工作的意義就在這里。新的時(shí)代賦予學(xué)校檔案工作新的發(fā)展機遇，新的發(fā)展空間，同時(shí)也對檔案工作提出了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。學(xué)校檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，在教育工作中發(fā)揮應有的作用。
參考文獻
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