會(huì )議座次禮儀安排
舉辦一個(gè)會(huì )議首先要確定會(huì )議座次禮儀的安排，下面請看小編為大家帶來(lái)的會(huì )議座次禮儀安排！
會(huì )議座次禮儀安排
(一)安排方式：這里有幾種方法來(lái)處理會(huì )議的團體住宿，最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì )者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟利益來(lái)說(shuō)最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會(huì )產(chǎn)生下列問(wèn)題:
1．遇到旺季，飯店可能將房間賣(mài)出，這樣會(huì )迫使與會(huì )者住在距離會(huì )場(chǎng)較遠的地方。
2．與會(huì )者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因為個(gè)人無(wú)法有講價(jià)的能力。
3．會(huì )場(chǎng)租金可能較高(如會(huì )場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來(lái)考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。
(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1．告訴飯店所有與會(huì )者住宿經(jīng)由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經(jīng)由專(zhuān)業(yè)會(huì )議服務(wù)公司代為處理。
4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會(huì )議住宿的方式：會(huì )議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會(huì )造成住宿方面的問(wèn)題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會(huì )議住宿的方式分別作說(shuō)明。
訂房卡：如果會(huì )議需要住宿的人數不多的話(huà)，可以直接向飯店或會(huì )議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會(huì )議通知寄上訂房卡再由與會(huì )者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房?jì)r(jià)、訂金等事項是否有誤，通常飯店會(huì )希望注明如果訂金沒(méi)有收到前無(wú)法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費。
另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會(huì )者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì )議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫(xiě)陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開(kāi)日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內容包括：
1．注明房間服務(wù)費和稅金由個(gè)人或是邀請單位支付。
2．注明雜費由誰(shuí)負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話(huà)費等)。
3．房間只保留到抵達日的下午6時(shí)，還是由邀請單位全權負責。
4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。
一旦房數被確定后，住宿局／觀(guān)光局會(huì )提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jì)r(jià)。
如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助于你房?jì)r(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些與會(huì )者可能會(huì )問(wèn)的問(wèn)題，請飯店人員答復，同時(shí)也可以了解飯店預訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。
特別預訂：有些會(huì )議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為與會(huì )代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。
詳細與飯店業(yè)務(wù)代表討論細節，并訴諸文字，彼此要了解：
1．特別預訂多少房間，什么類(lèi)別和房?jì)r(jià)。
2．預訂的作業(yè)程序。
3．什么時(shí)限內未使用的房間轉到一般預約中。
在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠(chǎng)商的`表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(vips)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。
工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會(huì )者住宿安排開(kāi)始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。
一般來(lái)說(shuō)工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱(chēng)或注明他(她)在會(huì )議中的工作角色、需要什么類(lèi)型房間、抵達與離開(kāi)日期、如果不是免費房間，由誰(shuí)支付房間費和附帶費用(如電話(huà)、洗衣等)。工作人員所住的房?jì)r(jià)通常會(huì )提供較優(yōu)惠價(jià)格，來(lái)降低主辦單位的成本。
最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無(wú)誤后再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會(huì )議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話(huà)詢(xún)問(wèn)。
雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：
1．主辦單位名稱(chēng)。
2．會(huì )議名稱(chēng)。
3．會(huì )議日期。
4．會(huì )議地點(diǎn)。
5．收件截止日期。
6．確認函回信地址。
7．各飯店的房?jì)r(jià)。
8．稅金明細。
9．飯店的地理位置圖。
10．注明項目：
(1)選擇飯店偏好。
(2)哪種類(lèi)型房間。
(3)訂房人名字。
(4)抵達日期時(shí)間。
(5)離開(kāi)日期。
11．注明訂金支付。
12．注明有關(guān)取消和更改處理方法。
13．注明什么時(shí)候由誰(shuí)寄發(fā)確認函。
14．注明接受或不接受電話(huà)詢(xún)問(wèn)和預訂。
15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。
16．填寫(xiě)名字、地址、電話(huà)以便寄確認函。
17．為了避免誤解，如果在表格中沒(méi)有注明房間類(lèi)型時(shí)，最好提供住宿資料。
(1)單人房：一個(gè)人住，一張床。
(2)二人房：兩個(gè)人住，一張床。
(3)雙人房：兩個(gè)人住，二張床。
(五)作業(yè)程序：基本上住宿安排是相當復雜與耗時(shí)間的工作，記錄有關(guān)各類(lèi)房間的存量，回答各種問(wèn)題，解決個(gè)人住宿問(wèn)題以及將住房報告轉給飯店與會(huì )議籌辦人，所有作業(yè)程序務(wù)必盡量快速與準確。最好去拜訪(fǎng)飯店，熟悉他們的作業(yè)程序，例如如何處理截止日以后的住房預訂。
場(chǎng)地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定要對于使用飯店的設備特別了解，要帶領(lǐng)負責住宿的工作人員到飯店，由各飯店業(yè)務(wù)人員一一介紹，以便到時(shí)候回答與會(huì )者的問(wèn)題。
確認：通知與會(huì )者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位并不通知與會(huì )者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認函。最好收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認函。
經(jīng)常從會(huì )議籌辦人那里聽(tīng)到的抱怨是為什么一段時(shí)間還沒(méi)有收到確認。這時(shí)候與會(huì )者已經(jīng)打長(cháng)途電話(huà)到主辦單位詢(xún)問(wèn)或者已打電話(huà)到他第一選擇的飯店去查詢(xún)，也可能他第一選擇的飯店沒(méi)分配到，與會(huì )者會(huì )接二連三打電話(huà)詢(xún)問(wèn)他房間分配的情形，因此回函通知或盡快確認房間可減少長(cháng)途電話(huà)的催詢(xún)。另外如果你能盡速處理也可以減少詢(xún)問(wèn)的電話(huà)，為了減少不必要的電話(huà)，最好注明在收到住宿表格后多少天內回復。
住宿報告：所謂住宿報告是在一段時(shí)間內各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預訂多少間飯店、每個(gè)飯店多少房間、多少間房間已經(jīng)被訂、還有多少間沒(méi)有被訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照與會(huì )者名字、國家、單位、到達日期或地理位置排列。大會(huì )結束后，會(huì )議籌辦入應會(huì )提供一份完整的各飯店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對照，看看有多少人臨時(shí)取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房間預訂一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業(yè)單會(huì )寄給各飯店。
飯店的合約書(shū)中詳細記載了價(jià)格和房間類(lèi)型，為了使作業(yè)有效率，飯店給的價(jià)格要確定，而不是在某個(gè)價(jià)格范圍之間。
很多飯店不熟悉主辦單位住宿委員會(huì )作業(yè)方式，因此附上詳細說(shuō)明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉回來(lái)。取消訂房可以重新分配，盡量使訂房保持原來(lái)預訂的。只有住宿委員會(huì )有權接受訂房，如果飯店也接受訂房會(huì )造成重復現象，這是會(huì )議籌辦人的麻煩。
(六)住宿服務(wù)：大型國際會(huì )議參加人數高達上千人甚至于有上萬(wàn)人的會(huì )議，預訂房間是相當耗時(shí)又耗人力的工作，在國外有住宿局(housingbureau)協(xié)助，住宿局通常在會(huì )議局下面，專(zhuān)門(mén)提供國外與會(huì )者住宿方面協(xié)助，由于屬于政府機構，因此可提供免費服務(wù)，但不是每個(gè)國家都有住宿局。有些國家有住宿服務(wù)公司，可提供住宿服務(wù)，但要支付服務(wù)費。如果沒(méi)有以上兩種服務(wù)，主辦單位必須自行成立住宿委員會(huì )來(lái)處理國外與會(huì )代表住宿事宜，以下分別針對這三種服務(wù)內容做說(shuō)明。
住宿局：通常大型會(huì )議才會(huì )使用住宿局的服務(wù)，有些國家沒(méi)有住宿局，但是也有當地觀(guān)光局可提供這項服務(wù)，而這項服務(wù)也通常免費，會(huì )議局提供這項服務(wù)的前提是至少要使用某一定數量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少于這個(gè)數目建議你使用住宿卡直接由飯店負責。但是仍然有例外情況，觀(guān)光局會(huì )同意負責住宿方面事項。首先你要提供下列資料：
1．過(guò)去訂房數量(實(shí)際房間數與預定房間數)。
2．預期需要多少間房間。
3．抵達與離開(kāi)的情形。
4．成本考慮(與會(huì )者對預算的考慮)。
5．對位置的偏好(大部分飯店與會(huì )場(chǎng)彼此在步行范圍內)。
6．如果現在的與會(huì )者有不同于以前的偏好時(shí)，告訴觀(guān)光局。
注：臺灣沒(méi)有住宿局，而觀(guān)光局也因為人力有限，無(wú)法提供上項服務(wù)。
住宿服務(wù)公司：在國外有一些公司提供住宿服務(wù)，大部分是旅行業(yè)者，他們將機票、飯店住宿變成一個(gè)travelpecdage；但是也有一些公司專(zhuān)門(mén)提供住宿服務(wù)并不牽涉旅游。但是這種服務(wù)公司是要收費的。
基本服務(wù)內容：處理住宿卡(表格)、確認函、報表，有些公司可安排會(huì )后住宿，這通常不包含在訂房報告，并提供人員在會(huì )議現場(chǎng)服務(wù)，以確定住房(check-in)與退房(check-out)順利進(jìn)行。在臺灣仍由主辦單位自行處理或交給會(huì )議籌辦人代為與各飯店接洽。
自行成立住宿委員會(huì )：以上兩種住宿服務(wù)比較適合大型國際會(huì )議，但是對中小型會(huì )議，仍然要提供國外與會(huì )者住宿服務(wù)，因此要自行成立住宿委員會(huì )。雖然如此，有些主辦單位對于大型國際會(huì )議仍然自行成立住宿委員會(huì )，為何如此?有幾個(gè)因素：全盤(pán)控制住宿程序，立即掌握各飯店住房情形，立即掌握免費房間數目，最重要的還是直接服務(wù)客戶(hù)，如果會(huì )員中有任何問(wèn)題或特別需求可以立即處理。
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