在不久前我還苦于不知這方面的工作總結怎么寫(xiě)，但經(jīng)過(guò)一番詳細的思考，我理清了思路。在這里，我們對如何進(jìn)行文檔管理分三個(gè)階段來(lái)闡述。

　　1、生成期文件的管理

　　生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過(guò)程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門(mén)及外單位。因此，需要建立非文件負責人也能隨時(shí)找出文件的管理系統。對此類(lèi)文件的管理，可建立以下一個(gè)流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。

　　按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類(lèi);按照一件事一個(gè)文件套的原則，每個(gè)人準備若干個(gè)文件套;按類(lèi)別或內容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類(lèi)別進(jìn)行區分。將文件套收集到輕便雜志匣中;把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上;責任人外出或離職時(shí)，務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上;用標簽紙制作雜志匣的標簽，可做到整潔美觀(guān)并易于分類(lèi);由于可看到文件夾的標簽，還易于檢索;每個(gè)人都應該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里;將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來(lái)，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個(gè)人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時(shí)性地存放文件資料;使用開(kāi)放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。

　　2、保存期文件的管理

　　有些保管在辦公室里的文件過(guò)了幾年后利用率就會(huì )下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類(lèi)文件建議建立一個(gè)“保存中心”的形式進(jìn)行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類(lèi)，把需要定期保存的文件轉移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷(xiāo)毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過(guò)，如果使用保存型文件夾將會(huì )更經(jīng)濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟的地方建立“保存中心”。

　　3、文件的廢棄

　　保管型文件隨著(zhù)時(shí)間的流逝，其利用價(jià)值會(huì )降低，如果不及時(shí)清理，就會(huì )泛濫成災。堅決要扔掉不需要與過(guò)期的文件，減少文件的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進(jìn)行：

　　(1)、按文件進(jìn)行廢棄;

　　(2)、按文件夾進(jìn)行廢棄;

　　(3)、按項目進(jìn)行廢棄;

　　(4)、按顏色進(jìn)行廢棄。

　　隨著(zhù)計算機和現代通信技術(shù)相結合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個(gè)方面。

　　1、對電子文件要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地管理，要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。通過(guò)分類(lèi)、標引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。

　　2、對電子文件要定期、及時(shí)的進(jìn)行備份。以避免由于技術(shù)故障導致的文件丟失。

　　3、由于電子文件利用途徑的多樣化，尤其是在網(wǎng)絡(luò )高度發(fā)達的今天，要做好電子文件的保密工作，即準確設定電子文件的訪(fǎng)問(wèn)權限。