檔案信息化建設績(jì)效評價(jià)研究的論文

　　1前言

　　隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)化檔案已經(jīng)不能滿(mǎn)足現在快節奏的工作模式，檔案信息化建設成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案信息化建設是一項耗資較大，工程較為復雜的項目。它不僅要求企業(yè)在資金和物資方面進(jìn)行投資建設檔案信息化建設的相應硬件及軟件設施，同時(shí)還要求企業(yè)對現有的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓，使他們從紙質(zhì)化檔案管理模式順利轉變到信息化檔案管理模式，以保障企業(yè)檔案信息化建設過(guò)程的有效性。本文采取文獻法及結合個(gè)人多年工作經(jīng)驗，對檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)原則進(jìn)行分析，從而提出了檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)的具體措施。

　　2檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)原則

　　2．1評價(jià)主體的全面性原則

　　企業(yè)檔案信息化建設所涉及的利益相關(guān)方較多，要確保企業(yè)檔案信息化建設績(jì)效評價(jià)的有效性，需要兼顧各利益相關(guān)方的意見(jiàn)。通過(guò)各利益相關(guān)方對評價(jià)對象的相關(guān)評價(jià)指標信息進(jìn)行收集、整理與測算，得出整體、全面、客觀(guān)性和公平性較高的評價(jià)結果。對于企業(yè)檔案信息化建設，其主要的利益相關(guān)方有企業(yè)領(lǐng)導及檔案管理員員、檔案管理部門(mén)所屬的上級部門(mén)、檔案利用者等，但為了確保企業(yè)檔案信息化建設的科學(xué)性和專(zhuān)業(yè)性，檔案界的專(zhuān)家也應該納入檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)主體范圍。即從檔案部門(mén)自身、利用者、檔案管理部門(mén)所屬上級部門(mén)和檔案專(zhuān)家四方位對檔案信息化建設進(jìn)行全面性測評［1］。

　　2．2以效率為導向原則

　　效率是新時(shí)代績(jì)效評價(jià)最重要的指標之一。企業(yè)檔案信息化建設需要投入大量的資金、人力和時(shí)間，因此，追求效率與效益是企業(yè)檔案信息化建設的最高目標。檔案信息化建設所追求的效率需要檔案管理部門(mén)在有限的資源條件下，如何使用最少的經(jīng)費投入，創(chuàng )造出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)措施。以效率為導向原則，一方面促進(jìn)檔案信息化建設不斷提高建設質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，另一方面也促進(jìn)檔案信息化建設樹(shù)立成本意識，合理利用每一份資源［2］。

　　2．3以結果為導向原則

　　以結果為導向來(lái)評價(jià)企業(yè)檔案信息化建設成果是績(jì)效評價(jià)的指標之一，在重視檔案信息化建設的'效率過(guò)程中，在某種程度上能促進(jìn)檔案信息化建設傾向于產(chǎn)出一個(gè)好的結果，但以結果為導向原則，則是對檔案信息化建設產(chǎn)出理想成果的又一重保障。以結果為導向進(jìn)行績(jì)效評價(jià)指標設計，主要傾向于注重檔案服務(wù)的結果和服務(wù)的質(zhì)量，表現為給檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)模式和服務(wù)效果，它包含了檔案利用者對檔案信息化建設成果的滿(mǎn)意度因素。

　　2．4定性與定量相結合原則

　　定性與定量相結合的原則是檔案信息化建設的客觀(guān)要求。定性評價(jià)指標在檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，是較為常見(jiàn)的評價(jià)指標，但是定性化評價(jià)指標易讓評價(jià)結果受主觀(guān)因素的影響，導致評價(jià)結果準確性與可行度下降。而定量是績(jì)效評價(jià)更加準確客觀(guān)的基本標準，只有定量才能保障評價(jià)的科學(xué)性、客觀(guān)性與準確性。因此，必須將檔案信息化建設的評價(jià)指標基于定性與定量相結合的原則之上［3］。

　　3檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)措施

　　3．1明確評價(jià)內容

　　對企業(yè)檔案信息化建設進(jìn)行評估，首先要對該信息化建設的評估內容進(jìn)行明確。通過(guò)對企業(yè)檔案信息化的建設過(guò)程和以利用者為導向的目標進(jìn)行分析，檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)內容主要從以下四個(gè)大的方面進(jìn)行確定：第一，基礎設施建設情況，包括硬件和軟件的配置與安裝，基礎網(wǎng)絡(luò )的覆蓋率和穩定性，配套服務(wù)設施的建設情況和運營(yíng)管理情況等。第二，辦公平臺的建設情況，包括數字化系統是否穩定，信息化檔案的存儲設備是否符合標準等。第三，檔案信息資源的建設情況，包括檔案數字化工序是否繁瑣和低效率，數據庫建設是否完善，數字資源的共享與操作程序是否簡(jiǎn)便可行。第四，服務(wù)質(zhì)量，信息化網(wǎng)站需求是否全面，服務(wù)系統是否穩定，用戶(hù)使用是否便捷，服務(wù)設施是否人性化等［4］。

　　3．2設置評價(jià)指標體系

　　評價(jià)指標體系的設置依托于評價(jià)的具體內容。評價(jià)的具體內容為一級指標，在一級指標下根據實(shí)際情況設置二級指標，二級指標還難以在具體量化評價(jià)過(guò)程中進(jìn)行，則設置三級指標，并對三級指標的具體內容進(jìn)行詳細介紹及量化設置。比如：一級指標中的基礎設施部分，其二級指標可以分別設置為硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò )建設和運營(yíng)管理，而二級指標的不可測性，要求二級指標下設置三級指標，分別為主要硬件設備、硬件維護程序；操作系統、數據庫系統、網(wǎng)管系統、業(yè)務(wù)軟件；網(wǎng)絡(luò )基礎設施、網(wǎng)絡(luò )結構、外網(wǎng)和內網(wǎng)；過(guò)程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理、人員配置管理和制度管理等。在三級指標設置之后，還需對三級指標進(jìn)行量化處理，以便績(jì)效評價(jià)的可行性，具體的詳細措施需根據具體的企業(yè)來(lái)定，比如主要硬件設施，可定為服務(wù)器的性能和標準是什么，能夠承受多大量的訪(fǎng)問(wèn)力度，計算機有幾臺，是否能夠勝任檔案信息化管理的工作量等。對績(jì)效評價(jià)細化后，便可用量化可操作的評價(jià)指標來(lái)檢驗檔案信息化建設的合格性。

　　3．3績(jì)效評價(jià)權重設置

　　對企業(yè)檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)權重的設置，需要檔案專(zhuān)家進(jìn)行參與。企業(yè)檔案信息化建設的相關(guān)參與人員在對各項評價(jià)指標進(jìn)行羅列，及功能介紹后，采用德?tīng)柗品�，將相關(guān)信息寄給各位參與評價(jià)的檔案專(zhuān)家，通過(guò)兩到三輪的德?tīng)柗品�測試，最終根據各位專(zhuān)家對績(jì)效評價(jià)權重的設置，來(lái)進(jìn)行總結與整理，最終得出各個(gè)評價(jià)指標的權重，根據指標體系及權重建設出績(jì)效評價(jià)體系表，讓各位評價(jià)主體對企業(yè)檔案信息化建設的信息與資料進(jìn)行收集與測試，最終打出評價(jià)的相應分數。

　　3．4績(jì)效評價(jià)結果的分析

　　績(jì)效評價(jià)的作用，一方面在于檢驗檔案信息化建設的結果是否符合預期及符合理想性，另一方面還在于，對檢驗出的結果進(jìn)行分析后，對檔案信息化建設所出的成果進(jìn)行反饋和進(jìn)步完善。在通過(guò)上述一系列評價(jià)流程檢驗后，評價(jià)結果的分析所處的角色非常重要。評價(jià)結果的分析需要企業(yè)領(lǐng)導及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員參與，對評價(jià)結果進(jìn)行公平公正的分析，在對檢驗中所出的問(wèn)題，進(jìn)行根本原因分析，并對問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的整改，檔案信息化建設的初步運行只能檢測出其中的一部分問(wèn)題，因此，績(jì)效評價(jià)結果的分析應該為常態(tài)化，在后期的檔案信息化運行中所體現出的后續問(wèn)題，也應該積極采取措施，及時(shí)對問(wèn)題進(jìn)行整改和完善，以確保檔案信息化能順利進(jìn)行，切實(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理。4結語(yǔ)綜上所述，檔案信息化建設是一項較為復雜的信息化建設工程，在信息化建設工程中，涉及到諸多硬件與軟件設施的建設，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設的過(guò)程中，要對過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監控，一方面確保每一份資源被有效利用，另一方面確保建設成果符合預期，適應各利益相關(guān)方的使用情況。檔案信息化建設的績(jì)效評價(jià)，主要以效率與結果為導向，用效率和結果情況對建設成果進(jìn)行全方位評價(jià)，確保用科學(xué)有效的評價(jià)結果，保障企業(yè)檔案信息化建設順利施行。

　　參考文獻：

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