會(huì )議邀請函格式和范文
下面是大家在工作中經(jīng)常會(huì )用到的會(huì )議邀請函模板和范文。歡迎大家閱讀借鑒。
會(huì )議邀請函格式
會(huì )議邀請函是指邀請特定單位或人士參加會(huì )議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì )議文書(shū)。這個(gè)時(shí)候需要我們用會(huì )議邀請函去邀請客戶(hù)。
首先我們來(lái)講解下會(huì )議邀請函的涵義、內容、格式、寫(xiě)法。
一、會(huì )議邀請函的含義
會(huì )議邀請函是專(zhuān)門(mén)用于邀請特定單位或人士參加會(huì )議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì )議文書(shū)。
邀請函用于會(huì )議活動(dòng)時(shí)，與會(huì )議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會(huì )議活動(dòng)，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì )權利或義務(wù)，是否參加會(huì )議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì )、咨詢(xún)論證會(huì )、技術(shù)鑒定會(huì )、貿易洽談會(huì )、產(chǎn)品發(fā)布會(huì )產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。而會(huì )議通知則用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì )者存在隸屬關(guān)系或工作上的.管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì )議，或者與會(huì )者本身具有參會(huì )的法定權利和義務(wù)的會(huì )議，如人民代表大會(huì )、董事會(huì )議等。對于這些會(huì )議的對象來(lái)說(shuō)，參加會(huì )議是一種責任，因此只能發(fā)會(huì )議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團體舉行年會(huì )或專(zhuān)題研討會(huì )時(shí)，要區別成員與非成員。對于團體成員應當發(fā)會(huì )議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
二、會(huì )議邀請函的基本內容
會(huì )議邀請函的基本內容與會(huì )議通知一致，包括會(huì )議的背景、目的和名稱(chēng);主辦單位和組織機構;會(huì )議內容和形式;參加對象;會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò )方式以及其他需要說(shuō)明的事項。內容根據實(shí)際情況填寫(xiě)。
三、會(huì )議邀請函的結構與寫(xiě)法
1.標題。
由會(huì )議名稱(chēng)和“邀請函”組成，一般可不寫(xiě)主辦機關(guān)名稱(chēng)和“關(guān)于舉辦”的字樣，比如：《中國素材網(wǎng)論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱(chēng)，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫(xiě)成“關(guān)于邀請出席××會(huì )議的函”
2.稱(chēng)呼。邀請函的發(fā)送對象有三類(lèi)情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請函，應當寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)(統稱(chēng))，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應當寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”統稱(chēng)。
3.正文。正文應逐項載明具體內容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì )議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉入下文;主體部分可采用序號加小標題的形式寫(xiě)明具體事項;最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò )信息和聯(lián)絡(luò )方式。結尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬禮”，亦可省略。
4.落款。因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應當署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。
5.成文時(shí)間。寫(xiě)明具體的年、月、日。
范文(一)
金坤公司：
我協(xié)會(huì )決定于20xx年xx月xx日在我司活動(dòng)中心舉辦20xx年公司年會(huì )，該年會(huì )主要由我協(xié)會(huì )策劃主辦，主要包括開(kāi)放式座談以及品嘗美酒美食等活動(dòng)內容。為了加強雙方的經(jīng)驗交流，互相促進(jìn)我們公司發(fā)展，現在誠摯地邀請貴公司的公司來(lái)參加我公司的年會(huì )，并盼請貴公司推薦xx類(lèi)公司xx。如蒙同意，請將貴公司同意參加年會(huì )的人員名字發(fā)送到我協(xié)會(huì )辦公室。
特此函達。
xxx協(xié)會(huì )
20xx年7月24日
范文(二)
尊敬的先生/女士：
您好!
我們很榮幸地邀請您參加將于7月15-16日在北京21世紀飯店舉辦的“第27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區大會(huì )非政府組織磋商會(huì )議”。本次會(huì )議的主題是：從議程到行動(dòng)——繼“非政府組織糧食主權論壇”之后。此次磋商會(huì )議由聯(lián)合國糧農組織(FAO)和國際糧食主權計劃委員會(huì )亞洲分會(huì )(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進(jìn)會(huì )協(xié)辦。屆時(shí)，來(lái)自亞太地區80多個(gè)民間組織的100余名代表將參加會(huì )議。本次會(huì )議宣言將在7月17-21日召開(kāi)的27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區大會(huì )上宣讀。
本次會(huì )議的主要議題包括：
1.亞太地區糧食和農業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何在地區和國家層面執行“全球行動(dòng)議程/公民社會(huì )戰略”。
2.亞太地區糧食和農業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何根據目前形勢確定今后行動(dòng)的參與者。
3.參會(huì )機構起草非政府組織建議書(shū)提交給第27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區會(huì )議，繼續呼吁維護農民的利益。
真誠地期待著(zhù)您的積極支持與參與!
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