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檔案管理各項制度
在現在社會(huì )，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？下面是小編幫大家整理的檔案管理各項制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
檔案管理各項制度1
為了做好檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，剔除失去價(jià)值的檔案材料，制定本制度。
一、檔案鑒定工作，檔案的鑒定工作是對保管期限已滿(mǎn)，無(wú)繼續保存價(jià)值的案卷和對保存期限需升級或降級的案卷進(jìn)行價(jià)值鑒定，重新確定保管期限或銷(xiāo)毀。檔案的鑒定工作和銷(xiāo)毀工作同步進(jìn)行。
二、機關(guān)應定期對已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。檔案鑒定銷(xiāo)毀工作在本單位檔案鑒定領(lǐng)導小組的領(lǐng)導下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導和有關(guān)職能部門(mén)負責人及檔案機構或專(zhuān)職檔案人員三方面組成。具體工作由檔案部門(mén)或專(zhuān)職檔案人員和與形成檔案內容有關(guān)的職能部門(mén)共同進(jìn)行。
三、檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，在每年10月進(jìn)行，當年已滿(mǎn)保管期限的檔案要在本月內鑒定，銷(xiāo)毀完畢。
四、鑒定時(shí)，要采取直接鑒定法，逐卷、逐件地審查文件，準確地進(jìn)行分析，判定其價(jià)值。對保管期限需要調整的案卷或文件應及時(shí)調整，對保管期限已滿(mǎn)或無(wú)繼續保存價(jià)值的案卷或文件予以剔除，剔除后應在案卷目錄或卷內備考表中加以說(shuō)明。
五、編制檔案銷(xiāo)毀清冊一式二份，編制銷(xiāo)毀檔案內容的分析報告一式二份。報主管領(lǐng)導審查、批準，對已批準銷(xiāo)毀的檔案，要繼續保存一段時(shí)間，經(jīng)驗證確無(wú)利用價(jià)值，方可銷(xiāo)毀。
六、銷(xiāo)毀檔案應指定專(zhuān)人負責，銷(xiāo)毀檔案與銷(xiāo)毀清冊登記內容核對無(wú)誤后，由銷(xiāo)毀人和監銷(xiāo)人共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀人和監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀報告上簽字，隨同銷(xiāo)毀清冊一起歸檔永久保存。
七、檔案銷(xiāo)毀后，應及時(shí)調整現存各類(lèi)檔案排架順序，進(jìn)行數量統計并在相應的檢索工具中注明，以保證利用工作的正常進(jìn)行。
一、凡是本村黨務(wù)、村務(wù)及各項經(jīng)濟活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料均應歸檔。
二、歸檔時(shí)間
各類(lèi)文件材料應于形成的次年三月底前按要求交給檔案室，會(huì )計檔案可在檔案人員指導下立卷。立卷后在財務(wù)主管部門(mén)存放一年后再移交檔案室保存，對于科研工程項目材料應在項目完成或告一段落以后及時(shí)歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件應“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則進(jìn)行整理。
2、歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件，或者以與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，簡(jiǎn)報、周報等參閱材料一期為一件。
3、歸檔文件應齊全完整。從整體上，各部門(mén)要將本部門(mén)應歸檔文件收集齊全；從個(gè)體上，一份文件，一個(gè)事由其內容完整無(wú)缺；已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的.文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。
4、整理歸檔文件材料所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護要求。
5、分類(lèi)。采用保管期限——年度——機構分類(lèi)方法。
6、排列。
�。�1）一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)件在前，原件在后。
�。�2）在一個(gè)保管期限一個(gè)年度中的若干份文件結合時(shí)間、重要程度排列。
7、裝訂。歸檔文件按件裝訂，永久和長(cháng)期保管的要去掉金屬物，用符合要求的裝訂材料裝訂，不得壓字。
8、編號。
歸檔文件要逐件編號，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章，如果上端無(wú)位置，也可在文件首頁(yè)前另附白紙，填寫(xiě)文件題名后加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住字跡。
9、編目。
歸檔文件依據分類(lèi)方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來(lái)文與復文作為一件時(shí)，只對復文進(jìn)行編目，歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁(yè)數、備注等項目。
10、裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項目。備考表置于盒內文件之后，說(shuō)明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷(xiāo)毀等情況。檔案盒封面應標明全宗名稱(chēng)，如“天津市檔案局”。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、機構（問(wèn)題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應欄內從左至右打號，室編件號填寫(xiě)盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍色章。
四、歸檔手續
歸檔的案卷，必須編制案卷目錄，清點(diǎn)核對，做好檔案的流水登記和分類(lèi)登記，各部門(mén)移交檔案時(shí)雙方要履行簽字移交手續。
一、本村全部檔案必須實(shí)行集中統一管理。
二、檔案庫房(柜、架)要專(zhuān)用，做到庫房和閱覽分開(kāi)。
三、檔案箱柜排放整齊，編號規范，指引卡標識清楚。
四、檔案庫房要符合“入防”要求，保證檔案的安全。
五、檔案庫房?jì)纫３终麧�，不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。
六、庫房?jì)葒澜麩熁�，檔案人員能熟練操作滅火器。
七、庫房照明應選用白熾燈，有防光設施，盡量減少紫外線(xiàn)對檔案的侵害。
八、庫房相對濕度應保持在45-60%，溫度保持在攝氏14-24度，保持庫房通風(fēng)。
九、檔案人員應經(jīng)常對室藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
一、本村檔案主要提供本村領(lǐng)導村民及上級機關(guān)、領(lǐng)導使用，對外提供利用時(shí)，借閱人需持單位介紹信或本人身份證，經(jīng)村主管領(lǐng)導批準后，方能借閱。
二、凡是借用、借閱檔案的人員，都要發(fā)行登記手續，查閱會(huì )議記錄及重要檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
三、查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內進(jìn)行，一般不準帶出。確因工作借出時(shí)，要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，辦理借閱手續方能借出，時(shí)間不超過(guò)兩天，借用完畢按時(shí)歸還，不得轉借他人。
四、借閱人員要愛(ài)護檔案，不準在檔案上涂抹勾畫(huà)，更不能拆散更改檔案，查閱檔案時(shí)不得翻閱卷內其他文件，不得擅自摘抄復制，確因工作需要摘抄復制時(shí)，需經(jīng)管理人員批準。
五、檔案人員要做好接待服務(wù)工作，并做好利用效果反饋記錄。
一、檔案人員要認真學(xué)習、宣傳貫徹，落實(shí)《檔案法》、《保密法》，嚴格遵守保密守則。
二、非檔案人員嚴禁進(jìn)入檔案庫房。
三、檔案管理人員要嚴格履行借閱、復印檔案的審批手續，檔案借閱送還后要進(jìn)行檢查，及時(shí)注銷(xiāo)并做好查閱檔案情況記錄。
四、檔案人員未經(jīng)許可不得擅自摘錄保密檔案內容，嚴禁將保密檔案借給他人。
五、定期清查檔案，發(fā)現檔案失泄密量，應立即向領(lǐng)導報告，并及時(shí)采取補救措施。
六、堅持鑒定制度，對保密期限屆滿(mǎn)的檔案應及時(shí)解密；保密期限需要延長(cháng)的，由原確定密級和保密期限的部門(mén)或上級機關(guān)決定延長(cháng)期限。
七、檔案人員離開(kāi)檔案室時(shí)要關(guān)好門(mén)窗，切斷電源，發(fā)現隱患及時(shí)采取措施。
八、檔案室內嚴禁吸煙
一、積極貫徹執行各級檔案行政管理部門(mén)和上級機關(guān)關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規性文件，努力學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高政治與業(yè)務(wù)素質(zhì)，結合本村實(shí)際做好檔案工作。
二、集中統一管理本村各項活動(dòng)中形成的全部檔案，負責本村各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用工作。
三、積極做好本村檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，編制案卷目錄，全引目錄，編寫(xiě)本村《組織沿革》、《大事記》或村史，建有檔案查閱和利用效果記錄。
四、積極提供檔案，為本村各項工作服務(wù)，檔案人員要熟悉室藏及時(shí)準確地提供檔案，并做好本村及下屬單位檔案工作的指導。
五、堅持保密制度，杜絕遺失、泄密現象發(fā)生，確保檔案的完整與安全。
六、積極參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
七、隨時(shí)完成上級檔案行政管理部門(mén)和本村領(lǐng)導交辦的其他事宜。
一、案統計工作，要依照上級檔案部門(mén)統計制度要求，對檔案的立卷、收進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用、庫房、設備以及檔案專(zhuān)兼職人員等情況進(jìn)行統計，并按規定時(shí)間及時(shí)、準確的向上級主管部門(mén)和檔案業(yè)務(wù)指導部門(mén)報送統計情況。
二、檔案統計工作，是檔案工作的重要內容，是檔案工作成果的體現。必須認真負責，實(shí)事求是，不準虛報、偽造。
三、檔案統計工作的內容
1、檔案的立卷、收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀、實(shí)存數量等的統計；
2、檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數量及效果的統計；
3、檔案室的機構、人員、庫房設備等情況的統計；
4、檔案建設與管理所需經(jīng)費及使用情況的統計。
四、檔案統計工作的要求
1、綜合檔案室要把檔案統計工作納入檔案工作的日程，認真做好，做到“家底”清楚，“帳目”與實(shí)物相符，準確，真實(shí)可靠的反映檔案工作情況。
2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，不得有任何隨意性。庫房面積為平方米；案卷數為他(冊)數；長(cháng)度為案卷豎放后的延長(cháng)米；金額按元計算；組合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分別統計；查全率和查準率是利用者所查閱檔案數與提供檔案數的百分比。
3、平時(shí)要注意搞好統計資料的積累、整理和歸檔，統計數據未經(jīng)允許不得擅自對外提供。
檔案管理各項制度2
一、分管檔案工作的領(lǐng)導職責
1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。
2.加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入本單位的整體發(fā)展計劃，列入本單位議事日程，督促分管部門(mén)按上級和本單位檔案部門(mén)要求做好應做的工作。
3.關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時(shí)解決工作中的.重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。
二、檔案人員職責
1.貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2.對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。
3.負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4.負責管理本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5.按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。
6.按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。
三、兼職檔案人員職責
1.堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2.負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3.歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號編寫(xiě)準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡(jiǎn)明扼要。
4.保管好本部門(mén)應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主動(dòng)接收本單位檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規定時(shí)間向檔案室移交。
6.積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習，不斷提高檔案工作水平。
7.按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8.按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
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