8個(gè)簡(jiǎn)單竅門(mén)教你利用好時(shí)間成功勵志
1、說(shuō)不
當你的公司變得很優(yōu)秀了，你就會(huì )遇到更多的麻煩。好多人會(huì )通過(guò)LinkedIn，Email來(lái)跟你聯(lián)系，要跟你去喝咖啡，要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉強記得他的名字，他卻要你把Facebook上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時(shí)你就得說(shuō)：“No”。
要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什么，畢竟曾經(jīng)有這么多人幫助過(guò)你。但是，在這方面你得有個(gè)底線(xiàn)，我也會(huì )教你一些比較容易say no的辦法。
嘗試一下這個(gè)“No”模板—它是一個(gè)罐頭回復，適用于任何你想say no的普遍情況。我最早是從Mark Suster那里聽(tīng)到這個(gè)做法，他是一個(gè)企業(yè)家和投資者，這個(gè)辦法替我節省了無(wú)數的時(shí)間，大大減輕了我的焦慮。舉一個(gè)例子：
你好Bill，
很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運，我的公司正發(fā)展的不錯，但我現在壓力很大，為了我的事業(yè)。我常去一些社交活動(dòng)，但恐怕最近就不太方便。
祝好
Josh
這樣的回復可以節省你的時(shí)間和精力。讓你不必一再回復同樣的內容。最重要的是，他們不會(huì )再聯(lián)系你了。這類(lèi)處理方式很婉轉，也如實(shí)說(shuō)明了情況，但要記得把話(huà)說(shuō)死，別留下機會(huì )，讓他們再找上門(mén)來(lái)。
有了這個(gè)批處理模板，你可以跟銷(xiāo)售人員說(shuō)不。在投資者會(huì )議，如果你不想再投錢(qián)，你可以說(shuō)不。投資者會(huì )有不少建議。你不必全都執行。董事會(huì )會(huì )有很隨意的請求。你不必同意他們。針對這些情況一一寫(xiě)下模板，包括在LinkedIn上的回復信息。包括你久違的朋友來(lái)Email要求一個(gè)會(huì )面的答復。最終，你肯定會(huì )用到它們的。
2、做一個(gè)Email忍者
推薦給那些沒(méi)用過(guò)SaneBox的人，我是它的粉絲，它是這么的簡(jiǎn)單。有點(diǎn)像Google Priority Mailbox，很給力，并且在iPhone上工作良好。它建立了一個(gè)批量文件夾，能自動(dòng)歸檔群發(fā)郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠不會(huì )看到它。它很準確，能節省大量的時(shí)間。
我所認識的大部分CEO，在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎么被處理的。你拿起你的信，看一下，然后把它們放下來(lái)，拿起來(lái)，放下來(lái)，然后是一次一次又一次？這簡(jiǎn)直叫人精神錯亂。然而，我們大多數人正是這么處理Email的。我觀(guān)察到的Email忍者會(huì )使用三種方法：
�、偃旌�。你的郵箱始終是打開(kāi)的，一有郵件進(jìn)來(lái)，你就處理掉。你非常有責任心，但這樣的話(huà)，遇到那些需要深思熟慮的項目，你會(huì )很難集中精神。
�、诜峙幚�。你每天會(huì )有兩到四次來(lái)查看Email，并馬上把所有事情都處理掉。
�、壑�。你有一個(gè)全職的或者虛擬的助理，來(lái)幫助檢查你的Email，把真正重要的郵件打上標簽，并提醒你那些需要立即處理的事項。當然，這樣的話(huà)你需要建立一個(gè)私人的收件箱，不過(guò)這可以讓你的生活整個(gè)煥然一新。
如果你沒(méi)有一個(gè)助理，我會(huì )建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時(shí)候，專(zhuān)注于處理Email，同時(shí)其他任務(wù)也可以得到應有的重視。頻繁的切換工作會(huì )讓你什么都干不好的。
另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套插件。像Asana這類(lèi)的任務(wù)管理器里就有，可以讓你把Email從你的任務(wù)管理器里移進(jìn)移出。這是一個(gè)快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍后處理。
經(jīng)驗法則：如果你可以在兩分鐘內回復好或者處理好Email，那你就馬上處理吧。如果處理起來(lái)需要超過(guò)兩分鐘，就把它移動(dòng)到你的任務(wù)管理器里，待后續再處理。你這樣做時(shí)，也會(huì )在各種任務(wù)和電子郵件間安排好它們的優(yōu)先順序，不用再花時(shí)間去收件箱里頭處理。
我聽(tīng)過(guò)一些人說(shuō)使用Gmail的鍵盤(pán)快捷鍵可以節省掉30%的時(shí)間。Gmail還提供了一個(gè)設置，只要你點(diǎn)擊發(fā)送，郵件就會(huì )自動(dòng)歸檔，讓你的收件箱每天都干干凈凈的。
最后，也許也是最有用的就是Text Expander或其他快捷鍵輸入程序。它只需要輸入一些設定好的短語(yǔ)，就可以神奇般的填寫(xiě)好一整封電子郵件。
3、管理好你的精力
以前，平均每人每天會(huì )步行12英里。但現在我們更多的是坐著(zhù)。我們坐的時(shí)間也太長(cháng)了吧。這太糟糕了，Harvard Business Review研究發(fā)現久坐的危害堪比吸煙。如果你在高科技行業(yè)工作，平均每天會(huì )有9.3小時(shí)是坐著(zhù)的。這甚至比你睡覺(jué)的時(shí)間還要長(cháng)。作為人，我們天生是需要運動(dòng)的。這對我們的健康是至關(guān)重要的，也是我們保持效率的來(lái)源。這里有三個(gè)關(guān)于這方面的小竅門(mén)：
�、倨叻昼婂憻挿�。這已被科學(xué)證明。也是紐約時(shí)報提過(guò)的。在7分鐘里做好12個(gè)動(dòng)作，事實(shí)證明它很有效。
�、谏⒉绞介_(kāi)會(huì )。幾乎每個(gè)人都有一對一的面談式會(huì )議。推薦把這樣的會(huì )議改為散步的方式，而不再是固定的坐在一個(gè)會(huì )議室或咖啡廳里。
�、壅玖⑹睫k公桌�，F在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經(jīng)被證明站著(zhù)辦公可以降低心臟疾病和癌癥的風(fēng)險，可以提高情緒和警覺(jué)性。如果你真的喜歡日常運動(dòng)，可以嘗試一下跑步機辦公桌或者自行車(chē)辦公桌。
精力的管理不只是身體上的，還應該包括要了解自己的心理節奏。我們都知道睡眠規律，深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我們常常忽視了每天都會(huì )有的人體節奏。要利用好向上的周期，你得像運動(dòng)員那樣來(lái)安排你的日程表。拿出你全天最靈敏的一到兩個(gè)小時(shí)，花在對你而言最重要的的三件事上。
他們把早上用來(lái)做最需要創(chuàng )意的項目討論。研究表明，大多數人都是在早上最具有創(chuàng )新意識。處理Email然后是站立式的會(huì )議，這天最后的工作依舊是處理Email。請注意在這些事項當中都有安排休息時(shí)間，這樣可以保證在切換到每個(gè)任務(wù)時(shí)都能達到最佳狀態(tài)。
當你想休息的時(shí)候，你需要確實(shí)的休息一下。去散步，聽(tīng)舒緩的音樂(lè )，做一些跟工作不相關(guān)的事。跟你的同事閑聊下，也可以發(fā)現一些他們工作之外的事情。
4、打造執行手冊
對于任何你重復過(guò)三次以上的工作，請詳細寫(xiě)下過(guò)程。指定出執行手冊，然后交給別人去做，這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個(gè)手冊，千萬(wàn)不要讓人們再來(lái)問(wèn)下一步是什么或者要找誰(shuí)負責。
這也是Uber迅速擴張的原因。他們已經(jīng)發(fā)展到超過(guò)70個(gè)城市，并且占領(lǐng)了市場(chǎng)。他們是怎么做到的？一個(gè)執行手冊。每到一個(gè)城市，他們手上會(huì )有一個(gè)清單，寫(xiě)滿(mǎn)了必須要做的每一件事情，只有輕微的區域性調整。他們已經(jīng)多次練習，進(jìn)行了測試，最后制定好完整的執行手冊。所以，現在他們只需要執行就可以了，就像拿鑰匙開(kāi)門(mén)那樣容易。
“那些成功人士都善于做記錄。但是創(chuàng )業(yè)公司僅僅這樣做還不夠�！�
我所見(jiàn)過(guò)的擴張得最成功的創(chuàng )業(yè)公司，在早期就提出了系統化的共同行動(dòng)和核心操作，并讓此成為一種習慣。
5、會(huì )議外的收獲
有多少次，你和某人進(jìn)行會(huì )議，這個(gè)會(huì )議對你的公司而言至關(guān)重要，但你卻找不出辦法來(lái)增進(jìn)你和這個(gè)人的關(guān)系？他可能是你業(yè)務(wù)發(fā)展的合作伙伴，客戶(hù)或者任何人。會(huì )議內容可能不大容易聽(tīng)懂，當你走出會(huì )議室，你就把他們說(shuō)的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機會(huì )好像很渺茫。
要打破僵局，您需要了解他們的職業(yè)挑戰。
如果你不知道，就問(wèn)他們。假設你在一個(gè)B2B的環(huán)境里，什么是你客戶(hù)的客戶(hù)的要求？對此你能幫他們做點(diǎn)什么？
“我們有多少人能列出我們的客戶(hù)那邊，排名前三的`職業(yè)挑戰？”
要真正充分利用好會(huì )議，必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入，可以很簡(jiǎn)單問(wèn)一下，最近會(huì )不會(huì )去哪里度假啊。然后記下他們的回答。在會(huì )議之外，創(chuàng )造條件去更深入的認識這個(gè)人，加深你們的關(guān)系。例如，他喜歡騎自行車(chē)，就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車(chē)路線(xiàn)。這會(huì )產(chǎn)生一個(gè)變革性的轉變。
6、優(yōu)化內部會(huì )議
創(chuàng )業(yè)公司往往要進(jìn)行很多的會(huì )議。太多了。減少一些。最簡(jiǎn)單的辦法就是去掉那些狀態(tài)匯報的會(huì )議。你并不需要不斷地與團隊成員開(kāi)會(huì )，只為了聽(tīng)他們匯報項目的進(jìn)展。讓他們寫(xiě)下來(lái)。把它放在一個(gè)GoogleDoc里，讓每個(gè)人每周都去讀一次好了。
“永遠不要在做出決定之前，離開(kāi)會(huì )議�！�
當涉及到?jīng)Q策會(huì )議，請迅速做出可逆的決定。大多數決定在創(chuàng )業(yè)公司里都是可逆的，但我們花太多的時(shí)間來(lái)思考。把人聚到一起，有了正確的數據和正確的人，就可以迅速做出決定。
對所有的決策會(huì )議都這樣做，除非它是真正的不可逆轉的決定。那就花更多的時(shí)間，進(jìn)行更多的對話(huà)，把你的顧問(wèn)和董事會(huì )都召集起來(lái)。不然的話(huà)，決定然后執行就好了。作為創(chuàng )業(yè)公司，最大的優(yōu)點(diǎn)就是迅速做出改變，因為一共也就這么幾個(gè)零部件。
7、助理
技術(shù)的偉大之處在于可以提高我們的效率，但它也有局限性。雇傭一個(gè)助手來(lái)幫你，無(wú)論是辦公室里的或遠程的，都是值得的。
虛擬助手和服務(wù)，像是Task Rabbit，專(zhuān)注于特定任務(wù)，很強大。但是，他們不能知道你腦袋里的想法，不能替代你做出決定。
所以有可能的話(huà)，雇一個(gè)全職的助理跟你在一起工作。這對你的幫助會(huì )超乎你的想象。除了能夠根據你的行為模式替你做出一些決定外，他們還可以協(xié)調很多的事情。如果雇一個(gè)全職的助理是不可能的話(huà)，就嘗試用個(gè)虛擬的吧。有很多便宜的服務(wù)，像是Prialto，他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購和寄送禮品，還有聽(tīng)寫(xiě)功能，還能一次性安排好多次會(huì )議等等。
聽(tīng)寫(xiě)功能，是不應該被低估的，因為它能提高效率。我建議你安裝一個(gè)叫做Voxie的App。你打開(kāi)它，只要對著(zhù)它說(shuō)，“起草一個(gè)給Chris的Email，”然后把內容口述出來(lái)就好了，“Chris你好，很高興在今天早上跟你碰面了。謝謝你能撥空參加�！蹦愕奶摂M助理能輕松地做下錄音記錄，而當你打開(kāi)你的收件箱，草稿已經(jīng)在那里了。你需要做的就僅僅是點(diǎn)擊發(fā)送。
“會(huì )議的后續工作會(huì )有極大的影響力，但你多久會(huì )做一次？”
現在，你可以在會(huì )議結束的幾秒鐘內，就起草好后續的Email了。
8、給你的團隊一根杠桿
我最近跟一個(gè)CEO談過(guò)，他是我認識的最有效率的人，他信仰“走動(dòng)式管理”，實(shí)際內容就像聽(tīng)起來(lái)的那樣。他每天就在辦公室里轉圈，停下來(lái)挨個(gè)跟他的團隊成員講話(huà)。
他問(wèn)他們：
什么阻礙了你的工作進(jìn)展？
是否有任何瓶頸或障礙？我可以幫你做什么嗎？
需要什么資源或流程，可以讓你的工作進(jìn)展得更快些？
所以我建議你，去問(wèn)一下這些問(wèn)題的答案，并幫你的團隊滿(mǎn)足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作，你首先得自己先快起來(lái)。向他們提供所需要的幫助，他們才能在時(shí)間內完成工作。響應速度是關(guān)鍵。AwayFind是一個(gè)批量處理Email，相應緊急的要求的工具。當有人給你發(fā)送一條高優(yōu)先級的消息，你會(huì )得到一個(gè)警告，而不必保持收件箱全天候的打開(kāi)。
很多時(shí)候，你會(huì )聽(tīng)到你的員工卡住了。他們會(huì )因為部署新功能或與重要人士發(fā)送Email而緊張不已。他們會(huì )為了debug一個(gè)小錯誤而揮汗如雨，然而卻無(wú)視另一個(gè)更大的項目已經(jīng)停滯不前了。當這樣的事情阻礙了他們前進(jìn)，你能問(wèn)的最好的問(wèn)題就是：如果失敗了，成本是多少？如果兩萬(wàn)人里頭只有兩個(gè)人認為這個(gè)新功能不夠完美，你就不需要花費這么多的時(shí)間。助其化解風(fēng)險。你作為一個(gè)管理者，要這樣做才能更好的利用時(shí)間。
80/20法則適用于任何事情。也就是說(shuō)要把80%的時(shí)間花在真正有效益的事情上面，只有20％花費在瑣事上。不要過(guò)分追求完美。很多創(chuàng )業(yè)公司的員工，尤其是工程師，在一開(kāi)始總是要求完美。但是，這不是你想要的。你想要的是速度。
如果你掌握了這些簡(jiǎn)單的竅門(mén)，你就可以將那70％的時(shí)間最大限度地使用好。你在會(huì )議或者Email上會(huì )花更少的時(shí)間。最重要的是，你有時(shí)間去領(lǐng)導你的團隊，去鼓舞人心，去搞定生意和改變世界了。
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