批復與函寫(xiě)作要求
大家都了解批復與函如何寫(xiě)了嗎?下面是小編特地為大家整理收集的批復與函寫(xiě)作要求，歡迎大家閱讀與參考。
批復與函寫(xiě)作要求
批復
(一)批復及其適用范圍
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定：“答復請示事項，用‘批復’”。這一規定表明了以下兩個(gè)特點(diǎn)：第一，批復是上級機關(guān)對下級機關(guān)行文，不用于平行或不相隸屬機關(guān)之間;第二，批復是針對下級機關(guān)的請示事項給予具體答復的指示性公文，具有明確的針對性與指示性。例如中國煙草總公司、國家物價(jià)局《關(guān)于調整貴州省青、黃烤煙收購價(jià)格的批復》就是針對貴州省物價(jià)局、貴州省煙草公司關(guān)于調整該省烤煙收購價(jià)格的請示事項而發(fā)的。
在實(shí)際運用中，常見(jiàn)將批示與批復混淆，或以領(lǐng)導批示代批復的現象。
批示與批復有以下幾點(diǎn)區別：
�、倥鷱褪菄鴦�(wù)院規定的10類(lèi)15種公文之一，而批示不是正式公文，僅僅是書(shū)面意見(jiàn)。根據領(lǐng)導批示的精神可擬定指示、批復、決定等指定性公文;
�、谂鷱褪轻槍ο录墮C關(guān)的請示而發(fā)。批示適用面較寬，除請示外，還可對報告、通報等公文以及總結、調查報告等事務(wù)文書(shū)做批示;
�、叟鷱痛饛兔嬲�，只限于原請示機關(guān);批示答復面寬，除主送原請示機關(guān)外，還可轉發(fā)有關(guān)單位參照執行。
(二)批復的寫(xiě)作要求
1.標題。批復的標題由發(fā)文單位、事由、公文種類(lèi)三部份組成。事由要明確表示出批復的針對性。以便收文機關(guān)(即原請示的發(fā)文機關(guān))一目了然是針對他的答復、指示，而不致貽誤工作。例如《國務(wù)院關(guān)于將輕工業(yè)部煙草專(zhuān)賣(mài)局改為國家煙草專(zhuān)賣(mài)局的批復》，又如《商業(yè)部關(guān)于毛竹經(jīng)營(yíng)分工問(wèn)題給四川省供銷(xiāo)社的批復》，不僅批復的事由十分明確，而且標題里明確寫(xiě)出受文單位。這一點(diǎn)不同于其它公文標題。
2.引述來(lái)文的格式與要求。批復的開(kāi)頭都要引述來(lái)文，以使受文單位知道，這份批復是針對自己的哪一份請示而發(fā)來(lái)的。引述來(lái)文有時(shí)比較簡(jiǎn)略，可以只引述來(lái)文文號，也可引述來(lái)文中提出的問(wèn)題要點(diǎn)，又可兩者俱全。有時(shí)來(lái)文請示的問(wèn)題比較復雜，難以一言蔽之，則引述來(lái)文就要詳細一些，經(jīng)過(guò)歸納、概括，簡(jiǎn)要復述來(lái)文主要內容。如果這樣仍不能表達盡原請示之意，則可以只引文號，而將來(lái)文附于“批復”之后�？傊�，引述來(lái)文的原則是闡明原來(lái)文的主要內容，體現批復的針對性，鮮明性。
3.批復意見(jiàn)要具有針對性、明確性和單一性。引述來(lái)文之后，要表明態(tài)度，根據黨和政府的政策、法令及實(shí)際情況，對請示的問(wèn)題做出有針對性的答復，同意、不同意、或部份同意。有的還要對答復意見(jiàn)略加說(shuō)明，申明理由或依據，以使下級機關(guān)更好地理解上級機關(guān)的意圖。答復的意見(jiàn)要單一，請示什么答復什么，不要連帶其它無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的事。答復的語(yǔ)言要明確、肯定、周?chē)�，力避冗長(cháng)、累贅。
4.結尾。批復的結尾有的用簡(jiǎn)潔的文字提出希望或要求，有的僅簡(jiǎn)單表明態(tài)度，用“批復”、“特此批復”等語(yǔ)收柬全文。
批復語(yǔ)言要求言簡(jiǎn)意賅，結尾如提出希望要求，也要高度凝煉，體現很強的針對性。
在日常運用中，批復多用于對一些具體工作請示的答復。如《國務(wù)院關(guān)于北京市建設總體規劃方案的批復》，《國務(wù)院關(guān)于××省設立××自治縣的批復》、《××省人民政府關(guān)于×市在企業(yè)中試行浮動(dòng)工資制度請示的批復》等。因此，答復要及時(shí)，不要推批，造成公文旅行。批復的措詞要莊重、準確，不要用一些象征性的語(yǔ)言。即使不同意，甚至反對，也要措辭恰當，語(yǔ)勢得體。
函
(一)函及其適用范圍
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定：“相互商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等，用‘函’”。函，即信，是機關(guān)之間聯(lián)系、商洽工作的公用信件。這種公用信件由于用途不同，又分為公函和便函兩大類(lèi)。用來(lái)商洽、詢(xún)問(wèn)、答復一般工作事項的，稱(chēng)為公函。公函屬于國家規定的正式公文，用以處理某些事務(wù)性事項。我們所說(shuō)的函系指公函。
函是運用廣泛、使用靈活方便的文種。首先，函無(wú)論對上級、對下屬，還是平行機關(guān)、不相隸屬單位都適用，而其它文種則要考慮行文關(guān)系，區分上行文、平行文、下行文。其次，函不受公文規格的嚴格限制，行文比較靈活多樣。但在實(shí)際運用中，由于對函的作用和寫(xiě)作缺乏足夠的了解，在公文中較少用函，不少可以而且應該用函的卻用報告代之。例如某建筑部門(mén)因蓋高樓訂購電梯，本來(lái)只要發(fā)一份函即可，卻用了《關(guān)于申請訂購高層綜合辦公樓電梯的報告》。又如某小學(xué)校門(mén)口有個(gè)公交車(chē)站，由于車(chē)輛擁擠，嚴重影響了小學(xué)生進(jìn)出學(xué)校的安全。學(xué)校決定與公交公司交涉，寫(xiě)了一份《關(guān)于要求公交站臺移位保障師生安全的報告》。而公交公司即向學(xué)校發(fā)出了《關(guān)于對要求站臺移位保障師生安全的報告的批復》。兩個(gè)不相隸屬單位，如此行文，造成笑話(huà)。此外，有些本該用函的，卻不恰當地用了通知、請示的事例也屢見(jiàn)不鮮。
那么，函的使用范圍有哪些呢?
1.互相商洽工作，多用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間。例如財政部給輕工業(yè)部的《關(guān)于國家儲備上、中等烤煙所需資金和貸款利息問(wèn)題的函》，針對1982年烤煙超收，由國家儲備500萬(wàn)擔上、中等烤煙所需資金和貸款利息問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)意見(jiàn)。
2.詢(xún)問(wèn)情況或征詢(xún)意見(jiàn)，上下級之間催辦工作事宜。如某市紀委向所轄區紀委查詢(xún)某一走私案件或問(wèn)題，可以發(fā)函。區紀委接到這個(gè)函件，可用函回復對方，也可用報告回復。一般來(lái)說(shuō)，比較簡(jiǎn)單的、一般性的問(wèn)題用函回復;涉及內容比較重要，人物情節比較復雜的問(wèn)題，以報告回復為好。
平級間的詢(xún)問(wèn)往往與聯(lián)系或商洽工作交織在一起。
3.請示一般較小的工作事項。函具有與請示類(lèi)似的“向有關(guān)主管部門(mén)請求批準”的作用(請示的規定是“向上級機關(guān)請求指示、批準”)。國務(wù)院沒(méi)有對兩者做嚴格的限定。一般來(lái)說(shuō)函不具有指揮或指示作用，該用請示、報告的還應當用請示、報告。函所“請求批準”的問(wèn)題，往往是具體工作中不甚主要不甚復雜的問(wèn)題。例如某省人民政府向國務(wù)院請示縣以上各級人民政府懸掛國徽的'問(wèn)題;某學(xué)院向上級主管部門(mén)申請加入某學(xué)會(huì )等，均用函件。
4.答復問(wèn)題。處理詢(xún)問(wèn)函，一般用函回復。但對于上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)，多用“報告”答復。例如財政部《關(guān)于煙草專(zhuān)賣(mài)許可證收費問(wèn)題的復函》即是對中國煙草總公司(1983)煙專(zhuān)字316號函的回復;國家煙草專(zhuān)賣(mài)局《關(guān)于四川省名晾(曬)煙有關(guān)問(wèn)題的函》是針對四川省廣安縣物價(jià)局詢(xún)問(wèn)該縣毛柳煙是否屬專(zhuān)賣(mài)管理范圍的函而發(fā)的。
5.對其它事務(wù)，如對原發(fā)文件有小的更正、補充等。
(二)函的性質(zhì)特點(diǎn)
1.函的使用比較廣泛、靈活。從行文方式、等級、內容上看，凡不宜于或不必要使用其它固定公文種類(lèi)的事宜，都可以采用“函”的形式。例如，詢(xún)問(wèn)、答復某些工作事項，使用“批復”沒(méi)有必要，使用“通知”也不恰當，就可以使用“函”。又如修改補充原發(fā)文件內容，在國家規定的其它正式公文里，找不出較為適宜的行文樣式，只有用“函”比較恰當。函的靈活性使它的適用范圍非常廣泛。它可以起其它公文的作用，如詢(xún)問(wèn)答復問(wèn)題就有類(lèi)似于請示、批復、通知的作用;又可以起其它公文不能起的，處理一般工作事務(wù)的作用。
2.具有指導和商洽的特色。函雖然是法定的公文，與其它公文有共同的格式要求，但實(shí)際上其等級較低，不具有指示作用。即便上級對下級的函件也沒(méi)有其它公文那樣強的指令性和行政約束力。它較多地表現出指導性和商洽性。因此，重大事項、嚴肅的問(wèn)題一般不使用函的方式行文。
(三)函的寫(xiě)作要求
1.函的寫(xiě)作格式基本和書(shū)信一樣，作為公文，其文體格式與其它公文相同。要有標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)等一系列格式要求。
2.函的內容必須單一、集中，不能象個(gè)人書(shū)信那樣無(wú)所不談。對于詢(xún)問(wèn)、商洽工作的函要有問(wèn)有答，有的放矢。
3.函的正文沒(méi)有固定格式。一般的函件以陳述為主，應直敘其事，表明意見(jiàn)。工作事宜、問(wèn)題較復雜的，可以先寫(xiě)緣由，后敘過(guò)程，最后做結論。
4.函的語(yǔ)言應該簡(jiǎn)明扼要。敘事要簡(jiǎn)潔，表達意見(jiàn)要直接。無(wú)論詢(xún)問(wèn)、答復、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空發(fā)議論，篇幅要盡量短小。
5.語(yǔ)氣要得體。發(fā)函都是有求于對方，詢(xún)問(wèn)、商洽工作，請求上級批準都要求對方協(xié)助、回答。因此，函的口氣要懇切。即使上級機關(guān)給下級機關(guān)發(fā)函，也要用平等的商量的口氣，使對方樂(lè )于幫助，樂(lè )于回答。
函的結尾，可選用“此復”“即請函復”、“特此函達”等詞語(yǔ)，不宜用“此致革命敬禮”“順致敬禮”等一般信件祝頌語(yǔ)做結尾。
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