企業(yè)合同管理的標準化分析
石油工程企業(yè)作為石油工程的施工類(lèi)企業(yè)，與銷(xiāo)售型企業(yè)不同的是，涉及的合同種類(lèi)繁多，有施工類(lèi)合同、工程承攬類(lèi)合同、采購類(lèi)合同、人事錄用類(lèi)合同與質(zhì)量安全類(lèi)合同等。涉及的部門(mén)也非常廣：工程承攬方、管理方、采購、質(zhì)量、安全、財務(wù)、印信管理等多個(gè)部門(mén)，他們對于標準化合同管理都有著(zhù)重要作用，對合同簽訂和履行都有非常重大的影響，但在實(shí)際現有的工作中，各部還未能很好地發(fā)揮其自身在合同中的重要作用，更多的時(shí)候合同是承辦部門(mén)和簽訂方的事情，從而造成了在后續工作中出現這樣那樣的問(wèn)題，為公司也帶來(lái)了各種損失，讓公司在維權過(guò)程中變得被動(dòng)。對于施工企業(yè)的合同管理，應該制定合同管理制度、規范流程等，并以此出發(fā)，結合企業(yè)的特性，對企業(yè)中涉及的不同合同給予不同的處理方法和關(guān)注度（例如，對涉及金額大、承擔責任多的合同給予更高的關(guān)注度）�？傊�，建立標準化的合同管理體系是解決合同管理問(wèn)題的重要方法。
1石油工程企業(yè)現在合同管理中存在的問(wèn)題
石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)范圍廣，點(diǎn)多線(xiàn)長(cháng)，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規范、不科學(xué)、不嚴格的問(wèn)題，履行合同缺少應有的約束，甚至有些處于放任狀態(tài)。
�。�1）合同簽訂不規范，隨意，簽訂條款對公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規范，無(wú)專(zhuān)人擬定，專(zhuān)業(yè)的部門(mén)和管理人員不參與的問(wèn)題，出現問(wèn)題時(shí)便會(huì )出現“我不知道”“我說(shuō)過(guò)的”“我告訴過(guò)…”“我們說(shuō)好了的”這些無(wú)理無(wú)據的情況。②合同內容不科學(xué)不完善，存在違約責任條款無(wú)約定或約定含糊、質(zhì)量要求不具體無(wú)法罪責、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內合同，合同中僅約定2年內完成工期，無(wú)具體約定到某個(gè)時(shí)間段需要完成的工作量，也沒(méi)有違約需要承擔的責任，導致公司在處理糾紛時(shí)陷入麻煩，非常被動(dòng)。
�。�2）合同管理效率低、無(wú)人執行和跟進(jìn)，合同變成格式性的東西，無(wú)實(shí)際約束、保護的意義。如一些石油工程企業(yè)簽訂的一些工程外包類(lèi)合同，簽完便完，執行到哪一步也無(wú)人追責，執行、追蹤無(wú)統一管理，經(jīng)常出現合同履行階段執行無(wú)序，沒(méi)人監督、辦事效率低的情況。
�。�3）無(wú)系統的存檔管理規定。石油工程施工項目時(shí)間一般會(huì )比較長(cháng)，不是三五天就可以解決的，但因為管理的隨意性和辦公地點(diǎn)的`移動(dòng)性，沒(méi)有系統的檔案管理規定，有時(shí)候甚至導致一兩年后發(fā)生糾紛，需要參照合同，卻發(fā)現合同找不到的情況。
�。�4）合同經(jīng)辦人及履約人員意識薄弱，總覺(jué)得就口頭約定便好，在合同履行過(guò)程中的一些問(wèn)題解釋、答復及合同補充或變更條款中口頭交流便完事，無(wú)任何書(shū)面公函交流和約定，無(wú)從保護公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。
2加強合同標準化管理的辦法
合同的標準化管理必須是全過(guò)程的、系統的、動(dòng)態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執行，直到該合同失效為止，所以要求企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執行、修改、變更與補充等。筆者認為應該從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，從四個(gè)階段（合同準備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標準化管理運行機制。要制定合同標準管理流程，管理制度明確各部門(mén)職責和權限，并通過(guò)流程和制度來(lái)約束各部門(mén)以保障標準化合同管理。
�。�1）專(zhuān)業(yè)的律師及專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)人員共同起草和過(guò)目。合同是有專(zhuān)業(yè)的合同法對其進(jìn)行要求和約束的，企業(yè)律師和專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)都有其專(zhuān)長(cháng)，所謂專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事情，讓他們起草合同，才能充分發(fā)揮其作用，才能從源頭開(kāi)始保證合同質(zhì)量。
�。�2）建立合同評審流程及審核制度，在合同簽訂前需對簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進(jìn)行資信調查。然后在簽訂的過(guò)程中根據不同合同類(lèi)型和涉及的金額內容，給予不同人員的評審權限，例如：在請購合同中，多少金額以?xún)炔块T(mén)經(jīng)理審批、多少金額總經(jīng)理審批，采購部經(jīng)理的職責和權限又是什么。建立合同評審流程，依據法律風(fēng)險管理體系和合同審核要點(diǎn)，明確各個(gè)環(huán)節每個(gè)部門(mén)（承辦部門(mén)、財務(wù)部、法律部與采購部等）的審核要點(diǎn)。
�。�3）擬定對外的合同統一規范合同范本，對于固定的部門(mén)所簽訂的常態(tài)合同（如采購、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯率，擬定人員根據各業(yè)務(wù)內容、各部門(mén)的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現有版本，以使合同條款達到最優(yōu)。
�。�4）制定嚴格的合同檔案管理制度，專(zhuān)人專(zhuān)崗進(jìn)行合同檔案管理，所有合同須進(jìn)行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類(lèi)、編號進(jìn)行統一加密管理，根據不同合同的情況，保證合同一式三份，對方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門(mén)存檔使用，一份給予合同承辦部門(mén)，所有合同調取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷(xiāo)毀也應進(jìn)行統一申請，在監督部門(mén)監督下執行。
�。�5）改變、強化合同執行人員的合同管理觀(guān)念。通過(guò)培訓、講解等方式影響合同執行人員，讓他們明白，在對外交流中（如施工過(guò)程中、人事糾紛中）出現的所有問(wèn)題都必須索要正規的書(shū)面手續（溝通函、確認函、說(shuō)明書(shū)等），而且凡是對企業(yè)有利的，都需要按照規定的方式進(jìn)行記錄、簽字證明，以便企業(yè)在維權工作中占據有利地位。
3企業(yè)合同標準化管理的重要性
企業(yè)合同管理標準化是企業(yè)發(fā)展的保障，不及可以防范風(fēng)險、降低成本、維護合法利益，是公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟價(jià)值。
�。�1）進(jìn)行合同標準化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來(lái)的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，使企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過(guò)程更加順利，從而達到規避企業(yè)經(jīng)濟風(fēng)險的目的。
�。�2）通過(guò)建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類(lèi)企業(yè)是個(gè)龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內部合同。合同管理標準化，可以保證各項業(yè)務(wù)活動(dòng)內容、各自承擔的責任、工作程序、完成時(shí)間等用標準化形式加以確定，不僅可以加強管理的有效性，還可使企業(yè)內外相互協(xié)調和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng )造條件。
�。�3）通過(guò)標準化提升員工工作效率。合同標準化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規范的基礎上，進(jìn)行創(chuàng )新創(chuàng )意，鼓勵員工去發(fā)現問(wèn)題，改善現有的標準合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長(cháng)。
�。�4）通過(guò)標準化管理，提升企業(yè)形象。標準的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴謹的工作態(tài)度，有助于企業(yè)企業(yè)樹(shù)立良好的商業(yè)信用及形象。
4結語(yǔ)
現在社會(huì )是法律社會(huì )，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過(guò)合同來(lái)開(kāi)展銷(xiāo)售、采購、工程等系列經(jīng)濟活動(dòng)。為了保護自身的合法利益，企業(yè)也需要通過(guò)企業(yè)合同管理標準化來(lái)提高合同管理的水平。當前，企業(yè)合同管理已不再是簡(jiǎn)單的委托、承諾、簽約，而是一種全過(guò)程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標準化的合同的過(guò)程中，企業(yè)首先需要對市場(chǎng)及合作方進(jìn)行調查、預測，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執行、監督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標準化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規避和防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險，維護良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實(shí)現預定的施工計劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，避免經(jīng)濟糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
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