城市建設工程檔案收集難點(diǎn)及策略研究論文

　　摘要：為了更好的進(jìn)行市政工程檔案收集工作，首先要認識到城市建設工程檔案的重要性。城市建設工程涉及的單位和人員較多，對檔案存管重視不夠，收集過(guò)程中都都在諸多困難。本文對城市建設工程檔案收集工作現狀進(jìn)行了具體分析，提出市政工程檔案收集與管理工作存在的問(wèn)題，以及相應的應對策略。

　　關(guān)鍵詞：市政工程檔案；收集工作；城市建設

　　城市建設是百年大計，各地政府都非常重視，各地工程一個(gè)接一個(gè)上馬。同時(shí)，城市建設工程竣工檔案的收集、歸檔問(wèn)題也日趨突出。城建工程檔案的收集是基礎，是反映城建工程建設過(guò)程的第一手資料；城市建設工程涉及的單位和人員較多，由于他們對檔案管理的法律法規認識不足，普遍不重視檔案的收集與整理，出現了一些偏差。因此，加強檔案的產(chǎn)法和宣傳，強化建設及施工單位和人員的檔案法律意識，重視城建工程檔案的收集和歸檔，為我國城市發(fā)展和經(jīng)濟建設打下堅實(shí)的基礎。

　　一、檔案收集的難點(diǎn)

　　1.1、相關(guān)法規不健全長(cháng)期以來(lái)，我國出臺了20多部有關(guān)城市建設管理的法律及規章，涉及到城市重點(diǎn)建設、河道管理、城市綠化、拆遷、古跡保護等領(lǐng)域，但真正涉及到市政工程檔案管理的不多。目前只有建設部頒布《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線(xiàn)工程檔案管理辦法》等少數法規具有明確的針對性，但僅這此法規也還有很大缺陷，存在很多問(wèn)題。由于沒(méi)有相關(guān)法規作保障，因此在工程檔案預驗收通過(guò)后，城建檔案館再沒(méi)有能力去約束設計、施工和建設單位，要想將與工程相關(guān)的檔案收集起來(lái)非常困難。無(wú)論是國家頒布的《檔案法》還是地方相關(guān)法規都不能克保市政公用工程檔案完整、準確及時(shí)地進(jìn)館。

　　1.2、未能有效地保障歸檔率。不同類(lèi)型的工程檔案的預驗收與歸檔，存在一些差別，國有企業(yè)稍好一點(diǎn)，有些民辦企業(yè)或者聯(lián)辦的工程就差一些，資料難以收齊和歸檔。工程竣工驗收或備案后，由建設單位將工程準備階段文件、地勘材料、監理說(shuō)明報告、施工圖紙及竣工圖等全套資料向檔案館移交。而有些市政工程主是地方政府主導的工程或者部門(mén)的自建工程，基本不需要辦理房地產(chǎn)確權，也就不愿意移交相關(guān)檔案，且對檔案管理部門(mén)的要求置之不理了。

　　1.3、建設單位歸檔意識不強原建設部2001年修改頒布發(fā)的《城市建設檔案管理規定》中明確規定：由建設單位收集、建設工程項目各環(huán)節的文件資料，等全項目檔案，在建設工程全部竣工驗收后，及時(shí)向城建檔案館報送。但是，部分工程的建設單位所關(guān)注的是工程形象、進(jìn)度和質(zhì)量，對檔案不太關(guān)注，重視程度不夠，在建設過(guò)程中至驗收后，未能按照要求形成檔案并歸檔，多數將由施工單位代為負責，因此出現與檔案管理部門(mén)不和諧的情況。

　　二、完善城市建設檔案收集工作的策略

　　2.1強化檔案法規監督,堅持依法治檔首先要出臺一批政策法規，從法律上保證城市建設工程檔案的收集與管理，要加大檔案法律法規的宣傳，要在全社會(huì )形成尊法、守法的風(fēng)氣,尤其是取消竣工檔案保證金后,應該盡快出臺相應的法規,要配備專(zhuān)門(mén)的機構和執法人員對檔案進(jìn)行監管和控制,對移交竣工檔案不合格或不及時(shí)的單位及其法人代表,要有經(jīng)濟處罰的措施出臺，對惡意不交檔案的要提交司法處理;工程竣工驗收與竣工檔案交驗合并處置,可以采取建設單位不交竣工檔案,規劃部門(mén)不予辦理其新建工程的辦法;在工程竣工驗收方面,工程質(zhì)檢單位和城建檔案館進(jìn)行聯(lián)合行政執法，確保檔案完整才算峻工完畢。任何一項市政工程竣工以后,竣工檔案沒(méi)有移交的.者的,分清施工單位和建設單位的責任，分別處理，是施工方責任的，建設行政主管部門(mén)將視情節對施工單位采取“不分配新施工任務(wù),取消參加市政工程投標資格”的處置;體現執法監督在城建檔案工作中的重要地位。形成良好的檔案管理法律意識,讓法律理念貫穿工程建設的每一環(huán)節,努力改變城市建設工程項目檔案被動(dòng)移交為主動(dòng)移交，扭轉這一態(tài)勢。

　　2.2抓住主要矛盾，從基層做起市政工程建設檔案收集工作做的好壞，又直接影響著(zhù)城市檔案管理的質(zhì)量和數量，也關(guān)系到城市建設和經(jīng)濟建設。但現狀卻是：中標施工單位長(cháng)期以來(lái)不重視檔案工作，管理機構及人員不健全，技術(shù)人員配備不全，總認為是可有可無(wú)，造成檔案丟失，資料不全等諸多問(wèn)題。，缺乏檔案管理的專(zhuān)門(mén)設備。目前，市政工程項目檔案工作面臨的無(wú)人重視，無(wú)人管理的局面，市政工程建設從立項到施工的作業(yè)線(xiàn)上，各種分散的文件材料、資料、圖片流失在各有關(guān)科室、臨時(shí)聘請工程建設技術(shù)人員手中。沒(méi)有形成一整套完整的保管體系，只有在驗收時(shí)才臨時(shí)整理。一旦工程完工，人員散失，檔案資料也隨之流失。而有些工程技術(shù)人員將各種文件材料視為自己辛勤工作勞動(dòng)的成果或者私人財產(chǎn)，在工程的結束后全部自行帶走。市政工程建設要形成完整檔案體系，其包括前期規劃、設計、勘察等資料，它有助于我們有重點(diǎn)地開(kāi)展文件資料料的收集和歸檔；制訂和總結出行之有效的本專(zhuān)業(yè)收集措施和方法，使收集工作順利進(jìn)行并卓有成效。

　　2.3將材料“轉化”為檔案，健全歸檔制度市政工程檔案是由文件材料轉化而來(lái)的，這是事物發(fā)展的必然性的決定的。因此，文件材料的狀況直接影響著(zhù)檔案的質(zhì)量。市政工程人議題、立項就會(huì )產(chǎn)生很多文件和材料，這就要求檔案人員細心去做，注意每一個(gè)環(huán)節，比如會(huì )議記錄，每一個(gè)人的發(fā)言都不可遺漏。對每個(gè)建設施工單位科室所形成文件材料，分別指派專(zhuān)人負責，并逐項地劃定歸檔范圍和保管年限，使立卷人了解需要收集和整理的文件材料的內容，避免重復和遺漏。尤其是從事市政工程建設檔案工作的人員，應掌握國家《檔案法》和地方有關(guān)部門(mén)有關(guān)檔案的法規政策，增強法制觀(guān)念，了解基本內容，具備市政檔案專(zhuān)業(yè)知識，掌握檔案管理特別是現代計算機數字技術(shù)，要有設計和管理的能力，具備市政工程建設技術(shù)基本知識和規范。

　　2.4以工程檔案預驗收為手段，采取強硬手段收集整合工程檔案預驗收與歸檔環(huán)節，檔案人員必須實(shí)質(zhì)性參與驗收之中，不可充當看客。以預驗收為手段，將市政工程檔案預驗收和檔案歸檔整合為一個(gè)程序環(huán)節，將全套工程檔案的收集齊全完整作為工程檔案預驗收的必要條件。嚴格執行“二次歸檔”的辦理程序，首行進(jìn)行建設工程檔案的預驗收，將工程立項準備階段文件、地勘文件、監理說(shuō)明報告及施工竣工圖紙直接歸檔，施工文件及竣工驗收文件經(jīng)簡(jiǎn)單裝訂后交回建設單位用以辦理工程竣工驗收和相關(guān)手續，待工程竣工驗收或備案手續辦結后再向城建檔案館移交進(jìn)行二次歸檔。

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