國際商務(wù)邀約禮儀簡(jiǎn)介
作為加深彼此感情,促進(jìn)人際交往的重要途徑之一,邀約從來(lái)都是必不可少的。在國際商務(wù)交往中，邀約禮儀細節化分的話(huà)主要包含三方面的內容：邀約禮儀、請柬禮儀、答復禮儀。在某種意義上來(lái)說(shuō)國際商務(wù)邀約禮儀的一些禮儀規范在東西方是共通的。下面我們就來(lái)看一下國際商務(wù)邀約禮儀的具體規范。
邀約禮儀
對邀請而言，發(fā)出邀請，如同發(fā)出一種禮儀性很重的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間的關(guān)系現狀。
在一般情況下，邀約有兩種形式，即正式與非正式。正式邀約既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，所以它多采用書(shū)面形式；非正式的邀約通常是以口頭形式來(lái)表現的，相對而言，它要顯得隨便一些。
正式的邀約有請柬邀約、書(shū)信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式，它適用于正式的商務(wù)交往中。非正式的邀約也有當面邀約、托人邀約以及打電話(huà)邀約等不同的形式，它多適用于商務(wù)人士非正式的接觸之中。前者可統稱(chēng)為書(shū)面邀約，后者則可稱(chēng)為口頭邀約。
在正式邀約的諸形式之中，檔次最高、也最為商務(wù)人士所常用的是請柬邀約。
請柬禮儀
請柬又稱(chēng)請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購買(mǎi)印刷好的成品，還是自行制作，使用請柬都應當遵守成規。請柬正文的用紙，大部分比較考究。它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例，對折后的左面外側多為封面，右面內側為正文的行文之用。
封面通常采用紅色，并標有“請帖”二字。請柬內側，可以同為紅色，或采用其他顏色，但不可用黃色與黑色。
在請柬上親筆書(shū)寫(xiě)正文時(shí)，應采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。
在請柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時(shí)勿忘。在國際上，這是一種習慣的做法。西方人在注明“備忘”時(shí)，通常都是使用同一個(gè)意思的法文縮寫(xiě)“P.M”。
邀請者得落款，一般處于正文之間，其實(shí)，把它落在最后，并標明發(fā)出請柬的日期，在商務(wù)交往中也是允許的。請柬寫(xiě)好后，最好提前一段時(shí)間發(fā)出，以留給受邀者安排時(shí)間的余地。
答復禮儀
在商務(wù)交往中，商務(wù)人士不管接到來(lái)自任何單位、任何個(gè)人的書(shū)面邀約，都必須及時(shí)、正確地進(jìn)行處理。不論自己能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答，或者應邀，或者婉拒。
所有的回函，不管是接收函還是拒絕函，均須再接到書(shū)面邀約職業(yè)后三日內回復，而且回得越早越好。在回函的行文中，應當對邀請者表現出尊重、友好、并且應當對能否接收邀約這一關(guān)鍵性問(wèn)題作出明確的答復，切勿避實(shí)就虛，讓人覺(jué)得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由就可以了。
回函的具體格式可參照邀請者發(fā)來(lái)的書(shū)面邀約。在人稱(chēng)、語(yǔ)氣措辭、稱(chēng)呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。在寫(xiě)接收函時(shí)，應將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復一下，以便于邀請者“核實(shí)”無(wú)誤；在寫(xiě)拒絕函時(shí)，則不必這樣做。
回函通知邀請者自己決定接收邀請后，就不能屆時(shí)失約了。這類(lèi)臨時(shí)的“變卦”會(huì )給邀請者增添許多麻煩。
拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時(shí)，不要忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動(dòng)圓滿(mǎn)成功。
拓展：
商務(wù)宴請邀約的原則
1.專(zhuān)業(yè)化
2.明確化
商務(wù)宴請邀約的方式：
商務(wù)宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書(shū)面的形式，注重邀請的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來(lái)表現的。
正式的邀約可以分為電話(huà)邀約、面對面邀約、請柬邀約、書(shū)信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。
非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話(huà)邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統稱(chēng)為書(shū)面邀約，非正式邀約則可稱(chēng)為口頭邀約。在比較正規的商務(wù)往來(lái)之中，應該以正式的邀約作為邀約的主要方式。
請柬邀約
在正式邀約的多種方式中，請柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會(huì )、舞會(huì )、紀念會(huì )、慶祝會(huì )、發(fā)布會(huì )、單位的開(kāi)業(yè)儀式等等，采用請柬邀請佳賓，不僅能和其他的邀約區分開(kāi)來(lái)，而且顯得更加的莊重和展現邀約的誠意。
傳真邀約
傳真邀約是利用傳真機發(fā)出傳真對被邀請者所進(jìn)行的一種邀約。
在具體格式、文字方面，其作法與書(shū)信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現代化的通訊設備，傳遞會(huì )更為迅速，并且不易丟失。
電報邀約
電報邀約即以拍發(fā)專(zhuān)電的形式對被邀者所進(jìn)行的邀約。
電報邀約與書(shū)信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內容，除此之外，由于電報本身的原因，電報邀約要求更加簡(jiǎn)練明了的表述內容。
電報邀約速度快，準確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內容上，它與書(shū)信邀約大致類(lèi)似。
便條邀約
便條邀約即將邀約寫(xiě)在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書(shū)面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會(huì )使被邀請者感到親切、自然。
便條邀請的內容，是有什么事寫(xiě)什么事，寫(xiě)清楚為止。它所選用的紙張，應干凈、整潔為好。
用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中。
商務(wù)宴請應邀者禮儀：
1.認真對待邀約
任何書(shū)面形式的邀約，都只有在邀請者經(jīng)過(guò)慎重考慮，認為確有必要之后，才會(huì )發(fā)出的。所以應邀者接到邀約，都必須及時(shí)地、正確地進(jìn)行處理。
不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務(wù)場(chǎng)合應該有的禮儀。
2.積極做出反應
商界人士在接到以書(shū)面通知為形式的正式邀約后，必須認定：邀請者是真心實(shí)意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請，尤其是以書(shū)面形式正式地邀約我方，基本上都是對應邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應當作出積極的禮貌性的反應。
3.準確回復邀約
積極反應的第一步，是要盡快答復邀請者自己能否接受其邀請。
為了使邀請者做到對他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請者在接到書(shū)面邀請之后，不論邀請者對于答復者有無(wú)規定，出于禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。
4.應邀者回函禮儀
對書(shū)面邀約所進(jìn)行的答復，通常采用書(shū)信的形式。在商務(wù)禮儀中被稱(chēng)為回函�；睾旧隙夹枰H筆書(shū)寫(xiě)，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。
不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書(shū)面邀約之后三日之內回復，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復。如果拒絕，則講明理由。
回函的格式可參照邀請者發(fā)來(lái)的書(shū)面邀約。在人稱(chēng)、語(yǔ)氣、措辭、稱(chēng)呼等方面與邀請函不想上下。
在寫(xiě)接受函時(shí)，應將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復一下，以便與邀請者“核實(shí)”無(wú)誤。在寫(xiě)拒絕函時(shí)，則不必這樣做。
回函通知邀請者自己決定接受邀請后，最好不要失約了。這類(lèi)臨時(shí)的取消，會(huì )給邀請者帶來(lái)許多麻煩。
拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。
在回絕邀約時(shí)，萬(wàn)勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動(dòng)圓滿(mǎn)成功。
例子：接受邀約的回函示范一則
華夏集團董事長(cháng)劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團總裁溫升先生的邀請，將于4月20日上午10時(shí)準時(shí)出席盛澤集團開(kāi)業(yè)儀式。謹祝開(kāi)業(yè)大吉
例子：拒絕邀約的回函示范一則
尊敬的盛澤先生：
我深懷歉疚地告訴您， 由于本人明晚將乘機飛往英國倫敦洽談生意，故無(wú)法接受您的邀請，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話(huà)會(huì )。恭請見(jiàn)諒。
對于邀約上書(shū)面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，并且“照章辦事”。
如何讓?xiě)弑M快回復邀請
為了讓被邀請者對邀約盡快回復，邀請者在發(fā)出書(shū)面邀約時(shí)，應該對被邀請有所暗示，請對方能否到場(chǎng)必須作出答復。
通常，類(lèi)似的規定往往會(huì )在書(shū)面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請子函告”，“能否出席，敬請答復”，以及“盼賜惠復”，等等。
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