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公證業(yè)務(wù)培訓心得體會(huì )
培訓是解決問(wèn)題的有效措施。對于企業(yè)不斷出現的各種問(wèn)題，培訓有時(shí)是最直接、最快速和最經(jīng)濟的管理解決方案，比自己摸索快，比招聘有相同經(jīng)驗的新進(jìn)人員更值得信任。下面就是小編整理的公證業(yè)務(wù)培訓心得體會(huì )，一起來(lái)看一下吧。
一、西安市公證處簡(jiǎn)介
西安市公證處成立于1956年，是全國成立最早的幾個(gè)公證處之一。西安市公證處現在職人員110多人，其中有公證員資格的31名。仍在一線(xiàn)辦證的公證員25人，全部公證員中，高級公證員9名，中級公證員11名。公證員全部具有本科以上學(xué)歷，其中5人具有研究生學(xué)歷。西安市公證處現有四個(gè)業(yè)務(wù)部（太原稱(chēng)科）及質(zhì)量監督部、財務(wù)部和為返聘公證員專(zhuān)門(mén)設立的工作室。
2xx年4月17日以來(lái)，使用了現位于5層近2000平方米的辦公場(chǎng)所（另外在7層還有近1000平米）接待大廳共設置7個(gè)公證接待室，另設置了翻譯接待室，該窗口引入外部翻譯公司直接派出兩名工作人員接待咨詢(xún)并辦理業(yè)務(wù)。同時(shí)還有復印窗口、交費財務(wù)窗口、公證書(shū)領(lǐng)取窗口。公證接待室均配備了相應的軟硬件設施，包括拍照、電腦打印、復印、掃描、查驗證件等功能齊備的一體化辦公設備，使公證員可以高效率的完成公證受理所需的全部工作。同時(shí)，經(jīng)過(guò)對全國先進(jìn)公證處的學(xué)習考察，西安市公證處采用了廣東的非凡公證專(zhuān)用軟件。該系統集合掃描身份證、戶(hù)口簿等并根據身份信息自動(dòng)生成相應的公證文書(shū)，大大提高公證辦理效率的同時(shí)，實(shí)現無(wú)紙化辦公、網(wǎng)上審批等。以上措施，使公證員從大量的簡(jiǎn)單重復性的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，從而將有限的精力投入到公證業(yè)務(wù)的鉆研與創(chuàng )新中來(lái)，這樣更加助力于公證事業(yè)的發(fā)展。在西安市公證處，公證員在受理公證事項，并認為符合出證條件時(shí)，簽注出證意見(jiàn)后，得益于流水化的工作分工流程，公證材料就從公證員處轉出，公證員不必再操心公證書(shū)的制作、送達以及公證卷宗的歸檔。以上這些工作均由固定崗位上專(zhuān)人負責完成，這樣的分工相較于我處的工作模式提升了公證員的公信力，有利于樹(shù)立公證員的威信。
西安市現有15家公證處，其中市區共8家，即省、市各一家，六個(gè)城區公證處各一家。公證處體制涵蓋自收自支、差額及全額三種形式。西安市現有常住人口800多萬(wàn)，還有200多萬(wàn)高校學(xué)生，加上流動(dòng)人口總人口有1100多萬(wàn)。西安市公證處年公證辦證量在7萬(wàn)件左右，包括涉外公證3萬(wàn)件。另外的4萬(wàn)件公證里，強制執行公證占到一半即約2萬(wàn)件，其它普通民事類(lèi)公證占到約2萬(wàn)件。由于西安未劃分執業(yè)轄區，故西安公證機構間通過(guò)自律公約避免不正當競爭�？紤]到區級公證處的發(fā)展，同時(shí)結合具體執法事項往往由區級行政機關(guān)具體負責，市公證處主動(dòng)退出涉及協(xié)助政府部門(mén)的相關(guān)公證，比如相關(guān)執法行為的保全證據公證等。除了偏遠縣區的公證處沒(méi)有涉外資格，涉外類(lèi)公證，強制執行類(lèi)公證西安市區的各公證處均可以辦理。
西安市公證處年公證業(yè)務(wù)收入3500萬(wàn)左右，強制執行類(lèi)公證收費占比大約可以達到70%。其強制執行公證主要是辦理銀行的公司類(lèi)貸款業(yè)務(wù)，另外二手房貸款合同也有所涉及，但一手房的按揭貸款基本不再辦理，主要是因為公證收費低且近年來(lái)房?jì)r(jià)不斷攀升，銀行認為風(fēng)險可控。關(guān)于民間自然人之間的借貸合同，由于之前的訴訟中，公證界就出借人資金來(lái)源的合法性審查標準上與法院發(fā)生了分歧，故考慮到風(fēng)險可控程度與收益的費效比，西安市公證處不辦理民間借貸公證。
此行學(xué)習考察的另外一家公證處—西安市蓮湖區公證處，有12名執業(yè)公證員，其中11名在編。蓮湖區公證處是西安市區級公證處里不論從收費還是辦證量方面看，規模均是最大的。蓮湖區司法局為方便當事人，將幫教社區矯正、法律援助和公證、司法鑒定及人民調解集合在一處，形成司法服務(wù)的“西安市蓮湖區公共法律服務(wù)中心”。 蓮湖區公證處由人員自由組合形成共九個(gè)公證業(yè)務(wù)部，每個(gè)公證部團隊分配，處里將業(yè)務(wù)獎勵撥款至每個(gè)業(yè)務(wù)部，由業(yè)務(wù)部?jì)鹊墓C員及助理自行分配。其實(shí)就是形成了一種團隊合作模式，在團隊里大家合得來(lái)的人一起辦理業(yè)務(wù)，形成協(xié)作關(guān)系。這里主要講一下其業(yè)務(wù)構成。蓮湖區公證處年辦證量大概3萬(wàn)件左右，同樣以強制執行公證作為其主打業(yè)務(wù)。在年收入1000多萬(wàn)中比例也大概達到70%。由于各個(gè)銀行一般由市級支行出面聯(lián)系公證處，所以通常情況下，同級的西安市公證處辦理了借款、擔保合同的強制執行公證后，補充一下：當地銀行通常要求由其指定的擔保公司出面來(lái)為借款人提供擔保，擔保公司提供擔保后，出于降低風(fēng)險的考慮，會(huì )要求借款人提供反擔保。往往擔保公司位于各個(gè)市轄區，出于方便，反擔保合同的公證擔保公司會(huì )向各個(gè)區里的公證處申請賦予強制執行效力。這樣，市區兩級公證處實(shí)際上就同一貸款事項，均辦理了相關(guān)強制執行公證，均收取了相應的公證費。這也就不難理解西安市的公證量大的問(wèn)題了。還有一個(gè)亮點(diǎn)，西安市蓮湖區司法局正在出面幫助協(xié)調質(zhì)監、食藥監、工商局等單位，由公證處為他們執法的過(guò)程辦理保全證據公證。曾經(jīng)發(fā)生的行政執法局與被執法人的訴訟中，西安相關(guān)法院未采信執法人員隨身記錄儀里記錄的內容，但在對執法過(guò)程辦理保全證據公證后，法院直接采信了執法證據，故現在西安執法的行政機關(guān)下一步均有可能引入公證機構保全執法過(guò)程的公證模式。另外，西安交警部門(mén)在交通事故的證據保全、事故受傷人員醫藥費的提存使用上也引入了公證。交警根據經(jīng)驗估計相應數額的醫藥費由機動(dòng)車(chē)駕駛人預交給公證處，傷者使用上述款項時(shí)，要有交警簽字的提款證明，再由公證處支付給傷者一方。這樣避免了交通事故雙方由于分歧耽誤傷者的救治。
二、學(xué)習心得
通過(guò)考察學(xué)習，筆者認為在以下方面值得太原公證行業(yè)借鑒。
�。ㄒ唬┪姨幠壳暗墓ぷ髁鞒滔啾扔谖靼驳哪Ｊ接泻芏嗫梢愿倪M(jìn)的地方。我處公證員從公證受理直到公證卷宗的歸檔，全部都要親自辦理。接待當事人咨詢(xún)后，符合受理條件時(shí)，首先需要指導當事人填寫(xiě)申請表，同時(shí)告知需要復印哪些證件，必要時(shí)隨同當事人到我處大廳一起復印。計算公證費，如果是房產(chǎn)還要使用專(zhuān)門(mén)的評估電腦進(jìn)入評估系統評估。填寫(xiě)收費通知單通知當事人交費。由于大多數人都沒(méi)有辦理過(guò)公證，加上公證事項多，每種公證又差別很大，單就申請表就需要解釋很多。其次，又要告知當事人如何填寫(xiě)受理通知回執，第三，根據不同的公證事項打印告知書(shū)并將相關(guān)法律規定告知當事人。第四，開(kāi)始一問(wèn)一答填寫(xiě)談話(huà)筆錄。這一過(guò)程相當費時(shí)間，但程序合法是公證合法的前提，萬(wàn)不敢省略。第五，這之后還需要在電腦系統里編號，編完號還要親自起草、打印公證書(shū)，這一過(guò)程也同樣費時(shí)間。打印好公證書(shū)之后，公證員還要填寫(xiě)審批表并將公證材料統一親自交給審批公證員，等審批完畢之后，需要領(lǐng)取公證專(zhuān)用紙并登記，再打印并將打好的公證書(shū)裝訂好貼上公證書(shū)皮，再回到蓋章處蓋章。這樣，制作好的公證書(shū)通知當事人領(lǐng)取，當事人領(lǐng)取并簽收后。公證員還需要整理公證檔案，并將檔案移交檔案室。這其中需要公證員花費大量的時(shí)間及精力，但實(shí)際上這些工作中有很大一部分是簡(jiǎn)單機械重復性的勞動(dòng)。人的精力是有限的，上述情況必然導致公證員無(wú)法保證在公證業(yè)務(wù)鉆研、業(yè)務(wù)開(kāi)拓上投入相當的時(shí)間。這樣，從長(cháng)遠看客觀(guān)上必然會(huì )影響公證處的發(fā)展。我處目前的工作模式，也無(wú)法調動(dòng)全處工作人員的工作積極性，無(wú)法做到人盡其用。西安市公證處使用了現代化的辦公設備，公證員接待咨詢(xún)符合受理條件時(shí)，不需要出接待室，直接掃描所有證件、證明材料，形成電子檔案審批時(shí)用，同時(shí)復印出所需的材料。攝像頭給當事人拍照后，設備讀取當事人身份證時(shí)自動(dòng)將當事人身份信息錄入系統，當事人的身份信息同時(shí)出現在了申請表，談話(huà)記錄等相關(guān)公證材料中無(wú)需手填，常見(jiàn)的公證事項自動(dòng)調取出告知、談話(huà)記錄等，點(diǎn)擊打印后，按順序打印出一套只需當事人簽名的公證材料。例如，買(mǎi)賣(mài)房產(chǎn)的委托書(shū)及公證詞可以自動(dòng)生成。這時(shí)公證員將公證卷宗簽注電子出證意見(jiàn)后，無(wú)需奔波，審批公證員即可在遠端看到公證材料進(jìn)行審批。到此為止，公證員的工作已經(jīng)基本結束，剩下的程序由流程化的其它崗位完成。出證窗口接到電腦系統通知，得知有公證事項被批準出證后，點(diǎn)擊打印，打印并裝訂好，通知當事人領(lǐng)取公證書(shū)。對比工作效率，西安一上午可以辦理八件委托公證，我們最多辦兩件。從管理上，建議將來(lái)實(shí)行業(yè)務(wù)辦理的現代化、流程化，相應的崗位設立專(zhuān)職人員。公證書(shū)打印、出證、領(lǐng)取公證書(shū)、整理檔案均實(shí)行流程化管理，提高辦公效率的同時(shí)，專(zhuān)業(yè)化分工還可以統一相關(guān)崗位工作質(zhì)量標準，提高公證質(zhì)量。
�。ǘ╆P(guān)于公證審批。西安市公證處設立了專(zhuān)職審批崗位。據介紹，這樣統一了出證標準，避免了“同案不同判”的尷尬，有利于樹(shù)立公證書(shū)的威信和使用效果。目前，我處實(shí)行的審批制度，由于審批人不同，每名審批人掌握的公證受理尺度不同，就會(huì )發(fā)生一個(gè)公證申請人在甲公證員處被拒絕受理的事項，在乙公證員處卻被受理并出證。事情的結果就是給當事人造成混亂，客觀(guān)上降低了公證行業(yè)整體的可信度，同時(shí)增加了管理的難度和被投訴的幾率。建議設立專(zhuān)門(mén)的審批崗位，由專(zhuān)人負責，該審批人專(zhuān)職審批，不辦理公證�？梢砸蝗嘶驇兹�，遇上重大疑難公證事項再集體協(xié)商。
�。ㄈ┙ㄗh盡快引入公證專(zhuān)業(yè)軟件系統。這是可以短時(shí)間內實(shí)現的，且使用專(zhuān)業(yè)軟件后，效果立竿見(jiàn)影�？梢源蟠筇岣吖C辦理效率，減少差錯，縮短當事人等待的時(shí)間，降低勞動(dòng)工作強度，節約人力成本，配合流程化改造同時(shí)進(jìn)行，將有限的人員調整到需要的崗位。
以上是我個(gè)人的一點(diǎn)學(xué)習體會(huì )，認識比較粗淺，請大家批評指正。
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