關(guān)于檔案鑒定工作的內容說(shuō)明
1) 編制檔案保管期限表
檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來(lái)源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，檔案鑒定工作。它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據。
檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說(shuō)明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。
(1) 順序號。
順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著(zhù)固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時(shí)引用條款的代號。
(2) 條款。
條款是一組類(lèi)型相同的文件的名稱(chēng)和標題。每一條款應代表一組有內在聯(lián)系的價(jià)值相同的文件。有時(shí)，為了使條款簡(jiǎn)潔醒目，也可以將價(jià)值不同的而有聯(lián)系的一組文件寫(xiě)成一個(gè)條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過(guò)多過(guò)細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過(guò)寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類(lèi)。
(3) 保管期限。
保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無(wú)限期地盡可能長(cháng)遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿(mǎn)后即可銷(xiāo)毀。長(cháng)期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。
定期保存的時(shí)間計算方法一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿(mǎn)后還須復查，如發(fā)現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長(cháng)保管期限，有的轉為永久保存。
對于機關(guān)檔案保管期限表，其中，短期和長(cháng)期的期限也可視需要指出明確的年限，如
短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長(cháng)期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等，工作鑒定《檔案鑒定工作》。
(4) 附注。
附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說(shuō)明。例如，有些合同、協(xié)議書(shū)、借據的保管期限往往需要從有效期滿(mǎn)后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。
(5) 說(shuō)明。
說(shuō)明是對保管期限表所作的總的說(shuō)明，一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的'計算方法以及其他需要說(shuō)明的事項。
以上只是檔案保管期限表一般的結構，可以根據各種檔案保管期限表的特點(diǎn)增加或減少某些項目。
2) 編制“檔案銷(xiāo)毀清冊”
檔案銷(xiāo)毀清冊是準備剔除銷(xiāo)毀的檔案文件的登記簿，它是供領(lǐng)導人審查批準的表冊，同時(shí)也是日后查考檔案銷(xiāo)毀情況的憑據。
檔案銷(xiāo)毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷(xiāo)毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關(guān)領(lǐng)導人審查批準。如果須送上級機關(guān)或檔案行政管理機關(guān)批準，就應多備一份。同時(shí)報送兩份，其中一份經(jīng)審批后退回。
3) 檔案的銷(xiāo)毀
為了慎重起見(jiàn)，已經(jīng)被批準準許銷(xiāo)毀的檔案不應立刻銷(xiāo)毀，而應暫時(shí)存放一段時(shí)間，待確認確實(shí)無(wú)價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷(xiāo)毀，以免造成不可挽回的損失。
批準銷(xiāo)毀的檔案一般應該直接送造紙廠(chǎng)化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密，應銷(xiāo)毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣(mài)出售。檔案銷(xiāo)毀工作是一個(gè)非常嚴肅的工作，一般由檔案部門(mén)會(huì )同保衛、保密部門(mén)進(jìn)行，并由專(zhuān)人銷(xiāo)毀、專(zhuān)人監銷(xiāo)。銷(xiāo)毀完畢后，銷(xiāo)毀人和監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期。
如有個(gè)別檔案未被批準銷(xiāo)毀，可在“銷(xiāo)毀清冊”上做出適當的說(shuō)明。對于已銷(xiāo)毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷(xiāo)毀”字樣加以說(shuō)明。
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