招待禮儀中如何選擇好招待的時(shí)間和地點(diǎn)
務(wù)招待,應該被看作一種投資,而且最好要有明確目的。明確目的指的是具體的需要。商務(wù)招待的基本原則是,可以高消費,但是要反對浪費在接待工作之中，對于來(lái)賓的招待乃是重中之重。要做好接待工作，重要的是要以禮待客。
1、時(shí)間條件。
招待來(lái)賓的時(shí)間條件，主要涉及兩個(gè)基本問(wèn)題。一是來(lái)賓何時(shí)正式抵達。二是來(lái)賓將要停留多久。如果在來(lái)賓正式登門(mén)拜訪(fǎng)時(shí)，因為接待人員的考慮不周，而讓對方吃閉門(mén)羹，被拋在一旁，或者遭到驅趕，無(wú)疑會(huì )傷人至深，并且有損于單位形象。得知有人將要登門(mén)拜訪(fǎng)，或是與他人商議邀其上門(mén)做客時(shí)，有經(jīng)驗的人一定會(huì )預先與對方了解正式抵達的時(shí)間和將要停留的時(shí)間。假如沒(méi)有特殊原因，主人一方通常不宜以節假日、午間、夜間作為招待來(lái)賓的時(shí)間。
2、空間條件。
招待來(lái)賓的空間條件，指的是待客時(shí)的具體地點(diǎn)的選擇問(wèn)題。一般而言，在公務(wù)活動(dòng)之中待客的常規地點(diǎn)，有辦公室、會(huì )客室、接待室，等等。接待一般的來(lái)訪(fǎng)者可在自己的辦公室進(jìn)行。接待重要的客人，可選擇專(zhuān)門(mén)用來(lái)待客的會(huì )客室。接待身份極其尊貴的來(lái)賓，有時(shí)還可選擇檔次最高的會(huì )客室——貴賓室。至于接待室，則多用于接待就某些專(zhuān)門(mén)問(wèn)題來(lái)訪(fǎng)之人。必要時(shí)，還須設置指引客人之用的“指向標”。
招待來(lái)賓的地點(diǎn)確定之后，往往有必要對其室內進(jìn)行一些必要的布置。
1、注意光線(xiàn)。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線(xiàn)過(guò)強或過(guò)弱。招待來(lái)賓，尤其是接待貴賓的房間最好面南。如陽(yáng)光直射，則可設置百葉窗或窗簾予是調節。使用人造光源時(shí)，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來(lái)賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無(wú)必要的。
2、注意色彩。招待來(lái)賓的現場(chǎng)，通常應當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設的色彩，有意識地控制在一兩種之內，最好不要令其超過(guò)三種。否則就會(huì )讓來(lái)賓眼花繚亂，無(wú)所適從。在選擇招待現場(chǎng)的主色調時(shí)，不要選用過(guò)于沉悶的白色、灰色、黑色，不要選用過(guò)于熱烈的紅色、黃色、橙色，也不要選用易于給人以輕浮之感的粉色、金色或銀色。乳白、淡藍、草綠諸色,方為上佳之選。
3、注意溫度。室溫以攝氏24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點(diǎn)”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30℃，則又可能會(huì )令人燥熱不堪。
4、注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過(guò)高，往往會(huì )令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過(guò)低，則又會(huì )讓人覺(jué)得干燥不堪，易生靜電。
5、注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動(dòng)之聲；窗戶(hù)上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時(shí)出聲；門(mén)軸上可添潤滑油，以免關(guān)門(mén)開(kāi)門(mén)時(shí)噪音不絕于耳。
6、注意衛生。在待客的房間之內，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無(wú)塵、窗明幾凈、用具干凈。
7、注意陳設。
其一，是要務(wù)求實(shí)用。一般來(lái)講，在待客的房間之內放置必要的桌椅和音響設備即可。必要時(shí)，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫(huà)、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒(méi)有必要擺放或懸掛在其中的。
其二，是要以少為佳。
其三，是要完整無(wú)缺。一般不應為殘、破、次、損、壞、廢之物。硬要以次充好，或是令其“輕傷不下火線(xiàn)”，往往得不償失。
座次安排：
1、面門(mén)為上。采用“相對式”就座時(shí)，通常以面對房門(mén)的座位為上座，應讓之于來(lái)賓；以背對房門(mén)的座位為下座，宜由主人自己在此就座。
2、以右為上�！安⒘惺健迸盼坏臉藴首龇�，是賓主雙方面對正門(mén)并排就座。此時(shí)，以右側為上，應請來(lái)賓就座；以左側為下，應歸主人自己就座。
3、居中為上。如果來(lái)賓較少，而東道主一方參與會(huì )見(jiàn)者較多之時(shí)，往往可以由東道主一方的人員以一定的方式圍坐在來(lái)賓的兩側或者四周，而請來(lái)賓居于中央，呈現出“眾星捧月”之態(tài)。
4、以遠為上。道理十分簡(jiǎn)單：離房門(mén)近者易受打擾，離房門(mén)較遠者則受到的打擾較少。
5、佳座為上。長(cháng)沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)優(yōu)于椅子，椅子優(yōu)于凳子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，寬大舒適的座椅優(yōu)于狹小而不舒適的座椅。
6、自由為上。有時(shí)，未及主人讓座，來(lái)賓便自行選擇了座位，并且已經(jīng)就座，此刻主人亦應順其自然。在客人登門(mén)拜訪(fǎng)之時(shí)，主人務(wù)必要使自己臨場(chǎng)的一切表現都中規中矩。
專(zhuān)門(mén)恭候：為了防止來(lái)賓來(lái)訪(fǎng)時(shí)“吃閉門(mén)羹”，負責招待對方的有關(guān)人員須至少提前10分鐘抵達雙方約定的地點(diǎn)。必要之時(shí)，還應專(zhuān)門(mén)在約定地點(diǎn)的正門(mén)之外迎候來(lái)賓。
起身相迎；盛情款待：一是要讓座于人。二是要代存衣帽。三是要斟茶倒水。為來(lái)賓上飲料時(shí)，還須注意干凈衛生保證供應。四是殷勤相助。認真專(zhuān)注。與來(lái)賓交談時(shí)，務(wù)必要認認真真地洗耳恭聽(tīng)，聚精會(huì )神，切不可一心二用，所答非所問(wèn)。那樣做，必定會(huì )得罪于人。千萬(wàn)不要在招待來(lái)賓時(shí)忙于處理其他事務(wù)。例如，打電話(huà)、發(fā)傳真、批閱文件、尋找材料，或是與其他同事交談，等等。萬(wàn)一非得中途暫時(shí)離開(kāi)一下，或是去接一下電話(huà)，事先別忘記要向來(lái)賓表示歉意。最好不要在同一時(shí)間內在同一地點(diǎn)接待來(lái)自不同地方的人士。要是遇上了這種情況，可按“先來(lái)后到”的順序接待，也可以安排其他人員分別予以接待。
熱情挽留：在一般情況之下，不論賓主雙方會(huì )晤的具體時(shí)間的長(cháng)度有無(wú)約定，客人的告辭均須由對方首先提出。主人首先提出來(lái)送客，或是以自己的動(dòng)作、表情暗示厭客之意，都是極其不禮貌的。當來(lái)賓提出告辭時(shí)，主人通常應對其加以熱情挽留�？筛嬷畬Ψ阶约骸安幻Α�，或是請對方“再坐一會(huì )兒”。若來(lái)賓執意離去，主人可在對方率先起身后起身相送。
招待禮儀中如何選擇好招待的'時(shí)間和地點(diǎn)
接待禮儀流程一：接待前充分準備
1、了解客戶(hù)基本情況
商務(wù)接待第一步首先是了解客戶(hù)的基本情況，包括客戶(hù)的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、職務(wù)、級別及所到訪(fǎng)的具體人數；還有一些細節問(wèn)題比如：到訪(fǎng)的具體日期、時(shí)間、地點(diǎn)等。
2、確定迎送規格
根據客戶(hù)的具體情況確定具體的接待規格。
3、布置接待環(huán)節
在規定標準的范圍內，安排接待工作用車(chē)、客戶(hù)用車(chē)、客戶(hù)餐飲住宿等。
4、商務(wù)接待人員選擇
挑選好接待人員，根據接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個(gè)環(huán)節中。
商務(wù)接待禮儀流程二：接待中服務(wù)工作
商務(wù)接待服務(wù)工作是商務(wù)接待過(guò)程的中心環(huán)節，是直接面對面的服務(wù)接待過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程當中，要按照接待方案的要求組織實(shí)施，認真負責，一絲不茍，完成每一個(gè)接待服務(wù)事項。同時(shí)，要根據隨時(shí)變化的情況，適時(shí)的修正原方案，組織實(shí)施。
商務(wù)接待服務(wù)要求接待人員特別是負責人，要掌握全局，善于協(xié)調和溝通；要求真務(wù)實(shí)，善于隨機應變；要及時(shí)向上級領(lǐng)導請示匯報，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務(wù)。
1、客戶(hù)迎接和食宿安排
提前到達指定的地點(diǎn)迎接客戶(hù)，如果領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén)去機場(chǎng)、車(chē)站、碼頭迎接客戶(hù)，要確定并事前通報集合時(shí)間、地點(diǎn)、乘車(chē)安排和出發(fā)時(shí)間。幫助客戶(hù)與機場(chǎng)或車(chē)站聯(lián)系簽票、領(lǐng)取行李。按照接待方針和接待方案，到達下榻或就餐的賓館招待所，實(shí)施迎賓接待禮儀�？蛻�(hù)到住地后，安排人員分送行李，并將《接待手冊》（內容包括住房安排，活動(dòng)日程及乘車(chē)安排，就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及有關(guān)注意事項等）發(fā)給客戶(hù)。
2、宴請
陪餐領(lǐng)導先到達宴會(huì )地點(diǎn)；掌握宴請的人數、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、標準，并提前通知賓館；精心編制宴會(huì )菜單，做好宴會(huì )設計；擺放席位卡，并核對確認。接待人員提前一小時(shí)到宴會(huì )廳，督促檢查有關(guān)服務(wù)；嚴格按擬定宴會(huì )菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領(lǐng)導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過(guò)快或過(guò)慢；接待人員人員主動(dòng)引導客戶(hù)入席、離席。
3、商務(wù)會(huì )見(jiàn)、會(huì )談安排
明確商務(wù)工作會(huì )見(jiàn)的基本情況，會(huì )見(jiàn)（談）人的`姓名、職務(wù)、人數、會(huì )見(jiàn)（談）目的、會(huì )見(jiàn)（談）什么人，以及會(huì )見(jiàn)（談）的性質(zhì)。
有關(guān)人員和部門(mén)應做好以下準備：
提前通知我方有關(guān)部門(mén)和人員做好會(huì )見(jiàn)（談）準備；確定會(huì )見(jiàn)（談）時(shí)間，安排好會(huì )見(jiàn)（談）場(chǎng)地、座位；確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報道，要事先確定翻譯員、攝影師并通知采訪(fǎng)記者；商務(wù)接待人員先在門(mén)口迎接客戶(hù)，客戶(hù)進(jìn)入會(huì )議室后，我方人員應立即起身表示歡迎；如果需要會(huì )談雙方合影，安排在賓主握手后，合影再入座。
4、商務(wù)參觀(guān)考察安排
參觀(guān)考察的各項準備工作必須提前做好，包括出行的物資、車(chē)輛；提前筒子安排領(lǐng)導和隨行陪同人員；賓客在外的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò )協(xié)調工作認真負責；協(xié)助接待地做好接待過(guò)程中的有關(guān)突發(fā)情況的現場(chǎng)處理；旅行途中適時(shí)向客戶(hù)介紹沿途的一些基本情況。
5、商務(wù)休閑娛樂(lè )
征求客戶(hù)意見(jiàn)根據客戶(hù)的喜愛(ài)和習慣安排活動(dòng)項目。安排活動(dòng)場(chǎng)地、確定活動(dòng)時(shí)間。安排電影、健身、體育等娛樂(lè )活動(dòng)，舉辦文藝晚會(huì )，接待之前應做好相關(guān)準備工作。根據客戶(hù)興趣靈活掌握活動(dòng)時(shí)間長(cháng)度。
商務(wù)接待禮儀流程三：接待后期工作
商務(wù)接待后期工作主要指接待工作結束后的歡送工作和經(jīng)驗總結。
1、歡送來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)
歡送是整個(gè)接待過(guò)程最后服務(wù)，要認真對待，給客戶(hù)留下難忘的美好印象。
核實(shí)客戶(hù)離去所乘航班或車(chē)次抵達時(shí)間、地點(diǎn)有無(wú)變化，以及飛機（火車(chē)）�？康那闆r。按照接待方針和接待方案，設計和實(shí)施歡送禮儀。為了表示隆重，參加接待服務(wù)的人員在客戶(hù)住地列隊歡送。送人員目送客戶(hù)所乘飛機、火車(chē)啟動(dòng)后再返回。
2、掃尾工作
主要包括清理房間、接待費用結算和資料匯總歸檔等。
3、總結經(jīng)驗
每次接待任務(wù)完成后，要及時(shí)、認真進(jìn)行總結�？隙ǔ煽�(jì)，找出差距，對有突出貢獻的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰。通過(guò)進(jìn)行總結經(jīng)驗教訓，深化對接待工作規律的認識，促進(jìn)接待工作水平不斷提高。
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