文秘專(zhuān)業(yè)知識點(diǎn)
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文秘專(zhuān)業(yè)知識點(diǎn)
第一節秘書(shū)工作的內容和作用
由于機關(guān)級別和類(lèi)型不同，秘書(shū)工作內容也不盡相同。級別層次高的機關(guān)，秘書(shū)工作內容廣泛，分工細致，各項工作的專(zhuān)門(mén)化特色比較明顯;而在基層單位，秘書(shū)工作任務(wù)繁重，但是人員編制少，分工不細致，因此，秘書(shū)人員又具有“多面手”的特點(diǎn)。
一、秘書(shū)工作的內容
(一)秘書(shū)工作領(lǐng)導機關(guān)及其領(lǐng)導者的工作內容
1.機關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)
辦公廳(室)屬于秘書(shū)工作部門(mén)，是機關(guān)工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書(shū)工作發(fā)展的必然結果。中外領(lǐng)導機構或高級領(lǐng)導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導機關(guān)完成各項領(lǐng)導工作，尤其是為領(lǐng)導機關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù)。
辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì )、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調等，這就是人們通常所說(shuō)的秘書(shū)工作;二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。
2.秘書(shū)長(cháng)、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)
秘書(shū)長(cháng)和辦公廳(室)主任兼有秘書(shū)工作領(lǐng)導人和秘書(shū)人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級政府秘書(shū)長(cháng)和不設秘書(shū)長(cháng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書(shū)工作機構的決定》，各級政府機關(guān)的秘書(shū)長(cháng)或辦公廳主任主要承擔以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長(cháng)綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長(cháng)密切各方面的工作關(guān)系;第三，協(xié)助首長(cháng)掌管機關(guān)內部的統一戰線(xiàn)工作;第四，協(xié)助首長(cháng)掌管保密工作;第五，協(xié)助首長(cháng)掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì )議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關(guān)事務(wù)工作。
因此，秘書(shū)長(cháng)和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項工作是需要協(xié)助首長(cháng)完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六、七項工作則主要是掌管機關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規定，雖然是針對我國秘書(shū)工作高層領(lǐng)導者和領(lǐng)導機構而言的，但是卻為全國秘書(shū)部門(mén)應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書(shū)工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領(lǐng)導者意圖和領(lǐng)導班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導者主持、指導之下，起草領(lǐng)導講話(huà)稿。
擬定公文是秘書(shū)工作的傳統職能�，F代社會(huì )，擬定公文更成為秘書(shū)工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書(shū)人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡(jiǎn)稱(chēng)辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機關(guān)內部處理的全過(guò)程。
辦理公文是秘書(shū)工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類(lèi)。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節;收文過(guò)程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中，秘書(shū)人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過(guò)程的嚴謹、規范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應有的效能創(chuàng )造條件。
2.辦理組織會(huì )務(wù)
辦理組織會(huì )務(wù)簡(jiǎn)稱(chēng)辦會(huì )，是指機關(guān)秘書(shū)部門(mén)或臨時(shí)設立的會(huì )議秘書(shū)機構辦理與會(huì )議有關(guān)的各類(lèi)具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導人開(kāi)好會(huì )議做會(huì )前、會(huì )中和會(huì )后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì )過(guò)程中應主要做好以下工作：一是會(huì )議議題的協(xié)調與安排，應與各方面協(xié)調聯(lián)系，將會(huì )上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導，決定是否提交會(huì )議討論;二是會(huì )議的統籌安排，即從整體上安排好會(huì )議的各項方面事宜，如會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì )場(chǎng)布置等;三是會(huì )議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì )議期間的各項服務(wù);五是會(huì )議善后工作，如整理會(huì )議記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要、督促檢查會(huì )議決策的落實(shí)等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領(lǐng)導關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫(xiě)出調查報告呈交給領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人。這是發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導決策服務(wù)的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實(shí)施和調查總結收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準備階段應根據領(lǐng)導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來(lái)的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫(xiě)出調查報告。
4.信息處理工作
秘書(shū)信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導機關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項工作。凡是領(lǐng)導工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導部門(mén)。
開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò )，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開(kāi)闊、反應敏捷，具有較強的觀(guān)察和分析問(wèn)題能力的信息員隊伍;最后要實(shí)現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開(kāi)展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調工作
對秘書(shū)工作而言，溝通協(xié)調工作的內容極為廣泛，依據協(xié)調對象劃分，有對上的協(xié)調(即對領(lǐng)導者之間和領(lǐng)導機關(guān)之間的協(xié)調)、對下的協(xié)調、同級之間的協(xié)調、上下級雙方的協(xié)調、同屬部門(mén)的協(xié)調、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調等，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調，如會(huì )議協(xié)調、公文活動(dòng)協(xié)調、事項協(xié)調等�？傊�，凡是與領(lǐng)導決策和指導工作有關(guān)事項的協(xié)調，均屬于秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍。開(kāi)展秘書(shū)協(xié)調工作時(shí)，可以利用的方式有電話(huà)協(xié)調、送文上門(mén)協(xié)調、請人進(jìn)門(mén)協(xié)調、登門(mén)拜訪(fǎng)協(xié)調、召開(kāi)會(huì )議協(xié)調等。
6.信訪(fǎng)接待工作
信訪(fǎng)接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪(fǎng)工作的總稱(chēng)，是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體的秘書(shū)工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來(lái)信，要及時(shí)拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關(guān)部門(mén)辦理。有群眾來(lái)訪(fǎng)時(shí)，要熱情接待，認真聽(tīng)記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個(gè)方面，即對黨的路線(xiàn)、方針、政策和黨政機關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對領(lǐng)導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會(huì )議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體均不可缺少的一項工作，是作為機關(guān)“窗口”的秘書(shū)工作經(jīng)常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話(huà)形式來(lái)本機關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò )公務(wù)，安排領(lǐng)導人接見(jiàn)，答復詢(xún)問(wèn)，落實(shí)承辦單位，解決來(lái)訪(fǎng)者食宿、交通等事項。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話(huà)記錄。同時(shí)，還應熟悉領(lǐng)導者情況，與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系。此外，還應善于處理人際關(guān)系。
除上述之外，秘書(shū)工作還包括管理日常事務(wù)、機要保密、文書(shū)立卷與歸檔、領(lǐng)導公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導臨時(shí)交辦事項等。在日常工作中，秘書(shū)工作人員均應以認真負責的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導交辦的各項工作和任務(wù)。
二、秘書(shū)工作的作用
秘書(shū)工作在領(lǐng)導機關(guān)和機關(guān)工作中，只有負責管理日常事務(wù)的責任和義務(wù)，沒(méi)有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領(lǐng)導決策的過(guò)程中。首先，秘書(shū)工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導決策提供科學(xué)可靠的依據;其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過(guò)程中，秘書(shū)人員可以根據所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗，為領(lǐng)導者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案;最后，在領(lǐng)導制定決策后，對于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問(wèn)題應如何處理，秘書(shū)人員也可提供參考意見(jiàn)或反饋信息。除了為領(lǐng)導者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書(shū)人員在擬寫(xiě)文件、提供辦事和辦會(huì )預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務(wù)助手作用
秘書(shū)人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問(wèn)題，做好科學(xué)決策事項。秘書(shū)工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書(shū)處理、會(huì )務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導臨時(shí)交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪(fǎng)接待和領(lǐng)導活動(dòng)安排工作;五是做好領(lǐng)導人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書(shū)人員還應當充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭取成為領(lǐng)導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個(gè)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書(shū)工作部門(mén)則正處于這套系統的中樞位置，發(fā)揮著(zhù)其他職能部門(mén)不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導集體或者領(lǐng)導者個(gè)人的決策、指示，都要通過(guò)秘書(shū)工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書(shū)工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關(guān)系到機關(guān)工作能否正常運轉。因此，必須充分發(fā)揮好秘書(shū)工作部門(mén)的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統籌協(xié)調作用
統籌協(xié)調工作是秘書(shū)工作中的一項重要內容，也是秘書(shū)工作的一項重要職能，主要體現在三個(gè)方面：第一，在領(lǐng)導決策中發(fā)揮協(xié)調作用。決策前，領(lǐng)導者大都責成秘書(shū)人員對于要決策的問(wèn)題組織或協(xié)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調研論證;決策后，秘書(shū)人員還要協(xié)同相關(guān)部門(mén)做好信息反饋工作，調查各有關(guān)實(shí)施單位對于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問(wèn)題，秘書(shū)人員還要秉承領(lǐng)導思想同時(shí)協(xié)調各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì )、辦事過(guò)程中，哪些環(huán)節出現矛盾，一般均需要秘書(shū)人員按照領(lǐng)導的.指示同各方協(xié)調關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，秘書(shū)人員需要經(jīng)常代表機關(guān)或領(lǐng)導人出面，例如內外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪(fǎng)、迎來(lái)送往等事宜均需要由秘書(shū)出面完成。而對外行文、組織會(huì )議、安排領(lǐng)導人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書(shū)形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導者的形象等都與秘書(shū)工作的形象窗口作用有著(zhù)非常密切的聯(lián)系，秘書(shū)人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習氣。
秘書(shū)工作的性質(zhì)和地位決定了秘書(shū)工作是機關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書(shū)工作成為方便領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時(shí)向領(lǐng)導者提供信息咨詢(xún)和服務(wù)。因此，秘書(shū)人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導的各項輔助和服務(wù)工作。
第二節秘書(shū)工作的特征與規律
一、秘書(shū)工作的特征
(一)秘書(shū)工作的本質(zhì)特征
秘書(shū)工作與其他工作的本質(zhì)區別在于秘書(shū)工作從屬于一定的領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導者，并為領(lǐng)導工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此，綜合輔助性服務(wù)是秘書(shū)工作的本質(zhì)屬性。其具體體現為：(1)所有秘書(shū)工作都要圍繞領(lǐng)導工作展開(kāi)。領(lǐng)導工作涉及哪里，其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導班子的各種會(huì )議并共同研究問(wèn)題，并提出各種解決問(wèn)題的方案，但是只有發(fā)言權而無(wú)表決權，更無(wú)決定權。(3)秘書(shū)人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，一般只能根據領(lǐng)導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。
(二)秘書(shū)工作的一般特征
秘書(shū)工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外，還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn)，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類(lèi)秘書(shū)工作所共有的特征，具體體現為：(1)政治性。由于我國的秘書(shū)工作是為人民政權服務(wù)的，與黨和國家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書(shū)工作具有強烈的政治色彩。(2)被動(dòng)性。主要體現為兩點(diǎn)：一是秘書(shū)的工作根據領(lǐng)導的需要來(lái)安排;二是凡是無(wú)法分解到具體部門(mén)的工作都由秘書(shū)工作來(lái)承擔。(3)綜合性。這是由于秘書(shū)部門(mén)作為綜合性服務(wù)部門(mén)的性質(zhì)所決定的。(4)事務(wù)性。這是由秘書(shū)部門(mén)所處理的工作內容來(lái)決定的。(5)靈活性。這是因為秘書(shū)工作經(jīng)常會(huì )遇到突發(fā)情況，要求秘書(shū)能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問(wèn)題。
二、秘書(shū)工作的規律
(一)秘書(shū)工作的基本規律
1.領(lǐng)導工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書(shū)工作存在的客觀(guān)基礎
秘書(shū)人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導者對綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中，領(lǐng)導工作的“需求”居于支配和主導地位，而秘書(shū)人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領(lǐng)導工作的“需求”是秘書(shū)人員的“供給”，即秘書(shū)工作賴(lài)以存在的客觀(guān)基礎。
2.秘書(shū)工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導工作正常開(kāi)展的必要條件
由于領(lǐng)導工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內的，主要是指領(lǐng)導者在實(shí)施領(lǐng)導行為的過(guò)程中，需要秘書(shū)人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著(zhù)新時(shí)期的發(fā)展，領(lǐng)導工作所面臨的矛盾和問(wèn)題漸趨復雜化，因此，秘書(shū)人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導工作正常開(kāi)展的必要條件。
3.不斷滿(mǎn)足領(lǐng)導工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力
設立秘書(shū)部門(mén)是領(lǐng)導工作對綜合輔助性服務(wù)的客觀(guān)需求。隨著(zhù)這種需求的日漸強化，將會(huì )對秘書(shū)部門(mén)的服務(wù)水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動(dòng)秘書(shū)工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以，不斷滿(mǎn)足領(lǐng)導工作的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力。
4.領(lǐng)導者對綜合輔助性服務(wù)的滿(mǎn)意程度是檢驗秘書(shū)工作水平的主要標志
領(lǐng)導者對于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒(méi)有最好，只有更好”。而從秘書(shū)工作的價(jià)值角度來(lái)看，一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導職能的正常運轉。領(lǐng)導對秘書(shū)人員提供服務(wù)的滿(mǎn)意程度越高，領(lǐng)導工作績(jì)效越明顯，秘書(shū)工作的價(jià)值就越大。因此，領(lǐng)導對綜合輔助性服務(wù)的滿(mǎn)意程度是檢驗秘書(shū)工作水平的主要標志。
秘書(shū)人員要深刻認識秘書(shū)工作的普遍規律，正視秘書(shū)工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導工作的服務(wù)需求之間的矛盾，明確秘書(shū)工作的重要價(jià)值，更好地為領(lǐng)導做好綜合輔助性服務(wù)。
(二)秘書(shū)工作的具體規律
秘書(shū)工作具體規律實(shí)質(zhì)上是秘書(shū)工作基本規律的具體表現，其主要體現為下述三點(diǎn)：
1.秘書(shū)參謀活動(dòng)的規律
所謂秘書(shū)的參謀活動(dòng)是指以出謀獻策為手段，以輔助領(lǐng)導決策為目的。秘書(shū)部門(mén)在行使參謀職能時(shí)應當注意以下規律性認識：(1)將秘書(shū)參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書(shū)參謀方向必須與領(lǐng)導決策目標保持同一性。(3)秘書(shū)參謀內容必須與領(lǐng)導決策需求相一致。(4)秘書(shū)參謀方法必須與領(lǐng)導決策特征相適應。
2.辦公室日常運轉的規律
辦公室作為秘書(shū)工作的主要場(chǎng)所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：(1)區分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質(zhì)量和效率意識。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書(shū)寫(xiě)作活動(dòng)的規律
寫(xiě)作作為秘書(shū)人員的一項經(jīng)常性工作，體現了秘書(shū)人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書(shū)寫(xiě)作實(shí)踐中，經(jīng)過(guò)人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識： (1)秘書(shū)人員的知識、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應。(2)秘書(shū)人員的思想觀(guān)點(diǎn)，要與領(lǐng)導者的思想意圖相統一。(3)秘書(shū)寫(xiě)作的內容，要與領(lǐng)導工作的要求相合拍。(4)秘書(shū)起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調。(5)秘書(shū)起草文稿的表達，要與領(lǐng)導立意相吻合。
秘書(shū)的寫(xiě)作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿，對于推動(dòng)領(lǐng)導工作，實(shí)現領(lǐng)導職能起著(zhù)舉足輕重的作用。
此外，在秘書(shū)調研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調、會(huì )議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書(shū)專(zhuān)項活動(dòng)中，均包含著(zhù)各自的規律性。秘書(shū)人員要透過(guò)紛繁復雜的工作內容，不斷摸索和掌握秘書(shū)工作的內在規律，并自覺(jué)用于指導實(shí)踐活動(dòng)。
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