高校行政管理信息化建設探討論文
21世紀是信息技術(shù)的時(shí)代，信息化大大推動(dòng)了我國高校行政管理的改革和發(fā)展。在信息化的背景下，高校行政管理呈現出數字化、網(wǎng)絡(luò )化和多媒體化的特征，各種教學(xué)科研管理信息都可在多個(gè)部門(mén)、多個(gè)層級間同時(shí)傳遞，速度變快，受眾面變廣；，高校的行政管理方式變得日益多元化，如計算機輔助教學(xué)、網(wǎng)絡(luò )課程、BBS平臺乃至微博、微信發(fā)布信息，大大節省了行政管理的成本、提高了行政管理的效率；多校區、多部門(mén)之間可以共享即時(shí)的管理信息、優(yōu)質(zhì)的教育教學(xué)資源、電子圖書(shū)資源等，增進(jìn)了教師與學(xué)生之間、管理部門(mén)與師生之間的溝通，這預示著(zhù)我國的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。但必須指出的是，在以上機遇出現的同時(shí)，也給當前高校的行政管理帶來(lái)了嚴峻的挑戰。信息化帶來(lái)的不僅有機遇，也有實(shí)實(shí)在在的挑戰。無(wú)論是思想觀(guān)念與效率提升之間、行政管理的硬件與軟件之間，還是組織體制與運行機制之間，都存在不少的問(wèn)題，兩兩之間的博弈影響了高校行政管理改革的深化和高等教育質(zhì)量的提高。本文嘗試以“云計算”為切入點(diǎn)，提出加強高校行政管理信息化建設的對策，希望能起到拋磚引玉的作用。
1高校行政管理信息化建設的現狀及存在的問(wèn)題
1.1高校行政管理信息化建設的現狀
在社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域中，高校是最早建設局域網(wǎng)的，教師、學(xué)生和學(xué)校行政管理人員是使用計算機頻率最高的群體。據有關(guān)數據統計，我國“985”院校、“211”院校的校園網(wǎng)普及率已到達100%，超過(guò)90%的地方高校也建立了自己的校園網(wǎng)，甚至超過(guò)60%的高校具備了千兆主干網(wǎng)。必須承認，信息化建設為高校行政管理帶來(lái)了很大的便利。從注冊、選課、教室安排等日常教務(wù)工作到考核、督導、評優(yōu)等教育教學(xué)質(zhì)量管理，從學(xué)生檔案收集、錄入到教師福利待遇管理等，都可以在信息化的背景下進(jìn)行運作。目前，各個(gè)高校對行政管理信息化的建設是相當重視的，但在具體執行過(guò)程中，從管理者到應用主體，都存在認識上的誤區，在行政管理信息化的建設方面重硬件不重軟件，重建設不重應用，這就導致高校在行政管理方式和方法上，未能從根本上改變以適應信息化的發(fā)展，尤其是在質(zhì)量管理上還未能適應信息化帶來(lái)的變化和動(dòng)向，管理效率、效益提升的空間有很大。
1.2高校行政管理信息化建設存在的問(wèn)題
由于受到種種原因的影響，尤其是沿襲傳統的行政管理辦法，高校行政管理信息化的應用水平始終得不到提高，各個(gè)部門(mén)往往各自統計各自的數據，與其他部門(mén)之間不能共享，整個(gè)學(xué)校統籌難，同一個(gè)指標在各個(gè)部門(mén)不能相統一。在20世紀90代初，我國開(kāi)始出現多校區的大學(xué)，這種大學(xué)具有自己鮮明的特點(diǎn)，它不是各個(gè)大學(xué)在發(fā)展過(guò)程中因自身內在的需求自然擴展形成的，而是行政推動(dòng)的結果。網(wǎng)絡(luò )、手機聯(lián)系只能是教師與學(xué)生交流的補充，并不能替代面對面的直接交流。在信息化、多校區的背景下，怎樣充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，是高校行政管理面臨的新挑戰。
2影響高校行政管理信息化建設的原因
在知識分子、高層次人才云集的高校中，為什么行政管理的信息化建設還會(huì )出現種種遲緩的現象？筆者以為，至少有以下幾方面的.原因。
2.1思想觀(guān)念的轉變滯后于信息化的發(fā)展
高校部分行政管理人員只是將計算機、網(wǎng)絡(luò )等信息化設施理解為一種工具、一種提高工作效率的手段，而沒(méi)有充分認識到信息化的內涵。事實(shí)上，信息化的誕生與發(fā)展表示了社會(huì )經(jīng)濟結構正在從以能量和物質(zhì)為核心轉變?yōu)橐灾R和信息為核心，信息化建設是一種新的觀(guān)念，甚至是一種新的世界觀(guān)。在廣大師生的眼里，往往也把信息化的作用停留在提高教學(xué)效率和提升學(xué)習能力的水平上。認識的誤區直接影響了高校行政管理的信息化建設。
2.2行政管理方式的變革滯后于信息化的發(fā)展
高校行政管理信息化是一個(gè)龐大的系統工程，涉及行政管理的全過(guò)程、全方位，其包括學(xué)校從招生到分配，從專(zhuān)業(yè)設置到課程安排，從人員錄取到職稱(chēng)晉升，這些事務(wù)相當復雜。高校行政管理的各種數據往往不能共享，各個(gè)部門(mén)使用的信息資源通常沒(méi)有統一，從而造成一系列的問(wèn)題，信息技術(shù)在改變行政管理方式的同時(shí)，也改變了部分學(xué)生和教師的學(xué)習、科研動(dòng)機。學(xué)校行政管理如果不能跟上信息技術(shù)的發(fā)展，最終將釀成技術(shù)不能為知識服務(wù)的悲劇。
2.3行政管理機制的變革滯后于信息化的發(fā)展
分散建設校區且校區相隔甚遠，原以為網(wǎng)絡(luò )與信息化的背景，可以彌補路途遠的不足，但現實(shí)狀況卻是，學(xué)校行政管理的組織結構、運行機制的變革滯后于信息化的發(fā)展。雖然建設了遠程寬帶網(wǎng)，各校區間也“可視可聞”了，但師生間的交流，各學(xué)院、學(xué)科的融合尚未能充分利用到信息技術(shù)，不能充分進(jìn)行資源的共享、共用。在投入大量的建設資金時(shí)，人們仍然認為需要奔波于各校區間，進(jìn)行面對面的交流。這不僅增加了機會(huì )成本，也導致時(shí)間成本變大。一邊是高校斥資建設“信息高速公路”，一邊是師生為往返于各校區的情況的意見(jiàn)很大。既然高端的通信設備搭起了各校區間的遠程鏈接，為什么還要如此周折?可視會(huì )議能解決的問(wèn)題，人們不去充分利用，可以看出，舊的組織體制束縛了新的運行機制，要解決這些問(wèn)題還有很長(cháng)的一段路要走。
3基于“云計算”加強高校行政管理信息化建設的建議
針對以上在信息化過(guò)程中高校行政管理存在的問(wèn)題，基于“云計算”理論，本文提出了相應的對策。黎加厚教授在《走向教育技術(shù)“云”服務(wù)》一文中，對“云計算”(CloudComputing)進(jìn)行了明確的定義，認為它是由幾十萬(wàn)乃至上百萬(wàn)臺價(jià)格低廉的服務(wù)器所組成的網(wǎng)絡(luò )，為廣大用戶(hù)提供有針對性的計算機服務(wù)。黎加厚教授認為“云計算”是這些年來(lái)計算機領(lǐng)域中的分布式處理(DistributedComputing)、并行處理(ParallelComputing)和網(wǎng)格計算(GridComputing)的最新發(fā)展�；凇霸朴嬎恪崩碚�，筆者認為高校行政管理人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習、掌握“云計算”的理論，要感受到“云技術(shù)”帶來(lái)的絕非是一個(gè)辦公手段的變化，而是整個(gè)行政管理流程的變革。
3.1充分發(fā)揮“云計算”的優(yōu)勢，促進(jìn)管理方式的多元化
一種新的運作方式的誕生，也催生了一種新的管理方式。在信息化的視角下，高校的管理工作也發(fā)生了巨大變化，新的管理內容也相繼涌現，這就要求高校的行政管理要隨之變革。在高校行政管理中，各行政主管部門(mén)要充分利用“云計算”的優(yōu)勢，將各部門(mén)的信息傳送到網(wǎng)絡(luò )存儲器上，便于有訪(fǎng)問(wèn)權限的部門(mén)及時(shí)下載、更新，如果有什么變動(dòng)，應及時(shí)更新、維護信息，然后再將這些信息再次上傳，這樣才能保證有關(guān)部門(mén)所運用的信息是最新的，也節約了各部門(mén)在使用信息時(shí)的成本，不必擔心因信息未更新而導致的問(wèn)題。在當前“云計算”不斷發(fā)展的大浪潮下，高校一定要充分利用好這個(gè)機遇，充分發(fā)揮“云計算”的優(yōu)勢，促進(jìn)管理方式的多元化。
3.2充分利用“云計算”的作用，節省高校的軟、硬件投入
如今，我國各個(gè)高校都在加大對信息化建設的投入，包括購置計算機、實(shí)施后期管理和維護等，這筆支出是一個(gè)可觀(guān)的數字，這還只是硬件設施的部分，計算機軟件安裝和維護也需要不小的投入。由于計算機軟件更新?lián)Q代的速度相當快，需要計算機硬件也要進(jìn)行相應的更換。這對高校而言是需要不斷地投入，對行政管理工作也形成一些不利的影響，如行政管理的信息可能會(huì )隨著(zhù)計算機的更新?lián)Q代而發(fā)生泄漏、丟失的風(fēng)險。在這種情況下，高校行政管理部門(mén)應積極應用“云計算”提供的服務(wù)，將行政管理信息（包括人員開(kāi)支、學(xué)生信息、電費賬單等）建立在“云計算”服務(wù)平臺中，行政管理人員只要結合實(shí)際工作情況，直接從“云端”下載軟件就可以直接應用，這樣一來(lái)，計算機只是一個(gè)簡(jiǎn)單的終端，管理人員不必再綁定在一臺特定的計算機中處理信息，不必再為了軟件配置而耗費精力，能大大提高學(xué)校行政管理的效率。
3.3充分應用“云計算”的成果，將其運用到多校區管理之中
目前，我國越來(lái)越多的地方高校建立起了多校區，多校區的成立可以培養出更多的人才，但也加大了行政管理的負擔。在這種情況下，高�？梢詫ⅰ霸朴嬎恪睉玫礁咝６嘈^的行政管理中，對各種資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提高工作效率。行政管理人員將整理好的信息資源制作成一個(gè)統一標準的數據格式，經(jīng)篩選、分類(lèi)后，再由相關(guān)部門(mén)發(fā)布到相關(guān)主頁(yè)或數據服務(wù)器上，并對其進(jìn)行有效地更新與維護，以此保障信息數據的時(shí)效性與權威性，這可以有效地解決當前在多校區管理中存在信息不統一的問(wèn)題，使信息得到有效流通。做到校區間資源的共享，校區間的所有部門(mén)都可以通過(guò)設備終端對其職權范圍內共享的信息進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，從而提高信息的使用率，減低多校區管理中人力、物力和時(shí)間的浪費。
3.4充分依托“云計算”的平臺，促進(jìn)學(xué)校各種信息統一規劃
在信息化的建設過(guò)程中，高校各部門(mén)一定要進(jìn)行統一的規劃，防止相互扯皮、相互推諉的現象發(fā)生。要進(jìn)行統一的規劃就必須將“云信息”進(jìn)行統一的存儲。首先，在格式上要做到協(xié)調統一。有的信息雖然在各個(gè)部門(mén)間能共享，但共享之后，許多部門(mén)發(fā)現信息在存儲格式上的不一致，其他部門(mén)無(wú)法查看，或共享進(jìn)行地很麻煩。其次，協(xié)議和標準要協(xié)調一致，這是各個(gè)部門(mén)充分共享的前提，只有充分依托“云計算”的平臺，促進(jìn)學(xué)校各種信息統一規劃，才能使高校行政管理的部門(mén)進(jìn)行充分合作，構筑好高等教育質(zhì)量保證體系的重要支撐平臺。
4結語(yǔ)
在信息化大背景下，高校外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，高校是行政管理亟須做出相應的調整，這樣才能應對當前高校行政管理中低效率、資源浪費嚴重等問(wèn)題�！霸朴嬎恪崩碚摰囊牒瓦\用，是提高高校行政管理效率、推動(dòng)教學(xué)與科研進(jìn)一步提升的可循之路，本文提出了幾點(diǎn)利用“云計算”加強高校行政管理信息化建設的措施，希望能對高校的發(fā)展提供一些有價(jià)值的參考。
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