企業(yè)檔案工作情況調查報告

企業(yè)檔案工作情況調查報告

　　黨和國家工作重點(diǎn)轉移后，檔案工作如何更好地為國民經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，這是當前檔案界共同研究的重要課題。帶著(zhù)這個(gè)課題我們豐滿(mǎn)區檔案局對企業(yè)檔案工作開(kāi)展了一次深層次的調研，現將調研結果報告如下：

　　一、企業(yè)檔案工作的現狀：

　�。ㄒ唬┠壳岸鄶灯髽I(yè)的檔案工作遠遠落后于現代化發(fā)展水平。有建檔意識的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊全完整為準，歸檔的案卷不進(jìn)行整理、編目和排架管理，不進(jìn)行企業(yè)檔案分類(lèi)或分類(lèi)不科學(xué)、不適用，整個(gè)檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直接影響到檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

　�。ǘ�）長(cháng)期以來(lái)，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節，從管理體制來(lái)看，很不適應檔案工作的發(fā)展，具體表現在：體制陳舊、機構重疊、關(guān)系交叉，致使檔案沒(méi)有一個(gè)好的歸宿，甚至認為無(wú)檔可建，有檔也無(wú)用，好壞都是老總說(shuō)了算。形成了“一人一只箱、一年一包帳、各自為政”的分散、混亂管理現象。

　�。ㄈ�）少數企業(yè)將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里，缺少與外界的交流與溝通，不接受新信息、新知識的條件與機會(huì )。檔案材料任其亂堆亂放、蟲(chóng)蛀鼠咬、霉爛變質(zhì)，造成檔案材料的嚴重損失。在工作中需要查找檔案時(shí)，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想當然處理了事，失去了真實(shí)性和可靠性。

　　二、建立和完善企業(yè)檔案工作的阻力：

　�。ㄒ唬┙�檔無(wú)用論。這是一個(gè)很普遍的問(wèn)題。有的經(jīng)營(yíng)者認為自己的買(mǎi)賣(mài)自己做，建了檔案給自己看，是無(wú)效勞動(dòng)；也有的經(jīng)營(yíng)者認為，納完稅，交夠費，一不違紀，二不違法，建檔案有什么用；還有的經(jīng)營(yíng)者覺(jué)得，帳目、技術(shù)與客戶(hù)都在心中裝著(zhù)，何必勞神費勁建什么檔案呢，所以，他們對檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即便同意建檔，對一些至關(guān)重要的資料也不拿出來(lái)。

　�。ǘ�）怕泄密。這也是一些經(jīng)營(yíng)者不愿建檔的原因。一怕技術(shù)泄密，同行頂同行，對自己經(jīng)營(yíng)不利；二怕市場(chǎng)信息泄密，同行爭了利，效益下降；三怕帳目泄了密，露了富，招來(lái)不必要的麻煩。

　�。ㄈ�）舍不得投入。有的經(jīng)營(yíng)者對建檔很熱心，認為是好事，但一聽(tīng)說(shuō)要花錢(qián)買(mǎi)用具、用品，而且要有專(zhuān)門(mén)的地方保管，就推托。

　�。ㄋ模┵Y料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營(yíng)者雖然同意建檔，但一接觸實(shí)際問(wèn)題，一些原始單據、說(shuō)明書(shū)、圖紙、文件證書(shū)、資料、協(xié)議、計帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作難以做到齊全、完整和有效利用。

　�。ㄎ澹┯械泥l鎮主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時(shí)間搭不起；二是私營(yíng)業(yè)主不配合，工作難作；三是經(jīng)營(yíng)不穩，怕今年建明年垮，建檔白費勁，因此遲遲打不開(kāi)局面，工作一直上不去。

　�。�六）檔案主管部門(mén)對建立個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟檔案的宣傳不夠。個(gè)別經(jīng)營(yíng)者對建檔沒(méi)有明確的認識，如有的提出“建立檔案對我們有什么好處？”“能使我們產(chǎn)品賣(mài)出去嗎？”有些建檔早的業(yè)主甚至還說(shuō)“我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒(méi)打出去”等問(wèn)題。

　�。ㄆ撸┐嬗行∞r經(jīng)濟思想。改革開(kāi)放給農民帶來(lái)了翻天覆地的變化，但小富即安的思想仍然存在。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上缺乏現代工業(yè)管理意識。在技術(shù)創(chuàng )新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上，起點(diǎn)低、速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風(fēng)浪，因此對建檔不感興趣。

　　以上問(wèn)題的存在，嚴重障礙了企業(yè)建檔工作的開(kāi)展。為了開(kāi)創(chuàng )企業(yè)檔案工作的新局面，我們應積極探索建檔新路子，積極采取措施加以解決。

　　三、建立和完善企業(yè)檔案工作的方法及對策。

　　企業(yè)的轉軌變形和深化改革、開(kāi)放搞活，促使企業(yè)的檔案管理工作的內容、范圍和其復雜程度都在不斷地深化、擴展。從一個(gè)企業(yè)來(lái)看，其收藏管理的檔案信息數量日趨龐大，內容不斷豐富，利用查詢(xún)頻繁，要想做到科學(xué)有序管理，就必須首先依據企業(yè)檔案的自然形成規律，以及檔案相互之間的有機聯(lián)系，遵循一個(gè)統一的準則，將企業(yè)檔案分門(mén)別類(lèi)，形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機系統，這就是企業(yè)檔案分類(lèi)。這就要求我們檔案部門(mén)要適應時(shí)代的要求，進(jìn)行自身的改革、創(chuàng )新與完善，牢固樹(shù)立服務(wù)意識，找準為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)，使檔案部門(mén)成為企業(yè)的信息管理中心，使檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，應做到：

　　1、在“爭”字上下功夫。檔案工作是個(gè)服務(wù)性的工作，而且效益是隱形的，價(jià)值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導的重視、支持、關(guān)注和理解。所以我們要主動(dòng)樹(shù)立為私營(yíng)企業(yè)建檔服務(wù)的思想，這就需要付出比別人更大的努力，“建檔為用檔”在堅持《標準》的同時(shí)，保證私營(yíng)企業(yè)建檔的質(zhì)量。要視私營(yíng)企業(yè)檔案資料的多少及私營(yíng)企業(yè)規模的大小來(lái)確定企業(yè)檔案的類(lèi)目設置，這里局指導人員可幫助企業(yè)建初期《企業(yè)檔案分類(lèi)與實(shí)用參考》例如：一本原始檔案也許不能說(shuō)明什么，但多份檔案，多年的檔案組合在一起，可能就會(huì )說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題和一種發(fā)展趨勢。如果對這些檔案資料進(jìn)行深入的研究、對比，從從中找出一些經(jīng)驗教訓，或是一些規律性東西，那么，這些檔案的潛在價(jià)值也就被充分地發(fā)揮出來(lái)。所以《業(yè)務(wù)規范》一定要在立卷前制定出來(lái)，做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規范，結果欲速則不達。

　　2、在“用”字上加大力度。重新審視“檔案”的概念和功能。例如：有的私營(yíng)企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚至一份往來(lái)信函都會(huì )保存起來(lái)，他們有一定的文化素養，不但懂經(jīng)營(yíng)、會(huì )管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識。針對有檔案利用要求的，可按事先選定的檔案類(lèi)目，制定出更詳實(shí)的企業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類(lèi)編號方案，以便統一立卷歸檔標準，使檔案對號入座，這樣才能保證檔私營(yíng)檔案企業(yè)的完整性和科學(xué)性，保證了私營(yíng)企業(yè)建檔質(zhì)量的同時(shí)不要注重裝訂美觀(guān)整齊與否，要注重檔案的分類(lèi)準確與否，這樣才能做到一份檔案追回無(wú)形資產(chǎn)，將對企業(yè)今后的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

　　3、在“新”字上搶在人先。前面談到目前多數企業(yè)的檔案工作現代化發(fā)展水平，工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準。正是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里，不能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔助性的部門(mén)存在，因而不受重視。所以在“新”字上搶在人先，實(shí)現檔案管理現代化已勢在必行。企業(yè)的規模、資金、生產(chǎn)能力在市場(chǎng)經(jīng)濟瞬息萬(wàn)變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場(chǎng)、把握住商機才行。而最快捷、便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。但由于企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的科研機構，沒(méi)有專(zhuān)人進(jìn)行信息情報等方面的收集與研究，這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，我們檔案部門(mén)可將各企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規模、產(chǎn)品類(lèi)目、發(fā)展理念等樹(shù)立企業(yè)形象的宣傳材料及企業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規模、價(jià)格做成網(wǎng)頁(yè)，全天候推銷(xiāo)他們的產(chǎn)品。主動(dòng)承擔起企業(yè)與外界溝通的橋梁。

　　4、在“教”字上強化培養。通過(guò)調研感到目前檔案隊伍現狀沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，難以勝任，加之屬于兼職，當作分外工作來(lái)干，很難干好。當前首先，要有針對性發(fā)現和培養典型主動(dòng)幫教，示范指導，旨在樹(shù)立樣板。其次，抓典型樹(shù)樣板、搞培訓采取典型引路、以點(diǎn)帶面、學(xué)習觀(guān)摩、召開(kāi)現場(chǎng)會(huì )等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好的企業(yè)進(jìn)行參觀(guān)學(xué)習，相互交流，互相促進(jìn)，以看得見(jiàn)、信得過(guò)的實(shí)例，來(lái)示范帶動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。這樣在拓寬企業(yè)檔案人員的知識面的同時(shí)又提高其業(yè)務(wù)水平，為的是使企業(yè)的檔案員從企業(yè)檔案的“守門(mén)員”轉變?yōu)椤靶畔�導航員”，企業(yè)檔案管理工作才能走上正規化的軌道。

　　總之，檔案這個(gè)知識和信息傳媒的主要載體。如何直接把知識信息作為一種資源轉化為企業(yè)的利潤和效益，為社會(huì )創(chuàng )造更多的財富，這就是我在這篇文章中所要研究的問(wèn)題。

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