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物業(yè)公司物資管理制度8篇
在現在社會(huì )，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的物業(yè)公司物資管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
物業(yè)公司物資管理制度1
為了加強對資產(chǎn)和各類(lèi)物資的管理,特制定報廢管理制度。
1、對于已達到使用壽命的資產(chǎn)和物資,如已失去原設計使用價(jià)值,但可轉化為它用,要充分利用它的剩余價(jià)值;
2、對于已無(wú)剩余使用價(jià)值的,如再使用將要影響到安全或浪費能源、影響形象等,即可辦理報廢;
3、對于設備設施的報廢須由維保部提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
4、對于各類(lèi)工具的報廢,由使用部門(mén)提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
5、對于勞保物品的報廢,由相關(guān)部門(mén)提出申請,報辦公室核定后,報總經(jīng)理核準;
6、對于其他各類(lèi)庫存物資的`報廢,由保管員提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
7、經(jīng)總經(jīng)理批準后的報廢資產(chǎn)和物資,由辦公室組織相關(guān)人員到現場(chǎng)做銷(xiāo)毀處理;
8、作為廢品被收購的,其收入款項要及時(shí)、如數上交財務(wù)部;
9、對于已按程序報廢的資產(chǎn)和物資等,保管員要及時(shí)做賬務(wù)抵消處理。
物業(yè)公司物資管理制度2
1.物資分類(lèi)建帳,固定資產(chǎn)、公用工具建立臺帳,個(gè)人領(lǐng)用物品建立個(gè)人物品臺帳,材料建立帳簿,做到一物一卡(帳),根據進(jìn)、出庫單記錄增減情況。
2.采購員根據審核批準的.《擬購物資表》適時(shí)購物,特殊需要由各部門(mén)根據審批權限由領(lǐng)導簽字及時(shí)購物。
3.購回的物品填寫(xiě)入庫單,交材料員清點(diǎn)、記帳,雙方在收據上簽字。
4.材料管理員及時(shí)組織專(zhuān)業(yè)人員檢驗產(chǎn)品質(zhì)量,對不合格產(chǎn)品,按《不合格產(chǎn)品控制程序》執行。
合格物品,由材料員入帳,做到帳、卡、物相符。
5.入庫物品應碼放整齊,嚴防磕碰,劃傷或變質(zhì)。
6.日常物品申領(lǐng):
6.1部門(mén)物品領(lǐng)用、發(fā)放必須指定專(zhuān)人管理。
6.2部門(mén)日常所需物品每月25日填寫(xiě)'部門(mén)月需求表'由部門(mén)經(jīng)理簽字后,送交綜合部材料員。
6.3材料員根據庫存情況填寫(xiě)'擬購物品清單'報綜合部經(jīng)理審批,特殊物品需報總經(jīng)理審批,經(jīng)審批合格后交由采購員于次月5日前采購完畢。
6.4每月5-10日各部門(mén)憑上月申報批準的月需求表到綜合部材料員處領(lǐng)取物資,部門(mén)領(lǐng)取物資后,應認真做好管理工作。
6.5物品應在每月規定時(shí)間內申領(lǐng),特殊需求,由部門(mén)經(jīng)理向總經(jīng)理請示后報綜合部,安排采購。
7.發(fā)放物品時(shí),材料員應認真審核'物品申領(lǐng)單',填寫(xiě)'出庫單',對所領(lǐng)物品的時(shí)間、數量、品種及規格詳細登記,雙方簽字后方能領(lǐng)走物品。
8.大型工具、貴重儀表借出,由主管經(jīng)理批準,歸還時(shí)材料員負責組織檢查物品完好情況。
9.建立個(gè)人領(lǐng)用物品臺帳,領(lǐng)用物品損壞時(shí)要及時(shí)申請報損,經(jīng)主管經(jīng)理批準后銷(xiāo)帳,物品丟失,視情況賠償補齊,人員調動(dòng)必須將領(lǐng)用物品全部交回,方能辦理手續(辦公消耗品除外)。
10.材料員做到物資逐筆登記,及時(shí)入銷(xiāo)帳。
11.每月底做好物資清點(diǎn)、結帳、上報工作。
12.各部門(mén)管理人員隨時(shí)將短缺物資報有關(guān)部門(mén)負責人,以便保證物資供應的及時(shí)性。
物業(yè)公司物資管理制度3
1.分類(lèi)
1.1固定資產(chǎn)的定義---單位價(jià)值20xx元以上或者使用年限超過(guò)一年以上的物品。
1.2低值易耗品的定義---不屬于固定資產(chǎn),而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(cháng)的物品。
1.3辦公用品的定義---辦公使用的消耗性物品。
1.4物料用品的定義---進(jìn)行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。
1.5小商品的定義---為銷(xiāo)售給大廈顧客的目的而購進(jìn)的商品。
2.物資采購制度
2.1各部門(mén)凡需新增固定資產(chǎn),低值易耗品或使用各種其它物資,應先行到公司倉庫領(lǐng)用,倉庫無(wú)庫存的,可申請購買(mǎi)。
2.2部門(mén)申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內,預算經(jīng)批準后,可正式申請購買(mǎi)。
2.3預算外急需使用的物資,經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買(mǎi),再補作預算。
2.4各種物品的采購主要由行政及人事部負責,但對一些急切需用或專(zhuān)業(yè)用品,可由部門(mén)經(jīng)理申請,總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門(mén)進(jìn)行采購。
2.5各部門(mén)對本部使用的常用物品,應根據使用情況提出每月的耗用量,倉庫根據該物品消耗時(shí)間的長(cháng)短定出最低庫存量,在接近最低庫存量時(shí),通知有關(guān)部門(mén)申購物品。
2.6申請購買(mǎi)物品申購部門(mén)填寫(xiě)物品申購單,申購單需詳細列明所需購買(mǎi)物資的名稱(chēng),規格,數量,用途(或使用個(gè)地方)。
2.7采購部門(mén)審核申購物品的庫存情況和報價(jià),財務(wù)部審核申購的物資和金額有否符合預算,最后由總經(jīng)理審批。
2.8負責采購的人員應隨時(shí)了解和掌握公司常用物品的市場(chǎng)價(jià)格和供應情況,接到申購單后,向有關(guān)供貨商詢(xún)價(jià),并在申購單上填報三家以上供貨商的報價(jià)。
2.9對于常用物品及耗用量大的物品,根據不同供貨商對不同物品的報價(jià)按質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的`原則選定固定的供貨商。
2.10負責采購的部門(mén)應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價(jià)和供貨品種,根據可供貨品種和價(jià)格核對申購物品的報價(jià)。
2.11采購部門(mén)應要求供貨商加強配合,根據供貨商提供的供貨物品和價(jià)格清單做好采購計劃,爭取節省采購所需的時(shí)間,為物資使用部門(mén)創(chuàng )造效益。
2.12對于一時(shí)在市場(chǎng)上難以購買(mǎi)和購買(mǎi)程序需占用較長(cháng)時(shí)間的物品,采購部門(mén)應將情況知會(huì )給使用部門(mén),以使使用部門(mén)能及時(shí)采取相應措施。
2.13采購部門(mén)在收到已批準的申購單后,屬于由固定供貨商供應的,應通知固定供貨商送貨上門(mén),并采用定期結算的方式結算貨款。
3.倉庫管理制度
3.1對倉管人員的要求
3.1.1倉管人員應熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規格用途、存放期限等。
3.1.2及時(shí)、準確地做好記賬工作,如實(shí)反映物資的庫存及發(fā)放情況。
3.1.3經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。
3.2驗收進(jìn)倉制度
3.2.1所有物資進(jìn)倉前由采購人員填寫(xiě)一式四聯(lián)收料單(進(jìn)庫單),收料單的內容包括物資的名稱(chēng)、規格、數量、單價(jià)和金額。
3.2.2倉管人員及申購人對進(jìn)倉的物資必須驗收其質(zhì)量是否符合使用的要求。
3.2.3凡尚未取得發(fā)票而先行進(jìn)倉的物資,倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規格、數量與實(shí)收物資及送貨單是否相符。
3.2.4已取得發(fā)票的物資,還必須對發(fā)票上所列的內容進(jìn)行核對。
3.2.5收料單一式四聯(lián),完成驗收手續由倉管人員簽收后,其中:
a.第一聯(lián)倉庫留存,作收貨的記賬依據;
b.二聯(lián)隨同發(fā)票報銷(xiāo);
c.第三聯(lián)送財務(wù)部存查(倉管人員在完成驗收手續后,每十天匯集后交財務(wù)部);
d.第四聯(lián)由采購人員(經(jīng)辦人)留存。
3.3保管制度
固定資產(chǎn)的管理
3.3.1固定資產(chǎn)由使用部門(mén)保管;固定資產(chǎn)如個(gè)人使用,個(gè)人保管,個(gè)人在財務(wù)部(或行政及人事部)辦理領(lǐng)用手續,各部門(mén)公共使用的,由部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負責,如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價(jià)賠償。
3.3.2固定資產(chǎn)要定期清查盤(pán)點(diǎn),最少每年要進(jìn)行一次全面的清查,盤(pán)點(diǎn)時(shí)要對實(shí)物逐項點(diǎn)數,填列固定資產(chǎn)盤(pán)存表,按類(lèi)別,品名詳列帳存數量金額和實(shí)存數量金額,由參加盤(pán)點(diǎn)人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細帳和固定資產(chǎn)總帳要按時(shí)核對,作到帳帳相符,帳實(shí)相符,出現盤(pán)盈、盤(pán)虧要及時(shí)上報。
3.3.3固定資產(chǎn)的調出、變賣(mài)和因失去使用價(jià)值需要報廢時(shí),必須按管理處權限辦理,合法批準手續,其變賣(mài)價(jià)格由財務(wù)部與使用部商定,需報廢及清理之固定資產(chǎn)要進(jìn)行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準,進(jìn)行帳務(wù)處理,凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個(gè)人責任及相應的處罰。
其它物資的管理
3.3.4其它物資均先由倉庫驗收,屬各分倉的物品再由各分倉領(lǐng)出分別倉庫進(jìn)行保管。
3.3.5財務(wù)部要對購進(jìn)的各項固定資產(chǎn)建帳建卡,根據稅務(wù)局要求和會(huì )計核算方法,按月計提折舊費,固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線(xiàn)法。
3.3.6所有物品由行政及人事部統一按分類(lèi)編號。
3.3.7倉庫按物品編號劃分存放區域,物品根據其存放條件及編號,有條理地存放于倉庫內。
3.3.8倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況,發(fā)現物資有變質(zhì)情況時(shí),應及時(shí)進(jìn)行處理。
3.3.9各種物資應做到賬實(shí)相符,并每月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)。
a.盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現有盤(pán)盈、盤(pán)虧及變質(zhì)等情況應查明原因及時(shí)報告主管部門(mén)及財務(wù)部;
b.情況嚴重時(shí),應及時(shí)報告總物業(yè)經(jīng)理。
c.盤(pán)點(diǎn)報告在每月月底前上報財務(wù)部匯總。
3.3.10各倉庫應分品種、規格設賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況,每月終了,公司倉庫應與各分類(lèi)倉庫核對當月的收、發(fā)、存情況,并定期進(jìn)行賬實(shí)核對。各倉庫收發(fā)料截止至每月20日,每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管理人員核對,公司倉管理人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門(mén)及財務(wù)部報送本月的報表。
3.3.11每月終了,倉庫向行政及人事部按部門(mén)提交當月增加物資清單,行政及人事部在此基礎上匯總直接購買(mǎi)、報廢、調用等完成當月各部門(mén)增減物資清單。清單一式三份,使用部門(mén)、行政及人事部、財務(wù)部各一份。
3.3.12凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的),需辦理進(jìn)倉手續,倉管人員應另設賬登記、保管。
3.4物品領(lǐng)用及出庫
3.4.1領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續,各種物資的領(lǐng)用手續均須由主管領(lǐng)導簽名。
3.4.2領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門(mén)登記'物資保管清單',使用部門(mén)應每一季度清點(diǎn)一次,并將清點(diǎn)結果列表報行政及人事部;使用部門(mén)領(lǐng)用非消耗性物品屬個(gè)人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記'員工物品領(lǐng)用表'。
3.4.3員工調離部門(mén)或離開(kāi)公司時(shí),應交回所領(lǐng)用的物品,并將'員工物品領(lǐng)用表'復印一份交行政及人事部,各級主管離任或調離公司時(shí),應由上一級主管或管理部門(mén)清點(diǎn)其轄部份的物品。
3.4.4工程部及其它部門(mén)日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領(lǐng)一定數量,自行設倉保管。
3.4.5所有物資出庫一律憑使用部門(mén)開(kāi)出的領(lǐng)料單發(fā)貨,領(lǐng)料單應列明出庫物資的編號品名、規格、數量、用途、使用區域(如樓宇)等,除有領(lǐng)用人員簽名外,還必須有使用部門(mén)的主管簽名。若領(lǐng)用的系非消耗物資,應同時(shí)填寫(xiě)'財產(chǎn)保管清單'。
3.4.6倉管人員發(fā)貨時(shí),要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨:一查庫存量,二先入先出,三當面點(diǎn)清。發(fā)貨時(shí)發(fā)貨人應在領(lǐng)料單上簽名并及時(shí)登記入賬。
3.4.7已領(lǐng)用的物資,凡質(zhì)量、規格不符合使用,應允許使用部門(mén)退貨。使用部門(mén)辦理退料銷(xiāo)賬手續:填寫(xiě)一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)料單,倉庫憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據。若退回的是已使用的物資,倉管人員應另設賬登記、保管。
3.4.8非消耗性的物資(含個(gè)人保管的工具、物品、低值易耗品)在倉庫或發(fā)放部門(mén)領(lǐng)出后,使用部門(mén)應按品名、領(lǐng)用人填寫(xiě)'員工物品領(lǐng)用表'。因嚴重損壞或因使用期限已滿(mǎn)等而無(wú)法繼續使用、需進(jìn)行更換的非消耗性物資,領(lǐng)用時(shí)必須交舊領(lǐng)新。
3.4.9領(lǐng)料單一式三聯(lián),其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據;第二聯(lián)財務(wù)部存(倉庫發(fā)貨后每十天匯集交財務(wù)部)。第三聯(lián)由領(lǐng)料部門(mén)自存。
4.維修及報廢
4.1固定資產(chǎn)、部分低值易耗品需要維修時(shí),由使用部門(mén)提出請修單,屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進(jìn)行維修;非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修,其它物品由工程部安排維修。
4.2固定資產(chǎn)、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時(shí),由使用部門(mén)填寫(xiě)'物品報廢表',屬工程、機電、設備等物品報工程部;其它物資報行政及人事部。經(jīng)鑒定確系無(wú)法使用的,經(jīng)報請總物業(yè)經(jīng)理批準,各部門(mén)在收到'物資報廢表'批復三天內,將報廢物資集中送往公司總倉庫,分別由行政及人事部或工程部進(jìn)行處理。
物業(yè)公司物資管理制度4
第一節 管理原則
一、為保證物資管理的規范和質(zhì)量,按照勤儉持家,物盡其用的原則,嚴格控制管理好從物資的購入、保管、領(lǐng)用,特制定本管理制度。
二、加強財務(wù)物資管理,嚴防流失和浪費,嚴格財務(wù)審批制度,嚴格物資(用品)進(jìn)、出登記,做到帳物相符。
三、物資只限于內部管理服務(wù)使用,私人物品不得納入此管理范圍。
第二節 物資采購
一、物資采購實(shí)行計劃申報制度,每月由各部門(mén)提出物資采購計劃,經(jīng)部門(mén)負責人審核交財務(wù)部門(mén)統計后,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后實(shí)施,臨時(shí)采購,也應進(jìn)行計劃申購。
二、物資按應需采購,杜絕浪費和閑置,非公司統一采購一般各部門(mén)負責采購,辦公用品及固定資產(chǎn)等有關(guān)物品統一由財務(wù)部按規定程序采購,專(zhuān)業(yè)物資采購需由專(zhuān)業(yè)使用部門(mén)人員陪同采購。
三、物資采購人員要經(jīng)常了解市場(chǎng)信息,熟悉業(yè)務(wù),購物時(shí)不允許個(gè)人私下交易吃回扣,一般購物價(jià)(在保證物資質(zhì)量的前提下)應低于同類(lèi)產(chǎn)品的市場(chǎng)零售價(jià)。
四、未經(jīng)同意,不得私自采購物資,否則不給予財務(wù)報銷(xiāo),采購時(shí)要嚴格按計劃采購,嚴禁盲目采購。
凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品,要及時(shí)辦理退貨、退款手續。
五、購入物資后,應首先到行政人事部憑發(fā)票與物品,經(jīng)驗收合格數量核對無(wú)誤后,購物人在發(fā)票后簽字,再辦理領(lǐng)出手續。
特殊情況購入物品或物品已經(jīng)使用上,無(wú)法驗收的,須要發(fā)票后除購物人簽字外,還須管部門(mén)負責人簽字。
六、 購物發(fā)票要符合財務(wù)報銷(xiāo)要求,明確購物單位名稱(chēng)、物品名稱(chēng)、數量、單價(jià)等項內容的填寫(xiě),不得擅自個(gè)人更改發(fā)票。
七、凡數量較大或金額較高的市場(chǎng)采購而使用財務(wù)支票的,購物人要妥善保管好支票,不允許遺失或漏填金額和密碼。
第三節 物資保管
一、物資保管由綜合管理部統一實(shí)施,其他部門(mén)的倉庫、物資保管,應造冊登記好,定期檢查,掌握物資庫存情況。
二、保管人員必須認真履行職責,提高責任心,加強服務(wù)意識,做好管好物資。
及時(shí)建立健全物資登記帳冊,做好物資進(jìn)、出明細帳登記,做到帳物相符。
三、庫存物品要分類(lèi)貼上標簽,碼放整齊,保持庫房?jì)韧ǖ罆惩o(wú)阻。
庫房?jì)纫?jīng)常保持清潔、通風(fēng),不允許物品隨意堆放,并做好庫房的安全、保衛、防火、防盜工作。
四、倉庫內嚴禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。
離庫前須關(guān)好門(mén)窗、電源。
發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告,認真處理。
五、每月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn),保證物資不缺損、不遺失。
六、各部門(mén)核定的`財產(chǎn)(如桌、柜、椅、電腦、電話(huà)、宿舍用品、服務(wù)工具及其他辦公用品等) 應妥善保管和愛(ài)護,并落實(shí)到人,因丟失、責任事故損壞應酌情賠償。
臨時(shí)需借用物品,應出示借條,并規定借用期限,經(jīng)領(lǐng)導同意方可借用。
七、對于攝影膠卷、計算機軟盤(pán)、攝像帶、錄音磁帶等物品應由專(zhuān)人領(lǐng)取和保管,綜合管理部門(mén)要求建立明細帳,不允許用于私自挪用。
第四節 物資的領(lǐng)取:
一、領(lǐng)取物資,首先由個(gè)人填寫(xiě)《領(lǐng)料單》,寫(xiě)明用途、物品名稱(chēng)、規格、數量等內容,經(jīng)部室主任簽字后到行政人事部領(lǐng)取。
二、特殊情況急需物品,可先由個(gè)人填寫(xiě)《領(lǐng)料單》,事后補齊上述手續。
三、領(lǐng)取物品時(shí),雙方清點(diǎn)物品和數量是否與《領(lǐng)料單》內容相符。
四、資料發(fā)放人員應詢(xún)問(wèn)清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況,并建立物資領(lǐng)用臺帳。
五、清潔、維修等工具、物品的領(lǐng)用應符合使用時(shí)間要求和原物抵換的方式進(jìn)行。
六、常用消耗性辦公用品(如筆、信箋等),由領(lǐng)用人向部門(mén)主管提出申請,同意后到保管員處登記領(lǐng)用。
七、舊報紙、書(shū)刊及廢舊物品等應統一交給行政人事部集中處理。
物業(yè)公司物資管理制度5
物業(yè)公司關(guān)于資產(chǎn)(物資)報廢管理制度為了加強對資產(chǎn)和各類(lèi)物資的管理,特制定報廢管理制度。
1、對于已達到使用壽命的資產(chǎn)和物資,如已失去原設計使用價(jià)值,但可轉化為它用,要充分利用它的剩余價(jià)值;2、對于已無(wú)剩余使用價(jià)值的,如再使用將要影響到安全或浪費能源、影響形象等,即可辦理報廢;3、對于設備設施的報廢須由維保部提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
4、對于各類(lèi)工具的報廢,由使用部門(mén)提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
5、對于勞保物品的報廢,由相關(guān)部門(mén)提出申請,報辦公室核定后,報總經(jīng)理核準;
6、對于其他各類(lèi)庫存物資的報廢,由保管員提出書(shū)面申請,交辦公室組織相關(guān)人員評議確定后,報總經(jīng)理核準;
7、經(jīng)總經(jīng)理批準后的`報廢資產(chǎn)和物資,由辦公室組織相關(guān)人員到現場(chǎng)做銷(xiāo)毀處理;
8、作為廢品被收購的,其收入款項要及時(shí)、如數上交財務(wù)部;
9、對于已按程序報廢的資產(chǎn)和物資等,保管員要及時(shí)做賬務(wù)抵消處理。
物業(yè)公司物資管理制度6
第一節 管理原則
一、為保證物資管理的規范和質(zhì)量,按照勤儉持家,物盡其用的原則,嚴格控制管理好從物資的購入、保管、領(lǐng)用,特制定本管理制度。
二、加強財務(wù)物資管理,嚴防流失和浪費,嚴格財務(wù)審批制度,嚴格物資(用品)進(jìn)、出登記,做到帳物相符。
三、物資只限于內部管理服務(wù)使用,私人物品不得納入此管理范圍。
第二節 物資采購
一、物資采購實(shí)行計劃申報制度,每月由各部門(mén)提出物資采購計劃,經(jīng)部門(mén)負責人審核交財務(wù)部門(mén)統計后,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后實(shí)施,臨時(shí)采購,也應進(jìn)行計劃申購。
二、物資按應需采購,杜絕浪費和閑置,非公司統一采購一般各部門(mén)負責采購,辦公用品及固定資產(chǎn)等有關(guān)物品統一由財務(wù)部按規定程序采購,專(zhuān)業(yè)物資采購需由專(zhuān)業(yè)使用部門(mén)人員陪同采購。
三、物資采購人員要經(jīng)常了解市場(chǎng)信息,熟悉業(yè)務(wù),購物時(shí)不允許個(gè)人私下交易吃回扣,一般購物價(jià)(在保證物資質(zhì)量的前提下)應低于同類(lèi)產(chǎn)品的市場(chǎng)零售價(jià)。
四、未經(jīng)同意,不得私自采購物資,否則不給予財務(wù)報銷(xiāo),采購時(shí)要嚴格按計劃采購,嚴禁盲目采購。
凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品,要及時(shí)辦理退貨、退款手續。
五、購入物資后,應首先到行政人事部憑發(fā)票與物品,經(jīng)驗收合格數量核對無(wú)誤后,購物人在發(fā)票后簽字,再辦理領(lǐng)出手續。
特殊情況購入物品或物品已經(jīng)使用上,無(wú)法驗收的,須要發(fā)票后除購物人簽字外,還須管部門(mén)負責人簽字。
六、 購物發(fā)票要符合財務(wù)報銷(xiāo)要求,明確購物單位名稱(chēng)、物品名稱(chēng)、數量、單價(jià)等項內容的填寫(xiě),不得擅自個(gè)人更改發(fā)票。
七、凡數量較大或金額較高的市場(chǎng)采購而使用財務(wù)支票的,購物人要妥善保管好支票,不允許遺失或漏填金額和密碼。
第三節 物資保管
一、物資保管由綜合管理部統一實(shí)施,其他部門(mén)的倉庫、物資保管,應造冊登記好,定期檢查,掌握物資庫存情況。
二、保管人員必須認真履行職責,提高責任心,加強服務(wù)意識,做好管好物資。
及時(shí)建立健全物資登記帳冊,做好物資進(jìn)、出明細帳登記,做到帳物相符。
三、庫存物品要分類(lèi)貼上標簽,碼放整齊,保持庫房?jì)韧ǖ罆惩o(wú)阻。
庫房?jì)纫?jīng)常保持清潔、通風(fēng),不允許物品隨意堆放,并做好庫房的`安全、保衛、防火、防盜工作。
四、倉庫內嚴禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。
離庫前須關(guān)好門(mén)窗、電源。
發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告,認真處理。
五、每月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn),保證物資不缺損、不遺失。
六、各部門(mén)核定的財產(chǎn)(如桌、柜、椅、電腦、電話(huà)、宿舍用品、服務(wù)工具及其他辦公用品等) 應妥善保管和愛(ài)護,并落實(shí)到人,因丟失、責任事故損壞應酌情賠償。
臨時(shí)需借用物品,應出示借條,并規定借用期限,經(jīng)領(lǐng)導同意方可借用。
七、對于攝影膠卷、計算機軟盤(pán)、攝像帶、錄音磁帶等物品應由專(zhuān)人領(lǐng)取和保管,綜合管理部門(mén)要求建立明細帳,不允許用于私自挪用。
第四節 物資的領(lǐng)取:
一、領(lǐng)取物資,首先由個(gè)人填寫(xiě)《領(lǐng)料單》,寫(xiě)明用途、物品名稱(chēng)、規格、數量等內容,經(jīng)部室主任簽字后到行政人事部領(lǐng)取。
二、特殊情況急需物品,可先由個(gè)人填寫(xiě)《領(lǐng)料單》,事后補齊上述手續。
三、領(lǐng)取物品時(shí),雙方清點(diǎn)物品和數量是否與《領(lǐng)料單》內容相符。
四、資料發(fā)放人員應詢(xún)問(wèn)清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況,并建立物資領(lǐng)用臺帳。
五、清潔、維修等工具、物品的領(lǐng)用應符合使用時(shí)間要求和原物抵換的方式進(jìn)行。
六、常用消耗性辦公用品(如筆、信箋等),由領(lǐng)用人向部門(mén)主管提出申請,同意后到保管員處登記領(lǐng)用。
七、舊報紙、書(shū)刊及廢舊物品等應統一交給行政人事部集中處理。
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1目的
通過(guò)對物資的儲存、防護、交付工作、工具借用,確保物資、工具以完好狀態(tài)交到使用部門(mén)手中。
2適用范圍
適用于本公司物資的儲存、防護和交付工作及工具借用。
3相關(guān)標準要素
gb/t19002-iso90024.6
4相關(guān)文件
4.1質(zhì)量手冊
采購
4.2物資儲存、防護、交付和工具借用
5職責
保管員按倉庫管理規程做好物資庫存管理工作,保證庫存物資的完好和物資庫存處于管理受控狀態(tài)。
6實(shí)施程序
6.1采購物資的驗收
6.1.1采購員對采購的物資應按采購單的要求驗證采購物資的數量、規格,驗收合格后采購人員填寫(xiě)入庫單,經(jīng)簽字后在倉庫辦理入庫。
6.1.2倉庫保管員根據入庫單認真核對入庫物資的數量、型號、規格和物資外觀(guān)檢查完整無(wú)損、無(wú)缺。
6.1.3如發(fā)現物資的型號、規格、數量及質(zhì)量有問(wèn)題,應記錄在入庫不合格記錄表中,說(shuō)明處理的方式并報經(jīng)理部經(jīng)理批準,批準后由倉庫保管員進(jìn)行處理。
6.1.4保管員在物資入庫單上簽字,入庫的物資由保管員進(jìn)行帳簿登記,做到帳、物、卡相符。
6.2儲存和防護
6.2.1物資辦理入庫手續。
6.2.2物資辦理入庫手續后,將物資存放在合適的環(huán)境內,物資排列要利于存入及發(fā)放,物資存放處標上貨物紙牌標記,注明貨物名稱(chēng)、數量、日期。
6.2.3物資存放期間進(jìn)行適當防護。防潮的物資存放在鐵架的上層;防鼠、防蟲(chóng)的物資存放在鐵柜內;防銹的物資油封后存放在鐵架上。防止物資交付前損壞,發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)向領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén)報告。
6.2.4倉庫每月對庫房存放的`物資進(jìn)行檢查,對發(fā)現問(wèn)題的進(jìn)行處理,并記錄檢查結果。
6.3交付
6.3.1物資辦理出庫手續
6.3.1.1領(lǐng)用物資由領(lǐng)用人填寫(xiě)領(lǐng)料單,填寫(xiě)用途,經(jīng)班組長(cháng)或主管技術(shù)員簽字及領(lǐng)用人簽字。
6.3.1.2保管員必須根據批準后的領(lǐng)料單,發(fā)放物資。
6.3.1.3物資發(fā)放時(shí),保管員應按先進(jìn)先出的原則進(jìn)行。
6.3.1.4物資發(fā)放后,保管員應在領(lǐng)料單上簽字,并進(jìn)行帳簿登記。
6.4工具借用歸還
6.4.1工具借用由借用人填寫(xiě)借用單,簽字,保管員憑借用單發(fā)放。
6.4.2工具歸還時(shí)保管員根據借用單核對借用工具、型號、規格、數量、質(zhì)量。
7相關(guān)文件
7.1物資的入庫單、建卡、臺帳
7.2收、放、存明細年報表
7.3報表明細入庫出庫表
7.4定期檢查記錄
7.5驗收不合格記錄
7.6材料領(lǐng)用單
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1.分類(lèi)
1.1固定資產(chǎn)的定義---單位價(jià)值20xx元以上或者使用年限超過(guò)一年以上的物品。
1.2低值易耗品的定義---不屬于固定資產(chǎn),而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(cháng)的物品。
1.3辦公用品的定義---辦公使用的消耗性物品。
1.4物料用品的定義---進(jìn)行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。
1.5小商品的定義---為銷(xiāo)售給大廈顧客的目的而購進(jìn)的商品。
2.物資采購制度
2.1各部門(mén)凡需新增固定資產(chǎn),低值易耗品或使用各種其它物資,應先行到公司倉庫領(lǐng)用,倉庫無(wú)庫存的,可申請購買(mǎi)。
2.2部門(mén)申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內,預算經(jīng)批準后,可正式申請購買(mǎi)。
2.3預算外急需使用的物資,經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買(mǎi),再補作預算。
2.4各種物品的采購主要由行政及人事部負責,但對一些急切需用或專(zhuān)業(yè)用品,可由部門(mén)經(jīng)理申請,總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門(mén)進(jìn)行采購。
2.5各部門(mén)對本部使用的常用物品,應根據使用情況提出每月的耗用量,倉庫根據該物品消耗時(shí)間的長(cháng)短定出最低庫存量,在接近最低庫存量時(shí),通知有關(guān)部門(mén)申購物品。
2.6申請購買(mǎi)物品申購部門(mén)填寫(xiě)物品申購單,申購單需詳細列明所需購買(mǎi)物資的名稱(chēng),規格,數量,用途(或使用個(gè)地方)。
2.7采購部門(mén)審核申購物品的庫存情況和報價(jià),財務(wù)部審核申購的物資和金額有否符合預算,最后由總經(jīng)理審批。
2.8負責采購的人員應隨時(shí)了解和掌握公司常用物品的市場(chǎng)價(jià)格和供應情況,接到申購單后,向有關(guān)供貨商詢(xún)價(jià),并在申購單上填報三家以上供貨商的報價(jià)。
2.9對于常用物品及耗用量大的物品,根據不同供貨商對不同物品的報價(jià)按質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則選定固定的供貨商。
2.10負責采購的部門(mén)應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價(jià)和供貨品種,根據可供貨品種和價(jià)格核對申購物品的報價(jià)。
2.11采購部門(mén)應要求供貨商加強配合,根據供貨商提供的供貨物品和價(jià)格清單做好采購計劃,爭取節省采購所需的時(shí)間,為物資使用部門(mén)創(chuàng )造效益。
2.12對于一時(shí)在市場(chǎng)上難以購買(mǎi)和購買(mǎi)程序需占用較長(cháng)時(shí)間的物品,采購部門(mén)應將情況知會(huì )給使用部門(mén),以使使用部門(mén)能及時(shí)采取相應措施。
2.13采購部門(mén)在收到已批準的申購單后,屬于由固定供貨商供應的,應通知固定供貨商送貨上門(mén),并采用定期結算的方式結算貨款。
3.倉庫管理制度
3.1對倉管人員的要求
3.1.1倉管人員應熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規格用途、存放期限等。
3.1.2及時(shí)、準確地做好記賬工作,如實(shí)反映物資的庫存及發(fā)放情況。
3.1.3經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。
3.2驗收進(jìn)倉制度
3.2.1所有物資進(jìn)倉前由采購人員填寫(xiě)一式四聯(lián)收料單(進(jìn)庫單),收料單的內容包括物資的名稱(chēng)、規格、數量、單價(jià)和金額。
3.2.2倉管人員及申購人對進(jìn)倉的物資必須驗收其質(zhì)量是否符合使用的要求。
3.2.3凡尚未取得發(fā)票而先行進(jìn)倉的物資,倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規格、數量與實(shí)收物資及送貨單是否相符。
3.2.4已取得發(fā)票的物資,還必須對發(fā)票上所列的內容進(jìn)行核對。
3.2.5收料單一式四聯(lián),完成驗收手續由倉管人員簽收后,其中:a.第一聯(lián)倉庫留存,作收貨的記賬依據;
b.二聯(lián)隨同發(fā)票報銷(xiāo);
c.第三聯(lián)送財務(wù)部存查(倉管人員在完成驗收手續后,每十天匯集后交財務(wù)部);
d.第四聯(lián)由采購人員(經(jīng)辦人)留存。
3.3保管制度固定資產(chǎn)的管理
3.3.1固定資產(chǎn)由使用部門(mén)保管;
固定資產(chǎn)如個(gè)人使用,個(gè)人保管,個(gè)人在財務(wù)部(或行政及人事部)辦理領(lǐng)用手續,各部門(mén)公共使用的,由部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負責,如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價(jià)賠償。
3.3.2固定資產(chǎn)要定期清查盤(pán)點(diǎn),最少每年要進(jìn)行一次全面的清查,盤(pán)點(diǎn)時(shí)要對實(shí)物逐項點(diǎn)數,填列固定資產(chǎn)盤(pán)存表,按類(lèi)別,品名詳列帳存數量金額和實(shí)存數量金額,由參加盤(pán)點(diǎn)人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細帳和固定資產(chǎn)總帳要按時(shí)核對,作到帳帳相符,帳實(shí)相符,出現盤(pán)盈、盤(pán)虧要及時(shí)上報。
3.3.3固定資產(chǎn)的調出、變賣(mài)和因失去使用價(jià)值需要報廢時(shí),必須按管理處權限辦理,合法批準手續,其變賣(mài)價(jià)格由財務(wù)部與使用部商定,需報廢及清理之固定資產(chǎn)要進(jìn)行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準,進(jìn)行帳務(wù)處理,凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個(gè)人責任及相應的處罰。
其它物資的管理
3.3.4其它物資均先由倉庫驗收,屬各分倉的物品再由各分倉領(lǐng)出分別倉庫進(jìn)行保管。
3.3.5財務(wù)部要對購進(jìn)的各項固定資產(chǎn)建帳建卡,根據稅務(wù)局要求和會(huì )計核算方法,按月計提折舊費,固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線(xiàn)法。
3.3.6所有物品由行政及人事部統一按分類(lèi)編號。
3.3.7倉庫按物品編號劃分存放區域,物品根據其存放條件及編號,有條理地存放于倉庫內。
3.3.8倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的'情況,發(fā)現物資有變質(zhì)情況時(shí),應及時(shí)進(jìn)行處理。
3.3.9各種物資應做到賬實(shí)相符,并每月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)。
a.盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現有盤(pán)盈、盤(pán)虧及變質(zhì)等情況應查明原因及時(shí)報告主管部門(mén)及財務(wù)部;
b.情況嚴重時(shí),應及時(shí)報告總物業(yè)經(jīng)理。
c.盤(pán)點(diǎn)報告在每月月底前上報財務(wù)部匯總。
3.3.10各倉庫應分品種、規格設賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況,每月終了,公司倉庫應與各分類(lèi)倉庫核對當月的收、發(fā)、存情況,并定期進(jìn)行賬實(shí)核對。
各倉庫收發(fā)料截止至每月20日,每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管理人員核對,公司倉管理人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門(mén)及財務(wù)部報送本月的報表。
3.3.11每月終了,倉庫向行政及人事部按部門(mén)提交當月增加物資清單,行政及人事部在此基礎上匯總直接購買(mǎi)、報廢、調用等完成當月各部門(mén)增減物資清單。
清單一式三份,使用部門(mén)、行政及人事部、財務(wù)部各一份。
3.3.12凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的),需辦理進(jìn)倉手續,倉管人員應另設賬登記、保管。
3.4物品領(lǐng)用及出庫
3.4.1領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續,各種物資的領(lǐng)用手續均須由主管領(lǐng)導簽名。
3.4.2領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門(mén)登記'物資保管清單',使用部門(mén)應每一季度清點(diǎn)一次,并將清點(diǎn)結果列表報行政及人事部;
使用部門(mén)領(lǐng)用非消耗性物品屬個(gè)人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記'員工物品領(lǐng)用表'。
3.4.3員工調離部門(mén)或離開(kāi)公司時(shí),應交回所領(lǐng)用的物品,并將'員工物品領(lǐng)用表'復印一份交行政及人事部,各級主管離任或調離公司時(shí),應由上一級主管或管理部門(mén)清點(diǎn)其轄部份的物品。
3.4.4工程部及其它部門(mén)日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領(lǐng)一定數量,自行設倉保管。
3.4.5所有物資出庫一律憑使用部門(mén)開(kāi)出的領(lǐng)料單發(fā)貨,領(lǐng)料單應列明出庫物資的編號品名、規格、數量、用途、使用區域(如樓宇)等,除有領(lǐng)用人員簽名外,還必須有使用部門(mén)的主管簽名。
若領(lǐng)用的系非消耗物資,應同時(shí)填寫(xiě)'財產(chǎn)保管清單'。
3.4.6倉管人員發(fā)貨時(shí),要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨:一查庫存量,二先入先出,三當面點(diǎn)清。
發(fā)貨時(shí)發(fā)貨人應在領(lǐng)料單上簽名并及時(shí)登記入賬。
3.4.7已領(lǐng)用的物資,凡質(zhì)量、規格不符合使用,應允許使用部門(mén)退貨。
使用部門(mén)辦理退料銷(xiāo)賬手續:填寫(xiě)一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)料單,倉庫憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據。
若退回的是已使用的物資,倉管人員應另設賬登記、保管。
3.4.8非消耗性的物資(含個(gè)人保管的工具、物品、低值易耗品)在倉庫或發(fā)放部門(mén)領(lǐng)出后,使用部門(mén)應按品名、領(lǐng)用人填寫(xiě)'員工物品領(lǐng)用表'。
因嚴重損壞或因使用期限已滿(mǎn)等而無(wú)法繼續使用、需進(jìn)行更換的非消耗性物資,領(lǐng)用時(shí)必須交舊領(lǐng)新。
3.4.9領(lǐng)料單一式三聯(lián),其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據;
第二聯(lián)財務(wù)部存(倉庫發(fā)貨后每十天匯集交財務(wù)部)。
第三聯(lián)由領(lǐng)料部門(mén)自存。
4.維修及報廢
4.1固定資產(chǎn)、部分低值易耗品需要維修時(shí),由使用部門(mén)提出請修單,屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進(jìn)行維修;
非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修,其它物品由工程部安排維修。
4.2固定資產(chǎn)、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時(shí),由使用部門(mén)填寫(xiě)'物品報廢表',屬工程、機電、設備等物品報工程部;
其它物資報行政及人事部。
經(jīng)鑒定確系無(wú)法使用的,經(jīng)報請總物業(yè)經(jīng)理批準,各部門(mén)在收到'物資報廢表'批復三天內,將報廢物資集中送往公司總倉庫,分別由行政及人事部或工程部進(jìn)行處理。
4.3需維修或報廢的上述物資如屬人為損壞、報廢或丟失的,應由責任人進(jìn)行賠償。
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