檔案管理制度精選15篇
在當下社會(huì )，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編整理的檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度1
1、公司的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù) 報表、財務(wù)計劃 、財務(wù)分析等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據，必須切實(shí)加強對會(huì )計檔案的管理。
2、會(huì )計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會(huì )計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會(huì )計人員工作規則》要求，對會(huì )計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類(lèi)裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會(huì )計資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì )計檔案由主辦會(huì )計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會(huì )計檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì )計檔案管理人員應將歸檔的會(huì )計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會(huì )計檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì )計檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì )計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關(guān)手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會(huì )計檔案的保管期限，根據其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì )計檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報上級方管部門(mén)批準后執行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應派人監毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關(guān)規定執行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì )計檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設單位完工后，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時(shí)，由老單位根據帳面數編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會(huì )計資料必須留在老單位。
檔案管理制度2
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現或已經(jīng)出現了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現行政法規和規章,轉發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì )議通知'、'任免通知'。
(4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)等用'報告'。
(5)請示:請求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時(shí)用'請示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規及信息
(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì )會(huì )刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)信息、刊物及法規匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門(mén)的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規;
(7)可從報刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應統一領(lǐng)導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導和檢查,各職能部門(mén)分層管理本部門(mén)的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門(mén)的利用;
(6)必須按檔案分類(lèi)項目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類(lèi)方法主要有:部門(mén)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法、材料性質(zhì)分類(lèi)法、人物分類(lèi)法和時(shí)間分類(lèi)法。各部門(mén)應根據自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類(lèi)方法。
b、檔案分類(lèi)項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類(lèi)界限不明確的材料,可根據材料與類(lèi)目的密切程度進(jìn)行歸類(lèi)。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對無(wú)主題的材料應擬定確切的標題;
b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進(jìn)行先后排列;
c、填寫(xiě)材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門(mén)、標題、文號和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(cháng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點(diǎn)保存,并按類(lèi)上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會(huì )議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶(hù)/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據;各類(lèi)經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
檔案管理制度3
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統一領(lǐng)導和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò )部?jì)炔亢推渌块T(mén)查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規章制度。（每學(xué)期整理存檔一次）
2、關(guān)于成立、簡(jiǎn)介、歷史沿革、大事記等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
3、關(guān)于內部成員的個(gè)人信息、換屆、活動(dòng)總結等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
4、關(guān)于活動(dòng)的計劃書(shū)、經(jīng)費預算、活動(dòng)總結等材料。（每月整理一次）
5、關(guān)于工作的各種報告及統計資料。（每月整理一次）
6、需要網(wǎng)絡(luò )部執行的條例、規定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網(wǎng)絡(luò )部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統整統管由統籌團負責。
2、網(wǎng)絡(luò )部各團自行負責團內檔案收錄、管理，再上交統管。
3、檔案要及時(shí)登記編號，分類(lèi)存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點(diǎn)，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實(shí)行單線(xiàn)制，不得轉借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統籌團監督其執行，其最終解釋權歸中文系團委網(wǎng)絡(luò )部。
本制度自公布之日起實(shí)施。
檔案管理制度4
一、學(xué)員學(xué)籍檔案是參加汽車(chē)駕駛培訓的學(xué)員信息，主要包括《教學(xué)日志》、《培訓記錄》《學(xué)員登記表》、《結業(yè)證書(shū)》復印件等。
二、公司員工檔案主要：身份證、駕駛證、教練證、 三、車(chē)輛檔案：行駛證、車(chē)輛登記證、車(chē)輛保險單、二保單、教練車(chē)標識牌、車(chē)輛綜合性能檢測評定報告等。
四、上級有關(guān)文件登記歸案。
檔案管理職責
1、檔案管理接受上級領(lǐng)導部門(mén)的監督、檢查和指導。
2、檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真貫徹黨和國家的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀律、嚴守秘密，努力提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理水平，積極為公司各項工作服務(wù)。
3、負責公司各種文件材料的收集、整理，分類(lèi)、歸檔。
4、檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，應做好檔案的移交工作，并經(jīng)領(lǐng)導同意履行交接手續。
5、檔案的保存應做到防火、防光、防高溫、防塵、防潮等，定期檢查、打掃、通風(fēng)。發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查處理。
6、檔案工作人員應根據《檔案法》和有關(guān)文件精神，認真做好檔案的管理工作，對超過(guò)保管期限而失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導審查批準后銷(xiāo)毀，并登記銷(xiāo)毀日期。
檔案管理制度5
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數據的完整性和連續性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個(gè)安全生產(chǎn)管理臺帳,五個(gè)管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術(shù)措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個(gè)方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠(chǎng)二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動(dòng)臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺帳包括:安全技術(shù)措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動(dòng)支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應記載事故類(lèi)別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關(guān)數據統一管理記錄。
檔案管理制度6
1、檔案管理在校長(cháng)、副校長(cháng)的領(lǐng)導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學(xué)習有關(guān)檔案管理的法律法規，學(xué)習并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關(guān)檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來(lái)件及時(shí)收存、及時(shí)歸類(lèi)。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門(mén)別類(lèi)地完善工作，特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀(guān)地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門(mén)別類(lèi)專(zhuān)柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類(lèi)檔案放置有序、查找方便、管理順當。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結時(shí)間，各部門(mén)、各處、要認真收集開(kāi)展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時(shí)間較長(cháng)的檔案，保證檔案不流失。
檔案管理制度7
搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護單位歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
�。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì )的檔案由學(xué)會(huì )指定專(zhuān)人保管。除此之外的檔案，如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，由檔案室統一歸檔保存。
�。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒�(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。
�。ㄈn案室保存的主要檔案目錄：
1、單位的工作計劃、工作總結。
2、單位的重要會(huì )議記錄。
3、重點(diǎn)調研活動(dòng)的總結或調研報告。
4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗、課題研究的材料。
5、各類(lèi)培訓方案。
6、較重要的評選活動(dòng)材料。
7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結考核表。
8、各類(lèi)獲獎資料。
9、本單位人員情況資料。
10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jì)統計資料。
11、上級指導性公文。
12、本單位其它重要公文。
�。ㄋ模�、借閱檔案時(shí)，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。
檔案管理制度8
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門(mén)和工作人員，務(wù)必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，務(wù)必經(jīng)檔案人員帶給，任何人不得直接動(dòng)用。
三、借閱檔案務(wù)必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng )造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續，未經(jīng)批準的，嚴禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門(mén)批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，務(wù)必追查職責，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷(xiāo)毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權處理或自行銷(xiāo)毀。
七、發(fā)現有關(guān)泄密事件，應立即報告，及時(shí)追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友，出入公共場(chǎng)所。
十、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
檔案復制制度
1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人同意；復制機密檔案材料（局會(huì )議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導審批后方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復制。
3、復制后要及時(shí)進(jìn)行登記。
檔案管理制度9
1.總則
1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.2公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；2.4公司有效證照、證件、印章；2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；2.6公司年度工作計劃及資金計劃；2.7會(huì )計憑證、報表、財務(wù)分析；2.8各項計劃、檢查、總結；
2.9公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個(gè)內容：部門(mén)代碼、檔案編號、文件名稱(chēng)、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱(chēng)代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門(mén)下屬的各項分類(lèi)可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的'中文名稱(chēng)的首寫(xiě)字母或漢字來(lái)代替，具體代碼可列表說(shuō)明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應統一在文件首頁(yè)正面的右上角標明檔案編號。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備注欄內。在每頁(yè)目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標準：a)歸檔文件完整齊全；b)分類(lèi)清楚；c)標題確切易查找；d)卷內排列系統、條理；e)保管期限準確；f)卷皮書(shū)寫(xiě)工整；g)裝訂整理結實(shí)、美觀(guān)。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門(mén)代碼、撰寫(xiě)人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20xx年6-12月下單統計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專(zhuān)用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應該用移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)進(jìn)行備份。 3.7.文件類(lèi)以電子文檔形式存檔時(shí)，應盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；
4.3 5年保存：公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.4 1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者；4.5財務(wù)類(lèi)檔案按照會(huì )計相關(guān)法律規定存檔。
5.歸檔
各部門(mén)檔案管理人員應本著(zhù)認真、負責、保密的態(tài)度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負責。技術(shù)部、銷(xiāo)售部、行政部、財務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內部檔案，除財務(wù)部外，其他部門(mén)在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門(mén)分類(lèi)，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門(mén)指定檔案管理員負責。
5.3各部門(mén)檔案管理人員的職責：應及時(shí)將應歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時(shí)由幾個(gè)部門(mén)參與辦理時(shí)，由主辦部門(mén)負責收集形成的文件資料。 5.5各部門(mén)需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門(mén)
公司文件：公司章程、董事會(huì )及股東會(huì )紀錄、政府機關(guān)核準文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類(lèi)文件（電子文檔）；
第4頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類(lèi)文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養和服務(wù)協(xié)議書(shū)、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復印件、員工學(xué)歷證明復印件；
c)行政類(lèi)文件：各種會(huì )議記錄及會(huì )議紀要（電子文檔）、以行政部門(mén)名義簽訂的合同、公司各類(lèi)照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類(lèi)單據、公積金相關(guān)的各類(lèi)單據、員工保險單。
5.1銷(xiāo)售部門(mén)
標書(shū)、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門(mén)
會(huì )計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會(huì )計報表、總分類(lèi)賬、庫存商品明細賬、明細分類(lèi)賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷(xiāo)售卡、員工銷(xiāo)售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶(hù)報表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶(hù)升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門(mén)工程設計圖
5.4市場(chǎng)部
客戶(hù)資料（電子文檔）、滿(mǎn)意度調查表及結果、廠(chǎng)商活動(dòng)簽到表、廠(chǎng)商活動(dòng)申請資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)總結資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門(mén)建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門(mén)、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛(ài)護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線(xiàn)和涂改，閱后及時(shí)歸還。
6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁(yè)數，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門(mén)如有撤銷(xiāo)、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.復印
7.1檔案原則不準復印，若各部門(mén)因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門(mén)負責人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對復件的保密性負責。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報部門(mén)經(jīng)理核準呈報總經(jīng)理批準銷(xiāo)毀。 8.2檔案銷(xiāo)毀一般采用碎紙機，由各部門(mén)檔案管理人員和綜合管理部負責人同時(shí)執行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷(xiāo)毀申請表》
檔案管理制度10
1.目的
為加強財務(wù)管理水平，規范財務(wù)檔案管理工作，提高財務(wù)部工作效率，配合公司整體經(jīng)營(yíng)運作，特制定本制度。
2.適用范圍本制度適用于公司總部。
3.術(shù)語(yǔ)和定義
3.1財務(wù)檔案：財務(wù)檔案是專(zhuān)業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映，也是開(kāi)展經(jīng)濟活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟分析研究的重要依據和參考資料。
3.2原始憑證：原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟責任的一種憑證。
3.3記賬憑證;記賬憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類(lèi)，確定會(huì )計分錄，并據以登記會(huì )計賬薄的憑證。
3.4會(huì )計賬簿：是指以會(huì )計憑證為依據，全面、連續地記錄一個(gè)單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對大量分散的數據或資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，逐步加工成有用會(huì )計信息的簿籍。
3.5財務(wù)報告：指用來(lái)反映會(huì )計實(shí)體的財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結性書(shū)面文件。
4.職責無(wú)
5.工作要求
5.1財務(wù)檔案的分類(lèi)。分為會(huì )計核算檔案、財務(wù)管理檔案及其他檔案資料。
5.1.1會(huì )計核算檔案
5.1.1.1會(huì )計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會(huì )計憑證。
5.1.1.2會(huì )計帳簿：包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。
5.1.1.3財務(wù)報告：包括會(huì )計報表、附表以及財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等，會(huì )計報表包括月、季、年度會(huì )計報表及附注。
5.1.1.4會(huì )計電算化資料：包括歷年財務(wù)帳簿的刻錄光盤(pán)和磁帶等。 5.1.2財務(wù)管理檔案
5.1.2.1預算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門(mén)年度費用預算表。
5.1.2.2財務(wù)分析報告：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務(wù)分析報告。
5.1.2.3投資分析報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審核認可的項目投資分析報告。
5.1.2.4財務(wù)制度文本：包括由公司財務(wù)部制訂并經(jīng)由公司董事會(huì )或行政辦公會(huì )議通過(guò)的各類(lèi)財務(wù)制度文本以及由下屬公司根據公司財務(wù)部指導要求制訂并經(jīng)由下屬公司董事會(huì )通過(guò)的各類(lèi)財務(wù)制度文本。
5.1.2.5會(huì )議紀要：包括經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導審閱并簽字認定的財務(wù)例會(huì )會(huì )議紀要、稅收籌劃小組會(huì )議紀要以及其他各類(lèi)專(zhuān)題會(huì )議紀要。
5.1.3其他檔案資料
5.1.3.1合同文件：包括銀行貸款合同及相關(guān)董事會(huì )決議、財產(chǎn)保險合同及其他與財務(wù)相關(guān)的各類(lèi)經(jīng)濟合同。
5.1.3.2下屬公司上報的報告：包括資金申請報告、調整預算報告等各類(lèi)相關(guān)報告。
5.1.3.3其他：包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會(huì )決議、章程、公司基礎資料、財務(wù)部發(fā)文等與公司財務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各類(lèi)檔案資料。 5.2檔案管理工作5.2.1檔案的收集、歸檔
5.2.1.1財務(wù)檔案要分類(lèi)進(jìn)行收集、歸檔，并對歸檔檔案進(jìn)行編號，填制“財務(wù)檔案保管清冊”，由財務(wù)檔案經(jīng)管人負責登記。
5.2.1.2會(huì )計核算檔案嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》所規定的定期收集、整理歸檔，做到資料完整、安全保密、入檔及時(shí)、存入有序。
5.2.1.3部門(mén)及各下屬公司編制和上報的預算資料、財務(wù)分析報告以及各下屬公
司提交財務(wù)部的各類(lèi)請示報告應在確認加蓋相關(guān)公司公章及相關(guān)領(lǐng)導簽字后進(jìn)行歸檔。
5.2.1.4投資分析報告、會(huì )議紀要等由財務(wù)人員編制的文件須在相關(guān)領(lǐng)導審閱并簽字后進(jìn)行歸檔。
5.2.1.5銀行借款合同、財產(chǎn)保險合同等與財務(wù)活動(dòng)相關(guān)的經(jīng)濟合同須確認合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章，并貼加足額印花稅后進(jìn)行歸檔，須董事會(huì )通過(guò)的重大合同還需附加相關(guān)董事會(huì )決議。
5.2.1.6財務(wù)制度文本、公司章程文本以及財務(wù)部下發(fā)各類(lèi)文件應該在加蓋公司公章或財務(wù)部門(mén)印章后歸檔，并附加相關(guān)文件流轉單及領(lǐng)導審批意見(jiàn)和相關(guān)董事會(huì )決議。
5.2.1.7其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》，達到歸檔條件后歸檔。 5.2.1.8應移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復印件歸檔后移交檔案室。 5.2.2財務(wù)檔案的保管
5.2.2.1加強對財務(wù)檔案的保管，建立財務(wù)(會(huì )計)檔案柜，檔案柜必須經(jīng)久耐用，牢固安全。
5.2.2.2財務(wù)檔案應設立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)保管，并按其種類(lèi)、歸檔時(shí)間、編號等要素分柜存放。
5.2.2.3對財務(wù)檔案的保管實(shí)施統一管理，財務(wù)部設置兼職檔案管理員崗位，負責已立卷登記的財務(wù)檔案的保管工作。
5.2.2.4檔案存放地點(diǎn)應注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
5.2.2.5會(huì )計核算檔案嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》所規定的期限保存，其他財務(wù)檔案都為永久性保存檔案。
5.2.2.6會(huì )計檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿(mǎn)應處理的檔案，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。 5.2.3財務(wù)檔案的調閱
5.2.3.1財務(wù)人員因工作需要調閱財務(wù)檔案時(shí)，必須按順序及時(shí)歸還原處。 5.2.3.2本公司其他人員調閱財務(wù)檔案，要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意;外單位人員調閱財務(wù)檔案要有加蓋單位公章的申請書(shū)，經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理審核后報公司總裁批準。
5.2.3.3會(huì )計檔案原件原則上不得外借，若有特殊情況需要外借，則外借最長(cháng)期限不得超過(guò)三天。
5.2.3.4調閱財務(wù)檔案須填寫(xiě)“財務(wù)檔案調閱登記簿”，需要復印的要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意并進(jìn)行登記，查閱過(guò)程中檔案管理人員不得離開(kāi)現場(chǎng)。
5.2.3.4調閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調閱無(wú)關(guān)的內容。
5.2.4財務(wù)檔案的銷(xiāo)毀
5.2.4.1對保管期滿(mǎn)的財務(wù)檔案，應由財務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)會(huì )同檔案管理部門(mén)共同鑒定，嚴格審查，對按規定可以銷(xiāo)毀的檔案，應編造“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”，經(jīng)領(lǐng)導審查批準后銷(xiāo)毀，檔案銷(xiāo)毀時(shí)應由財會(huì )部門(mén)和檔案部門(mén)共同派員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀檔案之前應認真進(jìn)行清點(diǎn)核對，并在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，銷(xiāo)毀清冊一式二份，分別由檔案、財會(huì )部門(mén)保留。
5.3附則
5.3.1下屬公司可根據本制度和其他有關(guān)規定，結合各自具體情況，制定相應財務(wù)檔案管理制度;
5.3.2本制度由財務(wù)部制定并負責解釋;
5.3.3本制度經(jīng)行政辦公會(huì )審議通過(guò)后實(shí)施。
6.支持性文件
6.1《會(huì )計檔案管理辦法》
7.相關(guān)記錄及表格無(wú)
檔案管理制度11
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本規定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。
二、工程檔案管理規定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過(guò)程的一部分,應納入建設全過(guò)程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監督、檢查,并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節的銜接,監理項目部配備專(zhuān)職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規定
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給監理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數量和外觀(guān)質(zhì)量檢查,發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進(jìn)行各類(lèi)文件的查詢(xún)檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規定妥善收存,并認真執行密級文件資料的借閱規定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類(lèi)登記帳；
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監理工程師通知單、監理工作聯(lián)系單、通知及會(huì )議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監理項目部檔案管理職責
1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進(jìn)行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負責提交監理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監理等方面的全部文件材料。
2)監理各專(zhuān)業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質(zhì)量監督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查,對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責,并在案卷內備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件,監理項目部有權退回,相關(guān)單位應按檔案管理的有關(guān)規定進(jìn)行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料,先由申請銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊,再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門(mén)應列出銷(xiāo)毀檔案清冊,提出銷(xiāo)毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實(shí)施,并對被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3)檔案銷(xiāo)毀必須嚴格執行保密規定,由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí),檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應指派專(zhuān)人監銷(xiāo),監銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊一簽字,檔案銷(xiāo)毀清冊應存檔。
4)在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長(cháng)處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類(lèi)、編目、按國家電網(wǎng)辦[20xx]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法（試行）的通知>》規定執行。
(2)檔案、資料、圖書(shū)的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規定執行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
5.2照片檔案應符合以下要求：
(1)主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁；
(2)能體現工程竣工后的外觀(guān)、設計特色、地理位置；
(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；
(4)使用數碼相機拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素(不允許插值；
(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[20xx]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[20xx]322號要求。
檔案管理制度12
1.目的
規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
4．程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶(hù)口本復印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機構進(jìn)行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構由檔案代保管服務(wù)機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門(mén)應及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙
質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門(mén)職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門(mén)、需管理
部經(jīng)理批準。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員
檔案應妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。
檔案管理制度13
一、目的
為規范公司各職能部門(mén)的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價(jià)值，更好地為公司各項工作服務(wù)，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實(shí)際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本制度”）。
二、檔案的定義
�。ㄒ唬n案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權變動(dòng)、工程建設、經(jīng)營(yíng)管理、社會(huì )活動(dòng)中所形成的具有參考、保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤(pán)、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。
�。ǘ┤粘９ぷ髦行纬傻母黝�(lèi)過(guò)程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協(xié)調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：
�。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。
�。ǘ╅_(kāi)展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
�。ㄈ┴撠煓n案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
�。ㄋ模⿲λ斜９艿脑紮n案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每?jì)稍乱淮危?/p>
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
�。ㄒ唬w檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔范圍，報領(lǐng)導審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
�。�1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類(lèi)正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會(huì )議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類(lèi)。
�。�2）項目資料：如開(kāi)發(fā)文件類(lèi)（前期、配套文件）；圖紙類(lèi)；合同類(lèi)（包括商品房合同）；工程技術(shù)文件類(lèi)；招標文件類(lèi)；項目企劃、銷(xiāo)售資料類(lèi)；前期市場(chǎng)調研、土地分析等資料類(lèi)；竣工報建資料類(lèi)。
�。�3）聲像資料及實(shí)物檔案：如反映公司重要活動(dòng)事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書(shū)、獎杯、獎狀、項目樓書(shū)。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會(huì )使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時(shí)要根據文件內容與類(lèi)型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會(huì )使公司利益受到較大損害，如重要會(huì )議紀要、人事檔案、規章制度等。
機密是公司重要的秘密，泄露會(huì )使公司的安全和利益遭受?chē)乐負p害，如董事會(huì )決議、項目投資文件、公司規劃、財務(wù)報表、統計資料等。
�。ǘ┑狡跈n案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定繼續保存或進(jìn)行清理、銷(xiāo)毀。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
�。�2）董事會(huì )及股東會(huì )紀錄；
�。�3）財務(wù)報表；
�。�4）政府機關(guān)核準文件；
�。�5）不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證；
�。�6）工程設計圖；
�。�7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
2、十年保存：
�。�1）預算、決算書(shū)類(lèi)；
�。�2）會(huì )計憑證；
�。�3）其他核定須保存十年的文書(shū)。
3、五年保存：
�。�1）期滿(mǎn)或解約之合約；
�。�2）其他核定須保存五年的文書(shū)。
4、一年保存：無(wú)長(cháng)期保存必要的。
5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門(mén)視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對檔案資料進(jìn)行整理。對超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員填寫(xiě)《檔案過(guò)期處理審批單》（詳見(jiàn)附件），報本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)第一負責人審核、公司總經(jīng)理/董事會(huì )批準。
7、決定銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊》（詳見(jiàn)附件），銷(xiāo)毀檔案時(shí)至少有兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人復核待銷(xiāo)毀檔案，銷(xiāo)毀完須在銷(xiāo)毀檔案目錄上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期并簽字確認。
8、檔案銷(xiāo)毀后，鑒定、銷(xiāo)毀過(guò)程中形成的《檔案銷(xiāo)毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續保存的過(guò)期檔案，應明確繼續保存的時(shí)間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
�。ㄒ唬┦占秶�。按照歸檔范圍進(jìn)行收集。
�。ǘ┦占绞�。公司及下屬項目公司均應指定專(zhuān)人負責整理本部門(mén)的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫(xiě)《檔案移交清單》（詳見(jiàn)附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
�。ㄈw檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無(wú)原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。
2、非紙質(zhì)文件配文字說(shuō)明一并歸檔。
3、圖紙類(lèi)歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長(cháng)久保存。書(shū)寫(xiě)材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
�。ㄋ模┕炯跋聦夙椖抗臼占韵聶n案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會(huì )議紀要、章程、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會(huì )議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關(guān)文件。
�。�1）合作意向書(shū)、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。
�。�2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關(guān)文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。
�。�3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業(yè)務(wù)約定書(shū)；③委托協(xié)議書(shū)；④盡職調查清單及問(wèn)卷；⑤目標企業(yè)提供的有關(guān)書(shū)面資料（含工商、法務(wù)、財務(wù)、工程、市場(chǎng)、人力等文件）。
�。�4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
�。�5）公司及下屬項目公司所獲榮譽(yù)。
注：1。如公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷(xiāo)、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
�。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類(lèi)進(jìn)行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保管和使用。
�。ǘn案存檔分類(lèi)主要以公司、項目、資料類(lèi)型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱(chēng)和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢(xún)到所需文件。
�。ㄈn案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，切實(shí)做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)報告部門(mén)領(lǐng)導，并采取補救措施，減少檔案的損失。
�。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專(zhuān)人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
�。ㄒ唬┕静块T(mén)員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。
�。ǘ┙栝啓n案需填寫(xiě)《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經(jīng)部門(mén)負責人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長(cháng)審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢(xún)。
填寫(xiě)要求：
�。�1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫(xiě)相關(guān)內容，申請部門(mén)填寫(xiě)申請人所在的部門(mén)，文件標題或摘要填寫(xiě)所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱(chēng)，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫(xiě)所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
�。�2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫(xiě)相關(guān)內容，申請部門(mén)填寫(xiě)經(jīng)辦人所在的部門(mén)，主送單位（或合作、上報單位等）填寫(xiě)外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時(shí)間填寫(xiě)所外借的物品，借用時(shí)間必須填寫(xiě)明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實(shí)際情況填寫(xiě)，用途填寫(xiě)所要外借文件用于辦理的事項。
�。ㄈn案管理員對檔案借閱進(jìn)行登記，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
�。ㄈn案應按期歸還，歸還時(shí)檔案管理人員要對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，包括檔案的件數、頁(yè)數，檔案原件完整，無(wú)損壞、無(wú)涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)報告部門(mén)領(lǐng)導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。
�。ㄋ模┩鈫挝唤栝啓n案，應持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門(mén)所在公司總經(jīng)理審核批準后方可調閱。
�。ㄎ澹n案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執行。
檔案管理制度14
第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整。結案后及時(shí)交專(zhuān)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第六條 檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
檔案管理制度15
第一章總則
第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
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