公司檔案管理制度集錦15篇
在現實(shí)社會(huì )中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司檔案管理制度1
一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員1）負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類(lèi)編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收原/復接收人備注部門(mén)移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題名稱(chēng)頁(yè)數原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質(zhì)檔案類(lèi)別合計移交說(shuō)明接收意見(jiàn)檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長(cháng)期短期移交人：
接收人：
移交人（部門(mén)）接收人（部門(mén)）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見(jiàn)證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門(mén)借閱人日期：
借閱部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門(mén)經(jīng)理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門(mén)：
日期：
公司檔案管理制度2
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。
14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。
18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案管理制度3
第一章總則
一、目的
為規范公司客戶(hù)檔案管理，增強公司客戶(hù)檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷(xiāo)售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷(xiāo)售檔案管理由營(yíng)銷(xiāo)總監總負責；各部門(mén)經(jīng)理負責本部門(mén)客戶(hù)檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門(mén)。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶(hù)檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶(hù)基礎資料�？蛻�(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà)；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項應包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng )業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶(hù)特征。服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模（職工人數、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現狀。主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問(wèn)題等。
二、建立客戶(hù)檔案卡。檔案的分別為兩類(lèi)，一是經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案，區域提供，二是終端客戶(hù)檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內容見(jiàn)《經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案卡》和《終端客戶(hù)檔案卡》。
三、建檔方法
銷(xiāo)售人員接待或拜訪(fǎng)客戶(hù)后，當天登陸客戶(hù)管理系統填寫(xiě)或完善客戶(hù)檔案。不全面的客戶(hù)檔案，銷(xiāo)售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻�(hù)檔案不及時(shí)更新，銷(xiāo)售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶(hù)檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營(yíng)銷(xiāo)總監負責管理，營(yíng)銷(xiāo)總監、營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)總監批準；部門(mén)級客戶(hù)檔案由部門(mén)經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)副總批準部門(mén)經(jīng)理批準；個(gè)人級客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售人員負責管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶(hù)檔案管理系統進(jìn)行管理，營(yíng)銷(xiāo)總監為系統管理員，每月1日對數據進(jìn)行備份，以防止數據丟失。
三、客戶(hù)檔案的查閱
1、查閱公司的客戶(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶(hù)檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶(hù)檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度4
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度5
一、人事檔案管理范圍：專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類(lèi)人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類(lèi)、編目、序號，發(fā)現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現實(shí)情況的實(shí)物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。
(2)自傳材料;報告個(gè)人有關(guān)事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類(lèi)考核、評價(jià)材料及畢業(yè)成績(jì)單、學(xué)歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門(mén)形成的涉及個(gè)人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門(mén)派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫(xiě)對查閱問(wèn)題，查閱日期等逐項進(jìn)行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門(mén)負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級以上組織、人事部門(mén)介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要通過(guò)機要交通或派專(zhuān)人轉遞，不能公開(kāi)郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時(shí)追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對，核對無(wú)誤差后，在回執上簽名蓋章后退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過(guò)認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續完備，完整無(wú)缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷(xiāo)毀檔案材料。
(4)熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
公司檔案管理制度6
一、目的
加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
1）負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）批準對自己部門(mén)資料或合同復印件的處置；
2）負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號保存；
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
�、沤栝啓n案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷(xiāo)毀
�、艑σ咽ダ脙r(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、入娮游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接
�、挪块T(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進(jìn)行修裱、復制或加邊，對大小不一、長(cháng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結論在前，依據在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號
a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
公司檔案管理制度7
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。
c）檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a）部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號
a）檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d）檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類(lèi)編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度8
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度9
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的`完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度10
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規定
1、基礎管理
1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度11
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
三、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會(huì )議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
六、機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續。
七、機關(guān)財務(wù)部門(mén)應把會(huì )議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續。
國土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)5、案卷內要填寫(xiě)卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數。
6、編頁(yè)號。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀(guān)，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。
8、擬寫(xiě)案卷標題。案卷標題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長(cháng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進(jìn)行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問(wèn)題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進(jìn)行編號，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫(xiě)淸楚完整，不得漏項,填寫(xiě)歸檔文件日期單位數要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會(huì )計檔案立卷歸檔制度
會(huì )計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會(huì )計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會(huì )計核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。
1、機關(guān)會(huì )議檔案的整理原則是：財務(wù)部門(mén)每年形成的財務(wù)檔案應由財務(wù)部門(mén)按照會(huì )計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會(huì )計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內其職能活動(dòng)中形成的會(huì )計報表、會(huì )計帳簿、會(huì )計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。
3、 整理會(huì )計檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時(shí)應該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務(wù)部門(mén)負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會(huì )計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號。
6、會(huì )計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會(huì )計檔案每卷的具體內容進(jìn)行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會(huì )計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會(huì )計檔案的歸檔時(shí)間是當年會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后,可在財務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后，由會(huì )計部門(mén)編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì )議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時(shí)間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門(mén)領(lǐng)導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會(huì )議記錄、班子會(huì )議記錄的須經(jīng)主管jU長(cháng)批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對不能當場(chǎng)體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請利用者當場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時(shí)整理。
公司檔案管理制度12
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類(lèi)規章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質(zhì)監及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕䴔n案內容合并整理、立卷;
�、鄹鶕䴔n案內容的歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。
十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度13
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(cháng)期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內容應包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應放在專(zhuān)用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度14
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.2各部門(mén)負責管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計劃、外來(lái)文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。
4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì )議紀要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛(ài)護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě);
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長(cháng)遠利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽名。
4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度15
一、客戶(hù)資料管理辦法總則。
為了提高客戶(hù)資料的有效性和利用率，加強客戶(hù)資料管理，做好客戶(hù)服務(wù)品質(zhì)提升和客戶(hù)關(guān)系維護的基礎工作，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度和忠誠度，使公司對客戶(hù)的管理規范化、有效化，保證穩定開(kāi)展，特制訂本客戶(hù)資料管理辦法。
二、客戶(hù)資料管理辦法管理范圍。
1、公司已合作客戶(hù)（老客戶(hù)）、未合作客戶(hù)、潛在客戶(hù)、流失客戶(hù)等客戶(hù)資料都納入本管理辦法范圍。
2、客戶(hù)資料的管理包括客戶(hù)資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶(hù)為與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應商和經(jīng)銷(xiāo)商及合作的重點(diǎn)客戶(hù)、品牌客戶(hù)。
三、客戶(hù)資料的內容。
完整的客戶(hù)資料包括以下資料信息：
1、公司信息部負責公司所有客戶(hù)基本信息的匯總、整理。
a、客戶(hù)基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎，也是客戶(hù)資料管理的第一步�？蛻�(hù)基本資料的收集主要由市場(chǎng)人員完成，市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶(hù)資料收集的有效方法，積極主動(dòng)的收集客戶(hù)信息。
b、客戶(hù)基本信息包括客戶(hù)的企業(yè)名稱(chēng)、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話(huà)、傳真、郵箱）等方面。
C、對經(jīng)銷(xiāo)商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統，如客戶(hù)性質(zhì)/客戶(hù)合作年限/經(jīng)營(yíng)品牌/信用評估/財務(wù)狀況/人員狀況等。
2、建立客戶(hù)檔案，并編制客戶(hù)一覽表供查閱。
1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶(hù)，均應建立客戶(hù)檔案戶(hù)頭；
2）、客戶(hù)檔案適當標準化、規范化，摸清客戶(hù)基本信息，如客戶(hù)名稱(chēng)、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話(huà)、傳真、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊資本等。
3）、建立客戶(hù)特征資料，客戶(hù)特征資料包括企業(yè)規模（營(yíng)業(yè)額、員工人數）、采購決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛(ài)好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等。
3、客戶(hù)檔案的更新、修改。
1）、客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
2）、對客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
3）、積累客戶(hù)年度業(yè)績(jì)和財務(wù)狀況報告。
4）客戶(hù)在財務(wù)上的開(kāi)戶(hù)、更改戶(hù)名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷(xiāo)售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類(lèi)，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）
4、建立客戶(hù)交易資料
客戶(hù)與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶(hù)與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。
四、公司各部門(mén)與客戶(hù)接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內。
五、員工調離公司時(shí)，不得將客戶(hù)資料帶走，其業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )同信息部將其客戶(hù)資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶(hù)信息查閱權限制，未經(jīng)許可，不得隨意調閱客戶(hù)檔案。
七、客戶(hù)管理。
1、接待客戶(hù)，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進(jìn)行審批接待。
2、與客戶(hù)的信函、傳真、長(cháng)話(huà)交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶(hù)檔案內。
3、對一些較重要、未來(lái)將發(fā)展的新客戶(hù)，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。
4、負責與客戶(hù)聯(lián)系的員工調離公司時(shí)，應由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶(hù)，產(chǎn)指派其員工頂替調離員工迅速與客戶(hù)建立聯(lián)系。
八、客戶(hù)資料管理辦法附則。
本客戶(hù)資料管理辦法由公司銷(xiāo)售中心解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。
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