2017文秘專(zhuān)業(yè)知識
隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展,經(jīng)濟的繁榮,對外貿易的往來(lái),各種社會(huì )關(guān)系的多樣化,復雜化,秘書(shū)工作的具體內容可以概括為輔助領(lǐng)導管理,提供綜合服務(wù).它是上呈下達,聯(lián)絡(luò )各方,參與政務(wù).管理事務(wù)的一項重要工作,是現代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.下面是小編為大家收集整理的2017文秘專(zhuān)業(yè)知識，歡迎閱讀。
2017文秘專(zhuān)業(yè)知識一
(一)檔案材料的收集：
1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時(shí)間，保管期限;
2.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;
3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
(二)檔案的歸檔，立卷與管理。
1.區分全宗，確定立檔單位。
2.分類(lèi)。依據檔案來(lái)源，時(shí)間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類(lèi)別。
3.歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內。
4.案卷排列。立卷按永久，長(cháng)期，短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應加襯邊;材料過(guò)寬應折疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標題。
6.對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7.每年對檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
(三)檔案的保管：
1.防止檔案的損壞，延長(cháng)檔案的壽命，維護檔案的安全;
2.公司設立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或專(zhuān)用庫房或專(zhuān)用文件庫保存檔案;
3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲(chóng)蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門(mén)窗應結實(shí)牢固。
(四)檔案的.鑒定：
1.從檔案的內容，來(lái)源，時(shí)間，可靠程度，名稱(chēng)等方面鑒別檔案的價(jià)值。
2.確定各類(lèi)檔案的中管期限表。其中財務(wù)檔案見(jiàn)財務(wù)檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長(cháng)期，短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(cháng)。
(五)檔案的銷(xiāo)毀：
1.對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊，該清冊永久保存;
2.辦理銷(xiāo)毀手續，經(jīng)董事會(huì )或總經(jīng)理批準，方能銷(xiāo)毀;
3.銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，關(guān)在清冊上簽字。
4.公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
(六)檔案借閱，利用工作
1.凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調閱
2.卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續。
3.借閱期限不得超過(guò)3天。
2017文秘專(zhuān)業(yè)知識二
一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協(xié)調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現其它能力的基礎�？梢赃@么說(shuō)，文字表達能力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái)，主要應注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè )于去干，并想方設法去把工作干好。學(xué)習文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng )造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著(zhù)名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì )向信息社會(huì )過(guò)渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì )里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。
這里所說(shuō)的‘讀寫(xiě)技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應用寫(xiě)作能力�！迸c此同時(shí)，我們還要培養學(xué)習文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對寫(xiě)作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì )意，便欣然忘我”，樂(lè )此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì )學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì )不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習文秘寫(xiě)作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗的科學(xué)總結，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規律、引導人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著(zhù)‘應該怎樣寫(xiě)’。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應認識到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅持多練習、多修改。
寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì )眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會(huì )熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。
作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節。多改符合人們認識客觀(guān)事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫(xiě)文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱(chēng)職的秘書(shū)人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
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