論文：公文流轉系統的研究

　　摘 要 公文流轉系統是辦公自動(dòng)化系統的核心，在介紹公文流轉系統中工作流的基礎上，對目前國內外公文流轉用到的相關(guān)技術(shù)進(jìn)行了總結，最后對公文流轉的發(fā)展方向進(jìn)行了展望。

　　關(guān)鍵詞 公文流轉；辦公自動(dòng)化；工作流

　　1 前言

　　隨著(zhù)信息技術(shù)在我國的普及，各類(lèi)信息化技術(shù)手段在政府企業(yè)中不斷得到應用，極大地提高了政府企業(yè)的辦公效率，對行政辦公模式的變革產(chǎn)生了深遠的影響。日常公文處理在政府機關(guān)或者企業(yè)的工作中是一項繁雜而重要的工作，在工作中，往往會(huì )因為個(gè)人文書(shū)管理不當，產(chǎn)生文件遺失，過(guò)時(shí)未批，或者出差在外，無(wú)法及時(shí)批閱等情況。傳統的數據文件是一份份厚重的文件檔案及紙制文件，要查詢(xún)一份歷史數據就要到文件的歸檔部門(mén)，再去查詢(xún)歸檔的年份，找到歸檔的檔案，即耗時(shí)又煩瑣。因此，需要開(kāi)發(fā)公文流轉系統，讓人員從長(cháng)期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，提高工作效率，降低行政成本，實(shí)現辦公自動(dòng)化。

　　辦公自動(dòng)化(OA)是20世紀70年代興起的基于數據庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、軟件工程技術(shù)發(fā)展起來(lái)的一門(mén)技術(shù)科學(xué)。目前，OA已經(jīng)從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢(xún)檢索等的單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現代化的網(wǎng)絡(luò )辦公系統[1]。

　　公文流轉是OA的核心，也是實(shí)現無(wú)紙辦公的重要標志。政府和企事業(yè)單位正在積極采用辦公自動(dòng)化系統提高辦公效率。公文流轉子系統作為所有OA的公共構件，它利用計算機網(wǎng)絡(luò )的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實(shí)現公文的處理，對目前傳統公文處理而言，很大程度上提高了公文處理效率和準確性[2]。

　　本文將從多個(gè)方面全面論述目前公文流轉的相關(guān)技術(shù)和國內外研究現狀，分析公文流轉的優(yōu)缺點(diǎn)。論文首先介紹公文流轉的發(fā)展趨勢，然后開(kāi)始介紹公文流轉的一些概念和需要用到的相關(guān)技術(shù)，以及目前國內外的研究現狀，最后對未來(lái)公文流轉的研究提出自己的觀(guān)點(diǎn)。

　　2 公文流轉的發(fā)展趨勢

　　事實(shí)上，現在的辦公已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文檔處理，不再是單純的行政事務(wù)了�，F代辦公的任務(wù)是提高整個(gè)企業(yè)的運作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問(wèn)題。因此將來(lái)的辦公自動(dòng)化系統的核心是知識，實(shí)現的基礎技術(shù)是知識管理。

　　同樣現在以及未來(lái)的公文流轉系統，也需要在現有的辦公自動(dòng)化系統的發(fā)展基礎上得以進(jìn)一步的發(fā)展。綜觀(guān)現在國內外的公文流轉系統以及辦公自動(dòng)化系統中的公文流轉，能夠輕易的發(fā)現未來(lái)的公文流轉系統朝著(zhù)以下幾方面發(fā)展：

　�。�1）集成�，F代企業(yè)和許多政府除了擁有公文流轉系統之外，還有許多其他的管理系統。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協(xié)調起來(lái)。就前端來(lái)說(shuō)，經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個(gè)系統然后再進(jìn)入另一個(gè)系統，并且發(fā)現數據常常不一致，可以比較肯定地說(shuō)，目前中國具有信息系統的企業(yè)和政府絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個(gè)供應商提供的多個(gè)系統，但很少集成。也有少數企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。因此，現在或者未來(lái)所需的公文流轉系統是需要一個(gè)能夠集多種功能于一體的系統。

　�。�2）完全基于Web。從目前用戶(hù)的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，Web界面最容易接受。另外從集成方面來(lái)講，必須采用人人支持的Web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的話(huà)，技術(shù)難度就會(huì )導致集成不可能實(shí)現。

　�。�3）流程優(yōu)化。對于流程，熟悉公文流轉系統的人就會(huì )想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果基于原有的思維模式和知識領(lǐng)域，就無(wú)法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。

　�。�4）基于知識。進(jìn)入知識經(jīng)濟時(shí)代，人人都是知識工作者，要求公文流轉系統必須具有知識內涵，或者說(shuō)是基于知識。

　　3 公文流轉中的工作流3.1 工作流的基本概念

　　根據工作流管理聯(lián)盟 （WFMC） 的定義，工作流是一類(lèi)能完全或部分自動(dòng)執行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，且能根據一系列的過(guò)程規格、文檔、信息或任務(wù)在不同的執行者之間進(jìn)行傳遞和執行[3]。簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。

　　3.2 公文流轉中工作流的特點(diǎn)

　　與一般意義上的工作流不同，公文流轉系統中的工作流有自己的特點(diǎn)和特殊要求。公文流轉就是辦公文件從擬稿到歸檔并在各部門(mén)之間逐級審批的流轉過(guò)程。

　　根據參考文獻[4]，公文流轉的模式一般可歸納為以下四種：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。

　　直流模式是最簡(jiǎn)單的流轉模式，表示文檔在人員之間一對一的傳送，通常用于申請審批類(lèi)流程，如一份公文信息單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批示后直接交給下一個(gè)經(jīng)辦人處理。

　　分流模式表示企業(yè)中人員之間一對多的傳送，比如一些通知。

　　合流模式表示企業(yè)中人員之間的多對一的送達，如總經(jīng)理分發(fā)給多個(gè)下一級部門(mén)經(jīng)辦人的信息單經(jīng)不同的經(jīng)辦人員處理完成后匯總給總經(jīng)理進(jìn)行查看批示。

　　回流模式表示公文流轉過(guò)程中可能會(huì )出現的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路，這種情況也十分常見(jiàn)。

　　這些基本的流進(jìn)行組合可形成更復雜的流。此外，通過(guò)對以上公文流轉模式的研究，可以整合和確立各個(gè)操作節點(diǎn)之間的關(guān)系。4 國內外相關(guān)技術(shù)

　　目前，國內外開(kāi)發(fā)公文流轉的技術(shù)多種多樣，下面我們主要介紹Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技術(shù)手段以及它們具有的不同特點(diǎn)和在不同的領(lǐng)域發(fā)揮的不同優(yōu)勢。

　　1) 基于Lotus Notes的公文流轉系統

　　Lotus Notes被視為最成熟的公文流轉平臺，由于其本身具有強大的工作流(workflow)設計能力，與公文流轉復雜的工作流相適應，

　　因而成為大型公文流轉系統開(kāi)發(fā)的首選技術(shù)手段。利用Lotus Notes既可以實(shí)現B/S模式的公文流轉系統，也可以使之適應C/S的應用模式，其完善的文檔數據庫和權限管理系統為公文流轉的順利實(shí)現提供了強有力的保障。但Lotus Notes的靈活性較差，外在表現形式單一，開(kāi)發(fā)成本較高。

　　2) 基于Exchange Server的公文流轉系統

　　Exchange Server與Lotus Notes有相似之處，都具有強大的工作流設置能力，在早期的辦公自動(dòng)化系統中，Exchange Server 被廣泛使用，在客戶(hù)端使用OutLook等電子郵件系統進(jìn)行操作，但是在使用上不直觀(guān)，靈活性差，同時(shí)基于Exchange Server的二次開(kāi)發(fā)難度也較大，系統之間的兼容性和擴展性差，目前在市場(chǎng)上單純地基于Exchange Server的公文流轉系統比較少見(jiàn)[5]。

　�。�) 基于Windows .Net框架的公文流轉系統

　　Windows .Net框架具有很強的靈活性和擴展性，能夠與操作系統平臺進(jìn)行良好的結合，與各類(lèi)應用程序可進(jìn)行數據傳遞，其系統同時(shí)可用語(yǔ)B/S和C/S兩種模式，在外在表現形式上十分靈活，開(kāi)發(fā)難度和成本低，能夠方便的使用各類(lèi)中間件。

　　Windows .Net框架下的開(kāi)發(fā)工具很多，主要有VB、VC、ASP等，作為一種通用的開(kāi)發(fā)手段，Windows .Net框架的應用范圍很廣，但它的專(zhuān)業(yè)性不強，在開(kāi)發(fā)公文流轉系統時(shí)需要進(jìn)行復雜的重定義工作，同時(shí)在規模大的應用過(guò)程中穩定性一般。目前廣泛使用的基于瀏覽器，使用ASP開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統一般具有簡(jiǎn)單的公文流轉功能，從技術(shù)手段上分可將其劃為本類(lèi)。

　�。�) 基于JAVA的公文流轉系統

　　Java具有很強的數據處理功能和穩定性，在大規模數據處理和安全性方面占優(yōu)勢，適合開(kāi)發(fā)瀏覽器形式的應用系統，J2EE的開(kāi)發(fā)模式適合工作流性質(zhì)的軟件開(kāi)發(fā)，有比較強的靈活性，在開(kāi)發(fā)模式上與ASP相似。目前市場(chǎng)上還沒(méi)有完全基于Java的公文流轉系統，由其實(shí)現的公文流轉功能主要表現在一些有Java開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統中。目前使用的Struts框架及MVC模式，結合JSP開(kāi)發(fā)出來(lái)的公文流轉系統在市場(chǎng)上具有很強的挑戰性。

　　5 結論與展望

　　目前公文流轉研究已經(jīng)初步處于成熟階段，不過(guò)其理論和方法還有待于進(jìn)一步完善�；�于目前公文流轉的現狀，以下方面的研究將得到更多的關(guān)注：

　�。�1）系統的集成性，換句話(huà)說(shuō)，就是現在或者未來(lái)我們所需要的是一個(gè)能夠集多種功能于一體公文流轉系統。

　�。�2）完全基于網(wǎng)絡(luò )，也是能夠開(kāi)發(fā)出完全基于B/S的公文流轉系統，這樣才能有利于系統的維護和系統集成的實(shí)現。

　�。�3）對公文流轉流程的合理優(yōu)化。我們必須要基于現代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組、優(yōu)化，這樣才能提高公文流轉的效率。

　　參考文獻

　　[1] 沙海燕，崔浩.辦公自動(dòng)化系統中工作管理系統模型[C].OA’99全國學(xué)術(shù)會(huì )議論文集，1999.11

　　[2] 謝波，姜賢塔，陳根才.公文流轉中復雜工作流程的通用設計[J]計算機工程與應用，2000，(11)：94 95

　　[3] WFM-TC-1003，The workflow referce model[S].1995.

　　[4] 陳江東.辦公自動(dòng)化系統的系統分析[J].計算機系統應用，1998，(10)：12-14

　　[5] 蘇新宇，吳鵬，朱曉峰. 電子政務(wù)技術(shù)[M]. 國防工業(yè)出版社，2003.1：12-15 頁(yè)

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