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公司資料管理制度（精選20篇）
在現在的社會(huì )生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線(xiàn)要求。想學(xué)習擬定制度卻不知道該請教誰(shuí)？以下是小編精心整理的公司資料管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司資料管理制度 1
1、嚴格遵守項目部各項管理規章制度，履行以上規章制度中關(guān)于工程部資料管理方面的條目。
2、工程部簽收的所有圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進(jìn)行登記以后，按規定向總工、分部和技術(shù)主管簽發(fā)，由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專(zhuān)用章。圖紙采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對平面詳細圖、縱斷面圖、工點(diǎn)圖、參考圖、通用圖、招標圖等工程圖紙進(jìn)行分類(lèi)管理。
3、施工組織設計及專(zhuān)項方案，必須由項目專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員編寫(xiě)，總工程師審核、項目經(jīng)理批準，內審完成蓋項目部章后報監理站審批、報驗，總監本人親自簽名，經(jīng)監理審核同意后方可實(shí)施。施工組織設計(方案)的審批程序要符合規定。
4、檢驗批、地質(zhì)素描、施工記錄等工程資料，每三天由資料員收集一次；施工日志每周六由資料員檢查一次，每月20日由資料員收集本月施工日志；相關(guān)的隱蔽工程、地質(zhì)等方面的影像資料編輯好里程、部位后，每天上傳到(群共享)，由資料員歸整存檔。資料員對每天的上傳資料進(jìn)行統計，結果第二天上墻。
5、如果遇到質(zhì)監站、業(yè)主、局指、監理站、等大型檢查，資料員提前1天通知現場(chǎng)各個(gè)洞口的技術(shù)主管，將資料完成到檢查前一天。
6、收集整理施工過(guò)程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會(huì )議紀要等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進(jìn)行分類(lèi)、登錄、歸檔。負責收到文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔等工作。負責做好各類(lèi)資料積累、整理、處理、保管等工作。來(lái)往文件資料收發(fā)應及時(shí)登記臺帳，視文件資料的內容和性質(zhì)準確及時(shí)遞交項目經(jīng)理、總工程師批閱，并及時(shí)送有關(guān)部門(mén)辦理。確保設計變更、洽商的完整性，
7、嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經(jīng)各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會(huì )審紀要)原件存檔。所收存的技術(shù)資料須為原件，無(wú)法取得原件的，詳細背書(shū)，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作。
8、經(jīng)�？偨Y工作中的得失，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。每月組織技術(shù)人員對施工日志、地質(zhì)素描、施工用表等內業(yè)資料進(jìn)行點(diǎn)評，對于有分歧的請總工點(diǎn)評；點(diǎn)評結果的`好壞直接上墻(辦公室內設公告牌)，比較好的內業(yè)資料在項目部推廣學(xué)習，以提高大家的內業(yè)水平。沒(méi)有特殊情況，不得以各種理由、借口推諉參加點(diǎn)評會(huì )，每個(gè)洞口必須來(lái)一個(gè)人。
9、加強技術(shù)交流和相互學(xué)習。工程部每月定期組織技術(shù)人員，進(jìn)行技術(shù)交流活動(dòng)。在交流活動(dòng)上，大家可以提出自己在現場(chǎng)遇到的問(wèn)題、以及解決的思路、想法；也可以跟大家分享自己在工作中的。心得；跟大家推廣自己的技術(shù)創(chuàng )新、新工藝、新工法等。
10、負責計劃、統計的管理工作。負責對施工部位、單位工程完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表：在平時(shí)統計資料基礎上，編制整個(gè)項目當月進(jìn)度統計報表和其他信息統計資料。編報的統計報表要按現場(chǎng)實(shí)際完成情況嚴格審查核對，不得多報，早報，重報，漏報。為項目部決策提供可靠地理論依據。
11、現場(chǎng)施工記錄整理應真實(shí)、完整、無(wú)涂改，同時(shí)與工程形象進(jìn)度保持同步。每月25日檢查一次，由項目總工主持，工程部部長(cháng)、工程部資料員、各現場(chǎng)技術(shù)主管和技術(shù)員參加。完成情況進(jìn)行匯總，并進(jìn)行點(diǎn)評，結果上墻。
12、隱蔽工程、分部、分項檢查驗收前施工班組應自檢合格，所提交的自檢記錄、技術(shù)記錄、檢驗報告真實(shí)、完整、齊全；工序報驗在組織內部三檢(自檢、互檢、專(zhuān)檢)合格基礎上，如實(shí)填寫(xiě)報驗記錄，并嚴格相關(guān)責任人簽字，不得代簽。
13、每月由現場(chǎng)上報的物資計劃，必須由工程部審核無(wú)誤、備案后送物資部。以備后期統計物資損耗，以及物資計劃與工程進(jìn)度相應的物資消耗情況。
14、為了留下第一手的音像資料和方便現場(chǎng)資料編制，現場(chǎng)技術(shù)主管每人配一臺數碼相機和打印機。技術(shù)主管必須保管好項目部發(fā)的數碼相機和打印機，如因個(gè)人原因遺失，由個(gè)人賠償；若因工作原因損壞，由技術(shù)主管打報告報辦公室維修。
公司資料管理制度 2
為加強集團公司安全檔案資料的統一歸口管理，使各項目在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種安全管理資料完整保存，為職業(yè)安全健康體系的監督審核、安全生產(chǎn)許可證的審驗及日常安全生產(chǎn)管理工作的改進(jìn)、更新、查閱、事故調查處理等諸多問(wèn)題提供依據，特制定本制度。
第一章 安全檔案資料管理人員崗位責任
第一條 積極學(xué)習安全生產(chǎn)法律、法規知識，掌握安全生產(chǎn)技術(shù)規范，熟悉安全資料管理業(yè)務(wù)，了解集團公司、單位安全生產(chǎn)業(yè)務(wù)范圍。
第二條 用科學(xué)的方法管理安全資料，熟悉各項方針政策和各項規章制度。
第三條 具體監督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作，檢查資料是否齊全，各種報表是否符合要求，不同項目分別保管，不斷提升管理水平。
第四條 做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等工作，熟悉資料保管情況。采用適用的查閱方法，迅速準確的查調資，做到積極、主動(dòng)、為生產(chǎn)一線(xiàn)服務(wù)。
第五條 保護安全資料的完整齊全，未經(jīng)批準不得擅自銷(xiāo)毀。
第六條 對一些有利用價(jià)值的安全資料，不得擅自處理。
第七條 創(chuàng )造條件，做好安全資料的編制研究工作。
第二章 安全檔案資料的接收
第八條 安全資料實(shí)行統一管理，服務(wù)于各項目安全生產(chǎn)工作。
第九條 凡屬集團公司內的一切安全資料均由歸口部門(mén)統一監管、審核，任何人不得以任何借口拒絕進(jìn)行移交。
第十條 項目安全處負責人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛科，安全保衛科審核合格后交公司資料室管理人員分類(lèi)存檔。
第十一條 各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理，并在一個(gè)月內交單位安全保衛科審核移交資料室。
第十二條 安全資料交接必須建立清單，材料齊全，由交接雙方簽字移交。
第三章 安全檔案資料的'整理
第十三條 單位資料管理人員應根據有關(guān)規定將不同類(lèi)別的資料按期限、承建道路的等級歸類(lèi)整理、標注、編號存檔。
第十四條 項目安全處負責人應根據路面、路基、橋梁、隧道等施工面，安全側重點(diǎn)和資料管理分類(lèi)的要求，將安全資料分類(lèi)裝訂存放，以利管理和移交存檔。
第十五條 凡從財務(wù)部門(mén)收集的安全投入復印憑證連同傷亡事故報表一并整理，編號存檔。
第四章 安全檔案資料的保管
第十六條 存放的安全資料必須標志明顯，排放整齊，方便查找利用。
第十七條 安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關(guān)規定執行，超過(guò)存檔期的資料，需銷(xiāo)毀的必須上報公司領(lǐng)導和集團公司安全生產(chǎn)和設備動(dòng)力部批準。
第十八條 防止重要資料的缺損、丟失，一經(jīng)發(fā)現及時(shí)予以修補，保證資料的完整性。
第五章 安全檔案資料的利用
第十九條 積極了解各項目安全生產(chǎn)工作的實(shí)際需要，主動(dòng)提供與項目施工相關(guān)的安全資料。
第二十條 根據工程施工的需要，組織安全生產(chǎn)管理人員研究、討論、改進(jìn)安全生產(chǎn)管理工作。
第二十一條 各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團公司安全生產(chǎn)和設備動(dòng)力部審核后有利于全集團公司推廣使用。
第二十二條 各級安全管理人員要積極探索安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗，搜集總結有利用價(jià)值的安全資料為工程生產(chǎn)不斷充實(shí)新的內容。
第六章 安全檔案資料管理的獎罰
第二十三條 對于在安全生產(chǎn)過(guò)程中各種安全資料齊全，能夠總結先進(jìn)安全生產(chǎn)經(jīng)驗的安全管理人員予以獎勵。
第二十四條 對于只注重現場(chǎng)管理，忽視安全資料整理或安全管理無(wú)資料的人員給予處罰。
第二十五條 安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關(guān)規定執行。
第七章 附 則
第二十六條 本制度由集團公司安全生產(chǎn)和設備動(dòng)力部負責解釋。
本制度自發(fā)布之日起施行。
公司資料管理制度 3
1.目的：
公司內部資料有利于促進(jìn)公司企業(yè)文化建設，增強公司形象提升公司品牌，為了加強公司內部資料的管理，特制定本制度。
2.適用范圍：
本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權責說(shuō)明：
3.1成立編委會(huì )負責內部資料的組織工作。
3.2編委會(huì )由各單位指派一名人員組成，并由編委會(huì )選出編委會(huì )主任一名負責編委會(huì )的日常事務(wù)。
3.3編委會(huì )成員在此項工作中的表現將作為個(gè)人考核的參考指標。
4.內部資料組織
4.1為了提升內部資料的制作質(zhì)量，各單位領(lǐng)導應重視內部資料的采集等工作，將此項工作納入自己的工作范圍。
4.2各單位指定一名或多名記者，負責本單位內部資料的采集工作。
5.內部資料不得有如下內容
5.1反對憲法確定的基本原則的；
5.2危害國家的統一、主權和領(lǐng)土完整的；
5.3危害國家的安全、榮譽(yù)和利益的；
5.4煽動(dòng)民族分裂，侵害少數民族風(fēng)俗習慣，破壞民族團結的；
5.5泄露國家秘密的；
5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力，危害社會(huì )公德和民族優(yōu)秀文化傳統的`；
5.7侮辱或者誹謗他人的；
5.8法律、法規規定禁止的其他內容的。
6.酬勞：
內部資料鼓勵原創(chuàng )，并經(jīng)編委會(huì )確定后予以一定獎勵。
7.工作流程
7.1各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內部資料；
7.2各單位領(lǐng)導負責審定本單位報送的內部資料；
7.3將內部資料報送編委會(huì )；
7.4編委會(huì )對收集到的內部資料匯總、篩選、編輯，制作內部資料初稿；
7.5將內部資料初稿報送分管領(lǐng)導及其他相關(guān)領(lǐng)導審閱；
7.6匯總定稿；
7.7分送公司各單位。
8.附則
8.1本制度由信息部負責解釋。
8.2本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執行。修改時(shí)亦同。
公司資料管理制度 4
一、目的
公司為員工提供良好的學(xué)習條件，除了組織各種培訓外，公司內部也有各種專(zhuān)業(yè)的資料、書(shū)籍、文件等，供員工學(xué)習。為了方便資料及書(shū)籍管理，特制定本制度。
二、職責
行政專(zhuān)員負責資料書(shū)籍文件的日常盤(pán)點(diǎn)、借閱、登記、更新及回收管理。
三、具體管理事項
(一)公司資料書(shū)籍文件分三級：a級b級c級。
a級：不得將書(shū)籍、文件帶出公司總部；
b級：可以外借，時(shí)間不超過(guò)1個(gè)月，續借時(shí)間不超過(guò)2個(gè)星期；
c級：可以外借，時(shí)間不超過(guò)2個(gè)星期，續借時(shí)間不超過(guò)1個(gè)星期。
(二)公司所有員工均有權利借閱公司的`資料、書(shū)籍、文件。
(三)辦理書(shū)籍、文件、資料等借閱手續：
填寫(xiě)借閱登記表→借閱→歸還→簽字→行政專(zhuān)員進(jìn)行統計及盤(pán)點(diǎn)
1、有需求借閱的員工到公司行政管理部辦理登記手續，取得借閱許可；
2、借閱，歸還書(shū)籍、資料等應個(gè)人親自辦理，不得代辦；
3、選定借閱資料、書(shū)籍后在資料書(shū)籍文件借閱登記表上簽名，如實(shí)填寫(xiě)，不得隱瞞；
4、每位員工每次借閱書(shū)籍、文件、資料不得超過(guò)2本(份)，并且按時(shí)歸還；
5、沒(méi)有按時(shí)歸還的，由行政專(zhuān)員負責催促歸還。
6、員工離職必須歸還全部書(shū)籍、文件。
(四)公司員工可以提出書(shū)籍更新建議，公司行政管理部根據具體情況對圖書(shū)進(jìn)行更新，補充必要的文件書(shū)籍、資料、文件，為員工提供良好的學(xué)習條件。
公司資料管理制度 5
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的`管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
�。�1）技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。
�。�2）管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。
�。�2）文件接收后，技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫(xiě)《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號；
�。╞）更改理由；
�。╟）會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
�。�3）技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì )議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術(shù)員接到《設計更改單》后，應立即著(zhù)手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性（圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外，應同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
�。�5）技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應作出標記）。
公司資料管理制度 6
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實(shí)現公司全方位規范化管理的需要，特制定本制度。
一、文件、資料的來(lái)源和范圍
文件、資料的來(lái)源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時(shí)填寫(xiě)《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來(lái)源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來(lái)文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):
本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要、公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):
公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):
勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、政府類(lèi)：政府下發(fā)至公司的各類(lèi)文件。
5、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據，財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料等。
6、音像類(lèi): 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律為文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)合并來(lái)做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務(wù)部發(fā)來(lái)的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會(huì )人事部發(fā)來(lái)文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi)，代碼為:
1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4政府類(lèi)；5財務(wù)類(lèi); 6音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后，以年月日加十位進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“B”代表重要級，“C”代表機密級�！癆”一般級文檔包含: 公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料，財務(wù)資料等�！癈”機密級文檔: 內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)+類(lèi)別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開(kāi)發(fā)布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料，由辦公室統一編號后形成《文件檔案》，并根據文檔的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記表》，并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔，須填寫(xiě)《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可調閱。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調閱，并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調閱申請表》上填寫(xiě)的時(shí)間內，歸還時(shí)必須填寫(xiě)《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的`文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、三年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上，應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請表》，并經(jīng)相應批準人批準后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔，須部門(mén)主管批準后方可銷(xiāo)。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個(gè)附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類(lèi)管理每個(gè)附表，便于填寫(xiě)和查閱。附表的編號為：?jiǎn)⒂脮r(shí)的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善，過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司資料管理制度 7
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶(hù)資料、財務(wù)資料等。
3職責
3.1客服中心設專(zhuān)人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書(shū)籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過(guò)程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書(shū):外來(lái)文件、內部文件、對外發(fā)文、外部來(lái)函、專(zhuān)業(yè)書(shū)刊、合同正本、備份軟盤(pán)、相關(guān)報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經(jīng)營(yíng)財務(wù):經(jīng)營(yíng)合同、財務(wù)資料。
d.業(yè)主/用戶(hù)管理:業(yè)主/用戶(hù)資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)變更情況等。
e.工程技術(shù)、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量保證書(shū)、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設施設備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權基本資料、設備運行維護保養資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶(hù)提供服務(wù)所需的文件，如政府部門(mén)或上級管理機構發(fā)布的各類(lèi)法律、法規、條例，須引用或參考的標準等外來(lái)文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時(shí)必須進(jìn)行認真查驗，并辦理交接登記手續，同時(shí)必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實(shí)性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說(shuō)明。
c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷(格式見(jiàn)標識一)和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時(shí)，應按照類(lèi)別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專(zhuān)用卷盒。
d.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見(jiàn)標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調閱權限:
a)財務(wù)資料除主任外，非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負責人及主任批準，財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術(shù)、設施設備檔案、業(yè)主/用戶(hù)檔案、非工作范圍內的質(zhì)量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時(shí)，應填寫(xiě)《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書(shū)檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內歸還，書(shū)籍45日內歸還，如需長(cháng)期使用者，須歸還后辦理續借手續。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時(shí)，應辦理清點(diǎn)、登記手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫(xiě)出書(shū)面報告，并按情節追究當事人的.責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會(huì )議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會(huì )議紀要等主要是管理處、管理處、部門(mén)之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶(hù)):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關(guān)部門(mén)起草，管理處負責人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來(lái)函:管理處外部來(lái)函統一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來(lái)函的原件，復印件根據主任的批示意見(jiàn)轉發(fā)放給相關(guān)單位，同時(shí)做好簽收記錄;如有需要，客服中心應對批示的執行情況進(jìn)行監督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶(hù)資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶(hù)的基本情況，應建立一戶(hù)一檔制，并實(shí)行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶(hù)資料應包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)姓名(是單位的還應有營(yíng)業(yè)執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò )電話(huà)及聯(lián)絡(luò )人等。
c.業(yè)主/用戶(hù)檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時(shí)查找，更新有關(guān)內容。
d.業(yè)主/用戶(hù)資料要嚴格保密，嚴禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類(lèi)。所有的文件、資料均需按分類(lèi)目錄建檔存放，同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤(pán)上備份存儲，以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續，由管理處主任簽字，外借時(shí)間不得超過(guò)一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶(hù))格式
5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
公司資料管理制度 8
公司辦公設備、辦公用品及圖書(shū)資料的管理，本著(zhù)勤儉節約、合理安排、有效使用的.原則，特制定本管理辦法。
一、辦公室負責公司辦公設備、辦公用品及圖書(shū)資料的統一管理工作，各部門(mén)根據工作需要提出計劃及請示，獲得批準后，由辦公室統一購置，專(zhuān)業(yè)用品與圖書(shū)資料由提出部門(mén)自行購置，交公司辦公室管理。
二、辦公設備管理范圍：計算機及附屬設備；復印機、傳真機、碎紙機等文件處理設備；電話(huà)、手機等通訊設備；錄音、錄像、照相器材及附屬設備；辦公桌椅及其它辦公設備。
三、辦公用品管理范圍：各種紙、筆、本、文件夾等文具用品；簽約儀式、大型會(huì )議及特殊活動(dòng)需用的物品。
四、公司圖書(shū)、資料管理范圍：與公司發(fā)展有關(guān)的各類(lèi)書(shū)籍、專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。
五、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設備與圖書(shū)資料的購置由各部門(mén)提出申請，經(jīng)辦公室統一協(xié)調，提出擬辦意見(jiàn)，報公司總經(jīng)理審批，獲準后方可購置。
六、辦公室為各部門(mén)設立辦公設備及辦公用品領(lǐng)用臺帳，由部門(mén)設專(zhuān)人負責領(lǐng)取并保管，領(lǐng)取時(shí)辦理登記手續。
七、公司圖書(shū)資料由辦公室專(zhuān)人負責登記保管，各部門(mén)人員需借閱時(shí)到公司辦公室辦理借閱手續；部分業(yè)務(wù)書(shū)籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門(mén)派專(zhuān)人自行登記保管。
八、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。
九、凡員工調出或離開(kāi)公司時(shí)，須將其所領(lǐng)用的價(jià)值較高的辦公用品如計算器、訂書(shū)機、u盤(pán)等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉交他人保管或使用。
十、本辦法由公司辦公室負責解釋。
公司資料管理制度 9
1、質(zhì)量資料的規格及表格樣式嚴格按照建設單位統一制訂的表格，規范使用。
2、施工原始記錄由作業(yè)隊技術(shù)人員填寫(xiě)，必須保證施工原始記錄齊全、真實(shí)。作業(yè)隊技術(shù)人員及時(shí)收搜集整理報工區工管部，由工管部?jì)葮I(yè)資料員歸類(lèi)標識管理，保持其可追溯性。
3、檢驗批驗收評定記錄由工區技術(shù)人員填寫(xiě)設計或規范要求內容和數據，工區質(zhì)檢員填寫(xiě)現場(chǎng)檢查情況和實(shí)測數據，報監理簽認后交工區工管部?jì)葮I(yè)資料員保管。
4、分項、分部、單位工程驗收評定記錄由工區質(zhì)檢工程師匯總檢驗批資料后填寫(xiě)并報監理簽認后交工區工管部?jì)葮I(yè)資料員保管，并形成竣工資料。
5、施工過(guò)程質(zhì)量檢查記錄由工區質(zhì)檢工程師負責保管，保持其完整待查。
6、試驗資料由工區工地試驗室負責管理，分類(lèi)標識存放，保證其完整真實(shí)。部分資料待工程竣工后編入竣工文件。
7、工區專(zhuān)職資料管理人員對各部門(mén)的'資料管理情況要定期檢查并提出整改意見(jiàn)。
8、所有質(zhì)量資料在施工過(guò)程中不得丟失、損壞。工程竣工未編入竣工文件的質(zhì)量資料必須集中向上級單位相關(guān)部門(mén)辦理移交手續。
公司資料管理制度 10
1、各有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導要重視科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一項基建、生產(chǎn)、科研技術(shù)工作告一段落之后，應歸檔的科技資料必須歸檔，沒(méi)有完整、準確的科技資料歸檔不算完成任務(wù)。
2、為了保證案卷的.質(zhì)量和有利于查閱，歸檔工作要由各單位的經(jīng)辦者承辦，因為他們熟悉文件材料的形成過(guò)程、內在聯(lián)系和保存價(jià)值，他們擔負起歸檔工作才能更有利。
3、歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準確，按保管期限要求組成保管單位（卷、冊）交檔案室驗收歸檔。
4、科技檔案歸檔的時(shí)間。各單位在施工中形成的檔案資料在單位工程竣工、整體工程竣工后，新裝機組投產(chǎn)后兩個(gè)月內歸檔，科研技術(shù)方面的科技文件材料在取得成果一個(gè)月內歸檔。
5、歸檔的文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，否則檔案人員不予驗收。
6、文件材料歸檔時(shí)，應由歸檔單位編制移交目錄，按目錄要點(diǎn)歸檔，雙方在歸檔單上簽章。
公司資料管理制度 11
1、試驗室所用技術(shù)標準、規范、規程等必須齊全，并及時(shí)收集購買(mǎi)新標準。
2、試驗室材料應分類(lèi)、分項目按年（或季或月）裝訂成冊，統一編號歸檔，保存期不得少于四年。
3、試驗資料應存放在辦公室，一切資料不得涂改，不準抽撤，并由專(zhuān)人管理。
4、試驗資料存檔后不得外借，工作人員確須查詢(xún)時(shí)，須經(jīng)負責人批準。
5、試驗人員對委托單位的試驗數據及提供的技術(shù)材料、圖紙、新產(chǎn)品樣品負責保密，若有泄露現象，應追究責任人，視其情節輕重，給予必要的`處分。
6、檢測中不得向無(wú)關(guān)人員及委托單位泄漏情況。
7、委托單位不得查閱原始記錄。上級有關(guān)部門(mén)查詢(xún)，須經(jīng)試驗室主任同意。
8、委托單位提供的技術(shù)資料不得用于科室的技術(shù)開(kāi)發(fā)。
9、各種文件、資料需定期清理。按時(shí)收發(fā)，凡需銷(xiāo)毀的文件和材料按公司的規定執行。
公司資料管理制度 12
1、單位工程施工完畢后，l5日內項目部技術(shù)人員應將單位工程竣工報告等竣工相應手續上報監理及建設單位，進(jìn)行竣工初驗收。
2、工程竣工后15日內，各項目部的.技術(shù)負責人負責將本項目的竣工技術(shù)內業(yè)及竣工圖等相應資料進(jìn)行整理裝釘成冊，交公司審核后歸檔保存。
3、竣工圖上必須標明圖紙會(huì )審記錄、設計變更、技術(shù)聯(lián)系通知單與圖紙不符的內容，并蓋竣工章、簽字手續齊全。
4、所有技術(shù)內業(yè)必須編制總目錄，并要求每項資料必須編分目錄，然后整理成2cm左右厚，采用藍色或紅色封皮。
5、技術(shù)人員應當協(xié)助建設單位辦理四方竣工驗收材料、環(huán)境檢測等相關(guān)手續。
6、技術(shù)人員協(xié)助建設單位辦理準備工作。
7、竣工核驗時(shí)，應提前同質(zhì)量監督站及設計部門(mén)溝通，辦理報驗手續。
8、竣工驗收前，技術(shù)人員必須做好竣工預驗及相關(guān)工程資料。
公司資料管理制度 13
一、監控裝置是重要設施，安裝監控設施的網(wǎng)點(diǎn)必須落實(shí)專(zhuān)人負責管理，管理人員應相對穩定。
二、監控管理員必須設定好操作密碼，保管好監控柜的鑰匙，休息調班辦理好交接手續。
三、監控錄像每天必須提前開(kāi)機、延遲關(guān)機，錄像資料的保存時(shí)間要求在30天以上。
四、管理員每天上、下班對監控設施進(jìn)行開(kāi)機、關(guān)機，中途必須檢查一次，做到早開(kāi)機、遲關(guān)機，并記錄開(kāi)、關(guān)機時(shí)間。對于自動(dòng)開(kāi)關(guān)機的`，管理人員須進(jìn)行檢查，上、下午不少于一次。主要檢查錄像是否正常、錄像時(shí)間是否正確、錄像保存時(shí)間是否在30天以上、錄像監聽(tīng)是否正常。
五、上級有關(guān)部門(mén)和本單位人員需進(jìn)行錄像查閱，必須進(jìn)行登記，對本社業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)需查閱的，必須經(jīng)單位領(lǐng)導同意。
六、管理員要按規定程序操作，機器如出故障，應及時(shí)向單位領(lǐng)導匯報，由維修單位及時(shí)修復，嚴禁私自開(kāi)機維修。
七、嚴禁隨意移動(dòng)和更改線(xiàn)路，不得無(wú)故損壞監控設施，嚴禁將監控設施用于播放其它錄像或看電視節目。
八、單位領(lǐng)導要定期對監控錄像操作使用管理情況進(jìn)行檢查監督，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)督促整改。
九、監控機房?jì)葒澜鼰�，保持通風(fēng)、干燥和清潔，避免高溫和潮濕，以防損壞機器設備。
公司資料管理制度 14
第一條凡新聘員工轉正后須在兩個(gè)月內將人事檔案及社會(huì )保險關(guān)系轉入人事代理公司，并簽訂勞動(dòng)合同。
第二條所有員工應提交個(gè)人人事信息資料，包括求職應聘表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人身份證復印件、學(xué)歷復印件、職稱(chēng)證明復印件，并張貼個(gè)人1寸彩色照片，行政部裝訂保存。
第三條行政部根據員工個(gè)人人事資料建立電子版員工信息，包括員工個(gè)人基本信息、入職時(shí)間、任職部門(mén)、任職崗位。
第四條所有錄用員工必須如實(shí)提供個(gè)人基本信息、學(xué)歷證明、職稱(chēng)證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報，一經(jīng)查實(shí)，將被解除勞動(dòng)關(guān)系。
第五條員工入職后，個(gè)人資料信息如發(fā)生變動(dòng)，須于變更后一個(gè)星期內通知行政部并提供有關(guān)證明資料。
第六條人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作，不得擅自向外透露所管人事檔案的相關(guān)信息。
第七條員工個(gè)人人事資料自其離職后，保存期限不得少于2年。
此制度自20xx年11月1日起執行。
公司資料管理制度 15
1、目的：
明確技術(shù)圖樣與文件的簽署、更改及標準化等內容，對技術(shù)圖樣與文件進(jìn)行有效的控制。技術(shù)文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務(wù)和責任保證技術(shù)文件的完整性、正確性、系統性以及保密性，為了加強管理并規范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監督、自覺(jué)遵守。
2、定義：
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙，各種技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料以及商務(wù)合同、客戶(hù)資源、財務(wù)報表等等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的尚在計算機里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。
3、范圍：
適用于產(chǎn)品圖樣、工藝圖樣、設計文件和工藝文件的管理。
4、職責：
技質(zhì)部門(mén)負責技術(shù)圖樣與文件的統籌管理。
5、內容：
5.1技術(shù)文件的形成與發(fā)放
5.1.1任何一份技術(shù)文件的形成都是公司員工辛勤勞動(dòng)的成果和員工智慧的結晶，但其中還飽含了公司巨大的`前期投入、過(guò)程控制和后期經(jīng)營(yíng)等因素，顯而易見(jiàn)是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個(gè)平臺上共同進(jìn)步和發(fā)展的過(guò)程中形成了種種技術(shù)文件。
5.1.2技術(shù)文件、技術(shù)標準及圖紙資料的形成應嚴格執行設計（編制）、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
5.1.3技術(shù)文件標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件不得投放到相關(guān)部門(mén)，更不得使用。
5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門(mén)）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質(zhì)部門(mén)發(fā)放到各使用單位并進(jìn)行登記，或由使用單位提出申請，技質(zhì)部負責圖紙的發(fā)放。
5.1.5紙質(zhì)技術(shù)文件或電子檔技術(shù)文件等由技質(zhì)部收存并負責保管。員工借閱技術(shù)文件應憑部門(mén)經(jīng)理批準的借閱申請單向技質(zhì)部借閱，用完后及時(shí)歸還，并保證資料的完整性。
5.1.6技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)分管范圍執行；技術(shù)文件修改前，負責修改部門(mén)要提出修改理由及具體內容，交有關(guān)領(lǐng)導審批。
5.1.7修改后的技術(shù)文件必須重新履行會(huì )審、會(huì )簽及批準手續，填發(fā)更改通知書(shū)。
5.2技術(shù)文件的管理與存檔
5.2.1技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據，必須加強管理，各部門(mén)應指定一名專(zhuān)職或者兼職資料員負責各種技術(shù)文件的登記、保管、復制、收發(fā)、注銷(xiāo)、歸檔和保密工作，保證技術(shù)文件的完整，準確清晰、統一等。若暫時(shí)未指定資料員，則由部門(mén)經(jīng)理暫行代理。部門(mén)經(jīng)理和資料員負責本部門(mén)技術(shù)文件的保密、發(fā)放與歸檔。
5.2.2技術(shù)文件、圖紙由技質(zhì)部備份、存檔，技質(zhì)部定期對技術(shù)資料進(jìn)行整理。
5.3技術(shù)文件的保密
5.3.1技術(shù)文件任何部門(mén)、個(gè)人不得擅自打印、復制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、軟盤(pán)等拷貝出。因工作需要必須打印或復制時(shí)，經(jīng)辦人提出書(shū)面申請單，部門(mén)經(jīng)理簽字批準后方可通過(guò)技質(zhì)部資料員打印、復印、拷貝。
5.3.2為了保證技術(shù)資料的保密性，除按正常程序（員工填寫(xiě)申請單，部門(mén)經(jīng)理批準）辦理外，任何人不得私自向外人轉讓和借出技術(shù)資料，一經(jīng)發(fā)現要報公司給予嚴肅處理。
5.3.3若不負責任的遺失技術(shù)文件或者因為種種原因泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
5.4技術(shù)文件的銷(xiāo)毀
5.4.1由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會(huì )占據不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷(xiāo)毀和清除。
5.4.2需要銷(xiāo)毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門(mén)經(jīng)理會(huì )同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細校對核實(shí)，然后將銷(xiāo)毀理由與銷(xiāo)毀文件清單上報總經(jīng)理室，由總經(jīng)理簽署“同意”后，方可銷(xiāo)毀。
5.4.3銷(xiāo)毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過(guò)碎紙機或者燒掉，光盤(pán)等文件必須錘擊粉碎。
6、常用表單
6.1《技術(shù)文件、圖紙資料發(fā)放記錄表》
6.2《技術(shù)文件、圖紙資料申請領(lǐng)用表》
6.3《技術(shù)文件、圖紙資料銷(xiāo)毀申請表》
公司資料管理制度 16
1、目的
規定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求，確保公司各項工作正常開(kāi)展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門(mén)負責工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門(mén)根據工作需求編寫(xiě)文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類(lèi)別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規和外來(lái)文件;
e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶(hù)登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進(jìn)行分類(lèi)和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2
c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規:4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類(lèi)別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門(mén)對各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門(mén)別類(lèi)包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔，并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02)，注明文件類(lèi)別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的'發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03)，注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng)，以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現文件誤發(fā)時(shí)應立即追回，同時(shí)作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時(shí)歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí)，辦公室應對文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會(huì )決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項審批文件等的調用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規類(lèi)文件的調用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶(hù))因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來(lái)單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門(mén)，如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應檢驗和登記來(lái)訪(fǎng)單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經(jīng)辦公室主任批準，并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復印文件的名稱(chēng)，復印數量，并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時(shí)，應填寫(xiě)[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發(fā)新文件時(shí)應收回破損文件，并應給予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續原來(lái)文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應及時(shí)更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷(xiāo)毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過(guò)有效期限的文件，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。
5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行，一人實(shí)施，一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷(xiāo)毀的文件，應在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。
公司資料管理制度 17
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
�。�1）技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。
�。�2）管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。
�。�2）文件接收后，技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫(xiě)《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號；
�。╞）更改理由；
�。╟）會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
�。�3）技術(shù)文件的xx與批準
一般性的'內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì )議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術(shù)員接到《設計更改單》后，應立即著(zhù)手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性（圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外，應同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
�。�5）技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應作出標記）。
公司資料管理制度 18
01總則
第一條 為規范電梯臺賬資料的管理，確保電梯設備的安全運行，提高電梯維保和管理的效率，特制定本制度。
第二條 本制度適用于所有使用電梯的單位和個(gè)人，以及負責電梯維保、管理的相關(guān)部門(mén)和人員。
第三條 電梯臺賬資料應包括電梯的基本信息、維保記錄、故障處理記錄、年檢記錄、安全檢查記錄等，應真實(shí)、完整、準確、及時(shí)。
第四條 電梯臺賬資料的管理應遵循“統一管理、分級負責、責任到人”的'原則，確保資料的安全、完整和可追溯性。
02臺賬資料的建立與歸檔
第五條 電梯使用單位應建立電梯臺賬資料檔案，指定專(zhuān)人負責資料的收集、整理、歸檔和保管工作。
第六條 電梯臺賬資料檔案應包括以下內容：
1.電梯基本信息：包括電梯名稱(chēng)、型號、編號、生產(chǎn)廠(chǎng)家、安裝單位、投入使用時(shí)間、電梯位置等。
2.維保記錄：包括維保單位、維保人員、維保時(shí)間、維保內容、維保結果等。
3.故障處理記錄：包括故障時(shí)間、故障現象、故障原因、處理措施、處理結果等。
4.年檢記錄：包括年檢單位、年檢時(shí)間、年檢內容、年檢結論等。
5.安全檢查記錄：包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內容、檢查結果等。
第七條 電梯臺賬資料應以紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)資料應存放在專(zhuān)用檔案柜中，電子資料應存儲在專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲平臺上。
第八條 電梯臺賬資料應定期備份，防止數據丟失或損壞。備份資料應存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和更新。
03臺賬資料的更新與維護
第九條 電梯使用單位應定期更新電梯臺賬資料，確保資料的準確性和完整性。
第十條 當電梯發(fā)生變更(如更換維保單位、更改使用單位等)時(shí)，應及時(shí)更新電梯臺賬資料。
第十一條 電梯維保單位在維保過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題和故障，應及時(shí)記錄并更新到電梯臺賬資料中。
第十二條 電梯使用單位應定期對電梯臺賬資料進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。
04臺賬資料的查閱與使用
第十三條 電梯臺賬資料屬于機密資料，未經(jīng)許可不得隨意查閱和使用。
第十四條 電梯使用單位應建立臺賬資料查閱和使用制度，明確查閱和使用權限、范圍和流程。
第十五條 查閱和使用電梯臺賬資料的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露資料中的任何信息。
第十六條 查閱和使用電梯臺賬資料的人員應對資料的真實(shí)性、完整性和準確性負責，不得擅自修改或刪除資料中的任何內容。
05監督與考核
第十七條 電梯使用單位應建立電梯臺賬資料管理的監督與考核機制，定期對臺賬資料的管理情況進(jìn)行檢查和評估。
第十八條 對于臺賬資料管理不善的單位和個(gè)人，應給予相應的處罰和糾正措施。
第十九條 對于在臺賬資料管理工作中表現突出的單位和個(gè)人，應給予表煤徒崩
06附則
第二十條 本制度自發(fā)布之日起執行，如有未盡事宜，由電梯使用單位根據實(shí)際情況進(jìn)行補充和完善。
第二十一條 本制度的解釋權歸電梯使用單位所有。
公司資料管理制度 19
為了加強環(huán)境保護監督管理，提高環(huán)保管理水平；宣傳、貫徹、落實(shí)國家有關(guān)環(huán)境保護方面的法律、法規、政策；及時(shí)掌握企業(yè)環(huán)境影響動(dòng)態(tài)，及時(shí)對生產(chǎn)中存在的各種環(huán)境問(wèn)題采取科學(xué)有效的處理措施，及時(shí)指導環(huán)境保護工作，制定本制度。
第一條
公司每年年初進(jìn)行一次環(huán)保工作總結和環(huán)保計劃安排會(huì )議，部署企業(yè)全年的環(huán)保工作，并征詢(xún)員工意見(jiàn)，形成環(huán)保會(huì )議紀要，報公司環(huán)保委員會(huì )審批執行。
第二條
公司每季度召開(kāi)季度環(huán)保工作會(huì )議，對上季度環(huán)保工作重點(diǎn)、防范區域、季節性環(huán)境問(wèn)題進(jìn)行總結，并督促執行下季度環(huán)保工作計劃。
第三條
公司定期召開(kāi)環(huán)保生產(chǎn)工作座談會(huì )，就環(huán)保工作的管理模式、管理方法、環(huán)境問(wèn)題處理意見(jiàn)聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，并回答代表的提問(wèn)，形成會(huì )議紀要，提交環(huán)保委員會(huì )及時(shí)研究解決。
第四條
公司根據環(huán)保工作形勢，不定期召開(kāi)環(huán)境問(wèn)題通報和事故案例分析總結會(huì )議，制定防范措施、吸取教訓、總結經(jīng)驗。
第五條
公司就涉及生命健康安全、環(huán)保資金投入、污染源治理等重大問(wèn)題，召開(kāi)環(huán)保工作專(zhuān)題會(huì )議，聽(tīng)取各方面的建議、意見(jiàn)，并
形成計劃和實(shí)施方案。
第六條
環(huán)境保護檢查原則上與安全檢查同時(shí)進(jìn)行，側重于檢查所制定的'措施、管理方案的實(shí)施情況，發(fā)現新風(fēng)險，并及時(shí)制定解決方案。
第七條
公司每月組織一次環(huán)境衛生文明大檢查，對檢查的情況進(jìn)行通報、總結、評比、考核。
第八條
安全環(huán)保部和各二級單位專(zhuān)（兼）職環(huán)保員不定期對所轄生產(chǎn)區域、生活區域等進(jìn)行專(zhuān)項監督檢查。
第九條
班組環(huán)保員每日進(jìn)行巡回檢查，檢查生產(chǎn)的同時(shí)檢查環(huán)保工作。
第十條
各級環(huán)保管理人員進(jìn)行的日常檢查、專(zhuān)項檢查、定期檢查要有詳實(shí)的記錄，提出整改建議，并對整改結果及時(shí)進(jìn)行驗證。每月 20 日將檢查情況進(jìn)行統計分析，以書(shū)面形式報至安全環(huán)保部存檔。
第十一條
公司成立環(huán)保委員會(huì )辦公室，配備專(zhuān)業(yè)工作人員，處理日常事務(wù)，并隨時(shí)檢查、監督各項環(huán)保工作。
第十二條
公司接受全體員工、社會(huì )人士、地方政府對公司各項環(huán)保工作進(jìn)行監督檢查指導。
第十三條
本制度自頒發(fā)之日起執行，解釋權屬公司安全環(huán)保部。
環(huán)保管理臺賬和資料管理制度
為進(jìn)一步加強環(huán)保工作，建立健全環(huán)保管理臺帳和資料，并根據環(huán)境保護行政主管部門(mén)和集團公司相關(guān)要求，堅持認真做好環(huán)保臺賬和資料的管理工作，制定本制度。
第一條
環(huán)保臺賬和資料主要包括上級部門(mén)關(guān)于環(huán)保方面的指示文件、國家及地方和行業(yè)規范標準、環(huán)保管理制度、環(huán)保事故應急救援預案、污染因子檢測臺賬、環(huán)保運行設備管理臺賬、污染物排放匯總臺賬、向上級部門(mén)匯報的資料等，公司環(huán)保資料管理主要由安全環(huán)保部負責。
第二條
安全環(huán)保部負責獲取國家、地方、行業(yè)和上級部門(mén)在環(huán)境保護方面出臺的法律法規、規范標準等，并及時(shí)做好相關(guān)法律、法規、標準及其他要求的貫徹落實(shí)。
第三條
安全環(huán)保部負責新建、擴建、改建等基礎建設項目的環(huán)境影響評價(jià)工作和“三同時(shí)”管理情況，做好相關(guān)資料的整理和建檔工作。
第四條
各排污部門(mén)定期做好對排放污染物的環(huán)境監測工作，并將監測報告送報安全環(huán)保部進(jìn)行審核和匯總。對于存在的超標問(wèn)題，由排污單位配合安全環(huán)保部盡快采取科學(xué)合理的措施解決。
第五條
各排污部門(mén)做好環(huán)保設施設備和采樣點(diǎn)位的日常維護、疏通和清障工作，保證環(huán)保設施設備的正常運轉，完善相關(guān)維護資料，及時(shí)匯總報送安全環(huán)保部審核和存檔。
第六條
對于新進(jìn)環(huán)保設施設備，安全環(huán)保部與設備管理部負責其資料的審查，做好新設備基本資料登記工作。
第七條
安全環(huán)保部負責公司排污申報和排污情況的上報工作，并做好上報情況的記錄存檔。
第八條
安全環(huán)保部不定期進(jìn)行全公司環(huán)保工作執行情況的檢查，公布檢查結果，啟動(dòng)相關(guān)環(huán)保工作的考核機制，并將相關(guān)記錄存檔。
第九條
本制度自頒發(fā)之日起執行，解釋權屬公司安全環(huán)保部。
公司資料管理制度 20
第一章總則
第一條 目的
為確保物業(yè)公司管理區域內電梯的安全運行，規范電梯臺賬資料的管理，提高電梯維護保養效率，特制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于物業(yè)公司管理的所有電梯臺賬資料的收集、整理、保管、使用和更新。
第三條 管理原則
1.完整性：確保電梯臺賬資料全面覆蓋電梯全生命周期。
2.規范性：按照國家標準和行業(yè)規范進(jìn)行資料管理。
3.時(shí)效性：定期更新臺賬資料，確保信息的準確性和最新性。
第二章管理職責
第四條 管理職責
1.電梯管理負責人：負責制定電梯臺賬資料管理制度，監督執行情況。
2.電梯管理員：負責日常電梯臺賬資料的收集、整理、保管和更新。
3.電梯操作人員：負責記錄電梯使用情況，包括運行日志和乘客反饋。
4.電梯維護保養人員：負責記錄電梯的維護保養情況，包括定期保養和非計劃性維修。
第五條 資料保管
1.電梯臺賬資料應存放在指定的、安全的場(chǎng)所，由電梯管理員負責日常管理。
2.應采取防火、防潮、防盜等安全措施，確保資料的安全。
第三章臺賬資料內容
第六條 基本信息
1.電梯的制造商、型號、規格、出廠(chǎng)日期和合格證。
2.電梯的安裝日期、驗收合格證明、使用許可證編號。
3.電梯的.注冊登記信息，包括登記機關(guān)和登記日期。
第七條 技術(shù)文件
1.電梯的設計圖紙、技術(shù)參數、電氣原理圖。
2.電梯的安裝手冊、操作手冊、維護保養手冊。
3.電梯的改造、維修、升級記錄和技術(shù)評估報告。
第八條 安裝與使用記錄
1.安裝單位的資質(zhì)證明、安裝合同、安裝過(guò)程記錄。
2.電梯驗收報告、使用前的試運行記錄。
3.電梯的日常運行日志、故障記錄、乘客投訴及處理反饋。
第九條 維護保養記錄
1.電梯的年度維護保養計劃和月度保養記錄。
2.電梯的故障維修記錄，包括故障描述、維修措施、更換部件和維修人員。
3.電梯的零部件更換記錄，包括更換部件的型號、規格、數量和更換日期。
第十條 安全檢查與事故記錄
1.電梯的定期安全檢查報告，包括檢查日期、檢查人員和檢查結果。
2.電梯的特殊檢查報告，如年檢、大修后檢查。
3.電梯事故的詳細記錄，包括事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、處理過(guò)程和整改措施。
第十一條 培訓與法律遵守記錄
1.電梯操作人員和維護保養人員的培訓計劃、培訓內容和培訓效果評估。
2.電梯管理部門(mén)對相關(guān)法律法規的學(xué)習和執行情況記錄。
第十二條 合同與財務(wù)記錄
1.電梯的購買(mǎi)合同、安裝合同、維護保養合同及其執行情況。
2.電梯的購置成本、維護保養費用、修理費用和零部件更換費用的詳細記錄。
第十三條 其他相關(guān)文件
1.電梯的安全操作規程、應急預案、安全檢查標準等文件。
2.電梯管理部門(mén)對電梯安全運行的監管記錄和改進(jìn)措施。
第四章資料管理
第十四條 資料收集
1.電梯管理部門(mén)應確保所有相關(guān)資料的及時(shí)收集，包括但不限于技術(shù)文件、安裝記錄、使用記錄等。
2.收集的資料應進(jìn)行分類(lèi)、編號，并建立索引，便于查詢(xún)和檢索。
第十五條 資料整理
1.電梯管理員應定期對收集的資料進(jìn)行整理，確保資料的系統性和條理性。
2.應建立電子檔案管理系統，對所有資料進(jìn)行數字化處理，提高資料的可訪(fǎng)問(wèn)性和管理效率。
第十六條 資料更新
1.電梯管理員應及時(shí)更新臺賬資料，確保所有信息的準確性和最新性。
2.任何電梯相關(guān)的變更、維修或更新都應詳細記錄，并及時(shí)更新到臺賬資料中。
第十七條 資料查詢(xún)與使用
1.電梯臺賬資料的查詢(xún)和使用應遵循公司的保密規定和資料管理規定。
2.查詢(xún)和使用人員應填寫(xiě)資料查詢(xún)記錄，記錄查詢(xún)日期、查詢(xún)人員和查詢(xún)目的。
第五章監督檢查
第十八條 監督檢查
1.電梯管理部門(mén)應定期對電梯臺賬資料的管理情況進(jìn)行檢查，包括資料的完整性、準確性和更新情況。
2.檢查中發(fā)現的問(wèn)題應制定整改計劃，并指定專(zhuān)人負責整改。
第六章附則
第十九條 制度修訂
本制度由電梯管理部門(mén)負責修訂，根據電梯管理的實(shí)際需要和相關(guān)法規的變化，至少每年進(jìn)行一次修訂。
第二十條 生效日期
本制度自發(fā)布之日起生效，原有電梯臺賬資料管理制度同時(shí)廢止。
第二十一條 制度解釋權
本制度的最終解釋權歸物業(yè)公司所有，對于制度執行過(guò)程中的疑問(wèn)，由電梯管理部門(mén)負責解釋。
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