企業(yè)文件管理制度4篇
隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編幫大家整理的企業(yè)文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
企業(yè)文件管理制度1
一、概述
在現代中小企業(yè)人力資源管理中,薪酬制度的設計被認為是一項最困難、最敏感、政策性最強的工作。眾多企業(yè)的實(shí)踐表面,員工薪酬制度的設計和管理是企業(yè)管理的重要內容,它對于保障員工的物質(zhì)利益,激勵員工的工作熱情,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵、發(fā)展與留住人才的強有力的工具。
二、中小企業(yè)加強薪酬管理制度的重要性
中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要組成部分,是國民經(jīng)濟健康、穩定發(fā)展的重要力量。但中小企業(yè)在發(fā)展過(guò)程也面臨著(zhù)不少的問(wèn)題,如招不到人、留不住人。其中一個(gè)重要原因是中小企業(yè)缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業(yè)沒(méi)有形成合理、規范的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動(dòng)者主要的經(jīng)濟收入來(lái)源，對于勞動(dòng)者及其家庭的生活水平影響很大。一個(gè)國家勞動(dòng)者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會(huì )和經(jīng)濟發(fā)展的一個(gè)重要指標。一般情況下，各國的國民生產(chǎn)總值大約60%的部分體現為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標志之一，對于員工的態(tài)度和行為有著(zhù)重要的影響。薪酬管理既是維持企業(yè)正常運轉的常規工作，又是推動(dòng)企業(yè)戰略目標實(shí)現的強有力工具。薪酬的決策和管理對于企業(yè)員工隊伍建設、經(jīng)營(yíng)管理和保持競爭優(yōu)勢等影響極大。
薪酬管理作為企業(yè)人力資源管理部門(mén)的重要職能和工作過(guò)程，通過(guò)服務(wù)于企業(yè)人力資源管理的總體發(fā)展戰略，根據企業(yè)不同時(shí)段的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標，設計制定一套適用的薪酬制度，采用有效的措施，協(xié)調薪酬不同要素之間的關(guān)系，通過(guò)薪酬制度的貫徹和落實(shí)，對調整企業(yè)內部勞動(dòng)關(guān)系，維系和穩定員工隊伍，不斷地提高員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，激發(fā)員工的工作主動(dòng)性、積極性和創(chuàng )造性等發(fā)揮著(zhù)重要的作用。
三、中小企業(yè)薪酬制度及管理的現狀及存在的問(wèn)題
1.薪酬制度設計缺乏戰略思考
根據現代薪酬理念,薪酬制度是企業(yè)戰略決策的重要組成部分和實(shí)現企業(yè)目標的關(guān)鍵因素,因而薪酬制度的設計要與企業(yè)戰略規劃相匹配。然而長(cháng)期以來(lái),薪酬制度設計在中小企業(yè)內屬于較低層次的規劃,薪酬制度設計與企業(yè)的戰略規劃缺乏內在聯(lián)系。隨著(zhù)企業(yè)的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸,但很多企業(yè)卻并沒(méi)有認識到這個(gè)問(wèn)題,以為提高薪酬待遇就能解決問(wèn)題,以至于在這方面花費了大量的人力和財力,占用了組織的大量資源,但卻對企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略目標的實(shí)現沒(méi)有起到太大的作用。因此，在進(jìn)行具體的設計之前，要考慮如何使薪酬戰略有效地融入企業(yè)的整體戰略。但很多中小企業(yè)沒(méi)有從企業(yè)總體戰略的角度出發(fā)來(lái)設計薪酬管理系統，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒(méi)有關(guān)注什么樣的薪酬最有利于實(shí)現企業(yè)戰略、能夠最大限度地發(fā)揮員工的主動(dòng)性和積極性。
2.薪酬的結構失衡
企業(yè)員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結構失衡主要有兩種體現:第一種是整體薪酬結構的失衡。比如在很多民營(yíng)中小企業(yè)中,福利這一薪酬要素往往沒(méi)有引起足夠的重視。薪酬結構失衡會(huì )致使企業(yè)的薪酬制度在運行過(guò)程中缺乏足夠的靈活性,無(wú)法滿(mǎn)足多數員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長(cháng)期激勵的組合效果產(chǎn)生影響。很多現代中小企業(yè),將福利完全變成了保健因素,激勵效果很差。第二種是各類(lèi)人員的薪酬單元組合比例失調,如固定工資比例過(guò)高,績(jì)效工資比例過(guò)低,容易導致薪酬的激勵作用無(wú)法有效發(fā)揮。
3.薪酬制度未考慮市場(chǎng)的競爭性
一個(gè)企業(yè)所支付的薪酬水平高低無(wú)疑會(huì )直接影響到企業(yè)在勞動(dòng)力市場(chǎng)上獲取勞動(dòng)力的能力強弱。一方面,由于多數民營(yíng)企業(yè)受到發(fā)展規模的限制,難以承受過(guò)高的人工成本,即便是面對企業(yè)所急需的人才,也無(wú)力支付較高的薪酬,造成民營(yíng)企業(yè)整體薪酬水平大大低于市場(chǎng)水平;另一方面,在觀(guān)念上認為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵作用。這樣,企業(yè)在設計薪酬制度時(shí)使薪酬水準大大低于市場(chǎng)水準。此外,還沒(méi)有其它方面的激勵補償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的發(fā)展前途。它們導致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展目標。薪酬調查是了解市場(chǎng)通行工資水平的手段。但很多中小企業(yè)只是粗略地考察市場(chǎng)總體薪酬水平。經(jīng)營(yíng)者對員工的薪酬水平依據個(gè)人的主觀(guān)判斷，經(jīng)常隨意變動(dòng)，甚至不按事先確定的薪酬水平發(fā)放，大大挫傷了員工的工作積極性。
4.薪酬制度中對內在薪酬不夠重視
內在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質(zhì)和精神需要,相應的報酬方式也應該是物質(zhì)和精神報酬結合。物質(zhì)激勵的作用是滿(mǎn)足人類(lèi)最基礎的需要,但層次也最低,物質(zhì)激勵的作用是表面的,激勵深度有限,而精神需要是人類(lèi)較高層次的需要,精神激勵是內在動(dòng)力。因此,在生產(chǎn)力水平和員工素質(zhì)日益提高的今天,薪酬制度的重心理應轉移到滿(mǎn)足較高層次需要的精神激勵上。
四、中小企業(yè)薪酬制度及管理的對策
1.制定戰略性薪酬制度
企業(yè)的戰略會(huì )隨著(zhù)它服務(wù)市場(chǎng)的變化發(fā)生相應的調整。在制定戰略時(shí),企業(yè)要考慮到自己的企業(yè)性質(zhì)、發(fā)展方向、企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢、機會(huì )和威脅是什么,決定企業(yè)實(shí)現目標的關(guān)鍵因素是什么,繼而制定與企業(yè)戰略相適應的薪酬制度來(lái)推動(dòng)戰略目標的實(shí)現。在不同的戰略階段,企業(yè)應該適時(shí)改變薪酬制度,使其不斷的適應企業(yè)的戰略發(fā)展,運用薪酬的激勵導向引導員工的行為與企業(yè)的目標和戰略一致,最終推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。引入工作評價(jià)環(huán)節首先，通過(guò)工作分析完善工作描述。中小企業(yè)一般缺乏專(zhuān)業(yè)化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過(guò)兩種方式來(lái)完成：一是向外部咨詢(xún)公司求助，目前我國已有不少咨詢(xún)公司，這些公司已積累了大量的經(jīng)驗，可以幫助企業(yè)快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買(mǎi)職位說(shuō)明書(shū)范例，從中提煉出有用的信息，再結合本企業(yè)的實(shí)際情況，完成工作分析。
2.設置以績(jì)效為導向的薪酬結構
企業(yè)薪酬結構的設計對企業(yè)員工的行為具有一定的導向作用,從而鼓勵員工產(chǎn)生企業(yè)需要的行為。薪酬具有保健和激勵兩大功能,剛性薪酬制會(huì )強化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵功能,鼓勵員工出工不出力行為。以市場(chǎng)調查為薪酬設計的主要環(huán)節薪酬調查是企業(yè)通過(guò)搜集信息來(lái)判斷其他企業(yè)所支付的薪酬狀況這樣一個(gè)系統過(guò)程，這種信息能夠向實(shí)施調查的企業(yè)提供市場(chǎng)上的各種相關(guān)企業(yè)向員工支付的薪酬水平和薪酬結構等方面的信息。這樣，實(shí)施調查的企業(yè)就可以根據調查結果來(lái)確定自己當前的薪酬水平相對于競爭對手在既定勞動(dòng)力市場(chǎng)上的位置，從而根據自己的戰略調整自己的薪酬水平甚至薪酬結構。
3.設計具有競爭性的薪酬管理制度
具有市場(chǎng)競爭性的薪酬制度代表了和公司經(jīng)營(yíng)目標一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優(yōu)秀的員工方面具有重要作用。中小企業(yè)可根據工作崗位、知識結構、工作能力和市場(chǎng)供求關(guān)系的差異分配有限人工成本,充分發(fā)揮其效益。對于高級管理人員、高級技術(shù)人員,市場(chǎng)需求大于供應的人員、企業(yè)急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場(chǎng)薪酬水平之上,并為他們提供個(gè)人發(fā)展、工作環(huán)境、便利的條件等非經(jīng)濟性薪酬。對于一般崗位的人員,由于人數眾多,市場(chǎng)上的供應大于需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位于市場(chǎng)平均水平或以下,保證企業(yè)對貢獻大的人員能夠支付具有市場(chǎng)競爭力的薪酬水平。
4.重視非經(jīng)濟性報酬對員工的作用
員工的態(tài)度和行為有助于企業(yè)發(fā)展。因而此時(shí)的薪酬戰略應考慮：需要如何做才能吸引和保留企業(yè)所需要的員工隊伍，通過(guò)什么樣的薪酬組合建立員工的責任感，傳達企業(yè)戰略。也就是說(shuō)薪酬體系是實(shí)現企業(yè)發(fā)展戰略的重要杠桿，應思考怎樣以薪酬戰略去支撐企業(yè)發(fā)展戰略。
中小企業(yè)編制的職位說(shuō)明書(shū)應明確職責和關(guān)鍵工作任務(wù)，但不需要非常完美。在描述任職者所應具備的任職資格時(shí)，要基于企業(yè)的實(shí)際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專(zhuān)畢業(yè)生，就不要設定為本科。同時(shí)要盡可能理清、規范工作流程。在此基礎上對各項工作所要求的知識和技能、工作的復雜程度等付薪要素進(jìn)行測評，準確衡量各項工作的價(jià)值來(lái)確定付薪標準，以保證員工薪酬水平的內部公平性。
中小企業(yè)通過(guò)市場(chǎng)調查來(lái)確定具有競爭力的薪酬政策，但并不意味著(zhù)企業(yè)一定要提供最高的薪酬來(lái)吸引人才。由于重要程度不同的職位，給企業(yè)帶來(lái)的效益是不一樣的，企業(yè)應合理分配有限的人工成本，充分發(fā)揮薪酬的激勵作用。對于重要的技術(shù)人員、管理人員，可以將薪酬水平定位于市場(chǎng)水平之上;對于一般工作崗位的人員，由于人數多，替代成本低，則薪酬水平可與市場(chǎng)平均水平相近或略低，以保證企業(yè)有能力支付給重要崗位人員具有市場(chǎng)競爭力的薪酬水平。
通過(guò)滿(mǎn)足員工的高層次需求來(lái)達到提供更大激勵的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵因素則是對員工的滿(mǎn)意產(chǎn)生影響的主要因素。只有足夠的激勵因素才能讓員工滿(mǎn)意，從而激勵績(jì)效的產(chǎn)生，激勵因素主要是一些內在報酬，包括成就、認可、晉升、工作責任等等。
使薪酬與績(jì)效有更緊密的聯(lián)系，企業(yè)績(jì)效評估具有影響企業(yè)組織的生產(chǎn)效率和競爭力，為人事決策提供指標，有助于員工管理等重要意義。它既是保障并促進(jìn)企業(yè)內部管理機制有序運轉，實(shí)現企業(yè)各項經(jīng)營(yíng)管理目標的手段，又是促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展的重要措施。使用透明薪酬制度，實(shí)際上是向員工傳達這樣一個(gè)信息：公司的薪酬制度，沒(méi)有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿(mǎn)意，可以提出意見(jiàn)。透明化實(shí)際上是建立在公平公正和公開(kāi)的基礎上的。具體做法主要有：盡可能采用簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行職務(wù)評價(jià)，使之容易理解;發(fā)布文件詳細向員工說(shuō)明薪酬的制定過(guò)程;設立員工信箱，隨時(shí)解答員工在薪酬方面的疑問(wèn)，處理員工投訴。
五、結語(yǔ)
企業(yè)競爭說(shuō)到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經(jīng)濟發(fā)展中肩負越來(lái)越重要使命的'中小企業(yè)也是如此。引入薪酬管理制度的現代理念、方法和技術(shù),構建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業(yè)人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業(yè)由于歷史及現實(shí)的原因,在薪酬制度建設方面存在著(zhù)尤為嚴重的問(wèn)題,這些問(wèn)題已經(jīng)嚴重影響了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。中小企業(yè)應努力建設完善的薪酬制度,從而使企業(yè)競爭實(shí)力得到進(jìn)一步提高。
企業(yè)文件管理制度2
(一)總則
第一條為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1.兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啟文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定
1.全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：
公布全廠(chǎng)規章制度;
轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項;
公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項;
3.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：
對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規定：
1.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請;
2.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責);
7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽;
9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。
企業(yè)文件管理制度3
1、目的
為了規范公司各部門(mén)和各管理體系文件的編號及文件的日常管理工作，使文件在使用過(guò)程中不發(fā)生內容重復、遺留，便于文件的檢索和存檔，特制定本辦法。
2、適用范圍
適用于公司所有文件和制度的編號。
3、術(shù)語(yǔ)
根據文件性質(zhì)分為質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、合同文件、文書(shū)文件四類(lèi)。
3.1體系文件指質(zhì)量手冊、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、質(zhì)量記錄等與質(zhì)量體系有關(guān)的文件。
3.2技術(shù)文件指產(chǎn)品技術(shù)文件、工藝技術(shù)文件、檢驗技術(shù)文件、外來(lái)技術(shù)文件和其它技術(shù)文件五大類(lèi)。
3.3合同文件指除技術(shù)、質(zhì)量合同以外的配套協(xié)議、準時(shí)供貨協(xié)議、各種供方行為規范承諾書(shū)、價(jià)格協(xié)議等配套合同和營(yíng)銷(xiāo)合同等。
3.4文書(shū)文件指公司行政文件、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質(zhì)量體系無(wú)直接關(guān)聯(lián)的文件，但以公司級文件頒布的列入公司行政文件類(lèi)。
4、職責
4.1辦公室負責行政文書(shū)、各種文件的編號和歸口管理。
4.2財務(wù)部、供銷(xiāo)部負責合同文件的編號和歸口管理。
4.3生技部、研發(fā)部負責技術(shù)、工藝以及質(zhì)量體系文件的編號和歸口管理。
5、正文
5.1文件編號規則
5.1.1外來(lái)文件執行原編號。
5.1.2體系文件編號管理
5.1.2.1文件類(lèi)別
5.1.2.2部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)
5.1.2.3質(zhì)量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）
發(fā)布年號
質(zhì)量手冊代號
公司標準代號
5.1.2.4程序文件編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）
Q/SXKXR –-
發(fā)布年號
順序號
程序文件代號
公司標準代號
5.1.2.5管理文件編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）
- -
發(fā)布年號
順序號
部門(mén)代號
管理文件代號
公司代號
5.1.2.6作業(yè)文件編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××
發(fā)布年號
順序號
部門(mén)代號
作業(yè)文件代號
公司標準代號
5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）
發(fā)布年號
順序號
部門(mén)代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.2.8質(zhì)量記錄（SXKXR-JL-××-×××）
-
順序號
記錄文件順序號
質(zhì)量記錄代號
5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）
××-×××- ××××
發(fā)布年號
順序號
部門(mén)代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.3文件分類(lèi)：一階文件（質(zhì)量手冊）二階文件：（程序文件）三階文件：（體系支持文件、作業(yè)文件、技術(shù)文件、制度管理文件等）四階文件：（表單、
記錄等）；一階、二階文件以及公司級通用文件無(wú)需注明部門(mén)代號，三階文件及各部門(mén)發(fā)布的內部文件需注明部門(mén)代號。
5.1.4文書(shū)文件編號
5.1.4.1一般文書(shū)類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)表（如有文件類(lèi)別未在此限定內，可納入綜合類(lèi)）
5.1.4.2紅頭文件編號（辦公室【××××】×××號）
順序號
發(fā)布年號
部門(mén)代號
5.1.4.3一般文書(shū)編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發(fā)出的第一份會(huì )議紀要
5.2文件編寫(xiě)規范
5.2.1文件分為標題→編號→目的→適用范圍→術(shù)語(yǔ)→職責→正文→接口文件→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫(xiě)順序），可依據文件性質(zhì)進(jìn)行適當刪減。
5.2.2體系文件編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件一）
5.2.3技術(shù)文件根據技術(shù)文件編寫(xiě)規范進(jìn)行編寫(xiě)，技術(shù)文件簡(jiǎn)稱(chēng)JW，文件編號格式：
年號
順序號
部門(mén)代號
技術(shù)文件代號
公司標準代號
5.2.4合同文件根據合同文件編寫(xiě)規范進(jìn)行編寫(xiě)，合同文件簡(jiǎn)稱(chēng)HW。文件編號格式：
--
發(fā)布年號
順序號
部門(mén)代號
合同文件代號
公司標準代號
5.2.5文書(shū)文件編寫(xiě)規范
5.2.5.1紅頭文件編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件二）
5.2.5.2報告/請示編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件三）
5.2.5.3會(huì )議紀要編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件四）
5.2.5.4一般性通知編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件五）
5.2.5.5通報編寫(xiě)規范（見(jiàn)附件六）
6、附則
6.1本辦法從20xx年6月1日開(kāi)始執行。
6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。
企業(yè)文件管理制度4
各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
.對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
九條 發(fā)文的范圍：
.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：
()公布全廠(chǎng)規章制度；
()轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；
()公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
()公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
()發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
()其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；
.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：
()對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
()同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
十條 發(fā)文程序規定：
.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；
.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
.兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；
.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室打��；
.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。，
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