物業(yè)檔案管理制度15篇
隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
物業(yè)檔案管理制度1
一、銷(xiāo)售案場(chǎng)物業(yè)管理咨詢(xún)制度
(一)、融創(chuàng )物業(yè)管理有限公司在銷(xiāo)售大廳設立物業(yè)管理咨詢(xún)臺；
(二)、 物業(yè)管理咨詢(xún)臺工作人員定期對售樓員進(jìn)行物業(yè)管理等相關(guān)知識培訓；物業(yè)管理咨詢(xún)臺工作人員隨時(shí)解答銷(xiāo)售現場(chǎng)客戶(hù)的疑問(wèn)；
(三)、 通過(guò)多種方式宣傳物業(yè)管理相關(guān)法律法規知識；
(四)、 通過(guò)多種方式宣傳融創(chuàng )物業(yè)管理有限公司基本資料；
(五)、物業(yè)管理咨詢(xún)臺工作人員必須著(zhù)裝整齊，佩帶工作牌，儀容整潔，儀態(tài)端正；
(六)、物業(yè)管理咨詢(xún)臺工作人員面對客戶(hù)必須面帶微笑，熱情解答客戶(hù)的每一個(gè)提問(wèn)，真誠為客戶(hù)服務(wù)，不得有厭煩、冷淡的表情；
(七)、積極運用10字禮貌語(yǔ)：您好、請、對不起、謝謝、再見(jiàn)；
(八)、 當為客戶(hù)完成一項服務(wù)后，應主動(dòng)詢(xún)問(wèn)對方“請問(wèn)是否還有其他事需要幫助？”。
二、銷(xiāo)售案場(chǎng)清潔管理服務(wù)制度
(一)、清潔工儀容儀表規定
1、清潔工儀容規定
�。�1）工作時(shí)間內一律按規定著(zhù)本崗位制服；
�。�2）工作服應干凈、平整，無(wú)明顯污跡、破損；
�。�3）不可擅自改變工作服的穿著(zhù)形式，私自增減飾物，不得敞開(kāi)外衣、卷起褲腳、衣 袖；
�。�4）工作時(shí)間須將工作牌統一佩帶在左胸顯眼處，保持清潔、端正；
�。�5）工作服外不得顯露個(gè)人物品，衣、褲口袋整理平整，勿顯鼓起；
�。�6） 男員工應穿黑色或深藍色、不透明的中長(cháng)筒襪；女員工須著(zhù)肉色襪，禁止穿著(zhù)帶花邊、通花的襪子，無(wú)破洞，襪筒根不可露在外；女員工禁止穿高跟鞋上班。
2、清潔工儀表儀態(tài)規定
�。�7） 面對客戶(hù)，要表現出微笑、熱情、真誠，不得有厭煩、冷淡的表情；
�。�8）身體、面部、手部等必須保持清潔，應每天洗澡、換洗內衣物，避免異味的產(chǎn)生；
�。�9）上班前不吃諸如生蔥、生蒜、韭菜等宜散發(fā)刺激氣味的`食品，保持口氣清新、無(wú)異味；
�。�10）頭發(fā)要清潔、整齊，無(wú)頭屑，發(fā)型自然、美觀(guān)、大方。男員工不留小胡子、不留長(cháng)發(fā)，不染發(fā)。女員工發(fā)長(cháng)不過(guò)肩，或將長(cháng)發(fā)盤(pán)起；
�。�11）女員工不準濃妝艷抹和在客戶(hù)前化妝；不得留長(cháng)指甲和涂色；
�。�12）禁止在客戶(hù)面前挖鼻孔、掏耳朵、伸懶腰、打哈欠、摳指甲、搔皮膚、搓泥垢、整理個(gè)人衣物等不良行為；
�。�13）禁止在客戶(hù)面前抽煙、吃東西、嚼香口膠、看書(shū)報等；
�。�14）不得在工作范圍內哼唱歌曲、吹口哨、談笑、喧嘩。
(二)、 清潔工紀律
1、 遵守公司各項規章制度，不遲到、早退。
2、 嚴格履行本崗位職責，不得做與清潔服務(wù)無(wú)關(guān)的事情。
3、 對客戶(hù)機密事項，不準隨意打聽(tīng)、記錄、傳播。
4、 未經(jīng)允許不準動(dòng)用客戶(hù)物品和接受客戶(hù)贈送的禮品。
5、 要愛(ài)護公物，正確、安全使用清潔用品用具。
6、 有重要情況要妥善處理并及時(shí)上報，不準遲報、漏報、隱瞞不報。
7、 要認真填寫(xiě)值班記錄，做好交接班工作。
(三)、清潔工安全操作制度
1、 熟悉清潔內容和工作方法，正確使用各種清潔工具。
2、登高作業(yè)時(shí)應做好防滑措施，系好安全帶，穿好防滑軟底鞋，嚴禁穿高跟鞋或拖鞋作業(yè)。
3、手持電動(dòng)清潔設備，性能應安全可靠，并有漏電開(kāi)關(guān)保護。
4、化學(xué)清潔劑的使用應按使用說(shuō)明操作。
5、調配酸溶液時(shí)應注意將酸液緩慢注入水中，攪拌均勻，嚴禁將水倒入酸液中，清潔工在操作時(shí)須戴好勞動(dòng)防護手套。
6、儲存酸液的容器應加蓋和設有明顯標志，對使用強酸要有嚴格審批手續，不得隨意發(fā)放使用，有專(zhuān)人保管。
7、大風(fēng)作業(yè)時(shí)，應將玻璃門(mén)、窗或其它各種門(mén)窗固定牢靠，防止大風(fēng)把門(mén)、窗刮回傷及身體。
(四)、洗手間清潔操作規程
1、每日對洗手間進(jìn)行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、清理廢紙簍內垃圾，更換垃圾袋；
3、掃清及拖凈各廁所地面；
4、衛生設施所有表面必須噴清潔消毒劑，以棉質(zhì)干布擦拭干凈廁具、洗臉盆、隔斷門(mén)、鏡面等部位；
5、更換洗手間內清潔球、空氣清香片、衛生紙、洗手液等；
6、定期用長(cháng)柄雞毛撣清掃天花板，清除燈具內飛蟲(chóng)，擦拭干凈；
7、以上作業(yè)時(shí)必須在門(mén)前豎立告示牌；
8、定時(shí)巡視清潔衛生間，做到保持廁具、地面、鏡面、洗臉盆干凈。
(五)、售樓大廳清潔操作規程
1、每日對售樓大廳和各辦公室進(jìn)行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、收拾桌面，清理桌面一次性茶杯、廢紙等雜物，清洗煙灰缸；
3、掃拖售樓大廳和各辦公室地面及拖擦地毯，巡回保潔；
4、地面掃拖后未晾干時(shí)必須豎立“小心地滑”的警示牌；
5、擦拭干凈家具、玻璃門(mén)、窗、宣傳展板等部位，對容易損傷的物品如沙盤(pán)、模型等進(jìn)行吸塵處理；
6、擦拭干凈售樓大廳室內擺放植物；
7、清理并擦拭干凈垃圾桶,更換垃圾袋；
8、定期用長(cháng)柄雞毛撣清掃天花板及燈具，清除燈具內飛蟲(chóng)，擦拭干凈；
9、清掃銷(xiāo)售大廳外臨時(shí)停車(chē)場(chǎng)，定期用高壓水槍沖洗干凈，巡回保潔。
物業(yè)檔案管理制度2
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的.信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度3
1、目的
使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來(lái)的各類(lèi)公文；公司內部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務(wù)資料由財務(wù)部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統一歸入條例、法規類(lèi)文件夾，并每季度核對或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類(lèi)文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類(lèi)文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì )議紀要：總經(jīng)理辦公例會(huì )、部門(mén)經(jīng)理例會(huì )和以公司名義組織的專(zhuān)題會(huì )。
3.4.6以公司名義簽定的各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。
3.4.7各部門(mén)呈報的`工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來(lái)的各類(lèi)公文：主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復�。何飿I(yè)管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。
4、各部門(mén)文檔資料管理
4.1各部門(mén)文件分類(lèi)及編制要求：
4.1.1各類(lèi)文件的編制需按規定的格式和編號方法進(jìn)行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(mén)（含職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類(lèi)別：
�。�1）人事類(lèi)：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
�。�2）行政類(lèi)：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動(dòng)計劃。
�。�3）通知類(lèi)：內部各類(lèi)通知。
�。�4）培訓類(lèi)：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
�。�5）會(huì )議類(lèi)：部門(mén)例會(huì )、專(zhuān)題會(huì )議、業(yè)委會(huì )會(huì )議等。
�。�6）合同、協(xié)議類(lèi)：部門(mén)簽定的合同（租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等）。
�。�7）對外文件類(lèi)：
�、賹φ块T(mén)、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等；
�、趯蛻�(hù)發(fā)文等：
�、燮渌�(lèi)：如電話(huà)表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
�。�1）產(chǎn)權資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門(mén)須指定專(zhuān)人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執行。
4.3各類(lèi)文件更改要求：
各類(lèi)文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類(lèi)文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別，通常應包括以下幾類(lèi)：
�。�1）部門(mén)負責人以上人員閱；
�。�2）主管級以上人員閱；
�。�3）內部傳閱；
�。�4）張帖。
4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門(mén)須指定專(zhuān)人負責本部門(mén)各類(lèi)文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類(lèi)別設立相應的子目錄，分類(lèi)保存各類(lèi)文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì )議紀要等）須加密，且以光盤(pán)備份，并指定專(zhuān)人保管，管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門(mén)經(jīng)理批準。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶(hù)確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專(zhuān)柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責任。
物業(yè)檔案管理制度4
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執行;
2、專(zhuān)人管理(由負責內勤的`管理員擔任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實(shí)現智能化管理，計時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度5
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的.文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業(yè)檔案管理制度6
1)管理好物業(yè)工程設施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價(jià)值。
2)物業(yè)工程設施須實(shí)行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的'完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統原始發(fā)票、收據、用戶(hù)手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設備系統中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動(dòng)員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會(huì )、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會(huì ):即是對設施使用、會(huì )保養、會(huì )檢查、會(huì )排除故障。
c)五定:即對設施進(jìn)行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責。
6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實(shí)用”的原則。
b)盡可能采用節能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養管理隊伍的創(chuàng )新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開(kāi)展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶(hù)使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專(zhuān)業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進(jìn)行現場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應崗位要求。
物業(yè)檔案管理制度7
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。
(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶(hù)單元內設施分類(lèi)。
(3)用戶(hù)單元維修檔案用標簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類(lèi)別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的.“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶(hù)室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷(xiāo)毀。
物業(yè)檔案管理制度8
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的.標牌須與檔案內現客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度
一。制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三。適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
物業(yè)檔案管理制度9
物業(yè)檔案是隨著(zhù)物業(yè)管理行為的出現而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節,然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養護物業(yè)設施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著(zhù)現代化的管理目標邁進(jìn),物業(yè)檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著(zhù)物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節
1、設立檔案室,采取系統化、科學(xué)化、現代化的先進(jìn)手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實(shí)的原則,根據實(shí)際資料和信息資料的內容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據檔案的.來(lái)源、信息的內容、信息的表現形式等特點(diǎn)進(jìn)行細分,做到條理清晰、分類(lèi)合理。
三、檔案內容
范圍分類(lèi)資料內容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權資料立項文件、工期批復文件、規劃會(huì )審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會(huì )審文件、建設規劃許可證
技術(shù)資料規劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預決算書(shū)、圖紙會(huì )審記錄、竣工驗收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè )設施資料、路標、門(mén)牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度10
檔案室管理規定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的.文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;
2、要愛(ài)護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。
物業(yè)檔案管理制度11
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的`，需經(jīng)主管書(shū)面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
物業(yè)檔案管理制度12
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪(fǎng)處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的.準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準確性。
物業(yè)檔案管理制度13
1、目的
為了規范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統一領(lǐng)導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責
4.1本部人力資源職能部門(mén)
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。
4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.2.3監督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負責B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
5、內容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發(fā)放工資的'銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續
由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負責人核準并備案。
5.6檔案調動(dòng)
跨公司調動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿(mǎn)2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報人力資源職能部門(mén)負責人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。
5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類(lèi)，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號分類(lèi)存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度14
1、技術(shù)檔案管理各類(lèi)技術(shù)資料必須分類(lèi)裝訂成冊,編制目錄,專(zhuān)人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類(lèi):物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規范、標準、各項制度及技術(shù)標準;
設備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標準及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、工具書(shū)、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛(ài)惜。
1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。
除圖書(shū)外,檔案資料嚴禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內閱讀。
1.6借閱圖書(shū)每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。
借期為一個(gè)月,到期應辦理續借手續。
圖書(shū)不得在個(gè)人手中長(cháng)期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫(huà)、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設備系統分別裝訂成冊。
現代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的調查和統計,系統地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養工作的規律,使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的'重要依據,也是設備技術(shù)改造、報廢的主要依據。
設備一般每年按設備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對,應該做到帳物相符。
3用戶(hù)設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶(hù)服務(wù)的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶(hù)單元設備檔案卡。
這有利于掌握對用戶(hù)設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》
物業(yè)檔案管理制度15
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類(lèi)物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門(mén)主管每月將變更的`資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則(見(jiàn)附件1)
7部門(mén)檔案內容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車(chē)輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專(zhuān)人負責,任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的只可復印本部門(mén)資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從二零零四年六月一日實(shí)行。
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