關(guān)于在清點(diǎn)圖書(shū)中巧用匯文清點(diǎn)功能的論文素材

　　摘 要 文章主要闡述巧用匯文信息系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)匯文系統）典藏模塊中的清點(diǎn)功能清點(diǎn)圖書(shū)獲取實(shí)際館藏圖書(shū)清單的經(jīng)驗體會(huì )。

　　關(guān)鍵詞 匯文系統 圖書(shū)清點(diǎn) 條形碼

　　Using Huiwen Counting Functions to Count the Books

　　WEI Xiaohong

　�。↙ibrary of Jiangsu Vocational College of Business， Nantong， Jiangsu 226011）

　　Abstract： The paper mainly expounds the clever use of Huiwen information system （hereinafter referred to as the Huiwen system） of collection module in the counting book checking to acquire practical experience library list.

　　Keywords： Huiwen system; counting the books; bar code

　　圖書(shū)清點(diǎn)工作是圖書(shū)館資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要環(huán)節。館藏圖書(shū)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的流通后，會(huì )出現丟失、損壞等現象，圖書(shū)館圖書(shū)財產(chǎn)因此減少，造成賬物不相符等問(wèn)題。定期或不定期地進(jìn)行圖書(shū)清點(diǎn)，可以摸清館藏圖書(shū)的具體情況，更好地進(jìn)行館藏資產(chǎn)的管理，為讀者服務(wù)。

　　1 圖書(shū)清點(diǎn)的背景

　　2 清點(diǎn)的目標

　　3 清點(diǎn)方法

　　匯文系統具有圖書(shū)清點(diǎn)的功能，按常規操作這個(gè)功能可以達成我們此次清點(diǎn)圖書(shū)的部分目標，要完成此次清點(diǎn)的所有目標，需要巧用匯文系統的清點(diǎn)功能。

　　3.1 匯文系統圖書(shū)清點(diǎn)功能的原理

　　將采集到的某一典藏庫中的實(shí)物圖書(shū)的條形碼或財產(chǎn)號組成的集合與匯文系統中的數據集合進(jìn)行對比，通過(guò)統計后生成統計結果。統計結果按以下四項顯示：a.未清點(diǎn)到的圖書(shū)：匯文系統數據庫中有，圖書(shū)狀態(tài)為正常，而在清點(diǎn)時(shí)沒(méi)有清點(diǎn)到的圖書(shū)。b.在館異常圖書(shū)：匯文系統數據庫中顯示圖書(shū)狀態(tài)為異常例如丟失已賠償的圖書(shū)，在清點(diǎn)時(shí)又清點(diǎn)到的圖書(shū)。c.非本館（本類(lèi)）圖書(shū)：在清點(diǎn)某一典藏庫時(shí)清點(diǎn)到的圖書(shū)，在匯文系統數據庫中不是典藏在該清點(diǎn)庫中的圖書(shū)。d.館藏情況：包括理論館藏，清點(diǎn)到圖書(shū)，未清點(diǎn)到的圖書(shū)，在館異常圖書(shū)，非本館類(lèi)圖書(shū)，外借圖書(shū)，實(shí)際館藏。

　　a、b、c三項結果是以清單形式顯示（包括條碼號、財產(chǎn)號、書(shū)名，作者，出版社，價(jià)錢(qián)，出版年月等內容）。d項只顯示最后的統計數據，不顯示清單。也就是說(shuō)清點(diǎn)到的圖書(shū)是不顯示清單的。

　　3.2 匯文系統清點(diǎn)功能的輸出結果與本次圖書(shū)清點(diǎn)目標存在差距

　　3.3 巧使用匯文系統清點(diǎn)功能獲得清點(diǎn)到實(shí)物圖書(shū)清單

　　根據正常使用匯文清點(diǎn)功能清點(diǎn)某一典藏地（比如文學(xué)庫）的圖書(shū)時(shí)，能得到不屬于該典藏地（文學(xué)庫）的圖書(shū)的清單的啟發(fā)，我們設想可以建立一個(gè)存書(shū)為零的虛擬庫（此庫在實(shí)際的典藏庫中不存在）。所有的圖書(shū)都不是該虛擬庫中的圖書(shū)。用采集到的.實(shí)物圖書(shū)的條碼或財產(chǎn)號集合按虛擬庫進(jìn)行清點(diǎn)時(shí)，匯文系統就會(huì )將采集到的實(shí)物圖書(shū)的信息以清單的形式在非本館（本類(lèi)）圖書(shū)中顯示出來(lái)。

　　4.1 確定清點(diǎn)依據

　　匯文系統清點(diǎn)功能以條形碼或財產(chǎn)號為清點(diǎn)依據。條形碼與財產(chǎn)號每?jì)詧D書(shū)都不同，是識別圖書(shū)的可靠依據。我館條形碼形式比較規范，條形碼的位數統一，比較好采集，但財產(chǎn)號形式多樣，位數也不統一，每次圖書(shū)館的重大變化，財產(chǎn)號的形式都會(huì )發(fā)生一些改變，而且我館圖書(shū)有較大部分的財產(chǎn)號是用打號機打印在圖書(shū)上的，采集不易。根據以上情況，我館決定本次清點(diǎn)以條形碼為依據。

　　4.2 確定清點(diǎn)方案

　　圖書(shū)流通一段時(shí)間后，有的圖書(shū)上的條形碼丟失或者損壞，掃描時(shí)會(huì )發(fā)生條形碼無(wú)效、無(wú)法讀取等現象，這部分圖書(shū)可能有書(shū)目數據，也可能沒(méi)有書(shū)目數據。館藏的書(shū)目數據也可能由于計算機故障造成一部分圖書(shū)的單冊數據丟失，雖然圖書(shū)上的條形碼完好無(wú)損，但也出現條形碼無(wú)效現象。條形碼丟失的圖書(shū)、條形碼損壞的圖書(shū)、條形碼無(wú)效的圖書(shū)通稱(chēng)問(wèn)題圖書(shū)。問(wèn)題圖書(shū)分散存放在不同的典藏庫書(shū)架上，沒(méi)有規律可循，查找出來(lái)很不容易。

　　匯文系統提供的清點(diǎn)方案有兩種。一是逐本清點(diǎn)：將圖書(shū)搬到電腦前將條形碼逐一掃描到電腦中完成清點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)能及時(shí)發(fā)現問(wèn)題圖書(shū)并分離，缺點(diǎn)是工作量較大。二是批量清點(diǎn)：利用采集器采集條形碼，批量導入匯文系統完成清點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)是操作方便，缺點(diǎn)是不能及時(shí)發(fā)現問(wèn)題圖書(shū)，很難將問(wèn)題圖書(shū)分離。

　　根據我館實(shí)際，我們決定先逐本掃描清點(diǎn)分離問(wèn)題圖書(shū)，同時(shí)用采集器采集無(wú)問(wèn)題圖書(shū)條形碼批量清點(diǎn)核對。

　　5 清點(diǎn)工作實(shí)踐

　　5.1 清點(diǎn)工作流程（如圖1）

　　圖1

　　5.2 分工合作各司其職

　　6 思考

　　參考文獻

　　[2] 方兵旺，秦萍.館藏清點(diǎn)的探討與實(shí)踐.大學(xué)圖書(shū)情報學(xué)刊，2010（6）：64-66.

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