如何寫(xiě)會(huì )議邀請函

　　一、會(huì )議邀請函的含義

　　會(huì )議邀請函是專(zhuān)門(mén)用于邀請特定單位或人士參加會(huì )議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì )議文書(shū)。

　　邀請函用于會(huì )議活動(dòng)時(shí)，與會(huì )議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會(huì )議活動(dòng)，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì )權利或義務(wù)，是否參加會(huì )議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì )、咨詢(xún)論證會(huì )、技術(shù)鑒定會(huì )、貿易洽談會(huì )、產(chǎn)品發(fā)布會(huì )產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。

　　而會(huì )議通知則用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì )者存在隸屬關(guān)系或工作上的`管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì )議，或者與會(huì )者本身具有參會(huì )的法定權利和義務(wù)的會(huì )議，如人民代表大會(huì )、董事會(huì )議等。對于這些會(huì )議的對象來(lái)說(shuō)，參加會(huì )議是一種責任，因此只能發(fā)會(huì )議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團體舉行年會(huì )或專(zhuān)題研討會(huì )時(shí)，要區別成員與非成員。對于團體成員應當發(fā)會(huì )議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。

　　二、會(huì )議邀請函的基本內容

　　會(huì )議邀請函的基本內容與會(huì )議通知一致，包括會(huì )議的背景、目的和名稱(chēng);主辦單位和組織機構;會(huì )議內容和形式;參加對象;會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò )方式以及其他需要說(shuō)明的事項。

　　三、會(huì )議邀請函的結構

　　1.標題

　　由會(huì )議名稱(chēng)和“邀請函(書(shū))”組成，一般可不寫(xiě)主辦機關(guān)名稱(chēng)和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱(chēng)，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫(xiě)成“關(guān)于邀請出席××會(huì )議的函”

　　2.稱(chēng)呼

　　邀請函的發(fā)送對象有三類(lèi)情況：

　　(1)發(fā)送到單位的邀請函，應當寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)(統稱(chēng))，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應當寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)網(wǎng)上或報刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”統稱(chēng)。

　　3.正文

　　正文應逐項載明具體內容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì )議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉入下文;主體部分可采用序號加小標題的形式寫(xiě)明具體事項;最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò )信息和聯(lián)絡(luò )方式。結尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬禮”，亦可省略。

　　4.落款

　　因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應當署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。

　　5.成文時(shí)間

　　寫(xiě)明具體的年、月、日。

　　【范文一】

　　感謝各位領(lǐng)導長(cháng)期以來(lái)的關(guān)心和幫助!______________自從2012年____運行以來(lái)，在貴局的關(guān)心支持下，工作開(kāi)展正常有序。為了更好地推進(jìn)______________補充醫療保險工作，總結20____年上半年工作，特邀請貴局領(lǐng)導參加我公司在綏江縣舉辦的20____年上半年工作分析會(huì )，會(huì )議相關(guān)事宜安排如下：

　　一、會(huì )議內容

　　分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。

　　二、邀請參會(huì )人員

　　________局長(cháng)，__________副局長(cháng)，__________副局長(cháng)，____________科長(cháng)及相關(guān)人員，______科長(cháng)及相關(guān)人員;各縣區____長(cháng)、____________長(cháng)，________股長(cháng)，______股長(cháng)。

　　四、座談會(huì )時(shí)間及地點(diǎn)

　　會(huì )議時(shí)間：20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店報到，會(huì )議20____年____月____日，會(huì )期一天。

　　會(huì )議地點(diǎn)：__________酒店 樓會(huì )議室

　　住宿地點(diǎn)：__________酒店

　　五、聯(lián)系方式

　　聯(lián)系人：______ 電話(huà)：135________________

　　______ 電話(huà)：186________________ 傳真：________-______________

　　安排相關(guān)參會(huì )事宜。

　　______________________公司 20____年__月____日

　　【范文二】

　　20____年春節聯(lián)歡晚會(huì )邀請涵

　　在我們中華民族傳統節日——春節即將到來(lái)之即。首先，我代表____單位全體工作人員，

　　向默默地關(guān)懷、厚愛(ài)、支持____單位的各位同仁表示感謝!

　　在此，____單位為答謝您長(cháng)期以來(lái)的支持，精心準備了一場(chǎng)精彩的春節聯(lián)歡晚會(huì )。 真誠邀請您屆時(shí)捧場(chǎng)。

　　活動(dòng)時(shí)間：20____年____月____日晚____點(diǎn)

　　活動(dòng)地點(diǎn)： ____單位文體廣場(chǎng)

　　____單位 20____年____月____日