辦公室里使用傳真機的禮儀

　　傳真機是遠程通訊方面的重要工具，因其操作簡(jiǎn)便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，在商務(wù)活動(dòng)中使用越來(lái)越多，頗受人們的青睞。使用傳真時(shí)，遵守下列這些禮儀規范會(huì )讓您的工作更加舒心、順利。

　�。�，使用的先后問(wèn)題。當你有一份很長(cháng)的傳真需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應讓他先用。

　�。�，在公司里一般不要發(fā)私人傳真稿件。

　�。�，如果遇到傳真紙用完時(shí)，應及時(shí)更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障，應及時(shí)找出原因，先處理好再離開(kāi)，如不懂修理，就請別人幫忙。不要把問(wèn)題留給下一個(gè)同事。

　�。�，使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來(lái)不便。

　　相對于其它的通訊交流工具而言，傳真具有其不可替代的作用，成為不可或缺的辦公設備之一，在商務(wù)交往中運用廣泛。

　　由于傳真的使用廣泛，所以懂得商務(wù)傳真應具備的基本禮儀也是商務(wù)交往中極其重要的一個(gè)方面�，F在的傳真機都有自動(dòng)接收設置，從兩方面來(lái)看，如果設置成自動(dòng)接收設置，那些要發(fā)送的廣告傳真，就會(huì )大量的發(fā)送到你的公司，雖然不花你的錢(qián)，但浪費傳真紙，還要花費時(shí)間和精力去看。因而眾多的公司都有固定人員對傳真機進(jìn)行管理。

　　商務(wù)傳真作為商務(wù)交往中廣泛運用的通訊工具，管理商務(wù)傳真的商務(wù)人士在工作中就常會(huì )遇到發(fā)送傳真和接收傳真的各種問(wèn)題。如何正確處理才能體現公司的形象和你個(gè)人的良好素質(zhì)呢？

　　當你要接收傳真時(shí)，你要首先問(wèn)清楚對方需要發(fā)給哪個(gè)部門(mén)或者哪個(gè)同事，這樣問(wèn)的目的一是能把接收到的傳真及時(shí)地轉送到當事人手里，不耽誤商務(wù)交往的時(shí)間；二是確認發(fā)送傳真的對方是否搞清楚了要發(fā)送的地方，因為經(jīng)常會(huì )有接錯傳真號碼的情況。如果發(fā)送對方說(shuō)的部門(mén)或者同事不相符合，你可以再深入問(wèn)是涉及哪方面的，然后再次確定商務(wù)對方是沒(méi)有問(wèn)清楚發(fā)送方還是根本錯了號碼，可以使對方不發(fā)不必要的傳真。

　　為了避免給公司帶來(lái)干擾、節約時(shí)間和閱讀傳真精力，你要有一定的判斷，是否要接收這份傳真。傳真作為通訊工具，在許多宣傳公司的廣告或者是公司的名片，公司人員的名片中都有傳真號碼，傳真號碼的公眾性很高，所以，會(huì )有不法之徒趁此而入。如果遇到公司不需要接收的傳真時(shí)，你要問(wèn)清楚對方發(fā)送傳真的意圖何在，再根據他的意圖判斷公司是否需要這樣的傳真信息，如果不需要，在保持公司良好形象的同時(shí)，果斷地拒絕，為公司把好商務(wù)傳真的窗口。

　　在接收傳真完畢后，你應該致電發(fā)送方，表示你已經(jīng)收到了商務(wù)傳真，讓對方不至于擔心是否收到的問(wèn)題。

　　溫馨提示：

　　禮儀禁忌——

　　1、發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō):“給我信號，我要發(fā)傳真�！被蛘邲](méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的，”不讓對方記下了就掛了電話(huà)，對方會(huì )因為匆忙之中沒(méi)有記牢而無(wú)從送達。

　　2、當對方不能準確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話(huà)，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì )破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的對方，而失去合作的機會(huì )。

　　禮儀技巧——

　　1、當你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請問(wèn)是送到上次您安排送達的某某手中嗎？”這樣，商務(wù)對方就會(huì )更明確地交待于你，你就不會(huì )找不到送處或送錯人了。

　　2、當你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對對方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事�！被蛘f(shuō)：“我能一會(huì )兒再聯(lián)系你嗎？”有些特殊的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請問(wèn)您，現在方便接收傳真嗎？”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。

　　3、當你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因領(lǐng)導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和對方說(shuō)：“對不起，傳真機突然卡住了，我待會(huì )兒再給您傳過(guò)去，好嗎？”如果你處理不好，會(huì )讓對方誤認為你并沒(méi)有誠意發(fā)傳真，或者認為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì )。

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