內部控制中的內部監督管理論文
【摘 要】 本文就監控和內部監督等內容進(jìn)行論述。
【關(guān)鍵詞】 監控; 內部監督; 設計缺陷
內部監督作為內部控制的基本要素之一,對于內部控制的有效運行,以及內部控制的不斷完善起著(zhù)重要的作用。美國COSO委員會(huì )的《內部控制框架》和《企業(yè)風(fēng)險管理框架》中均規定監控為其構成要素。監控這一概念實(shí)際與我國《企業(yè)內部控制基本規范》中作為內部控制基本要素之一的內部監督的概念是一致的。
一、《內部控制框架》中的監控
根據《內部控制框架》使用的監控的概念,是指對內部控制在一定時(shí)期內的運行質(zhì)量進(jìn)行評估的過(guò)程。監控是通過(guò)持續監控活動(dòng)、個(gè)別評價(jià)或兩者的結合實(shí)現對內部控制運行進(jìn)行監控。通過(guò)持續監控和個(gè)別評價(jià)的結合,能夠保證內部控制體系在一定時(shí)期內保持其有效性。
(一)持續監控活動(dòng)
持續監控活動(dòng)發(fā)生在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程之中,內含于企業(yè)管理活動(dòng)之中,它包括日常管理和監控活動(dòng),以及員工在履行其職責時(shí)所采用的其他行動(dòng)。持續監控活動(dòng)嵌入企業(yè)日常的重復的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中,對企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)施實(shí)時(shí)的監控,能夠動(dòng)態(tài)地應對環(huán)境的變化。持續監控活動(dòng)涉及內部控制各個(gè)要素的主要方面。持續監控活動(dòng)通常能夠及時(shí)發(fā)現問(wèn)題,相對于個(gè)別評價(jià)更為有效。
(二)個(gè)別評價(jià)
個(gè)別評價(jià)是從某一角度對內部控制進(jìn)行測評,它直接關(guān)注內部控制的系統有效性。個(gè)別評價(jià)的范圍和頻率主要取決于風(fēng)險評估和持續監控程序的有效性,對于應對優(yōu)先考慮的風(fēng)險的內部控制和對降低風(fēng)險最為重要的內部控制,一般應當經(jīng)常地進(jìn)行評價(jià)。在企業(yè)主要戰略或管理層發(fā)生變更、進(jìn)行重大的收購或處置,或者經(jīng)營(yíng)或財務(wù)信息處理方法發(fā)生重大變化的情況下,一般需要對整個(gè)內部控制系統進(jìn)行評價(jià),此時(shí)應當關(guān)注企業(yè)所有重要活動(dòng)有關(guān)的每一內部控制構成要素,其評價(jià)范圍應當根據所需要實(shí)現的內部控制目標來(lái)確定。
個(gè)別評價(jià)通常采用自我評價(jià)形式,即由負責某一業(yè)務(wù)或職能的人員負責對其活動(dòng)的內部控制的有效性進(jìn)行評價(jià),也可以聘請注冊會(huì )計師等中介機構進(jìn)行內部控制的個(gè)別評價(jià)。企業(yè)內部審計機構通常將對內部控制進(jìn)行評價(jià)作為其常規性的職責,或根據企業(yè)董事會(huì )等上級機構的要求進(jìn)行內部控制的評價(jià)。
《內部控制框架》要求進(jìn)行內部控制評價(jià)時(shí),評價(jià)者應當了解企業(yè)各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及所針對的內部控制的每個(gè)構成要素,掌握內部控制體系實(shí)際運行情況,并分析內部控制體系的設計和運行測試的結果。此外,《內部控制框架》還要求對評價(jià)過(guò)程進(jìn)行合理的記錄,并強調對內部控制體系有效性進(jìn)行評價(jià)時(shí),應當考慮編制和保存內部控制相關(guān)記錄的情況,為有效性評價(jià)提供支持。
(三)報告缺陷
對內部控制進(jìn)行監控所發(fā)現的問(wèn)題應當向上報告,其中嚴重的問(wèn)題應當及時(shí)上報企業(yè)管理層和董事會(huì )�！秲炔靠刂瓶蚣堋穼炔靠刂企w系中值得注意的一種狀態(tài)定義為缺陷,明確了報告缺陷的內容,要求不僅要報告特定的交易或事項,更需要報告重新評價(jià)可能發(fā)生錯誤的內部控制。
二、《企業(yè)風(fēng)險管理框架》中的監控
與《內部控制框架》中的監控概念相同,監控作為企業(yè)風(fēng)險管理的要素之一,在企業(yè)風(fēng)險管理中通過(guò)持續的監控活動(dòng)、個(gè)別評價(jià)以及兩者的結合,對風(fēng)險管理構成要素的存在和運行進(jìn)行評估。
持續監控活動(dòng)存在于企業(yè)管理活動(dòng)過(guò)程之中,它實(shí)時(shí)地、動(dòng)態(tài)地應對企業(yè)變化的情況,并植根于企業(yè)之中。持續監控活動(dòng)一般由經(jīng)營(yíng)管理人員或職能部門(mén)的管理人員實(shí)施。
個(gè)別評價(jià)是用于對企業(yè)風(fēng)險管理的有效性提供合理保證而進(jìn)行的評估活動(dòng)。持續監控活動(dòng)有效性越高,則越不需要個(gè)別評價(jià)。個(gè)別評價(jià)范圍和頻率,由管理當局根據本企業(yè)的情況作出決定,它取決于企業(yè)風(fēng)險的重大性以及風(fēng)險應對和管理風(fēng)險過(guò)程中相關(guān)內部控制的重要性。當企業(yè)的主要戰略或管理當局發(fā)生變更、進(jìn)行收購或外置、經(jīng)濟或政治情況發(fā)生變化,以及經(jīng)營(yíng)或信息處理方法變更時(shí),則需要對企業(yè)風(fēng)險管理進(jìn)行全面評價(jià)。進(jìn)行全面評價(jià)時(shí),應當著(zhù)眼于風(fēng)險管理在戰略制訂以及相關(guān)重大活動(dòng)中的應用。企業(yè)風(fēng)險管理中,個(gè)別評價(jià)有關(guān)的評價(jià)主體、評價(jià)過(guò)程和方法等內容與《內部控制框架》的內容基本相同。
關(guān)于缺陷報告,《企業(yè)風(fēng)險管理框架》將缺陷定義為企業(yè)風(fēng)險管理中值得注意的一種情況,它表示一個(gè)發(fā)現的、潛在的或實(shí)際的缺點(diǎn),或者一個(gè)強化企業(yè)風(fēng)險管理以提高企業(yè)目標實(shí)現可能性的機會(huì )。企業(yè)風(fēng)險管理缺陷的信息主要來(lái)源于企業(yè)風(fēng)險管理本身,來(lái)源于對企業(yè)風(fēng)險管理的個(gè)別評價(jià),此外還來(lái)源于企業(yè)外部。報告的內容包括所有已經(jīng)識別的影響企業(yè)制定和執行戰略,以及設定和實(shí)現其目標的企業(yè)風(fēng)險管理缺陷;所識別的提高企業(yè)實(shí)現目標可能性的機會(huì )等。報告的渠道既包括向直接的上級報告,也包括越級報告。
三、《企業(yè)內部控制基本規范》中的內部監督
我國《企業(yè)內部控制基本規范》中作為內部控制構成要素之一的內部監督,實(shí)際上等同于上述監控概念。企業(yè)在設計內部控制制度時(shí),由于當時(shí)認識的局限或者考慮不周等原因,設計出的內部控制不可能完美無(wú)缺;在內部控制實(shí)際運行過(guò)程中,由于實(shí)際情況發(fā)生變化、或由于員工對內部控制制度理解上的差異,也可能使內部控制不能很好地發(fā)揮其應有的作用,導致內部控制實(shí)際運行中或多或少地存在著(zhù)這樣或那樣的問(wèn)題。為此需要對內部控制運行情況實(shí)施必要的監督檢查,發(fā)現其不足和問(wèn)題乃至于缺陷,從而完善內部控制,提高內部控制的有效性。因此,內部監督是保證內部控制體系有效運行和逐步完善的重要措施。
根據我國《企業(yè)內部控制基本規范》,企業(yè)在建立和實(shí)施內部控制過(guò)程中,應當根據以下要求,結合自身經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的特點(diǎn)和實(shí)際情況,開(kāi)展內部控制的內部監督:
(一)建立內部監督制度
內部監督制度是企業(yè)指導進(jìn)行內部監督的規范,也是企業(yè)開(kāi)展內部控制內部監督的依據。企業(yè)應當根據《企業(yè)內部控制基本規范》等的要求,制定內部控制監督制度。在內部監督制度中,應當明確內部審計機構等類(lèi)似其他監督機構的職責,明確內部審計機構與和其他內部機構之間的關(guān)系,明確開(kāi)展內部監督的程序、方法和要求等。
(二)開(kāi)展日常監督和專(zhuān)項監督
根據《基本規范》,內部監督包括日常監督和專(zhuān)項監督。日常監督是指企業(yè)對建立與實(shí)施內部控制的情況進(jìn)行常規、持續的監督檢查,它實(shí)際上就是持續監控活動(dòng)。日常監督應當與企業(yè)日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相結合,整合于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程之中,與日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結合起來(lái)進(jìn)行;對于發(fā)現的內部控制缺陷,應當及時(shí)向有關(guān)方面報告
并提出解決問(wèn)題的方案,對存在的問(wèn)題予以糾正。
專(zhuān)項監督是指在企業(yè)發(fā)展戰略、組織結構、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位員工等發(fā)生較大調整或變化的情況下,對內部控制的某一方面或者某些方面進(jìn)行的有針對性的監督檢查,大致與個(gè)別評價(jià)的概念相當。企業(yè)應當定期擬定內部控制專(zhuān)項監督計劃,確定當期專(zhuān)項監督的內容和對象。對于專(zhuān)項監督的范圍和頻率,企業(yè)應當根據風(fēng)險評估結果以及日常監督的有效性等予以確定。對于用于控制風(fēng)險評價(jià)結果確認為具有重要性的風(fēng)險的內部控制以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)的`內部控制,應當優(yōu)先對其進(jìn)行專(zhuān)項監督。對于專(zhuān)項監督中發(fā)現內部控制存在的問(wèn)題,要及時(shí)向有關(guān)方面報告,提出完善內部控制的意見(jiàn)和建議,并監督對內部控制進(jìn)行完善。
(三)制定內部控制缺陷認定標準并對內部控制缺陷進(jìn)行認定和報告
企業(yè)在對內部控制進(jìn)行內部監督發(fā)現內部控制缺陷時(shí),需要對內部控制的缺陷進(jìn)行認定和報告。為此,企業(yè)應當根據自身的實(shí)際情況,制定本企業(yè)內部控制缺陷認定標準。另外,在對內部控制進(jìn)行內部監督的過(guò)程中,根據確定的標準對內部監督所發(fā)現的內部控制缺陷進(jìn)行認定,分析缺陷的性質(zhì)和產(chǎn)生的原因,提出整改方案,采取適當的形式及時(shí)向董事會(huì )、監事會(huì )或者經(jīng)理層報告。企業(yè)還應當跟蹤內部控制缺陷整改情況,并就內部監督中發(fā)現的重大缺陷,追究相關(guān)責任單位或者責任人的責任。
內部控制缺陷包括設計缺陷和運行缺陷。所謂設計缺陷,是指缺少為實(shí)現控制目標所必需的控制,或現存內部控制設計不適當、即使正常運行也難以實(shí)現控制目標而形成的內部控制缺陷,即建立的內部控制不能充分實(shí)現內部控制目標而形成的內部控制缺陷。所謂運行缺陷,是指現存設計完好的控制沒(méi)有按設計意圖運行,或執行者沒(méi)有獲得必要授權或缺乏勝任能力以有效實(shí)施控制而產(chǎn)生的內部控制缺陷,即內部控制不能按照建立階段的意圖運行,或運行中錯誤很多,或實(shí)施內部控制的人員不能正確理解內部控制的內容和目標等而產(chǎn)生的內部控制缺陷。某一企業(yè)的內部控制體系雖然設計得很完善,但由于實(shí)施過(guò)程中的偏差,導致內部控制運行缺陷。內部控制的缺陷可以是單項的缺陷,也可以是多項組合的缺陷。
按照內部控制缺陷影響整體控制目標實(shí)現的嚴重程度,內部控制缺陷分為一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷。重大缺陷是指一個(gè)或多個(gè)一般缺陷的組合,可能?chē)乐赜绊憙炔靠刂普w的有效性,進(jìn)而導致企業(yè)無(wú)法及時(shí)防范或發(fā)現嚴重偏離整體控制目標的情形。重要缺陷是指一個(gè)或多個(gè)一般缺陷的組合,其嚴重程度低于重大缺陷,但導致企業(yè)無(wú)法及時(shí)防范或發(fā)現偏離整體控制目標的嚴重程度依然重大,須引起企業(yè)管理層關(guān)注。除重要缺陷和重大缺陷以外的其他缺陷,則為一般缺陷。
(四)開(kāi)展內部控制有效性的自我評價(jià)
內部控制的自我評價(jià)是對整個(gè)內部控制系統進(jìn)行的評價(jià)活動(dòng),可以等同于個(gè)別評價(jià)。企業(yè)對內部控制活動(dòng)進(jìn)行日常監督和專(zhuān)項監督,前者結合各項業(yè)務(wù)活動(dòng)分散進(jìn)行內部監督,后者針對企業(yè)內部某一特定業(yè)務(wù)或某一特定領(lǐng)域或部門(mén)進(jìn)行局部?jì)炔勘O督。由于企業(yè)內部控制體系是一個(gè)整體,內部控制體系的各組成部分相互配合發(fā)揮作用,因此還需要對企業(yè)內部控制整個(gè)系統整體進(jìn)行評價(jià),以論證其有效性。企業(yè)應當結合日常監督和專(zhuān)項監督情況,定期對內部控制的有效性進(jìn)行自我評價(jià),出具內部控制自我評價(jià)報告。內部控制自我評價(jià)的方式、范圍、程序和頻率,由企業(yè)根據經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)調整、經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化、業(yè)務(wù)發(fā)展狀況、實(shí)際風(fēng)險水平等自行確定。
(五)做好內部控制建立與實(shí)施情況記錄和資料保管
內部控制的建立與完善是企業(yè)內部管理制度建設的重要內容。記錄和保存內部控制設計和建立的資料,有利于內部控制的實(shí)施,也有利于未來(lái)對內部控制進(jìn)一步的完善。內部控制實(shí)施情況記錄,反映著(zhù)企業(yè)內部控制運行情況,是對本企業(yè)內部控制進(jìn)行自我評價(jià),發(fā)表內部控制評價(jià)意見(jiàn)的依據,也是未來(lái)完善內部控制體系的基礎資料。企業(yè)應當以書(shū)面或者其他適當的形式,對內部控制建立與實(shí)施過(guò)程中的情況進(jìn)行合理的記錄,確保內部控制建立與實(shí)施過(guò)程的可驗證性,對內部控制建立和實(shí)施有關(guān)情況的記錄,要妥善保存!
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