商務(wù)傳真禮儀大全
目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò )方式，已難于滿(mǎn)足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
第一，必須合法使用
國家規定：任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設備時(shí)，均須嚴格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續。
使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費用。
第二，必須得法使有
使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會(huì )令其效果受到一定程度的影響。
本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無(wú)誤地告之自己重要的`交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。
對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向對方發(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。
發(fā)送傳真時(shí)，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內容簡(jiǎn)明扼要，以節省費用。
單位所使用的傳真設備，應當安排專(zhuān)人負責。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線(xiàn)路。
第三，必須依禮使用
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí)，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
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