會(huì )議策劃安排的內容
一、會(huì )場(chǎng)預約
我們將根據您的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會(huì )議的級別,為您選擇會(huì )議舉辦地;我們將根據會(huì )議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據會(huì )議的具體情況，確定是否將會(huì )議劃分為幾個(gè)分會(huì )場(chǎng)，選擇分會(huì )場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您預約。
二、負責會(huì )場(chǎng)的布局，設備安裝調試
我們將根據會(huì )議的具體情況，為您設計并安排會(huì )場(chǎng)的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會(huì )議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進(jìn)行演練，確保會(huì )議的順利進(jìn)行。
三、印刷材料的設計制作
我們將為您的會(huì )議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據會(huì )議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會(huì )為您的印刷品指定專(zhuān)門(mén)的廠(chǎng)家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會(huì )場(chǎng)或指定位置.
四、參會(huì )者的接送
我們將根據參加會(huì )議者的具體情況以及人數多少安排相應的車(chē)輛;我們的專(zhuān)車(chē)將會(huì )提前在指定位置等待參會(huì )人員，把參會(huì )人員迅速、安全地送到會(huì )場(chǎng)或下榻酒店.
五、參會(huì )者的餐飲
我們將根據參會(huì )人員的喜好，為您預定各種形式的餐會(huì )：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì )等等;我們將根據參會(huì )人員的具體情況以及會(huì )場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn).
六、參會(huì )者業(yè)余時(shí)間的安排
我們將根據參會(huì )人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專(zhuān)門(mén)的旅游線(xiàn)路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂(lè )設施，供你選擇.
依托我公司強大的信息資源和服務(wù)體系，本公司在承辦各種會(huì )議方面具有獨到的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢，我們能夠為客戶(hù)提供吃、注行、娛、購一整套完善的會(huì )議策劃實(shí)施方案；從主題創(chuàng )意、內容策劃、參會(huì )人員的邀請、會(huì )場(chǎng)設計安排、接待宴請、媒體支持及政府關(guān)系協(xié)調等等，事無(wú)巨細，我們都一一安排。
國際會(huì )議的策劃
可以毫不夸張地說(shuō)，每一個(gè)國際會(huì )議都是一個(gè)系統工程，只因各自的層次高低不同、規模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調兵遣將匯集數十人乃至數千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會(huì )議中，既要使代表們能開(kāi)誠布公，暢所欲言，又要使會(huì )議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況國際會(huì )議的與會(huì )者都有一定的身份，不是專(zhuān)家教授，便是社會(huì )賢達；不是商賈巨富，便是部長(cháng)大臣。如會(huì )務(wù)安排發(fā)生差錯或生活接待有所疏忽都會(huì )造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會(huì )議還是個(gè)跨行業(yè)、跨部門(mén)的工作，從外事到旅游，無(wú)不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負責，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統工程，如不事先預作周密的策劃，而是“跟著(zhù)感覺(jué)去走”，走一步看一步，就難保不出問(wèn)題。對國際會(huì )議要預做認真策劃的目的是：
一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時(shí)間完成什么，完成到什么程度，由誰(shuí)來(lái)完成，便心中有數，可以避免盲目性和隨意性，加強時(shí)間觀(guān)念。
二、預見(jiàn)可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現，至少能使人處變不驚，增加工作的主動(dòng)性。
三、對各種需要做出估計。兵馬未動(dòng)，糧草先行。國際會(huì )議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規劃才能估計到各種需要的種類(lèi)、數量和出現的時(shí)間，預做準備，防患于未然。
國際會(huì )議的組織者理所當然地要認真進(jìn)行策劃，其他與會(huì )人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會(huì )議的形成和內中的問(wèn)題，也定會(huì )有所裨益。
策劃國際會(huì )議需要注意：
一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國際會(huì )議的構思、醞釀和策劃一年前就要開(kāi)始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。
二、全面考慮。國際會(huì )議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來(lái)造成損失。如會(huì )議主題選擇不當就可能使會(huì )議談不起來(lái)；如時(shí)間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會(huì )使用權與會(huì )者叫苦不迭；如會(huì )場(chǎng)未選合適，會(huì )議服務(wù)跟不上來(lái)，就會(huì )使會(huì )議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節，避免出現大的閃失。
三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據，也是掌握進(jìn)度，調整快慢的準繩。經(jīng)驗證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節是關(guān)鍵：
1．會(huì )議請柬發(fā)出的時(shí)間；
2．代表抵達和簽到的時(shí)間。
會(huì )議請柬的發(fā)出是會(huì )議前期準備完成的重要標志。很難設想在會(huì )議名稱(chēng)、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )范圍及經(jīng)費確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會(huì )前準備已經(jīng)全部就緒，會(huì )議即將開(kāi)始實(shí)質(zhì)性活動(dòng)的另一重要標志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請柬和代表報到的時(shí)間，并認真予以執行，其他準備工作便可一一帶動(dòng)。
四、借助他山之石。對于我們許多人來(lái)說(shuō)，國際會(huì )議還是一個(gè)相對的新事物。我們的知識有限，經(jīng)驗不足，應當求助于國內外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗教訓，結合本行業(yè)、本部門(mén)、本會(huì )議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結、規劃、報告都有參考價(jià)值，可以借來(lái)一閱。有時(shí)，“與君一席談勝讀十年書(shū)”，也不妨一試。
對策劃國際會(huì )議的目的和注意事項有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問(wèn)題做進(jìn)一步探討。
一、會(huì )議宗旨
所謂會(huì )議宗旨就是指舉辦某一特定國際會(huì )議的目標。對此，會(huì )議的主辦者都會(huì )準確和簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會(huì )議的主要目的便是：“通過(guò)國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關(guān)于國際經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認識上的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)，以促進(jìn)全球談判達成協(xié)議�！睆倪@段文字里，我們至少可以看出三層意思：
�。ㄒ唬┡c會(huì )者的層次：國際元首和政府首腦；
�。ǘ┠康模捍龠M(jìn)全球談判達成協(xié)議；
�。ㄈ┦侄危簩θ蛘勁泻推渌v臺上關(guān)于經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認識的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)。
被邀請者應當根據會(huì )議宗旨決定是否與會(huì )、與會(huì )的積極程度以及自己的方針策略。某些會(huì )議的宗旨可能有悖于被邀請者的.立場(chǎng)和主張。例如，一些西方人士就不贊成不結盟的原則，甚至認為不結盟是不道德的行為。持此種態(tài)度者便不會(huì )出席討論以肯定不結盟原則為宗旨的國際會(huì )議。如果去了，也是為了去唱反調。
同時(shí)，某些國際會(huì )議的必發(fā)起者也會(huì )訂立他人難以接受的會(huì )議宗旨使許多人望而卻步。
世界上的事情是復雜的。許多時(shí)候，公布的會(huì )議宗旨不一定能全部反映發(fā)起者的意圖。不少?lài)�、機構和人士在舉辦國際會(huì )議時(shí)都有自己另外的不便明講但并非不正當的目的--宣傳自己，擴大影響，收集信息。這些考慮，如不過(guò)分，不足為奇。因為幾乎毫無(wú)例外，誰(shuí)都想通過(guò)舉辦國際會(huì )議獲得某種好處。因此，要清楚了解發(fā)起者、組織者、贊助者的背景，以便準確判斷，哪些弦外之音屬正常做法，哪些是離弦走板。
有的國際會(huì )議旨在處理當前的緊迫問(wèn)題--日元升值、股市暴漲、邊界沖突、民族糾紛、難民潮、過(guò)境等。這種會(huì )議往往引人注目，成為頭條新聞。某些會(huì )議的主要目的不在立即解決什么問(wèn)題，而在于創(chuàng )造和解氣氛。會(huì )議能把敵對方面帶到會(huì )議桌上來(lái)，本身便是國際社會(huì )的勝利。近年來(lái)，圍繞柬埔寨、中東、前南斯拉夫問(wèn)題而舉行的國際會(huì )議便是例證。更多的國際會(huì )議，既不是為了解決問(wèn)題，也不是為了創(chuàng )造氣氛，而是為了實(shí)現國際交流，包括學(xué)術(shù)研討、人才培訓、業(yè)務(wù)洽談等。此種會(huì )議往往具有氣氛和諧和進(jìn)行平順的特點(diǎn)，其目的不在取得共同的結論，而是重在切磋爭鳴。此外，還有一種為慶祝、紀念某一歷史性事件或嘉獎某一突出貢獻而舉行的國際會(huì )議。這種會(huì )議常伴隨慶典儀式并同學(xué)術(shù)討論相結合。
國際會(huì )議的策劃者必須明確自己的會(huì )議宗旨。這種宗旨可以反映于文字上，也可以隱蔽于具體做法背后。策劃者據此確定會(huì )議的進(jìn)行方式。
二、會(huì )議名稱(chēng)
我們每個(gè)人都有一個(gè)姓名--張三、李四、彼得、約翰。國際會(huì )議成千上萬(wàn)，也各有名稱(chēng)，以示區別。人的姓氏取自山川樹(shù)木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊封官銜。國際會(huì )議則可以得名于：
�。ㄒ唬┧鶎�?lài)H機構的名稱(chēng)，如聯(lián)合國大會(huì )、國際紅十字大會(huì )、各國議會(huì )聯(lián)盟大會(huì )、扶輪國際大會(huì )；
�。ǘ┡c會(huì )國所屬的集團，如西方七國首腦會(huì )議、世界穆斯林大會(huì )、歐佩克（石油輸出國組織）部長(cháng)級會(huì )議、英聯(lián)邦政府首腦會(huì )議；
�。ㄈ┡c會(huì )國所在的地區，如泛美會(huì )議、非洲國家首腦會(huì )議、亞太區域和平會(huì )議、歐洲安全和合作會(huì )議；
�。ㄋ模┡e行會(huì )議的地點(diǎn)，如舊金山會(huì )議、萬(wàn)隆會(huì )議、布雷頓森林會(huì )議、達沃斯世界經(jīng)濟論壇；
�。ㄎ澹┧鶎賹�(zhuān)業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會(huì )議、聯(lián)合國海洋法會(huì )議、國際敦煌學(xué)術(shù)會(huì )議、亞洲胸外科醫生會(huì )議；
�。┩怀龅膰H問(wèn)題，如聯(lián)合國最不發(fā)達國家會(huì )議、世界人口會(huì )議、柬埔寨巴黎國際會(huì )議、關(guān)于裁軍問(wèn)題的特別聯(lián)大；
�。ㄆ撸┥鐣�(huì )主張或政治運動(dòng)，如世界反對各族隔離行動(dòng)大會(huì )、亞非人民團結大會(huì )、世界佛教徒大會(huì )、國際社會(huì )常代表大會(huì )。
為了使用上的方便，國際會(huì )議常用簡(jiǎn)稱(chēng)。為此，需查核會(huì )議的全稱(chēng)，以確定何所指。如“日內瓦會(huì )議”便不計其數。假若不加以限定，就無(wú)法使人對號入座。我國在50年代中期就參加過(guò)兩次日內瓦會(huì )議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問(wèn)題的日內瓦會(huì )議，另一次是1955年關(guān)于老撾問(wèn)題的日內瓦會(huì )議。
國際機構召開(kāi)的常會(huì )、例會(huì )通常都排以序號，以表明會(huì )議的順序并便于辨別。例如，第x屆特別聯(lián)大、第x屆不結盟國家和政府首腦會(huì )議、太平洋經(jīng)濟合作會(huì )議第x屆國際大會(huì )等。除序數外，人們還經(jīng)常在常會(huì )、例會(huì )的名稱(chēng)上標明會(huì )議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題的第一屆特別聯(lián)大”。
國際會(huì )議的名稱(chēng)應力求簡(jiǎn)短、易讀、易記。以為把名稱(chēng)叫得越復雜便函顯得越重要的認識是沒(méi)有根據的。至少從公關(guān)的角度來(lái)看是不可取的。舉例，稱(chēng)“亞太合作國際會(huì )議”便足矣。如取名“亞太合作國際會(huì )議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟及東盟的作用”便嫌繁冗了。
三、會(huì )議主題
我們寫(xiě)文章時(shí)總要定個(gè)題名，把文章主要內容畫(huà)龍點(diǎn)睛地勾畫(huà)出來(lái)。同樣，一次國際會(huì )議審議的實(shí)質(zhì)問(wèn)題也應通過(guò)會(huì )議主題概括出來(lái)，并盡可能反映時(shí)代特征或問(wèn)題的緊迫感。
確定會(huì )議主題，使之精確、簡(jiǎn)明、有號召力、引人注目，是要費一番思索的。譬如說(shuō)，我們要舉辦一次關(guān)于東北亞問(wèn)題的國際研討會(huì )。為了使它具有時(shí)代氣息，人們開(kāi)始時(shí)選用“對東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同XX年掛鉤以便更有號召力，于是改為“走向XX年的東北亞”。但也有人認為不如用“XX年之交的東北亞”，可把時(shí)間跨度拉大些。又有人說(shuō)，用“二十一世紀”比“XX年”口號更響亮。但有人爭辨說(shuō)“二十一世紀”長(cháng)達百年，時(shí)間跨度又嫌過(guò)長(cháng)。最后，眾人達成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀的東北亞”為主題�？梢�(jiàn)確定一個(gè)會(huì )議主題有時(shí)頗費周折，需要集思廣益。
有時(shí)，在主題外還另加副題。副題用以進(jìn)一步補充和說(shuō)明主題。例如，聯(lián)合國亞太經(jīng)社會(huì )北京年會(huì )的主題是“區域經(jīng)濟合作”，但“區域經(jīng)濟合作”的領(lǐng)域很廣。為了便于討論，又加上副題“前景、優(yōu)先事項和政策選擇”，使主題范圍集中一些。這就形成了一個(gè)“主題+副題”的程式：“亞太經(jīng)濟社會(huì )的區域經(jīng)濟合作：前景、優(yōu)先事項和政策選擇”。同樣，上面提到的“走向二十一世紀的東北亞”也可以“經(jīng)濟和技術(shù)合作”等為副題，使討論更加集中。
會(huì )議東道國傾向于確定對自己有利的主題，但也應注意吸納他人意見(jiàn)，取得多數支持，避免借地主之便強加于人。
四、會(huì )議的層次
國際會(huì )議都有一定的層次。凡是戰爭、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問(wèn)題以及有關(guān)商貿、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開(kāi)政府間會(huì )議來(lái)討論。于是產(chǎn)生了按照與會(huì )的政府領(lǐng)導人的身份高低劃分的國際會(huì )議，如首腦會(huì )議、部長(cháng)級會(huì )議、高級官員會(huì )議等。有些問(wèn)題雖不涉及整個(gè)國家利益，但也須由擁有實(shí)力和影響的權威人士來(lái)解決。于是有了所長(cháng)、行長(cháng)、董事長(cháng)、總經(jīng)理級的國際會(huì )議。出席會(huì )議的代表可以攜帶級別低一點(diǎn)的助手，作為副代表、助理代表、顧問(wèn)、專(zhuān)家與會(huì )，但他本人的身份必須符合會(huì )議的要求。由此可見(jiàn)，國際會(huì )議的層次實(shí)際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱(chēng)反映出來(lái)，也可以由其社會(huì )聲望、政治影響、學(xué)術(shù)地位、藝術(shù)水準面體現。
當然，國際間也有許多平民大眾的會(huì )議。這些“草根”級的會(huì )議在推動(dòng)人民間的相互了解、友好、交流也發(fā)揮了十分重要的作用，因此不可因為它們屬于“下層”而受到輕視。但在等級社會(huì )里，論資排輩，以權勢取人仍是通行的做法。習慣難以打破，而屬于不同層次的人彼此間也不無(wú)隔閡。某些大人物可能不屑于同下層次的人士或低于自己的人同坐在一張會(huì )議桌上。因身份不同而拒絕與會(huì )的事情并不少見(jiàn)。而有些清高的民間人士也不見(jiàn)得愿意同權勢者“合謀”。因此，從實(shí)際出發(fā)，在國際出發(fā)，在國際會(huì )議中，劃分不同的層次，予以分別對待，看來(lái)是必要的。
一般地講，國際會(huì )議都是同一層次的人的聚首。有時(shí)與會(huì )者的身份可以稍有差異，但不能相差太遠。部長(cháng)級的會(huì )議須由正、副、助理部長(cháng)參加。如規定是副部長(cháng)級的會(huì )議，派去正部長(cháng)就顯示派出國家的特別重視，代表在會(huì )議中會(huì )備受尊敬。如派去助理部長(cháng)，則在排名時(shí)次序就要靠后。如派出低于助理部長(cháng)的官員為代表就顯得異常，可能會(huì )受到拒絕或冷落。外交上頗講身份、地位、級別的對等。這種對等觀(guān)念也常常反映于國際會(huì )議中。
所謂層次并不一定指的都是官階。舉行一次銀行巨頭或財政部長(cháng)的國際會(huì )議，受重視的程度不亞于國家元首。這些掌握了國家經(jīng)濟、財政實(shí)權的人物住的是總統套間，外出時(shí)警車(chē)開(kāi)道，會(huì )見(jiàn)者是總統、議長(cháng)，講話(huà)是頭條新聞�；视H國戚所受的隆重接待也不能用職位來(lái)衡量。杰出的政治活動(dòng)家、知名科學(xué)家和文壇巨星的國際性集會(huì )也會(huì )引起轟動(dòng)�？梢�(jiàn)，與會(huì )者的權勢和知名度大小也是層次。
越是層次高的國際會(huì )議，接待規格也越高。為了一次首腦級的國際會(huì )議或是一次有重大影響的國際會(huì )議，有的國家甚至不惜工本，大興土木，蓋起大廈，準備工作也由國家領(lǐng)導人親自抓。在財政預算、力量配備、動(dòng)員程度上都可看出規格的不同。
在同一層次的會(huì )議中，對小國的與會(huì )者接待規格也應因人而異。高層次的人士低規格接待，或低層次人士高規格接待，都是不妥的。通常對代表團團長(cháng)和團員，對正式代表和觀(guān)察員，對與會(huì )者和工作人員，待遇均不同。例如，所在國領(lǐng)導人可能僅接見(jiàn)代表團團長(cháng)，會(huì )上發(fā)言權僅給正式代表，招待會(huì )僅邀請列入代表名單的與會(huì )者等。
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