有關(guān)辦公室日常秘書(shū)禮儀
辦公室日常秘書(shū)禮儀
服飾禮儀
(1)秘書(shū)的服飾要與之角色相協(xié)調，以體現精明強干為宜;
(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領(lǐng)帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;
(3)女士則最好穿西裝套裙等職業(yè)裝，不宜佩戴走路發(fā)生聲響的首飾;
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀(guān)。
接待禮儀
有預約
(1)有人敲門(mén)，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問(wèn)好;
(2)招呼對方坐下，茶水八分滿(mǎn)即可，左手托茶盤(pán)底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來(lái)賓兩人以上，上茶時(shí)注意職位高低，先客方再主方;
(3)引領(lǐng)客人時(shí)，主動(dòng)帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時(shí)秘書(shū)先進(jìn)后出;
(4)介紹時(shí)，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場(chǎng)合除外);
(5)客人告辭時(shí)，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門(mén)口，目送其遠去再返回。
無(wú)預約
(1)熱情問(wèn)候;(2)了解來(lái)意;
(3)耐心傾聽(tīng);(4)學(xué)會(huì )擋駕。
握手禮儀
(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時(shí)用力適度，上下稍晃動(dòng)3、4次即可;
(2)握手時(shí)神態(tài)自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;
(3)握手時(shí)應注意長(cháng)幼、尊卑、男女有序;
(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動(dòng)向對方說(shuō)明不便握手的原因。
秘書(shū)辦公室工作的說(shuō)“三”道“四”
“三招”處理事務(wù)是辦公室工作的一項重要內容。隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來(lái)越廣，復雜性也越來(lái)越強。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當、得心?
第一，下好“一盤(pán)棋”。就是要樹(shù)立“一盤(pán)棋”的`意識，提高站位，凡事講大局、講規矩。要樹(shù)立大局意識。善于把握大局是做好各項工作的根本要求和重要保證，知道重心在哪里，難點(diǎn)在何處。要注意按規矩辦事。在處理日常事務(wù)的過(guò)程中，特別是接待安排、文件報送等，要牢記“辦事有遵循，行為有規范，執行有尺度”的原則，說(shuō)話(huà)要有根據，做事要有依據。要謹慎走好每一步。在處理任何問(wèn)題上都必須摒棄雜念、穩字當頭，考慮周到、服務(wù)得體。對領(lǐng)導交辦的工作，必須事事有回音、件件有交代。
第二，學(xué)會(huì )“彈鋼琴”。面對千頭萬(wàn)緒的工作，要做到緊張有序、妥善得當，需要我們學(xué)會(huì )彈鋼琴。要分清輕重緩急。任何工作也都有主次、輕重之分，要善于合理安排時(shí)間，急事先辦、大事精辦、要事穩辦、特事特辦。要學(xué)會(huì )統籌協(xié)調。面對千頭萬(wàn)緒的工作，要敲響每一個(gè)琴鍵、激活每一個(gè)音符，既抓住重點(diǎn)，又兼顧全面。要學(xué)會(huì )歸納總結。彈好一首曲子，必須長(cháng)期反復地推敲、錘煉、改進(jìn)。工作也一樣，“吾日三省吾身”，一定要學(xué)會(huì )歸納總結，才能發(fā)現問(wèn)題，有針對性地予以改進(jìn)，這是提高工作能力的一條捷徑。
第三，當好“潤滑劑”。要處理好與領(lǐng)導的關(guān)系，做到尊重而不尊崇，服從而不盲從，在領(lǐng)導面前不能唯唯諾諾。對領(lǐng)導提出的正確意見(jiàn)和做法，要堅決貫徹執行;不適合的，要有藝術(shù)性地提出來(lái)。要處理好與各部門(mén)、各單位的關(guān)系，必須謙虛、熱情、低調，杜絕門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦的現象。
“四種關(guān)系”
辦事，是每一位工作人員的重要工作內容，需要不斷探索、研究。要掌握“辦事的藝術(shù)”，把握好以下幾種關(guān)系：
正確處理過(guò)程與結果的關(guān)系
判斷辦事成功與否，是以結果為標準而不是以過(guò)程為標準。不過(guò)，沒(méi)有成功的過(guò)程，一般來(lái)說(shuō)也不可能有成功的結果，很難想象辦一件事過(guò)程千瘡百孔、問(wèn)題迭出，卻能得到好的結果。同樣，也不能以過(guò)程的成功來(lái)掩蓋結果上的瑕疵。
處理好這對關(guān)系，主要解決的是“其他都不錯，就差一點(diǎn)點(diǎn)”“沒(méi)有功勞也有苦勞”等思想誤區，防止“不思耕耘，只想收獲”的投機作風(fēng)。在辦事過(guò)程中，重視既樹(shù)立“結果”導向，也在每一個(gè)步驟環(huán)節都追求精益求精，以可控的、正確的過(guò)程，確保得到預期結果，達到“水到渠成，瓜熟蒂落”的狀態(tài)。
正確處理獨立決斷與請示報告的關(guān)系
辦事過(guò)程中突然出現新情況，而領(lǐng)導沒(méi)有交代應對措施，怎么辦?請示報告是第一選擇，能請示的盡量請示。但這個(gè)請示不是簡(jiǎn)單地把問(wèn)題上交，而是在向領(lǐng)導報告情況的同時(shí)，拿出自己對該問(wèn)題的處理意見(jiàn)。如果因為種種客觀(guān)因素無(wú)法即時(shí)請示，可以獨立決斷，但事后要及時(shí)向領(lǐng)導報告處理情況。
值得一提的是，辦事過(guò)程中，有些東西未經(jīng)請示報告不應擅自改變。如：有明確制度規定的，不應擅自更改;文字材料中領(lǐng)導親自改動(dòng)的，不應擅自更改;領(lǐng)導專(zhuān)門(mén)交代的事項，不應擅自更改;多年堅持的慣例做法，不應擅自更改。要堅決防止“先斬后奏、斬而不奏”的思想和做法。
正確處理規范性與靈活性的關(guān)系
規范性是評價(jià)辦事水平的一項關(guān)鍵指標。每一類(lèi)事經(jīng)過(guò)打磨積累，都會(huì )形成相對穩定成熟的內容、流程、要求等，也就是規范。遵守規范，按照規矩，事就容易辦得好。有的事是開(kāi)創(chuàng )性的，沒(méi)有舊例可循，但在辦的過(guò)程中也會(huì )逐漸形成規范。
規范不是萬(wàn)能的，在辦事過(guò)程中遇到現有規范不能解決的問(wèn)題時(shí)，需要靈活應對，創(chuàng )造性地完成任務(wù)，這就是創(chuàng )新，是對規范的豐富和發(fā)展。在規范性與靈活性的問(wèn)題上還是應當做到堅持規范，適當靈活。
正確處理團隊作戰與單兵能力的關(guān)系
當前，工作分工日益精細，任何一個(gè)位置都像是大機器上的螺絲釘。許多工作任務(wù)，需要多人分工承擔，講團隊作戰。團隊作戰考驗的是合作能力，應當注意以下幾個(gè)問(wèn)題：一是明確任務(wù)，勇于擔當。作為領(lǐng)導，布置任務(wù)要不留死角，注意各個(gè)環(huán)節無(wú)縫對接;作為工作人員，要敢于承擔重要任務(wù)，不躲不閃，攻堅克難。二是積極完成，不拖后腿。對分配承擔的任務(wù)，要在規定時(shí)間內按照規定要求高質(zhì)量完成，盡可能提前完成，絕不能拖延。如自己承擔任務(wù)較多實(shí)難完成，不要礙于面子隱瞞不說(shuō)，要及時(shí)匯報負責同志，適當請其他同志分擔，避免耽誤整項工作的進(jìn)度。三是溝通交流，密切配合。要時(shí)刻強調團隊意識，及時(shí)互通情況、交流進(jìn)展，虛心聽(tīng)取大家的意見(jiàn)建議，以融洽的合作關(guān)系保證任務(wù)圓滿(mǎn)完成。
講團隊作戰，并不是否認個(gè)人能力，注重團隊作戰的同時(shí)，也要積極加強單兵作戰能力，勤于學(xué)習，勤于思考，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以單兵能力的增強促進(jìn)團隊作戰能力的提高。
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