物業(yè)檔案管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，各種制度頻頻出現，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
物業(yè)檔案管理制度1
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪(fǎng)處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的'變更，保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準確性。
物業(yè)檔案管理制度2
一、總則
�。ㄒ唬槿嬖鰪姳酒髽I(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。
�。ǘ┍局贫人傅臋n案資料是指企業(yè)及部下客戶(hù)服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶(hù)資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶(hù)服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶(hù)服務(wù)中心詳細負責管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。
�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責人員，部下的各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負責也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計劃、上司來(lái)文以及國家與當地有關(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負有關(guān)責任并需要執行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)
面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護完好性。
7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻�(hù)服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內容。
1.客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區基本狀況資料。
�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設備及其附著(zhù)物清單及表格等。
�。�2）接收資料包含查收合格憑據、物業(yè)完滿(mǎn)狀況、接收文件。
�。�3）技術(shù)資料包含工程預決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會(huì )審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶(hù)家庭狀況登記表、房子交接單、住戶(hù)入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶(hù)資料一定妥當保留并實(shí)時(shí)更新。
4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻�(hù)服務(wù)中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。
�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內部通啟等文書(shū)資料。
�。�3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。
�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶(hù)服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報告、分戶(hù)圖等。
�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。
�。�7）各客戶(hù)服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。
5.小區創(chuàng )優(yōu)檔案資料及社區文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
�。ò耍┵Y料移交前管理。
1.各客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員負責存檔管理。
2.各客戶(hù)服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的.檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿(mǎn)。
3.各客戶(hù)服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執行移交鋒續。
2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。
3.移交清單調式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶(hù)服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認，方可辦理調離手續。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊備完好。
5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質(zhì)文件資料，并保留。
�。ㄊ唬w檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責檢查、督查、指導并查核各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶(hù)服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶(hù)服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。
�。ㄊn案資料借閱的有關(guān)規定。
1.借閱的檔案資料一定準時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶(hù)手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進(jìn)行相應的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線(xiàn)、標記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo業(yè)主和住戶(hù)的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案庫中，如需調用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心負責人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
�。ㄊ澹┪飿I(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫房?jì)群蛶旆苦徑鼑澜麛R置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。
2.庫房?jì)热Π捶诸?lèi)設置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶(hù)垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
�。ㄊ撸n案資料統計，詳細要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統計。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統計結果報物業(yè)企業(yè)負責人，部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案員將統計結果報給客戶(hù)服務(wù)部負責人。
3.統計工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應狀況，務(wù)必保證供給的數據正確，切合客觀(guān)實(shí)質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應持續保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。
2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監銷(xiāo)人，監銷(xiāo)人應認真復核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊上署名。
3.檔案資料管理員應實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。
七、獎罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據每年查核結果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應表彰或獎賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負責，未認真貫徹執行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細工作人員和有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌�，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶(hù)服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度3
1、技術(shù)檔案管理各類(lèi)技術(shù)資料必須分類(lèi)裝訂成冊,編制目錄,專(zhuān)人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類(lèi):物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規范、標準、各項制度及技術(shù)標準;
設備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標準及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、工具書(shū)、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛(ài)惜。
1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。
除圖書(shū)外,檔案資料嚴禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內閱讀。
1.6借閱圖書(shū)每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。
借期為一個(gè)月,到期應辦理續借手續。
圖書(shū)不得在個(gè)人手中長(cháng)期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫(huà)、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設備系統分別裝訂成冊。
現代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的調查和統計,系統地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養工作的規律,使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的`重要依據,也是設備技術(shù)改造、報廢的主要依據。
設備一般每年按設備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對,應該做到帳物相符。
3用戶(hù)設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶(hù)服務(wù)的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶(hù)單元設備檔案卡。
這有利于掌握對用戶(hù)設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》
物業(yè)檔案管理制度4
一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類(lèi)檔案資料設專(zhuān)柜存放保管，分類(lèi)編號、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經(jīng)批準不提抄摘或復印。
五、業(yè)主檔案資料設專(zhuān)柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導批準（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對檔案件數，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的.檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導審批后指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度5
一、總則
1.1 本制度是為了規范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿(mǎn)足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項目。
二、檔案室的設立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應設在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設立應由物業(yè)管理公司提出申請，報公司領(lǐng)導審批后實(shí)施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的'人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進(jìn)行培訓和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應對收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規定的程序辦理借閱手續。
4.3 物業(yè)檔案室應積極為業(yè)主提供查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷(xiāo)毀
5.1 物業(yè)檔案室應根據國家有關(guān)法律法規和公司的規定，定期對過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應進(jìn)行登記，并采取相應措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執行。
6.2 對本制度的修改和解釋權歸物業(yè)管理公司所有。
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1、目的
為了規范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統一領(lǐng)導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責
4.1本部人力資源職能部門(mén)
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。
4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.2.3監督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負責B系列員工人事檔案的`借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
5、內容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續
由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負責人核準并備案。
5.6檔案調動(dòng)
跨公司調動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿(mǎn)2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報人力資源職能部門(mén)負責人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。
5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類(lèi)，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號分類(lèi)存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度7
物業(yè)檔案是隨著(zhù)物業(yè)管理行為的出現而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節,然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養護物業(yè)設施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著(zhù)現代化的管理目標邁進(jìn),物業(yè)檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著(zhù)物業(yè)管理的'不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節
1、設立檔案室,采取系統化、科學(xué)化、現代化的先進(jìn)手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實(shí)的原則,根據實(shí)際資料和信息資料的內容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據檔案的來(lái)源、信息的內容、信息的表現形式等特點(diǎn)進(jìn)行細分,做到條理清晰、分類(lèi)合理。
三、檔案內容
范圍分類(lèi)資料內容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權資料立項文件、工期批復文件、規劃會(huì )審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會(huì )審文件、建設規劃許可證
技術(shù)資料規劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預決算書(shū)、圖紙會(huì )審記錄、竣工驗收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè )設施資料、路標、門(mén)牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度8
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規律體系為指導，導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規和業(yè)主需求為基礎，建立科學(xué)、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規范化、技術(shù)化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學(xué)化、規范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學(xué)化、規范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎，能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導和服務(wù)。
本公司素以嚴格規范的管理而著(zhù)稱(chēng)，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結合的路線(xiàn)。常言道:'沒(méi)有規矩，不成方圓'，必要的規章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現標準化、規范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的`為依據，并在多年的實(shí)踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準則和依據，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規范。二是專(zhuān)門(mén)針對某某區行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責描述、各類(lèi)人員職能規范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項目完善內部機制，造就一支高素質(zhì)、高績(jì)效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業(yè)管理委托合同為基礎，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務(wù)進(jìn)行細化，并使之制度化、規范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規定的義務(wù)。
2、在建立某某區行政中心物業(yè)管理內部管理制度時(shí)，以我公司現有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎，結合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個(gè)規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強。
3、規章制度注重服務(wù)、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務(wù)各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績(jì)效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規范的運作，協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現。某某區行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進(jìn)行的，對相關(guān)記錄進(jìn)行規范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、系統的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)
1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應性修改，形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關(guān)規章制度的各種現場(chǎng)記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。
3、xx區行政中心是某某區政府的首腦機關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理制度9
一、背景介紹
隨著(zhù)經(jīng)濟的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著(zhù)重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶(hù)，建立一套健全的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度是必不可少的。
二、目的和意義
確保物業(yè)客戶(hù)信息的統一、完整和準確；
2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；
3 、為物業(yè)決策提供可靠的數據參考；
4 、加強與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。
三、檔案建立與管理
1 、檔案建立
�。�1）在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶(hù)檔案；
�。�2）對于企事業(yè)單位客戶(hù)，還應建立組織機構代碼、稅務(wù)登記號等信息，并提供相關(guān)證明文件；
�。�3）對于租賃客戶(hù)，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。
2 、檔案管理
�。�1）分類(lèi)管理：根據檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等；
�。�2）檔案編號：為每個(gè)客戶(hù)檔案分配唯一的檔案編號，并進(jìn)行標識和記錄；
�。�3）檔案整理：定期對客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準確；
�。�4）檔案存儲：建立專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行存儲，對檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；
�。�5）檔案查閱：保障客戶(hù)合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。
四、檔案內容和更新
1 、基本信息
�。�1）個(gè)人住戶(hù)檔案：包括客戶(hù)姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、住址等；
�。�2）企事業(yè)單位客戶(hù)檔案：包括單位名稱(chēng)、組織機構代碼、稅務(wù)登記號、聯(lián)系方式、辦公地址等；
�。�3）租賃客戶(hù)檔案：包括租賃合同、租戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。
2 、動(dòng)態(tài)信息更新
�。�1）客戶(hù)遷入、遷出信息；
�。�2）客戶(hù)家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；
�。�3）客戶(hù)單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。
五、檔案保密與安全
1 、保密措施
�。�1）對客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴格保密；
�。�2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進(jìn)行查閱和使用；
�。�3）加強信息系統的安全保護，防止未經(jīng)授權的人員獲取檔案信息。
2 、檔案安全措施
�。�1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；
�。�2）檔案室配備專(zhuān)門(mén)的監控設備，保證檔案安全；
�。�3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。
六、檔案利用與管理
1 、信息查詢(xún)和報表
�。�1）客戶(hù)檔案應提供方便快捷的查詢(xún)和統計功能，以滿(mǎn)足物業(yè)日常工作的需要；
�。�2）定期生成客戶(hù)檔案報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
2 、客戶(hù)服務(wù)與管理
�。�1）根據客戶(hù)檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；
�。�2）定期與客戶(hù)進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶(hù)需求和意見(jiàn)；
�。�3）在重要事項變化時(shí)及時(shí)更新客戶(hù)檔案。
七、改進(jìn)措施與建議
1 、不斷優(yōu)化客戶(hù)檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理；
3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
綜上所述，物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。只有通過(guò)完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程
為了確保物業(yè)客戶(hù)檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。
1 、檔案建立流程
�。�1）接收客戶(hù)信息：物業(yè)管理人員應在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。
�。�2）檔案登記：將客戶(hù)提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶(hù)分配唯一的檔案編號。
�。�3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶(hù)提供的信息的真實(shí)性和準確性，確保檔案信息的可靠性。
�。�4）檔案歸類(lèi)：根據檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等。
�。�5）檔案存儲：將客戶(hù)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的.檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。
2 、檔案更新流程
�。�1）定期更新：根據客戶(hù)提供的個(gè)人住戶(hù)或單位信息的變更情況，對客戶(hù)檔案進(jìn)行定期更新。
�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶(hù)遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶(hù)檔案中。
�。�3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶(hù)檔案的人員，需要經(jīng)過(guò)授權，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。
3 、檔案整理和清理流程
�。�1）定期整理：定期對客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過(guò)期和無(wú)效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。
�。�2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。
�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶(hù)檔案按照規定的流程和標準進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見(jiàn)。
4 、檔案保密和安全流程
�。�1）保密措施：對客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴格保密，不得泄露和濫用。
�。�2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權限控制，確保檔案信息的安全。
�。�3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。
九、檔案管理系統引入
為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理。
1 、電子檔案建立：建立客戶(hù)檔案的電子數據庫，并將所有客戶(hù)檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現對客戶(hù)檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。
3 、檔案安全措施：對電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。
4 、電子檔案查詢(xún)和報表：通過(guò)電子檔案管理系統，可以方便快捷地進(jìn)行客戶(hù)檔案的查詢(xún)和生成報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
十、員工培訓和質(zhì)量管理
為了提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的員工培訓和質(zhì)量管理。
1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。
2 、質(zhì)量評估：定期評估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。
3 、績(jì)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jì)效考核體系，激勵和獎勵優(yōu)秀表現的人員。
十一、總結和建議
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。通過(guò)健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶(hù)信息的統一、完整和準確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過(guò)員工培訓和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過(guò)程中，還應不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。
綜上所述，只有通過(guò)完善的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。在未來(lái)的工作中，我們應不斷總結經(jīng)驗，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶(hù)檔案管理的水平和質(zhì)量。
物業(yè)檔案管理制度10
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的.完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
物業(yè)檔案管理制度11
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標牌須與檔案內現客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度
一。制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三。適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的.資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
物業(yè)檔案管理制度12
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的'，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業(yè)檔案管理制度13
1、保衛部檔案建立在本部門(mén)辦公室(原則上由秘書(shū)管理);
2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類(lèi)消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分布;
3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養通知書(shū)，司法機關(guān)送達的判決通知書(shū)，公安機關(guān)的外調介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會(huì )議紀要，向上級請示的.各類(lèi)行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關(guān)安全會(huì )議紀要，交通事故、違紀開(kāi)除、非正常死亡，工作計劃和總結;
5、檔案分類(lèi)裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。
6、建立新類(lèi)別檔案需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì )確定，報上級批準。
物業(yè)檔案管理制度14
第一條總則
1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統一管理。
第二條檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對外、對內各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項目)部門(mén)或管理處+案卷號
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項目+檔案分類(lèi)+案卷號
如:20xx/百事可樂(lè )/項目/001
3)財務(wù)類(lèi)檔案:會(huì )計年度設置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計算機軟盤(pán)、光盤(pán)要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤(pán)數、序號等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的.檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)栏駡绦袡n案保密制度，采取相應保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。
4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門(mén)另行制定。
物業(yè)檔案管理制度15
物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W(xué)、規范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對金沙咀國際廣場(chǎng)物業(yè)的特點(diǎn)，結合傳統檔案管理方法和電腦數據庫管理新方法，對小區檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規定，對物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。
部門(mén)架構
董事長(cháng)
物業(yè)經(jīng)理
檔案管理員
檔案資料建立和管理流程
收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書(shū)面、音像資料等。
整理分類(lèi)：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動(dòng)記錄；財務(wù)帳表及分布方案。
歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。
利用：按權限借用及網(wǎng)上查詢(xún)，借用時(shí)登記，使用后立即歸還。
檔案的建立與收集
1.設立金沙咀國際廣場(chǎng)檔案資料管理室，采取系統化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴格管理。
2.堅持來(lái)源廣、內容豐富的原則，根據實(shí)體資料和信息資料的內容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來(lái)源渠道。
3.辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類(lèi)原始檔案資料的移交和收集。
4.后期管理中，加強質(zhì)量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。
檔案資料的整理與分類(lèi)
整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據檔案的來(lái)源、信息的內容、信息的表現形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類(lèi)，做到條理清晰、分類(lèi)合理，便于使用、查找、檢索。
1.檔案資料的整理
1）各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作。
2）各職能部門(mén)應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關(guān)人員的職責范圍，并作為考核的依據。
3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。
4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。
5）檔案的整理必須便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，統一由金沙咀國際廣場(chǎng)檔案管理員集中整理。
人力資源管理制度、內部制度、財務(wù)管理制度、各部門(mén)管理制度、小區項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業(yè)內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。
歸檔范圍包括各部門(mén)和公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書(shū)信、日記、會(huì )議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內容，還包括各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如會(huì )議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務(wù)資料則由財務(wù)部門(mén)歸檔管理。
歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當的整理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料；每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。
歸檔時(shí)間方面，文書(shū)檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個(gè)月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負責人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。歸檔份數根據具體情況而定。
2、檔案管理員需要實(shí)現檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤(pán)實(shí)現檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統進(jìn)行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時(shí)，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統使用及安全信息的培訓，并隨時(shí)監督電腦使用人員的執行情況。此外，還需要定期對系統使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓，以實(shí)現安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò )信息系統的運行風(fēng)險。對操作和使用人員進(jìn)行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統的更新維護。通過(guò)定期將相關(guān)系統備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護等措施，確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。
3、檔案鑒定和銷(xiāo)毀是檔案管理中非常重要的`環(huán)節。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務(wù)包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。確定保管期限原則包括對本單位有長(cháng)遠利用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時(shí)間內有利用價(jià)值的檔案，采用長(cháng)期或短期保存。鑒定工作應該定期進(jìn)行。檔案通過(guò)鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規定。如果在鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，單位應及時(shí)責成有關(guān)人員和部門(mén)負責修改、補充。銷(xiāo)毀檔案的程序包括列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告，由單位主管領(lǐng)導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽章。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關(guān)規定進(jìn)行處理。
4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開(kāi)拓，不斷開(kāi)創(chuàng )檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛(ài)、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實(shí)事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。
為了規范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時(shí)歸卷、立卷等方面。同時(shí)，他們還應積極配合各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進(jìn)行備份存檔。
為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說(shuō)的機密絕對不說(shuō)，不該問(wèn)的機密絕對不問(wèn)，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場(chǎng)所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C密。同時(shí)，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話(huà)、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。
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