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機關(guān)公文寫(xiě)作基礎處理規則
黨政機關(guān)公文主要文種有15個(gè)，下面是小編整理的機關(guān)公文寫(xiě)作基礎處理規則，歡迎閱讀。
一,公文的功能
(一)公文的涵義與特點(diǎn)
公務(wù)文書(shū),又叫公務(wù)文件,簡(jiǎn)稱(chēng)公文,是法定機關(guān)與社會(huì )組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權,實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規范體式的書(shū)面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線(xiàn),方針和政策,發(fā)布行政法規和規章,施行行政措施,指示答復問(wèn)題,指導,布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具.
公文分類(lèi)
按公務(wù)文書(shū)的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現行的公務(wù)文書(shū)分為兩大類(lèi):
1.通用文書(shū)
(1)法定公文
(2)事務(wù)文書(shū)
2.專(zhuān)用文書(shū)
財經(jīng)文書(shū),司法文書(shū),科技文書(shū),軍事文書(shū)等等
公文的主要特點(diǎn):
1.法定性
2.政策性
3.實(shí)用性
4.時(shí)效性
5.規范性
(二)公文的作用(功能)
1.決策與領(lǐng)導作用(最主要的作用)
2.強制執行和處理的作用
3.依據和憑證作用
4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用
5.宣傳與教育作用
二,公文的文體,結構,格式與稿本
(一)公文的文體
公文的文體是指公文的表達方式.屬應用文體,但它又不同于一般的應用文,具有自身的特殊屬性:
1.公文被規定以現代漢語(yǔ)的書(shū)面形式(即白話(huà)文)作為必須使用的符號系統.
2.公文兼用說(shuō)明,敘述,議論三種表達方式.
(二)公文的結構
公文的結構是指公文的組織結構,具有規范性和相對確定性.
公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機關(guān)標識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標題,主送機關(guān),正文,附件說(shuō)明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機關(guān),印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成.
(三)公文的格式(重點(diǎn)內容)
公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定.
1.公文用紙主要技術(shù)指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5～9.5.
2.公文用紙幅面及版面尺寸
(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm).
(2)公文頁(yè)邊與版心尺寸:
公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm
版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁(yè)碼)
a4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸
3.公文中圖文的顏色
未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色.
4.排版規格與印制裝訂要求
(1)排版規格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫(xiě)橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個(gè)字.
(2)制版要求:版面干凈無(wú)底灰,字跡清楚無(wú)斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過(guò)1mm.
(3)印刷要求:雙面印刷;頁(yè)碼套正,兩面誤差不得超過(guò)2mm.印品著(zhù)墨實(shí),均勻;字面不花,不白,無(wú)斷劃.
(4)裝訂要求:公文應左側裝訂,不掉頁(yè).騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm .
5.公文中各要素標識規則
組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.
(1)眉首
公文份數序號:用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行.
秘密等級和保密期限:標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字
下行,平行公文首頁(yè)格式
上報公文首頁(yè)版式
緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時(shí)標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行.
發(fā)文機關(guān)標識:由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng).發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對于上報的公文,發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識.字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀(guān)為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.聯(lián)合行文時(shí)應使主辦機關(guān)名稱(chēng)在前,"文件"二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側,上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多,必須保證公文首頁(yè)顯示正文.行政機關(guān)之間聯(lián)合行文,標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號 .
發(fā)文字號:由發(fā)文機關(guān)代字,年份和序號組成.發(fā)文機關(guān)標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(chēng)(1995不能簡(jiǎn)寫(xiě)成95,XX不能寫(xiě)成04),用六角中括號"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.
注意:用直角中括號"茂××[XX]10號",用小括號"茂××(XX)10號"都是不規范的.
發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn).
簽發(fā)人:上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側.發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名.如有多個(gè)簽發(fā)人(會(huì )簽人),主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 ,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排,下移紅色反線(xiàn),應使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm.
(2)主體
公文標題:紅色反線(xiàn)下空2行,用2號小標宋體字(常見(jiàn)的公文標題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱(chēng),間距恰當.
主送機關(guān):標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號.如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送.
公文正文:主送機關(guān)名稱(chēng)下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數字,年份不能回行(一個(gè)阿拉伯數字,年份不能分成兩行).
附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附件",后標全角冒號和名稱(chēng).附件如有序號使用阿拉伯數碼(如"附件:1.×××××");附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號.附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識"附件",有序號時(shí)標識序號;附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件(或帶序號).
成文時(shí)間:以領(lǐng)導人簽發(fā)的時(shí)間為準.聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見(jiàn),協(xié)辦單位依次會(huì )簽,一般不使用復印件會(huì )簽.成文時(shí)間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準.電報,以發(fā)出日期為準.
標法:用漢字將年,月,日標全;零寫(xiě)為"○";成文時(shí)間的標識位置見(jiàn)下.
公文生效標識:公文除"會(huì )議紀要"和以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章.行政機關(guān)聯(lián)合向上行文,為簡(jiǎn)化手續和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章.
a.單一發(fā)文印章
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng),只標識成文時(shí)間.成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色.
公文末頁(yè)版式
b.聯(lián)合行文印章 有兩種情況:
當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應將成文時(shí)間拉開(kāi),左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過(guò)3mm.
當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現空白印章,應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))排在發(fā)文時(shí)間和正文之間.主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標識成文時(shí)間.
聯(lián)合行文末頁(yè)公文版式
特殊情況說(shuō)明:當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),應采取調整行距,字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標識"此頁(yè)無(wú)正文"的方法解決.
附注:公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時(shí)間下一行.如:(此件發(fā)至縣,團級,傳達到全體黨員)."請示"應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà).
(3)版記
主題詞:公文應當標注主題詞.上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞."主題詞"用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字.
抄送:抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng),統稱(chēng).公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識"抄送",后標全角冒號;回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號.如主送機關(guān)移至主題詞之下,標識方法同抄送機關(guān).
版記示意圖
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時(shí)間:位于抄送機關(guān)之下(無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字.印發(fā)機關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字.印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識.
版記中的反線(xiàn):版記中各要素之下均加一條反線(xiàn),寬度同版心.
版記的位置:版記應置于公文最的一頁(yè),版記的最后一個(gè)要素置于最后一行.
印刷份數:格式?jīng)]
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