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秘書(shū)如何整理會(huì )議紀要
秘書(shū)開(kāi)會(huì )的時(shí)候要做好會(huì )議紀要，那么秘書(shū)如何整理會(huì )議紀要呢？快來(lái)看看吧。
一、做好事前準備。
通常情況下，舉辦或召開(kāi)一次會(huì )議，都涉及到會(huì )議的組織籌備事宜，包括會(huì )議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準備等等。有時(shí)候這些工作負責會(huì )議記錄或整理紀要者自身會(huì )全程或部分參與，有時(shí)候則有專(zhuān)門(mén)人員分工。
但無(wú)論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據會(huì )議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會(huì )議將要研究的主要問(wèn)題，以便記錄整理時(shí)心中有數、查找方便。
二、忠于會(huì )議原意。
記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會(huì )議記錄還是會(huì )議紀要，首先都必須忠實(shí)地記下會(huì )議的整個(gè)原貌，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加對象、會(huì )議議題和議程、與會(huì )者的講話(huà)內容要點(diǎn)、會(huì )議總結或議定的事項等等;尤其是要認真領(lǐng)會(huì )并忠實(shí)記錄好主要領(lǐng)導的講話(huà)原意，不可隨意偏廢。
對于每一個(gè)參加會(huì )議人員的姓名職務(wù)，都要認真落實(shí)清楚，原本標記。有時(shí)候參加會(huì )議的對象較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時(shí)就要注意分門(mén)別類(lèi)地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會(huì )后即行予以核實(shí)，以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。
三、把握會(huì )議要點(diǎn)。
會(huì )議紀要的精髓在于“要”，準確把握會(huì )議的要點(diǎn)是整理會(huì )議紀要的關(guān)鍵。要掌握會(huì )議的要點(diǎn)，又關(guān)鍵在于能抓住與會(huì )人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會(huì )者的發(fā)言中提煉出會(huì )議的觀(guān)點(diǎn)、主張和結論。
具體要做到“四善于”：一是善于區分出討論性意見(jiàn)和表態(tài)性、結論性意見(jiàn)的差別;二是善于抓住主管領(lǐng)導、重點(diǎn)部門(mén)或某些權威人士發(fā)言的實(shí)質(zhì);三是善于領(lǐng)會(huì )把握和會(huì )議主持人的總結性發(fā)言;四是善于統合大多數與會(huì )者形成共識的意見(jiàn)�？梢哉f(shuō)，把握了以上四點(diǎn)，就等于把握了會(huì )議紀要的基本框架。
四、確定紀要形式。
整理會(huì )議紀要絕不是把會(huì )議記錄簡(jiǎn)單地再抄一遍，而是對會(huì )議記錄進(jìn)行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過(guò)程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻;既不能把會(huì )議涉及的全部情況都事無(wú)巨細地全寫(xiě)上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫(xiě)某個(gè)人的意見(jiàn)，而必須圍繞會(huì )議宗旨及主要成果來(lái)整理、加工、概括。根據會(huì )議紀要的特點(diǎn)，其正文的寫(xiě)法通常有四種，即綜述式、分類(lèi)式、條款式和摘編式。
具體視會(huì )議內容而定。如果會(huì )議只有一項議題，可采用綜述式，即把會(huì )議研究討論的主要問(wèn)題、與會(huì )人員的統一認識和看法、會(huì )議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進(jìn)行闡述和說(shuō)明。如果會(huì )議規模較大或議題在兩個(gè)以上，通常用分類(lèi)式或條款式。分類(lèi)式即把會(huì )議的主要內容依其內在聯(lián)系歸納成幾個(gè)方面，然后逐層逐段地將會(huì )議涉及的問(wèn)題分別予以闡述明白，可以分條撰寫(xiě)或加用小標題。
如果涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，并逐條說(shuō)明。涉及重大或重要的會(huì )議如座談會(huì )、學(xué)術(shù)研討會(huì )等，也會(huì )使用摘編式，即將與會(huì )者在會(huì )上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會(huì )議紀要上體現出來(lái)。
五、加工處理文字。
一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，包括兩個(gè)方面的工作，一個(gè)是根據講話(huà)內容劃分不同的部分，讓老秘網(wǎng)讀者看后能夠明確會(huì )議紀要的主旨和內容。一般而言，參加會(huì )議者的講話(huà)基本是一種“即席性”的，有的可能有個(gè)講幾部分的書(shū)面提綱，有的雖沒(méi)有提綱，但事先也會(huì )有個(gè)“大概講幾塊”的考慮。
像這兩種情況，整理時(shí)分幾個(gè)部分都比較明確。有的則事先沒(méi)有提綱，也沒(méi)有“講幾塊”的考慮，而是全賴(lài)即席發(fā)揮，邊想邊講。像這類(lèi)“即興發(fā)揮”、內容較散亂和冗長(cháng)的，就應予以統攬全篇、劃分內容、合理取舍。再一個(gè)工作，就是無(wú)論哪一種“即席發(fā)揮”，整理時(shí)都要將前后交叉、“枝節”重復的內容進(jìn)行分類(lèi)合并，讓其各歸其主(即劃歸到各小標題下)、各表其意，使紀要提綱契領(lǐng)、簡(jiǎn)明扼要。
二是修改�？陬^語(yǔ)言與書(shū)面語(yǔ)言的最大差別在于前者表達靈活隨意而直白，后者必須嚴謹規范、縝密準確、邏輯分明。因此整理時(shí)必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。
比如，對“估價(jià)”、“探討”之類(lèi)的話(huà)，就要注意“過(guò)”;對一般性、常規性的話(huà)，就要注意“漏”;對討論性、建議永生的話(huà)，就要注意“撿”;對總結類(lèi)、歸納類(lèi)的話(huà)，則要注意“敲”，使其更為嚴謹。在語(yǔ)言的修改方面，應盡量去除“口語(yǔ)”，代之以規范性的書(shū)面語(yǔ)言;在內容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實(shí)”的部分，增強可操作性;在秩序安排上，則要注意“要次分明，以主為先”，也就是重要的內容一定要安排在前面，以示突出重點(diǎn)。
三是補刪。會(huì )議紀要的補刪工作既很重要，也很經(jīng)常，同時(shí)必須堅持原則。從“補”這方面來(lái)講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問(wèn)題，整理時(shí)要予以補上去，也可以說(shuō)是一種“補充回憶”;延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問(wèn)題，整理時(shí)要順著(zhù)講話(huà)者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實(shí)和完善。
從“刪”的方面來(lái)講，除了注意刪除前后重復的內容和與議定主題關(guān)系不大的內容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內容，也可以說(shuō)是刪去那些多余的話(huà)和不可操作性的內容。
六、用好規范語(yǔ)言。
會(huì )議紀要十分講究表述層次，先寫(xiě)什么，后寫(xiě)什么要非常明確，語(yǔ)言要十分規范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話(huà)。要站在會(huì )議的高度，綜合全局的意見(jiàn)，而不能突出個(gè)人的意志。
通常這種層次是用一些約定俗成的專(zhuān)用語(yǔ)言來(lái)表達的，如常用的規范語(yǔ)言有“會(huì )議聽(tīng)取了”“會(huì )議認為”“會(huì )議指出”“會(huì )議要求”“會(huì )議強調”“會(huì )議議定”“會(huì )議原則同意”等。此外，由于會(huì )議紀要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及到會(huì )審、簽發(fā)、分送等等問(wèn)題。它與其它法定公文的顯著(zhù)區別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。
同時(shí)使用統一規定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實(shí)際工作中加以注意的。
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