接待準備工作

　　客人前來(lái)辦事，工作人員在接待客人之前應該做什么準備？以下是小編為大家整理的接待準備工作，供大家參考。

　　接待準備工作一

　　接待工作是辦公室日常事務(wù)中的一項常態(tài)化工作，要想做好這項日常工作，全面的接待準備工作是先決條件�？梢詮慕哟�工作的環(huán)境、物質(zhì)和心理三個(gè)方面進(jìn)行準備。

　�。ㄒ唬┉h(huán)境準備

　　接待工作的環(huán)境主要是指單位的整體環(huán)境和接待室（會(huì )客室或辦公室）的局部環(huán)境。單位的整體環(huán)境要求安全、整齊、潔凈。接待室的局部環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。

　　1．硬環(huán)境硬環(huán)境包括室內空氣、光線(xiàn)、顏色、辦公設備及會(huì )客室的布置等外在客觀(guān)條件。

　�。�1）空氣環(huán)境，包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個(gè)因素，一般接待室溫度控制在21～28℃，室內的相對濕度保持在40%～60%。接待室要注意通風(fēng)和空氣調節，經(jīng)常開(kāi)窗透氣，保持空氣清新，也可適度噴灑氣味淡雅大方的空氣清新劑�？諝猸h(huán)境的好壞，對人的行為和心理都有影響，對提高接待工作效率也十分重要。接待室應適當綠化，擺放綠色植物不僅能美化環(huán)境，還能凈化空氣。植物的選擇最好為常綠植物，如龍血樹(shù)、金錢(qián)樹(shù)、萬(wàn)年青、葉蘭、龜背竹等。如果接待室空間較小，也可以采用垂吊類(lèi)植物，如吊蘭、常春藤等。

　�。�2）光線(xiàn)環(huán)境，接待室要有適當的照明，應以自然光源為主，人造光源為輔。

　�。�3）聲音環(huán)境，接待室要保持肅靜、安寧，使接待人員能聚精會(huì )神地從事接待工作。

　�。�4）接待室布置，注意辦公桌、文件柜等大件物品要擺放合理，書(shū)報、文件等歸類(lèi)擺放整齊，墻上可掛單位的宣傳圖片等。接待室清潔、明亮、整齊、美觀(guān)，會(huì )讓來(lái)訪(fǎng)者感受到這里的工作有條不紊，生機盎然。如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的接待室，也應在辦公室中騰出一個(gè)比較安靜的角落來(lái)，讓來(lái)訪(fǎng)者可以從容就座、談話(huà)。

　　2．軟環(huán)境軟環(huán)境包括接待室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養等社會(huì )環(huán)境。良好的工作氛圍，接待人員熱情的接待態(tài)度、大方得體的禮儀、周到細致的接待安排，都能讓來(lái)訪(fǎng)者感受到一種蓬勃向上的凝聚力，從而產(chǎn)生良好的印象。

　�。ǘ�）物質(zhì)準備

　　1．茶水、飲料的準備接待所用的桌椅、沙發(fā)等要擺放整齊，保持桌面清潔。茶具應整齊擺放在桌面上，并保證熱水供應。

　　2．水果、點(diǎn)心的準備綜合考慮來(lái)訪(fǎng)者的身份、人數、性別、年齡等因素，適量準備口香糖、小點(diǎn)心、水果、糖果和零食等。

　　3．煙、打火機或火柴、煙灰缸的準備桌面上要擺放稍大點(diǎn)的煙灰缸，還要準備好紙巾、打火機、火柴等用品。

　　4．相關(guān)資料的準備為了排解來(lái)訪(fǎng)者等待時(shí)間的情緒，在接待室可以放置書(shū)報架，擺放一些書(shū)報雜志或單位簡(jiǎn)介等對外宣傳資料。

　�。ㄈ�）心理準備

　　接待工作的心理準備，是指接待人員要以誠心、耐心、熱心去面對每位來(lái)賓，熱情適度，和藹可親，用語(yǔ)禮貌，舉止大方。接待人員要有強烈的角色意識和服務(wù)意識。

　�。�1）誠心，要能夠站在對方立場(chǎng)，以一顆真誠的心，幫助每一位來(lái)訪(fǎng)者解決問(wèn)題。

　�。�2）耐心，要不煩不燥，細心周到地對待每一位來(lái)訪(fǎng)者。

　�。�3）熱心，要以自始至終親切的態(tài)度，為來(lái)訪(fǎng)者提供接待服務(wù)。

　　接待準備工作二

　　從接到來(lái)客通知后，接待工作就開(kāi)始進(jìn)入準備工作階段。這是整個(gè)接待工作的重要環(huán)節，一般應從下面幾個(gè)方面來(lái)準備：

　　1、了解客人基本情況

　　接到來(lái)客通知時(shí)，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車(chē)次、航班和到達時(shí)間，然后將上述情況及時(shí)向主管人員匯報，并通知有關(guān)部門(mén)和人員做好接待的各項準備工作。

　　2、確定迎送規格

　　按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專(zhuān)業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關(guān)部門(mén)派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

　　3、布置接待環(huán)境

　　良好的環(huán)境是對來(lái)賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話(huà)，以備接待客人、進(jìn)行談話(huà)和通訊聯(lián)絡(luò )之用。室內應適當點(diǎn)綴一些花卉盆景、字畫(huà)，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關(guān)本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

　　4、做好迎客安排

　　與行政或公交部門(mén)聯(lián)系，按時(shí)安排迎客車(chē)輛；預先為客人準備好客房及膳食；若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫(xiě)上“歡迎xxx 先生（女士）”以及本單位的名稱(chēng)；若有需要，還可準備鮮花等。

　　接待準備工作三

　　在整個(gè)工作系統中，接待是最為基礎也是最重要的工作。接待前的準備工作很重要，是整個(gè)接待工作的基礎，會(huì )直接影響接待的效果。秘書(shū)要做好相關(guān)接待準備，可以說(shuō)做好準備工作，接待任務(wù)就完成了一半。

　　一、 思想上的準備

　　1、誠懇的心。對于預約還是未預約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書(shū)人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來(lái)賓。秘書(shū)的行為要讓來(lái)賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩定對方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問(wèn)題。與別人交談貴在真誠，只有帶著(zhù)真誠的情感去談話(huà)，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書(shū)人員不能抱著(zhù)“事不關(guān)己”的態(tài)度，應該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當我們比較空閑時(shí)，看見(jiàn)同事正在忙碌地接待來(lái)賓或同事不在時(shí)，秘書(shū)人員應該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營(yíng)造的重要因素，更有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。

　　二、業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準備

　　秘書(shū)作為領(lǐng)導的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設備，要有會(huì )議記錄等專(zhuān)業(yè)知識。與此同時(shí)，秘書(shū)要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規格、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、各部門(mén)設置及職員情況。平時(shí)，秘書(shū)要養成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專(zhuān)業(yè)技能的具備會(huì )大大提高接待的效果。

　　三、物質(zhì)準備

　　對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。

　　1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應該舒適、美觀(guān)、整潔，秘書(shū)人員可以的會(huì )客室拜訪(fǎng)一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過(guò)敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會(huì )給來(lái)賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準備。接待室設置要協(xié)調，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著(zhù)客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì )客室是非常失禮的，會(huì )讓客人覺(jué)得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書(shū)人員要勤換洗相關(guān)設施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來(lái)訪(fǎng)者的到來(lái)。

　　四、了解來(lái)賓的情況

　　秘書(shū)人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來(lái)訪(fǎng)者的人數、姓名與職務(wù);來(lái)訪(fǎng)人員的背景;來(lái)訪(fǎng)者的國民族和宗教情況;來(lái)訪(fǎng)者的興趣、愛(ài)好、性格特點(diǎn);來(lái)訪(fǎng)者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計劃

　　不論做什么事，事先要有準備，“凡事預則立”。來(lái)訪(fǎng)者到之前，秘書(shū)人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

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