行政檔案管理制度

　　在現實(shí)社會(huì )中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線(xiàn)要求。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的行政檔案管理制度，歡迎大家分享。

行政檔案管理制度1

　　本公司素以嚴格規范的管理而著(zhù)稱(chēng),在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結合的路線(xiàn)。

　　常言道:'沒(méi)有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區域的管理與服務(wù)走上正軌,實(shí)現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據,并在多年的實(shí)踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

　　概括地說(shuō),這些制度包括兩大方面:

　　一是公司操作管理制度,是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規范。

　　二是專(zhuān)門(mén)針對某某區行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責描述、各類(lèi)人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項目完善內部機制,造就一支高素質(zhì)、高績(jì)效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率,提升政府形象。

　　一、規章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務(wù)進(jìn)行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規定的義務(wù)。

　　2、在建立某某區行政中心物業(yè)管理內部管理制度時(shí),以我公司現有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個(gè)規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實(shí)際,操作性更強。

　　3、規章制度注重服務(wù)、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務(wù)各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

　　4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績(jì)效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個(gè)環(huán)節,用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規范的運作,協(xié)調一致。

　　6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。

　　(規章制度的內容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規章制度的.執行,需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現。某某區行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進(jìn)行的,對相關(guān)記錄進(jìn)行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員,對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、系統的管理,為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)

　　1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:

　　(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過(guò)適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關(guān)規章制度的各種現場(chǎng)記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。

　　3、xxxxxx區行政中心是某某區政府的首腦機關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進(jìn)行。

行政檔案管理制度2

　　檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現今后決策科學(xué)化的重要依據。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認真做好檔案管理工作。

　　第一節檔案范圍

　　公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會(huì )議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內外行文等。

　　第二節檔案分類(lèi)及編號

　　一、檔案按其內容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi)：

　　1、行政類(lèi)

　　2、財務(wù)類(lèi)

　　3、人事類(lèi)

　　4、業(yè)務(wù)類(lèi)

　　5、工程類(lèi)

　　6、拓展類(lèi)

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見(jiàn)本制度第三節第二條。

　　三、檔案編號以'一案一號'為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。

　　四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。

　　第三節機要檔案

　　一、機要檔案按其內容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。

　　二、劃分標準：

　　絕密檔案包括：

　　公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及經(jīng)營(yíng)決策、戰略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務(wù)資料。

　　2、公司重要會(huì )議紀要。

　　3、公司經(jīng)營(yíng)情況。

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同。

　　5、技術(shù)資料。

　　6、金額在10萬(wàn)—100萬(wàn)元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料。

　　2、項目合同協(xié)議。

　　第四節檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五節保存期限

　　檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

　　一、永久保存：

　　1、公司章程。

　　2、股東名簿。

　　3、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議紀要。

　　4、公司證照。

　　5、各級批文。

　　6、印鑒。

　　7、公司年度經(jīng)營(yíng)計劃。

　　8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結。

　　9、年度財務(wù)報表。

　　10、技術(shù)資料。

　　11、不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證。

　　12、人事資料。

　　13、大型活動(dòng)圖片、音像資料。

　　14、其他核定須永久保存的文書(shū)。

　　二、十五年保存：

　　1、會(huì )計憑證。

　　2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。（其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規定執行）

　　三、五年保存：

　　1、期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議。

　　2、完結后的項目方案。

　　3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。

　　四、一年保存：

　　1、部門(mén)工作計劃及工作總結。

　　2、完結后的部門(mén)請求報告。

　　3、完結后無(wú)長(cháng)期保存必要文書(shū)。

　　五、公司規章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。

　　第六節保管部門(mén)

　　一、財務(wù)專(zhuān)項機要檔案由財務(wù)會(huì )計部負責保管。

　　二、人事專(zhuān)項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )資料由董事會(huì )秘書(shū)保管。

　　四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。

　　第七節檔案移交

　　一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

　　二、公司章程，股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內移交總經(jīng)辦。

　　三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

　　四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的1月和7月。

　　六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊》（附表2）。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

　　第八節檔案調閱

　　一、因工作需要需調閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調閱。

　　二、行政類(lèi)檔案、財務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調閱須部門(mén)經(jīng)理核準，跨部門(mén)檔案調閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機要檔案管理制度》）。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

　　四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　六、檔案借閱時(shí)間最長(cháng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。

　　七、如調檔內容更改、調檔時(shí)間延長(cháng)，應按調檔程序重新辦理。

　　第九節檔案銷(xiāo)毀

　　一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應銷(xiāo)毀。

　　二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報《檔案銷(xiāo)毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷(xiāo)毀。

　　三、部門(mén)內部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準銷(xiāo)毀。機要檔案由總經(jīng)理核準銷(xiāo)毀。其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷(xiāo)毀。

　　四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》（附表5）。

　　五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。

　　六、《檔案銷(xiāo)毀申請表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。

　　第十節其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專(zhuān)柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場(chǎng)所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經(jīng)辦統一編號。

　　六、各部門(mén)必須嚴格按照本制度相關(guān)規定保管檔案。

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