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公文寫(xiě)作基礎：公文的文體和格式
公文的文體
公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應用文體，應具有應用文體的基本屬性，即具有直接應用性，從本質(zhì)到現象，從總體到細節的全面真實(shí)性與嚴格遵守國家統一規定，保證公文內容完整、標記明顯的格式規范性。但它又不同于一般的應用文，具有其自身的特殊屬性。
第一、公文被規定以現代漢語(yǔ)的書(shū)面形式(即白話(huà)文)作為必須使用的符號系統。白話(huà)文具有通俗易懂、語(yǔ)義確切的優(yōu)點(diǎn)。
第二、公文兼用說(shuō)明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內容的表述，必須做到事理結合，除去對客觀(guān)事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說(shuō)明以外，還要求在此基礎上進(jìn)行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀(guān)點(diǎn)與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側重。如規范性、公布性文件側重于說(shuō)明的方式;工作報告、會(huì )議紀要側重于敘述的方式;而內容復雜的公文，如調查報告，則需同時(shí)兼用三種表達方式。
公文的格式
公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定。公文格式具有較強的規范性;國家有關(guān)機關(guān)以法規、規章、標準等形式對其加以規范。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應用各種現代化信息技術(shù)處理與管理公文。
公文格式主要是對載體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規范。
目前我國通用公文的格式一般為：
(1)公文紙采用國內通用的16開(kāi)型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據實(shí)際需要確定。
(2)公文紙分為可用以書(shū)寫(xiě)、印刷文字、圖形等符號的圖文區，與不允許出現任何符號的白邊區兩個(gè)區域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。
(3)所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫(xiě)橫排版)。正文的行長(cháng)應與圖文區寬度相等(即通欄排)。
(4)左側裝訂。(少數民族可按其習慣書(shū)寫(xiě)，排版)。正文的行長(cháng)應與圖文區寬度相等(即通欄排)
(5)在公文撰寫(xiě)和印制過(guò)程中，各個(gè)組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性要求。
�、俦Ｃ艿燃壍臉俗⑴c編排。在文稿上，應根據公文的實(shí)際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“★”，必要時(shí)還應注明保密期限(如機密★5年)。
在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁(yè)圖文區左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。
�、诰o急程度的標注與編排。在文稿上，根據情況分別標注“急”或“特急”。&考&試大$在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。
�、畚念^的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁(yè)上端，約占圖文區面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個(gè)作者占一行。
�、馨l(fā)文字號的標注與編排。文稿上，應由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務(wù)院1997年第一發(fā)文即標作：“國發(fā)[1997]001號”。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號，聯(lián)合行文時(shí)只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁(yè)文頭以下，居中;如有簽發(fā)人時(shí)，應居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應居中印一條長(cháng)10omm的細實(shí)線(xiàn)。
�、莺灠l(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號與發(fā)文字號相同。
�、迾祟}的標注與編排。撰寫(xiě)文稿時(shí)，應根據有關(guān)要求正確標注標題：結構完整;語(yǔ)意確切;文字簡(jiǎn)練、醒目，字數一般不超過(guò)50字。
�、咧魉蜋C關(guān)的標注與編排。在撰寫(xiě)文稿時(shí)，應將收受并對本文負實(shí)際辦理、簽復責任的機關(guān)的全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或統稱(chēng)標出，標注時(shí)需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個(gè)機關(guān)為主送機關(guān)，不能“多頭主送”;除非領(lǐng)導者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導者，更不能同時(shí)直接主送幾位領(lǐng)導者;應準確界定主送機關(guān)與抄送機關(guān)的區別，避免僅依據機關(guān)的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關(guān)中的主送與抄送機關(guān);應正確標注受文機關(guān)的名稱(chēng)，禁止使用不規范的簡(jiǎn)稱(chēng)或籠統含混的統稱(chēng)，以免無(wú)人承擔實(shí)際辦理責任，削弱公文的效用。
在印制本上，主送機關(guān)位于標題下，從左至右頂格排列機關(guān)的名稱(chēng)，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關(guān)不止一個(gè)時(shí)，應按其性質(zhì)、級別輕重高低以及有關(guān)規定或慣例依次排列，機關(guān)名稱(chēng)之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。
�、嗾牡木幣�。在印制本上，正文位于主送機關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。
�、岣郊䴓擞浀臉俗⑴c編排。撰擬文稿時(shí)，應準確標注附件標記，注明其標題、件數、份數。
印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(只一件時(shí)不排)、標題、份數。每件一般占一行，字體字號與正文同。
�、庥≌禄蚝炇鸬木幣�。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導者占一行，先排出機關(guān)名稱(chēng)、簽署者職務(wù)，后空兩格后請領(lǐng)導簽注姓名。
印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應上不壓正文，下壓日期。
�、献髡吲c日期的標注與編排。撰擬文稿時(shí)，應如實(shí)在相應欄目?jì)葮俗⑼旮鍟r(shí)間、審核時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、會(huì )議通過(guò)或批準時(shí)間等，并注意標明完整確切的年月日。
在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范簡(jiǎn)稱(chēng)，一個(gè)作者一般占一行，字體字號同正文。
在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。
�、凶⑨尩木幣�。除個(gè)別簡(jiǎn)短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說(shuō)明的對象后用圓括號標出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁(yè)日期的下方。每項為一個(gè)自然段，如有兩項或兩項以上時(shí)，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。
�、阎黝}詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁(yè)注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。
�、页蜋C關(guān)的標注與編排。在印制本上，抄送機關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區寬度相等的平行細實(shí)線(xiàn)作為界線(xiàn)，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關(guān)的性質(zhì)、級別和有關(guān)規定或慣例依次排印抄送機關(guān)的名稱(chēng)，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。
�、佑“l(fā)說(shuō)明的編排。在印制本上，印發(fā)說(shuō)明位于抄送欄以下公文末頁(yè)最下端，在圖文區與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線(xiàn)等長(cháng)并平行的細實(shí)線(xiàn)，形成“印發(fā)說(shuō)明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關(guān)字體字號相同的文字印刷。
公文的結構
公文的結構指公文的組織結構，具有規范性和相對確定性。國家有關(guān)機關(guān)對公文的基本構成作出了規范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。
公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$
公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。
公文的稿本
在公文形成過(guò)程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們在內容、外觀(guān)形式以及效用方面均有很大區別。
草稿、是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見(jiàn)稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見(jiàn)和修改審核使用，不具備戚公文的效用。
定稿、又稱(chēng)原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導人審核并簽發(fā)、正式會(huì )議討論通過(guò)或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據。
正本、是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志。
副本、再現正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查、知照使用。
試行本、法規文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。
暫行本、法規文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬(wàn)期間具有法定效用。
修訂本、對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一定時(shí)期后進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時(shí)使用的文本。修訂本具有法定效用。
不同文字稿本、同一公文在形成過(guò)程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時(shí)，不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上相同。
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