商務(wù)交接儀式禮儀的規范介紹
若是出于某種主觀(guān)原因，不便邀請來(lái)賓進(jìn)行現場(chǎng)參觀(guān)，也可以通過(guò)組織其參觀(guān)有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來(lái)適當地滿(mǎn)足來(lái)賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應盡可能地使之內容翔實(shí)，資料充足，圖文并茂。通常，它們應當包括有關(guān)工程項目或大型設備的建設背景，主要功能，具體規格，基本數據，開(kāi)工與竣工的日期，施工、安裝、設計、接收的單位的概況，與國內外同類(lèi)項目、設備的比較，等等。為使之更具說(shuō)服力，不妨多采用一些準確的'數據來(lái)進(jìn)行討論，說(shuō)明。
在儀式結束后，若不安排參觀(guān)活動(dòng)，還可為來(lái)賓安排一場(chǎng)綜藝類(lèi)的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請專(zhuān)業(yè)人士。表演的主要內容，則應為輕松、歡快、娛樂(lè )性強的節目。
需要說(shuō)明的是，有關(guān)的工程項目或大型設備的交接，自然是與其完工驗收相互銜接的。對于交付接收單位驗收的工程項目、大型設備，施工安裝單位理當精心設計、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務(wù)。而接收單位也應當公事公辦，嚴把質(zhì)量關(guān)，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無(wú)窮。由于驗收工作極其嚴厲復雜，而且頗耗時(shí)日，所以不應為了趕時(shí)間、走過(guò)場(chǎng)、湊內容，而將其列為交接儀式上的一項正式程序。換而言之，驗收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應有所區分，分別而論。正式的驗收工作應當安排在交接儀式舉行之前進(jìn)行，而交接儀式則必須安排在驗收工作全部過(guò)錯成之后舉行。這主要是因為，交接儀式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項目或大型設備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現了質(zhì)量問(wèn)題，當然就不如在驗收過(guò)程之中解決起來(lái)那么輕易。
最后，要留意在交接儀式上表現得體。在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來(lái)賓一方，都存在一個(gè)表現是否得體的問(wèn)題。假如有人在儀式上表現失當，往往就會(huì )使之黯然失色。有時(shí)，甚至還會(huì )因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。
對東道主一方而言，需要注重的主要問(wèn)題有：
一是要注重儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應當是“精兵強將”、“有功之臣”，而且應當使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規范、服飾得體、舉止有方。
二是要注重保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不答應東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不答應厚此薄彼。當來(lái)賓為自己道喜時(shí)，喜形于色無(wú)可厚非，但切勿囂張放肆、自得忘形。
三是要注重待人友好。不管自己是否專(zhuān)門(mén)負責接待、陪同或解說(shuō)工作，東道主一方的全體人員都應當自覺(jué)地樹(shù)立起主人翁意識。一旦來(lái)賓提出問(wèn)題或需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不答應一問(wèn)三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語(yǔ)、大說(shuō)風(fēng)涼話(huà)。即使自己力不能及，也要向對方說(shuō)明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。
對于來(lái)賓一方而言，在應邀出席交接儀式時(shí)，主要應當重視如下四個(gè)方面的問(wèn)題：
其一，應當致以祝賀。接到正式邀請后，被邀請者即應盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應當略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈予一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時(shí)下，以贈予花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應在其兩側懸掛特制的紅色緞帶，右書(shū)“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書(shū)本單位的畫(huà)龍點(diǎn)睛式全稱(chēng)。它可由花店代為先其送達，亦可由來(lái)賓在抵達現場(chǎng)時(shí)面交主人。
其三，應當預備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預備一份書(shū)面賀詞，供被邀請代表來(lái)賓發(fā)言時(shí)之用。其內容應當簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應當準點(diǎn)到場(chǎng)。若無(wú)非凡原因，接到邀請后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達。為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應盡早通知東道主，以防在儀式舉行時(shí)來(lái)賓甚少，使主人因“門(mén)前冷落鞍馬稀”而難堪。
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