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會(huì )議室管理制度必備【15篇】
在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天,我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動(dòng)的準則和依據。那么制度的格式,你掌握了嗎?下面是小編整理的會(huì )議室管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
會(huì )議室管理制度1
學(xué)校會(huì )議室是學(xué)校進(jìn)行會(huì )議、接待來(lái)賓、舉辦各種活動(dòng)的重要場(chǎng)所。為保證學(xué)校會(huì )務(wù)、對外接待及重要活動(dòng)的正常開(kāi)展,提高會(huì )議室的.使用效率,制定本方法。
一、會(huì )議室由管理員負責統一管理,內容包括開(kāi)門(mén)、保管室內配備的各種設施用具,愛(ài)護好室內衛生,操作有關(guān)設備(如空調、電燈)等。
二、會(huì )議室桌椅必需擺放整齊,室內潔凈、衛生、寧靜、舒適,嚴禁擅自動(dòng)用室內電器、隨地吐痰、大聲喧嘩、亂丟果皮、紙屑等。
三、凡列入學(xué)校一周工作支配上使用的會(huì )議室,必需確保其正常使用,不得發(fā)生臨時(shí)擠占等影響其使用的狀況。
四、學(xué)校會(huì )議室實(shí)行預約制度。學(xué)校各部門(mén)使用會(huì )議室,一般應提前1天向管理員提出申請,以便合理支配使用。若科室支配的會(huì )議與學(xué)校臨時(shí)性重要會(huì )議或活動(dòng)發(fā)生沖突,應以學(xué)校會(huì )議或活動(dòng)為先。
五、會(huì )議室使用部門(mén)要愛(ài)惜室內設施和物品,節省使用紙杯、茶葉等公共用品,節省用電,并留意室內環(huán)境衛生。會(huì )議結束后,應準時(shí)關(guān)閉空調和電燈。任何人員不得隨便移動(dòng)或損壞室內家具、物品,不得隨地吐痰和亂扔雜物等。
六、管理員對學(xué)校會(huì )議室,常常檢查室內設施、設備完好狀況,做好防火
防盜工作,確保財產(chǎn)安全完整。同時(shí)要督促保潔人員室內清潔衛生等工作。
七、會(huì )議或接待結束后,應準時(shí)對會(huì )議室進(jìn)行整理、打掃,并關(guān)閉空調、電燈等。
會(huì )議室管理制度2
第一章 目 的
為進(jìn)一步加強會(huì )議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì )議室的規定及申請使用流程,現對會(huì )議室的使用作如下規定。
第二章 定 義
會(huì )議室指的是1個(gè)大會(huì )議室和1個(gè)小會(huì )議室。
會(huì )議室用途:公司會(huì )議、部門(mén)會(huì )議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶(hù)接待以及適合在會(huì )議室舉辦的小型活動(dòng)、競賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,不做其它用途。
第三章 會(huì )議室使用規定
1. 2個(gè)會(huì )議室均由行政部統一管理,統籌協(xié)調安排使用,并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理;
2. 部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì )議室時(shí),需提前一天向行政部提出申請并填寫(xiě)《會(huì )議室預約使用登記表》,經(jīng)行政部準許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì )議室,必須經(jīng)行政部負責人同意。
3. 使用原則:先申請,后使用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,可以使用,但如有沖突,必需禮讓已申請使用會(huì )議室的部門(mén)或個(gè)人。
4. 按申請的先后順序使用。特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調整使用順序。但行政部不負責協(xié)商,由使用者自己協(xié)商。
5. 遇公司層級的緊急及重要的會(huì )議,已申請使用會(huì )議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調換的`情況下,部門(mén)或個(gè)人應先讓公司層級的重要會(huì )議。
6. 部門(mén)及個(gè)人應在所預約的時(shí)間到達會(huì )議室,并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達會(huì )議室的,行政部有權對會(huì )議室的使用權另作安排。
7. 部門(mén)及個(gè)人應按預約的時(shí)間內使用完畢,不許超時(shí)使用。如需延長(cháng)使用時(shí),請及時(shí)通知行政部,如在緊接的時(shí)間段內已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì )議室,終止使用該會(huì )議室。
8. 任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì )議室期間,必須愛(ài)護會(huì )議室的設備設施,安全使用。
9. 會(huì )議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì )議室的整潔,不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為;使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設施設備等還原,離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調。 10.如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請,再需使用時(shí)需重新申請。
會(huì )議室管理制度3
一、目的與范圍
會(huì )議室預約管理制度是為了充分利用公司的會(huì )議資源,提高會(huì )議的效率和質(zhì)量,規范會(huì )議室的使用管理而制定的。本制度適用于公司所有員工。
二、預約方式及流程
1. 預約方式
。1)網(wǎng)上預約:公司內部系統的“會(huì )議室預約”功能(具體方式詳見(jiàn)系統說(shuō)明)。
。2)電話(huà)預約:直接撥打會(huì )議室管理人員的電話(huà)(電話(huà)號碼詳見(jiàn)公司內部通訊錄)。
2. 預約流程
。1)網(wǎng)上預約流程:
、 登錄公司內部系統,找到“會(huì )議室預約”功能。
、 選擇需要使用的會(huì )議室、預定時(shí)間、預定時(shí)長(cháng)等信息,填寫(xiě)預定人和參會(huì )人信息。
、 提交預約申請,等待會(huì )議室管理員審核。
、 審核通過(guò)后,會(huì )議室管理員會(huì )發(fā)送確認郵件或短信給預訂人。
。2)電話(huà)預約流程:
、 直接撥打會(huì )議室管理員的電話(huà),并告知需要預訂哪個(gè)會(huì )議室、預定時(shí)間、預定時(shí)長(cháng)等信息。
、 會(huì )議室管理員確認后,告知預訂人預訂成功,或者告知其他空閑時(shí)間段供選擇。
三、預約規定
1. 預約時(shí)間:會(huì )議室最早可以提前一周預約,最遲在開(kāi)會(huì )當日的上午10點(diǎn)前預約。
2. 預約時(shí)長(cháng):每次預訂時(shí)長(cháng)不得超過(guò)4小時(shí)(含4小時(shí)),超過(guò)4小時(shí)須分多次預定。
3. 預約取消:若用人部門(mén)決定取消預約,請及時(shí)通過(guò)系統或電話(huà)取消預訂,避免浪費公司資源。
4. 暫停使用:如發(fā)生緊急狀況或會(huì )議室維修等情況,會(huì )議室管理人員有權暫;蛘{整使用情況。
四、使用規定
1. 使用時(shí)間:使用會(huì )議室時(shí),需按照預定的`時(shí)間使用,避免超時(shí)占用。
2. 入室簽到:進(jìn)入會(huì )議室后,參會(huì )人員需在簽到表上簽到,以保證簽到率和統計參會(huì )人數。
3. 設施設備:使用會(huì )議室時(shí),需注意會(huì )議室設施設備的使用方法,保持設備的完好性和清潔衛生。
4. 會(huì )議室整潔:使用會(huì )議室時(shí),需保持會(huì )議室整潔衛生,離開(kāi)時(shí)請將廢紙、杯具等垃圾放入垃圾桶內。
五、責任和制度執行
1. 責任人:各部門(mén)及會(huì )議室管理人員要嚴格執行本制度,加強對會(huì )議室使用情況的監督和管理。
2. 執法監督:如有未經(jīng)預約占用或超時(shí)使用等問(wèn)題,將視具體情況給予相應的處理,如罰款、取消預約資格等。
本制度于制定后生效。如對本制度有任何建議或意見(jiàn),請及時(shí)反饋,等待公司領(lǐng)導的批準后再進(jìn)行修改和完善。
會(huì )議室管理制度4
第一章總則第一條為規范會(huì )議程序,提高公司總體決策管理能力和辦事效率,更好地協(xié)調工作,研究落實(shí)重大事項的對策措施和尋求解決有關(guān)問(wèn)題的方法,預防和糾正工作中存在的問(wèn)題,順利完成公司預算考核目標,并保證公司各項管理工作規范、高效、有序,特制定本制度。
第二條公司對各級管理者貫徹充分授權管理的指導思想,基于公司頒發(fā)的各項管理制度和規定,采用誰(shuí)主管誰(shuí)決策、誰(shuí)主管誰(shuí)對過(guò)程管理的效果和結果負責、誰(shuí)主管誰(shuí)有權決定和處理所屬范圍內事務(wù)的管理思路。
第三條與會(huì )人員應對會(huì )議的各自的表決意見(jiàn)及有關(guān)保密內容必須做到:不該說(shuō)的不說(shuō),不該問(wèn)的的不問(wèn),不該看的的不看,并嚴格遵守執行會(huì )議的各項決定。
第四條會(huì )議按類(lèi)別、內容不同由相關(guān)單位組織,并做好會(huì )議管理。
第五條本制度適用于公司及所屬各車(chē)間、部門(mén)。
第二章會(huì )議類(lèi)別第六條本制度所指的會(huì )議包括公司總經(jīng)理辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、經(jīng)濟分析會(huì )、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )議、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、部門(mén)日常管理例會(huì )和接待會(huì )議等。
第七條專(zhuān)題會(huì )議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會(huì )議。
第二章會(huì )議的組織管理第一節總經(jīng)理辦公會(huì )
第八條總經(jīng)理辦公會(huì )是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內容包括但不限于組織實(shí)施公司董事會(huì )的決議、分解落實(shí)公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰略目標和投融資計劃;對公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重大事項進(jìn)行分析、研究、決策,特別就安全生產(chǎn)、環(huán)保和產(chǎn)品質(zhì)量等問(wèn)題進(jìn)行工作部署,明確采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等關(guān)鍵環(huán)節的指導意見(jiàn);討論公司重要人事任免、機構設置以及制度審議等。
第九條總經(jīng)理辦公會(huì )議原則上每半月召開(kāi)一次。特殊情況可臨時(shí)召開(kāi)。
第十條總經(jīng)理辦公會(huì )議由公司總經(jīng)理主持,公司副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等經(jīng)營(yíng)班子成員參加,參加會(huì )議的人員應積極發(fā)言、明確表態(tài)。
總經(jīng)理辦公會(huì )研究討論專(zhuān)題問(wèn)題時(shí),如有必要可通知相關(guān)部門(mén)負責人列席。
第十一條總經(jīng)理辦公會(huì )由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第二節中層干部會(huì )議第十二條中層干部會(huì )議是公司圍繞戰略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時(shí)召開(kāi)的會(huì )議。月度、季度、年度經(jīng)濟分析會(huì )議是其中一項重要會(huì )議。會(huì )議傳達、落實(shí)公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展情況,總結工作情況,表?yè)P先進(jìn)、批評落后,統一思想、明確責任。激發(fā)中層干部的工作積極性,提高凝聚力、戰斗力和工作效率。
第十三條召開(kāi)中層干部會(huì )議由公司總經(jīng)理批準,參加人員原則上為公司各車(chē)間、部門(mén)副職及以上。
第十四條公司中層干部會(huì )議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第三節經(jīng)濟分析會(huì )第十五條經(jīng)濟分析會(huì )是公司對月(季)度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)完成情況進(jìn)行總結分析、查找問(wèn)題、制定措施并解決問(wèn)題的會(huì )議。會(huì )議聽(tīng)取各車(chē)間、部門(mén)有關(guān)上月工作匯報和總結,由會(huì )議主持人對此作出明確的評價(jià),針對存在的問(wèn)題分析原因,指出計劃完成較差或執行不力的責任部門(mén)或人員,提出解決辦法,分析、研究和落實(shí)改進(jìn)方案,明確提出并責成相關(guān)部門(mén)按照會(huì )議要求保質(zhì)保量完成規定的任務(wù)。
第十六條經(jīng)濟分析會(huì )原則上每月的第一個(gè)周二召開(kāi),特殊情況可臨時(shí)召開(kāi)。
第十七條召開(kāi)經(jīng)濟分析會(huì )議由公司總經(jīng)理批準,分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持,參加人員原則上為公司各車(chē)間、部門(mén)副職及以上。
第十八條公司經(jīng)濟分析會(huì )議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第四節生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )議第十九條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執行情況;分析生產(chǎn)各項指標、技術(shù)改造、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、產(chǎn)品價(jià)格、客戶(hù)管理、原料輔料采購情況以及存在問(wèn)題,通過(guò)分析比較,找出差距,落實(shí)整改,不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟效益;研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的問(wèn)題,協(xié)調各部門(mén)之間的工作關(guān)系,研究落實(shí)采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等有關(guān)工作方案;對總經(jīng)理辦公會(huì )、經(jīng)營(yíng)分析會(huì )各項決議進(jìn)行貫徹落實(shí),特別就安全生產(chǎn)、環(huán)保和產(chǎn)品質(zhì)量等問(wèn)題進(jìn)行具體部署,明確產(chǎn)品銷(xiāo)售、原輔料采購的具體方案;分析公司每周的生產(chǎn)成本、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運行質(zhì)量,提高生產(chǎn)運行水平、降低生產(chǎn)成本、提升管理水平的會(huì )議。
第二十條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )議原則上每半個(gè)月召開(kāi)一次。
第二十一條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )議由公司分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持,公司經(jīng)營(yíng)班子成員和生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量、倉儲、安全等相關(guān)部門(mén)及生產(chǎn)車(chē)間負責人參加。
第二十二條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì )議由公司生產(chǎn)部通知、記錄和整理紀要。
第五節生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )議
第二十三條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )是公司每周生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的通報會(huì )議。會(huì )議在聽(tīng)取有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的回報的基礎上,及時(shí)協(xié)調解決各車(chē)間、部門(mén)提出的問(wèn)題,討論研究并提出下周生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作計劃。
第二十四條公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )議原則上每周二召開(kāi)。
第二十五條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )議由公司分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理主持,參加人員原則上為公司各車(chē)間、部門(mén)副職及以上。
第二十六條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調會(huì )具體由公司生產(chǎn)部通知、記錄和整理紀要。
第六節專(zhuān)題會(huì )議第二十七條公司專(zhuān)題會(huì )議是研究批準相關(guān)部門(mén)提出的生產(chǎn)、工藝、技改、質(zhì)量、安全、工程、預算項目的實(shí)施方案;分析、研究近期成本管理、設備管理、質(zhì)量管理、安全管理、環(huán)境管理、經(jīng)營(yíng)管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問(wèn)題,提出解決辦法,明確并責成相關(guān)部門(mén)按照會(huì )議要求保質(zhì)保量完成規定的任務(wù)的會(huì )議。
第二十八條公司有關(guān)生產(chǎn)、安全、經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量、安全、設備、技改、預算等方面的專(zhuān)題會(huì )議每月至少召開(kāi)一次。
第二十九條專(zhuān)題會(huì )議由公司總經(jīng)理批準,分管的'副總經(jīng)理(總助)主持,公司各車(chē)間及職能部門(mén)的相關(guān)負責人參加。
第三十條專(zhuān)題會(huì )議由所屬分管部門(mén)組織并承辦通知、記錄和整理紀要,辦公室協(xié)調安排會(huì )議室。
第三十一條專(zhuān)題會(huì )議結束后1個(gè)工作日內,由承辦部門(mén)將此方面的《專(zhuān)題會(huì )議紀要》經(jīng)會(huì )議主持人審核簽發(fā)后執行,同時(shí)報送上級組織備案。
第七節部門(mén)日常管理例會(huì )第三十二條公司所有車(chē)間、部門(mén)必須有效地召開(kāi)部門(mén)日常管理例會(huì ),并保證做到會(huì )議的質(zhì)量達到公司規定的目的。公司人力資部負責對各車(chē)間、部門(mén)的會(huì )議質(zhì)量、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議效果等進(jìn)行過(guò)程抽查或評估。
第三十三條部門(mén)日常管理例會(huì )至少涵蓋如下內容:傳達貫徹股份公司及公司會(huì )議、文件及領(lǐng)導指示精神;了解本部門(mén)及下屬本期工作完成情況,總結存在的問(wèn)題,提出相應的處理意見(jiàn);制訂下期工作計劃,糾正不正確的工作方法和工作行為;利用科學(xué)的分析方法(如PDCA循環(huán)法)進(jìn)行研究分析部門(mén)開(kāi)展各項工作過(guò)程中存在的問(wèn)題,確定改進(jìn)辦法,制訂有效的預防措施;分析部門(mén)員工提出的工作問(wèn)題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進(jìn)措施;以恰當的形式開(kāi)展批評和自我批評,融洽成員之間的關(guān)系,營(yíng)造團結進(jìn)取的氛圍;安排專(zhuān)題培訓等。
第三十四條部門(mén)日常管理例會(huì )原則上每周召開(kāi)一次,由部門(mén)負責人主持,必要時(shí)邀請分管領(lǐng)導參加。
第三十五條公司所有車(chē)間、部門(mén)必須保存完整的部門(mén)日常管理例會(huì )原始簽到記錄和會(huì )議記錄,保存期為1年。
第八節對外接待會(huì )議第三十六條對外接待會(huì )議主要包括政府機關(guān)和上級領(lǐng)導來(lái)公司檢查、指導工作的匯報會(huì )議。
第三十七條對外接待會(huì )議視來(lái)賓級別和來(lái)訪(fǎng)目的由公司總經(jīng)理或相關(guān)的分管副總經(jīng)理(總助)接待,相關(guān)部門(mén)負責人參加;屬于業(yè)務(wù)對接的由公司分管副總經(jīng)理(總助)和指定人員接待。
第三十八條對外接待會(huì )議屬公司層面的由公司辦公室負責聯(lián)系和組織;屬于業(yè)務(wù)對接和專(zhuān)題內容的由公司對接部門(mén)負責聯(lián)系和組...
會(huì )議室管理制度5
1、客服部負責項目會(huì )議室(多功能廳)的使用管理工作。
2、客戶(hù)使用會(huì )議室時(shí),請提前與客服聯(lián)系,填寫(xiě)《客戶(hù)會(huì )議通知單》注明會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、要求等。
3、如需懸掛橫幅、標語(yǔ)時(shí),應在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4、客戶(hù)如需要使用廳內各項專(zhuān)用設備、物品時(shí),應與客服部聯(lián)系,按項目規定付費,客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的`,除補交正常使用費用外還需賠償全部損失。
5、與會(huì )人員,不可在廳內吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節賠償一定的清洗及損失費。
6、入住公司需要會(huì )議室時(shí),應填《客戶(hù)會(huì )議通知單》,由客服部將單據發(fā)送有關(guān)部門(mén),按客戶(hù)要求做好準備。如需音響設備時(shí),由客服部通知工程部專(zhuān)人負責。
7、客戶(hù)如有其它儀器、設備安裝用電等要求時(shí),由客服部征求工程部、保安部意見(jiàn)后,嚴格按消防安全規定實(shí)施,客戶(hù)自請工程人員操作時(shí),應主動(dòng)服從項目工程技術(shù)人員、保安人員的監督指導,違章操作并造成損失時(shí),項目有權處以適當的經(jīng)濟賠償。
8、對非入住公司租用會(huì )議室由客服部上報經(jīng)理領(lǐng)導審定。
會(huì )議室管理制度6
為了加強會(huì )議室的管理,保證各類(lèi)會(huì )議的順當召開(kāi)及規范有序使用,提高會(huì )議室的.利用率,特制定會(huì )議室管理規定。
一、會(huì )議室的管理,由局辦公室負責。各科室支配的各種會(huì )議需提前登記,由辦公室負責支配時(shí)間,避開(kāi)發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會(huì )議支配表提前預備好會(huì )議室。準時(shí)做好會(huì )議室內設施設備、會(huì )務(wù)方面的一切支配。做到會(huì )議室潔凈干凈,桌椅排放整齊,按會(huì )議需要備好茶杯,飲用水,會(huì )后準時(shí)打掃清理。
三、凡使用會(huì )議室的科室負責會(huì )議室內席簽擺放及座次的支配,供應會(huì )議用品,使用人員應愛(ài)惜會(huì )議室的公共設備,會(huì )議室內不得隨便亂貼亂畫(huà)。
四、會(huì )議室的衛生、照明、空調、設備的使用及管理由辦公室負責。會(huì )議室配置的設備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨便搬動(dòng)挪作它用。
五、會(huì )議室使用完畢后,應隨時(shí)關(guān)閉門(mén)、窗和全部設施設備電源,切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作,如因會(huì )服人員造成的損失將追究個(gè)人的責任。
六、會(huì )服人員須嚴格按管理處各項規章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調工作,保障各類(lèi)會(huì )議、接待活動(dòng)的正常進(jìn)行。
會(huì )議室管理制度7
一、目的
為了進(jìn)一步加強會(huì )議室管理,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì )議室的規定及申請使用流程,特制定此制度。
二、定義
本制度的會(huì )議室主要指的是寶威學(xué)堂大樓7樓第一會(huì )議室、第二會(huì )議室及第三會(huì )議室
三、用途
會(huì )議室用途:公司會(huì )議、部門(mén)會(huì )議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶(hù)接待以及適合在會(huì )議室舉辦的小型活動(dòng)、競賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,無(wú)特殊情況不可挪為它用。 四、會(huì )議室使用規定
1.會(huì )議室均由行政人事部統一管理,統籌協(xié)調安排使用,并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理;
2.部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì )議室時(shí),需提前半天向行政人事部前臺人員提出申請并填寫(xiě)《會(huì )議室使用申請表》,經(jīng)行政人事部準許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì )議室,必須經(jīng)行政人事部負責人同意后方可使用;
3.使用原則:先申請,后使用。沒(méi)有按規定申請的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,補充相應手續后可使用;但如有沖突,必需禮讓先申請使用會(huì )議室的部門(mén)或個(gè)人;特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調整使用順序。但行政人事部不負責協(xié)商,由使用者自行協(xié)商;
4.遇公司層級的緊急及重要的會(huì )議時(shí),已申請使用會(huì )議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應先讓公司層級的重要會(huì )議;
5.部門(mén)及個(gè)人需在所預約的時(shí)間到達會(huì )議室并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘仍未到達會(huì )議室的,行政人事部有權對會(huì )議室的使用另作安排;
6.部門(mén)及個(gè)人應按預約的'時(shí)間內使用完畢,不得超時(shí)使用。如需延長(cháng)使用時(shí)間,需及時(shí)通知行政人事部。如在緊接的時(shí)間段內已安排給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì )議室,終止使用該會(huì )議室;
7.任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì )議室期間,必須愛(ài)護會(huì )議室的設備設施并且安全使用。嚴禁私自接拉電源,私自移動(dòng)設備。如因個(gè)人原因造成設施設備損壞,須照價(jià)賠償;
8.會(huì )議室內的所有設施設備,未經(jīng)允許,不得帶出會(huì )議室; 9.會(huì )議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人自行負責會(huì )議的模式安排、人員接待、會(huì )議記錄等,但如有需求可申請由行政人事部予以協(xié)助;
10.會(huì )議室使用期間,使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì )議室的整潔。使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設施設備等還原,離開(kāi)時(shí)需關(guān)閉空調、投影儀等電源設備;
11.如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請,再需使用時(shí)需重新申請。 五、程序 1.申請流程
1)部門(mén)或個(gè)人到前臺處查詢(xún)會(huì )議室的使用狀況;
2)部門(mén)或個(gè)人向前臺申請,申請中需包括使用時(shí)間、規模大小、擬用設備等情況;
3)前臺人員根據部門(mén)或個(gè)人的申請需求作出安排,并在《會(huì )議室使用登記表》上做記錄;
4)前臺人員需將《會(huì )議室使用申請表》張貼在會(huì )議室指定位置處; 5)部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì )議室。 2.使用流程
1)部門(mén)或個(gè)人按會(huì )議室使用規定使用會(huì )議室; 2)部門(mén)或個(gè)人自行指定人員安排會(huì )務(wù)工作。 3.交還流程
1)部門(mén)或個(gè)人使用完畢后,前臺人員需檢查會(huì )議室,發(fā)現不按規定使用的,及時(shí)要求部門(mén)或個(gè)人改正;
2)如部門(mén)或個(gè)人不改正,前臺人員應及時(shí)上報行政人事部負責人協(xié)調;
3)如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對部門(mén)或個(gè)人作出處罰。
會(huì )議室管理制度8
學(xué)院會(huì )議室是接待上級領(lǐng)導及召開(kāi)各種會(huì )議的場(chǎng)所,為提高會(huì )議室的使用效率,特制定本管理辦法。
一、學(xué)校會(huì )議室由黨政辦公室統一負責使用管理,由保潔公司負責衛生清掃。
二、凡以學(xué)校名義接待外來(lái)客人以及召開(kāi)的相關(guān)會(huì )議,由黨政辦統籌安排,并提前做好各項準備工作,包括會(huì )場(chǎng)布置、音響設備的調試、茶水和水果的購買(mǎi)、攝像及錄音等要工作到位,責任到人。
三、凡學(xué)校領(lǐng)導召集的系(院、部)、處(室)專(zhuān)門(mén)會(huì )議,由黨政辦公室統一安排使用時(shí)間,承辦部門(mén)應提前一天到黨政辦公室辦理會(huì )議室使用申請登記手續,填寫(xiě)《會(huì )議室使用申請表》,并及時(shí)領(lǐng)取和交還會(huì )議室鑰匙。
四、凡各系(院、部)、處(室)召集的小型會(huì )議或活動(dòng),承辦部門(mén)應提前到黨政辦公室辦理申請登記,并及時(shí)領(lǐng)取和交還會(huì )議室鑰匙。若預定的.會(huì )議安排與學(xué)校臨時(shí)安排的重大會(huì )議發(fā)生沖突,以學(xué)校的會(huì )議優(yōu)先。
五、會(huì )議室嚴禁吸煙,特殊會(huì )議及活動(dòng)除外。
六、借用單位要愛(ài)護會(huì )議室的一切公共設施,在使用儀器設備時(shí),要嚴格按照儀器設備的操作規范操作,如有損壞或丟失,由借用單位負責;使用結束后,要認真檢查各類(lèi)儀器的開(kāi)關(guān)、照明及設施的使用情況,無(wú)異常情況后,關(guān)閉門(mén)窗,將鑰匙交回黨政辦公室。
七、會(huì )議室實(shí)行“一會(huì )一清掃”制度。每次會(huì )議結束后要保持會(huì )議室的整潔、舒適,借用單位應及時(shí)將桌椅擺放整齊,保潔公司將衛生徹底打掃干凈,使會(huì )議室恢復原貌。
會(huì )議室管理制度9
為規范中心會(huì )議室的使用,確保會(huì )議的順利進(jìn)行,現規定如下:
一、會(huì )議室使用實(shí)行登記制度,使用時(shí)填寫(xiě)《會(huì )議室使用登記表》,由會(huì )議服務(wù)部門(mén)統一安排使用,如遇會(huì )議改期或取消,應及時(shí)通知會(huì )議服務(wù)部門(mén)。
二、會(huì )議室實(shí)行先登記先使用的原則,如發(fā)生使用時(shí)間重疊的`情況,雙方協(xié)商解決。
三、夏季提前15分鐘打開(kāi)空調,冬季提前15分鐘打開(kāi)暖風(fēng)。
四、各司召開(kāi)的會(huì )議,配有熱水、紙杯,會(huì )議召開(kāi)后每間隔30分鐘提供熱水瓶續水服務(wù)。
五、新聞發(fā)布廳、第七會(huì )議室、多功能廳召開(kāi)會(huì )議以及局領(lǐng)導參加會(huì )議時(shí),配有熱水、瓷杯,會(huì )議期間每間隔30分鐘提供續水服務(wù)。
六、接待外賓時(shí),配有瓷杯、礦泉水、濕毛巾,會(huì )議期間每間隔30分鐘提供續水服務(wù)。
七、會(huì )議結束后,使用部門(mén)及時(shí)通知會(huì )議服務(wù)部門(mén)清理會(huì )場(chǎng)。
會(huì )議室管理制度10
為了充分利用會(huì )議室的功能,給員工創(chuàng )造一個(gè)良好的辦公環(huán)境,使會(huì )議室的管理和使用更加規范化、合理化,以確保公司各類(lèi)會(huì )議的正常召開(kāi),現結合本公司的實(shí)際情況,制定本制度;
一、會(huì )議室是專(zhuān)門(mén)用于召開(kāi)會(huì )議、研討工作的地方,未經(jīng)允許,不得挪作他用。
二、公司會(huì )議室的管理由行政人事部統一負責。各類(lèi)設備、設施由行政人事部指定專(zhuān)人管理、調試。
三、非參加會(huì )議及培訓的人員,未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會(huì )議室。
四、為了避免會(huì )議發(fā)生沖突,各部門(mén)如需要使用會(huì )議室,需提前3天通知行政人事部,以便統一安排。
五、臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì )議需要占用會(huì )議室時(shí),需提前至少2個(gè)小時(shí)向行政人事部提出申請并登記,否則不予安排。
六、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請,再需使用時(shí)需重新申請。
七、各部門(mén)申請使用會(huì )議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加人員等,使用部門(mén)或個(gè)人自行負責會(huì )議的模式安排、人員接待、會(huì )議記錄等會(huì )議需求,前臺文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項請提前注明,行政人事部可根據實(shí)際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。
八、如遇會(huì )議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則。遇公司層級的緊急及重要的.會(huì )議,已申請使用會(huì )議室的部門(mén)或個(gè)人,在不能調換的情況下,部門(mén)或個(gè)人應先讓公司層級的重要會(huì )議。部門(mén)會(huì )議之間由部門(mén)之間本著(zhù)重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
九、部門(mén)及個(gè)人應在所預約的時(shí)間到達會(huì )議室,并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達會(huì )議室的,行政部有權對會(huì )議室的使用權另作安排。
十、部門(mén)及個(gè)人應按預約的時(shí)間內使用完畢,不得超時(shí)使用。如在緊接的時(shí)間段內已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用,超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì )議室,終止使用該會(huì )議室。
十一、各部門(mén)如需使用會(huì )議室的設備,應提前向行政人事部說(shuō)明,以便提前準備,確保會(huì )議順利進(jìn)行。
十二、開(kāi)會(huì )期間,請愛(ài)惜會(huì )議室的設備及物品,貴重物品由專(zhuān)人負責操作,其他人不得擅自使用和操作。與會(huì )人員要自覺(jué)維護環(huán)境衛生,做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。所有移動(dòng)過(guò)的桌子,椅子等,在會(huì )議結束后必須還原。如果沒(méi)有還原,將對該部門(mén)負責人或個(gè)人進(jìn)行處罰,負責會(huì )議室的清潔衛生一個(gè)星期。
十三、會(huì )議結束后,相關(guān)人員應及時(shí)整理會(huì )議場(chǎng)地,關(guān)閉各種電器,并立即報告行政人事部,配合行政助理檢查設施使用情況;如因個(gè)人原因造成損壞無(wú)法維修的,需照價(jià)賠償;如可以進(jìn)行維修的,由行政人事部門(mén)做好登記,安排專(zhuān)業(yè)的修理人員進(jìn)行修理,修理所產(chǎn)生的費用由當事人負責。如會(huì )議結束后會(huì )議負責人自行離開(kāi),沒(méi)有上報行政人事部,超過(guò)三次將取消會(huì )議室使用資格。
十四、會(huì )議室的使用部門(mén),要維持室內清潔,使用完畢后及時(shí)清理打掃,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位,以方便其他部門(mén)使用。
十五、本辦法自公布之日起實(shí)施。
會(huì )議室使用登記表
注:
1、使用部門(mén)如需要飲用開(kāi)水和茶葉等,請自行準備。
2、非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設備。
3、請不要在桌椅上寫(xiě)畫(huà)、敲擊和刻畫(huà),請不要改變會(huì )議室設備、家具的位置,愛(ài)護會(huì )場(chǎng)設施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)。
4、使用完畢后,使用部門(mén)負責清潔會(huì )場(chǎng),并將登記表交至行政辦公室。
會(huì )議室管理制度11
1、會(huì )議室是學(xué)校舉行會(huì )議的重要場(chǎng)所。為保證學(xué)校日常工作的`正常運轉,提高會(huì )議室的使用效率,特制定本管理辦法。
2、辦公室所屬會(huì )議室只供學(xué)校舉行各種會(huì )議、舉辦各種活動(dòng)和對外接待使用。學(xué)校所屬各會(huì )議室、報告廳根據工作需要均可向各部門(mén)開(kāi)放。
3、實(shí)行會(huì )議預約制度。各部門(mén)如需使用會(huì )議室一般應提前1天在OA系統提交《會(huì )議使用申請表》,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審批、校辦主任審批后,由學(xué)校辦公室協(xié)調安排!稌(huì )議使用申請表》填寫(xiě)包括申請日期、申請人、申請部門(mén)、會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議時(shí)間等內容。若部門(mén)預定的會(huì )議室與學(xué)校臨時(shí)性重要會(huì )議發(fā)生時(shí),以全校性會(huì )議為先。
4、校級會(huì )議和接待由學(xué)校辦公室負責招待。
5、保證會(huì )議室的清潔衛生。禁止在會(huì )議室內吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務(wù)人員要及時(shí)整理、清掃會(huì )議室,保持清潔環(huán)境。
6、愛(ài)護會(huì )議室設施。任何人員不得隨意移動(dòng)會(huì )議室的家具和物品。
7、會(huì )議結束后,會(huì )議室使用部門(mén)須到學(xué)校辦公室辦理交接手續。
8、對于不按規定要求使用會(huì )議室的部門(mén),辦公室有權提出批評,甚至停止其再次使用會(huì )議室。
會(huì )議室管理制度12
目的:為加強公司會(huì )議室管理,確保會(huì )議室的正常合理使用,特制定本規定:
一、會(huì )議室的登記管理
各部門(mén)及顧客使用會(huì )議室需到有成客服部登記,填寫(xiě)《會(huì )議室使用申請單》,并說(shuō)明會(huì )議的相關(guān)情況。 會(huì )議室收費標準為:30元/小時(shí),如需提供純凈水、制作會(huì )標、臺卡或擺放水果等,要提前一天在《會(huì )議室使用申請單》中填寫(xiě)具體數量及內容,可由有成市場(chǎng)部負責采購及制作。顧客如果到公司來(lái)申請,總經(jīng)理確定后,需提前一天通知客服部,如需要準備水果盤(pán)等,由拓展部門(mén)出資,市場(chǎng)部采購。
二、會(huì )議室的使用管理
凡是要使用會(huì )議室的部門(mén)及顧客要提前填寫(xiě)《會(huì )議室使用申請單》,申請部門(mén)會(huì )前到客服部領(lǐng)取會(huì )議室鑰匙,會(huì )后及時(shí)交回客服部,以便統籌使用。 各部門(mén)及顧客在會(huì )議期間應宣導與會(huì )人員愛(ài)護公共設施,自覺(jué)維護會(huì )議室的環(huán)境衛生,如造成會(huì )議室物資損壞(不可抗拒力除外),將給予50-500元不等程度處罰。 如有需求,可與有成總經(jīng)理聯(lián)系,由有成客服部及市場(chǎng)部負責布置會(huì )場(chǎng),制作相關(guān)展品,投影儀等物資租賃,負責衛生清理工作。 會(huì )后,客服及綜合部門(mén)及時(shí)整理會(huì )議室,關(guān)閉投影儀、空調、椅子及時(shí)歸位,確保各種電器斷電、門(mén)窗關(guān)閉、室內衛生干凈整潔。
三、部門(mén)管理職責
客服部職責:負責例會(huì )的`通知、會(huì )議室的安排及保證室內整潔衛生、設施完好。
綜合部職責:負責協(xié)助經(jīng)理,做好各部門(mén)之間在落實(shí)會(huì )議上所決定問(wèn)題方面的協(xié)調和制定工作。
市場(chǎng)部職責:負責經(jīng)理辦公會(huì )議及經(jīng)理辦公擴大會(huì )議的議程安排、會(huì )議記錄及印發(fā)。
人力資源部職責:負責協(xié)助設備的準備工作。
會(huì )議室管理制度13
1范圍
本標準規定了酒店視頻會(huì )議室管理制度的具體要求。
2具體要求
2.1視頻會(huì )議室歸屬總辦管理。會(huì )議部負責視頻會(huì )議室控制系統運行管理和技術(shù)維護。
2.2使用視頻會(huì )議室需提前通知總辦,由總辦負責統籌安排,并提前通知會(huì )議室做好技術(shù)動(dòng)力保障,會(huì )議室指定一名專(zhuān)職工作人員承擔視頻會(huì )議室的日常管理和運行維護工作,工作人員要對會(huì )務(wù)工作熟悉,對會(huì )場(chǎng)設備熟悉,對視頻會(huì )議的常規操作熟悉,通過(guò)培訓可以完成會(huì )前設備檢查及簡(jiǎn)單的故障處理。
2.3會(huì )議期間,參會(huì )人員必須關(guān)閉移動(dòng)電話(huà)和小靈通,以免干擾視頻會(huì )議的'進(jìn)行。嚴禁在視頻會(huì )議終端設備附近做其它設備的開(kāi)關(guān)電動(dòng)作,以免帶來(lái)電源干擾。嚴禁在設備前后走動(dòng),以免將設備連線(xiàn)碰掉,松脫。嚴禁在會(huì )議室和控制室附近做任何施工,以免干擾會(huì )議的正常進(jìn)行。
2.4視頻會(huì )議室設施不得隨意搬動(dòng)或挪作它用,參會(huì )人員應愛(ài)護視頻會(huì )議室的公共設備,若造成損壞,應及時(shí)向管理部門(mén)報告,分析原因,落實(shí)賠償責任。
2.5視頻會(huì )議室內,嚴禁吸煙、隨地吐痰,不得亂扔紙屑、雜物,墻面等部位不得隨意張貼、涂寫(xiě)。
2.6非工作人員未經(jīng)許可禁止進(jìn)入視頻會(huì )議室特別是控制室內。
2.7視頻會(huì )議室控制室內應有良好的防塵措施和空調設備,控制室溫度應保持在18℃~25℃,相對濕度應保持在30%~60%。應保持清潔、整齊,切實(shí)做到設備無(wú)塵,排列正規,布線(xiàn)整齊。應有良好的防靜電、接地措施,計算機等設備應有嚴格的防病毒措施。
2.8本辦法自印發(fā)之日起執行,由總辦負責解釋。
會(huì )議室管理制度14
1、目的
為規范公司總部會(huì )議室的使用和管理,并使其制度化、合理化,更好的為公司與會(huì )人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和良好的會(huì )議環(huán)境,防范會(huì )議室設備使用過(guò)程中可能存在的損壞,從而更好體現公司的'整體形象,特制訂本辦法。
2、適用范圍
公司總部的各類(lèi)型會(huì )議室。
3、術(shù)語(yǔ)
原則:歸口管理原則,分工負責原則;有效控制原則;資源共享原則,快速處理原則,責任追究原則。
4、職責
4.1公關(guān)傳播部職責
4.1.1公關(guān)傳播部負責《會(huì )議室管理操作規范》的制定(修訂),以及在制度實(shí)施的整個(gè)過(guò)程中的考核工作,督促各部門(mén)嚴格執行,保證制度的順利實(shí)施。
4.1.2公關(guān)傳播部負責各部門(mén)會(huì )議室的統一分配,嚴格結合會(huì )議性質(zhì)、會(huì )議重要性等,將會(huì )議室按需求分配給各部門(mén)。
4.1.3公關(guān)傳播部負責檢查會(huì )議室內的設施、流動(dòng)用品等的日常使用情況:每日定時(shí)進(jìn)行會(huì )議室點(diǎn)檢,點(diǎn)檢的內容主要包含環(huán)境衛生﹑物品設施等狀態(tài),并填寫(xiě)《會(huì )議室點(diǎn)檢表》,詳見(jiàn)附件;
4.2綜合管理部職責
4.2.1綜合管理部負責會(huì )議室管理系統的制作和維護;各類(lèi)電子設備和設施由綜合管理部指定專(zhuān)人管理調試。
4.2.2綜合管理部負責公司對會(huì )議室系統設備的要求和提出規劃及采購到位。
4.3各部門(mén)職責
4.3.1各部門(mén)負責根據會(huì )議室申請流程預定會(huì )議室,不得隨意更改已申請過(guò)的會(huì )議;
4.3.2各部門(mén)重要接待會(huì )議,由公關(guān)傳播部根據實(shí)際需要安排各項會(huì )務(wù),各部門(mén)日常召開(kāi)會(huì )議使用會(huì )議室,需自行安排會(huì )議服務(wù)人員;
4.3.3公司各部門(mén)使用會(huì )議室時(shí)有對會(huì )議室用品及衛生維護的責任,用完會(huì )議室鑰匙應立即歸還。
5、具體內容
5.1會(huì )議室使用申請流程及規定
5.1.1.為避免會(huì )議發(fā)生沖突,各部門(mén)如需使用會(huì )議室,須由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行申請,并做好登記。原則上按先后順序,如有特殊情況,需要雙方共同協(xié)商,從而達成一致。
5.1.2使用會(huì )議室的順序是先預定先使用,但如若有公司級分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導需臨時(shí)使用,各相關(guān)部門(mén)必須做相應的調換或推遲;
5.1.3.臨時(shí)召開(kāi)會(huì )議需要使用會(huì )議室時(shí),要及時(shí)向會(huì )議室負責人提出申請并登記使用情況;
5.1.4若實(shí)際情況有變,不需要使用會(huì )議室必須提前半天向會(huì )議室管理員取消預定時(shí)間;
5.1.5各部門(mén)申請使用會(huì )議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加人員等,如有需要其他部門(mén)協(xié)辦的事項,請提前聯(lián)系需協(xié)辦部門(mén)領(lǐng)導。
5.2會(huì )議室使用及維護
5.2.1會(huì )議過(guò)程中,使用人負責維護會(huì )議室內的各類(lèi)設備完好性,提醒參會(huì )人員愛(ài)護會(huì )議室內的一切設備;
5.2.2在使用過(guò)程中,一旦發(fā)現有對會(huì )議室內設施造成人為損害和資源(白板筆、紙杯等)浪費的行為,公關(guān)傳播部將對其個(gè)人進(jìn)行照價(jià)賠償的處罰,情況惡劣者將按公司相關(guān)的規章制度進(jìn)行處罰;
5.2.3整個(gè)會(huì )議過(guò)程中,會(huì )議組織者有責任維護會(huì )議室內的環(huán)境衛生;
5.2.4會(huì )議結束后,會(huì )議組織者負責將會(huì )議室內的廢棄物收拾整潔,恢復會(huì )前使用狀態(tài),如未做整理或整理不到位者,次數達三次以上,將進(jìn)行通報批評;
5.2.5會(huì )議結束后,會(huì )議組織者負責通知會(huì )議管理員清點(diǎn)會(huì )議室固定資產(chǎn),確保設備完好,會(huì )議組織者方可離開(kāi);
5.2.6會(huì )議組織者會(huì )前應對會(huì )場(chǎng)進(jìn)行檢查,如發(fā)現物品損壞和丟失,要及時(shí)與公關(guān)傳播部聯(lián)系,如不上報,則承擔全部責任。
5.2.7在使用期間,在會(huì )議室發(fā)生的任何事故和意外責任由使用部門(mén)承擔。
6、考核措施
6.1各職能部門(mén)不按規定私自使用會(huì )議室時(shí),將給予各事業(yè)部綜合管理部負責人負激勵100元/次(臨時(shí)緊急性會(huì )議需電話(huà)通知后方可使用);
6.2各職能部門(mén)在會(huì )議期間桌椅等設備有破損的,每一處將給予組織會(huì )議的負責人負激勵200元;會(huì )后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時(shí)歸還的,給予各會(huì )議組織部門(mén)負責人負激勵100元;
6.3未經(jīng)允許隨意調試造成電器等音響設備損壞影響會(huì )議使用情況的,每一次將給予各事業(yè)部綜合管理部負責人或職能部門(mén)負責人負激勵200-500元;損壞物品、器材需按原價(jià)1.5倍賠償;
7、附則
7.1本制度由公關(guān)傳播部負責解釋?zhuān)?/p>
7.2本制度自簽發(fā)之日起生效;
8、附件
附件
一、《會(huì )議使用登記表》。
二、《會(huì )議分配明細表》
三、《會(huì )議點(diǎn)檢表》
會(huì )議室管理制度15
為充分發(fā)揮會(huì )議室功能,進(jìn)一步規范會(huì )議室的使用和管理,確保各類(lèi)會(huì )議正常召開(kāi),特制定本規定。
第一條會(huì )議室(包括局十樓會(huì )議室、數字中心會(huì )議室、二樓會(huì )議室)由市局統一管理,局辦公室負責具體調度。會(huì )議室涉及使用的設備設施由專(zhuān)人負責保管、管理與調試。其中局十樓會(huì )議室由局辦公室負責,數字中心會(huì )議室由數字中心負責,二樓會(huì )議室由市容支隊和規劃支隊共同負責。
第二條為了避免會(huì )議時(shí)間發(fā)生沖突,提高會(huì )議室使用效率,各部門(mén)的工作例會(huì )安排,應當抄告局辦公室統一備案。如召開(kāi)工作調度會(huì )、推進(jìn)會(huì )等,需用會(huì )議室,在會(huì )議確定時(shí),應當在第一時(shí)間將會(huì )議事項、參會(huì )人員等情況,及時(shí)報送局辦備案,以便統一安排。
第三條會(huì )議室使用遵循領(lǐng)導優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則;本著(zhù)重要、緊急優(yōu)先的`原則協(xié)商解決。
第四條如需使用會(huì )議室設備,應提前說(shuō)明,以備提前準備,確保會(huì )議順利進(jìn)行。部門(mén)牽頭召開(kāi)的會(huì )議,席卡、會(huì )務(wù)用品(如:茶葉、投影設備、音響等)及會(huì )務(wù)服務(wù),由部門(mén)具體負責;市領(lǐng)導出席的會(huì )議、或全局性會(huì )議,會(huì )務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦,相關(guān)部門(mén)和單位予以配合協(xié)助。
第五條會(huì )議期間參會(huì )人員要愛(ài)護公共設施,自覺(jué)維護會(huì )議室的環(huán)境衛生。
第六條會(huì )后使用部門(mén)及時(shí)關(guān)閉投影儀、空調,桌椅及時(shí)歸位,確保各種電器斷電、門(mén)窗關(guān)閉,室內干凈整潔。如發(fā)現設備故障和公物損壞應及時(shí)告知辦公室,以便及時(shí)修理。
第七條未備案使用會(huì )議室,出現會(huì )議沖突的,由其自行協(xié)調處理。
第八條本制度由局辦公室負責解釋?zhuān)杂“l(fā)之日起施行。
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