文職人員如何寫(xiě)會(huì )議紀要

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　　一、會(huì )議紀要的概念和種類(lèi)

　　會(huì )議紀要是一種記載、反映會(huì )議情況和議定事項的紀實(shí)性公文，是貫徹落實(shí)會(huì )議精神、指導工作、解決問(wèn)題、交流經(jīng)驗的重要工具，是傳達會(huì )議信息的主要媒介之一。它通過(guò)記載會(huì )議基本情況、會(huì )議成果、會(huì )議議定事項等，綜合概括地反映會(huì )議精神。

　　會(huì )議紀要可以多向行文。向上級機關(guān)呈報，用以匯報會(huì )議情況，以便得到上級機關(guān)對工作的指導;向同級機關(guān)發(fā)送，用以通報會(huì )議情況，以便得到同級機關(guān)的支持配合;向下級機關(guān)發(fā)送，用以傳達會(huì )議精神，以便統一認識，貫徹執行。但通常情況下，會(huì )議紀要只印發(fā)到與會(huì )單位，視情抄送有關(guān)單位。

　　根據用途和目的不同，會(huì )議紀要可以劃分為三種類(lèi)型：

　　1.決議性會(huì )議紀要，主要記載和反映會(huì )議作出的重要決策事項，作為傳達會(huì )議精神和部署工作的重要依據，對今后工作具有直接的指導作用，常用于各級領(lǐng)導機關(guān)的辦公會(huì )，如省長(cháng)辦公會(huì )議、市(縣)長(cháng)辦公會(huì )議等。

　　2.協(xié)議性會(huì )議紀要，主要記載雙邊或多邊會(huì )議有關(guān)內容及其達成的協(xié)議等情況，作為會(huì )后貫徹執行的基本依據，對協(xié)議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領(lǐng)導機關(guān)主持召開(kāi)的多部門(mén)協(xié)調會(huì )或不同單位共同召開(kāi)的聯(lián)席辦公會(huì )等。

　　3.研討性會(huì )議紀要，主要記載和反映經(jīng)驗交流會(huì )議、各種專(zhuān)業(yè)會(huì )議或學(xué)術(shù)性會(huì )議的研討情況，因是研討性會(huì )議，自然會(huì )有不同的意見(jiàn)，所以只要把各方意見(jiàn)寫(xiě)明即可，主要用于職能部門(mén)或學(xué)術(shù)研究機構召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì )議、學(xué)術(shù)研討會(huì )議等。

　　二、會(huì )議紀要的內容結構

　　一般說(shuō)來(lái)，會(huì )議紀要通常由標題、正文和文尾三部分組成。

　　會(huì )議紀要的標題形式主要有三種：一是“會(huì )議名稱(chēng)+紀要”，如《全國農村工作會(huì )議紀要》等。這類(lèi)標題最為常見(jiàn)。二是由“正標題+副標題”構成，又叫雙標題。正標題提出問(wèn)題或揭示會(huì )議主旨，副標題多為“會(huì )議名稱(chēng)+紀要”。如《加強未成年人思想道德教育是家庭、學(xué)校和社會(huì )的共同責任——xx市xx區教育工作研討會(huì )紀要》。這種標題常見(jiàn)于報刊發(fā)表的會(huì )議紀要。三是“發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)+議題+紀要”。如《國務(wù)院關(guān)于加強土地市場(chǎng)管理工作會(huì )議紀要》。這類(lèi)標題省去發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，就變成了“議題+紀要”的形式。

　　會(huì )議紀要的正文—般包括開(kāi)頭、主體和結尾三部分。開(kāi)頭，主要用于概述會(huì )議的基本情況，包括會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì )議議程和主要成果等，然后用“現將會(huì )議主要精神紀要如下”或“現將這次會(huì )議研討的幾個(gè)問(wèn)題紀要如下”等過(guò)渡句轉入下文，文字一般都比較簡(jiǎn)練。常見(jiàn)的寫(xiě)法有兩種：一是列項式，即將會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫(xiě)法多用于辦公會(huì )議紀要。二是概述式，即將會(huì )議的基本要素用一段文字作簡(jiǎn)要敘述，使人看后對會(huì )議情況和基本精神有個(gè)大致了解。

　　會(huì )議紀要的主體部分，一般包括會(huì )議研究的問(wèn)題、討論的意見(jiàn)、作出的決定和提出的措施辦法等，它是會(huì )議紀要的核心，是各有關(guān)單位貫徹執行會(huì )議精神的基本依據，這部分內容表述得是否得當到位，是決定會(huì )議紀要寫(xiě)作成敗、質(zhì)量高低的關(guān)鍵。主要有以下幾種表述方法：

　　1.條款法，就是把會(huì )議議定的事項用條款方式加以簡(jiǎn)要說(shuō)明，分別冠以一二三四的標號，一條寫(xiě)一個(gè)事項。這樣表述簡(jiǎn)明扼要，適用于部署工作的會(huì )議或辦公會(huì )議，也適用于工作協(xié)調會(huì )等。

　　2.綜述法，就是將會(huì )議所討論、研究的問(wèn)題綜合成若干部分，每個(gè)部分集中談一個(gè)方面的問(wèn)題，較復雜的工作會(huì )議或經(jīng)驗交流會(huì )議的紀要多采用這種寫(xiě)法。

　　3.歸類(lèi)法，有些工作會(huì )議涉及內容較廣，討論的問(wèn)題較多，這就要求按討論問(wèn)題的性質(zhì)或議定事項的不同分類(lèi)進(jìn)行整理，分別列出序號、標題來(lái)敘述，每個(gè)標題下面視內容多少，或分段或分條來(lái)寫(xiě)。

　　4.摘記法，就是按會(huì )議發(fā)言順序記錄每個(gè)人的發(fā)言要點(diǎn)，根據各人提出問(wèn)題的不同角度，整理成幾個(gè)問(wèn)題，并署上發(fā)言人姓名、職務(wù)，有時(shí)還要加上小標題。這種方法類(lèi)似于會(huì )議記錄，但不是照搬會(huì )議記錄，因為它要對與會(huì )者的發(fā)言進(jìn)行剪裁和加工，使主題更加精練。一些重要的座談會(huì )紀要，經(jīng)常采用這種寫(xiě)法。

　　會(huì )議紀要的結尾寫(xiě)法多種多樣：有的向有關(guān)單位和人員提出為實(shí)現會(huì )議目標和任務(wù)而奮斗的號召或希望;有的就會(huì )議議定的有關(guān)問(wèn)題，向上級有關(guān)部門(mén)提出意見(jiàn)建議;有的向有關(guān)單位和人員提出貫徹落實(shí)的具體要求;有的則對會(huì )議意義和收獲進(jìn)行評價(jià)等。

　　會(huì )議紀要一般也有文尾，與其他文件類(lèi)同，主要是會(huì )議紀要的印發(fā)機關(guān)、成文日期、發(fā)送單位等內容。

　　三、會(huì )議紀要的寫(xiě)作要點(diǎn)

　　一是真實(shí)準確。會(huì )議紀要，重在紀實(shí)，必須真實(shí)準確地反映會(huì )議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會(huì )議紀要寫(xiě)作的第一要求，也是最基本的要求。為此，寫(xiě)好會(huì )議紀要，需認真地進(jìn)行會(huì )議記錄，詳盡地了解會(huì )議情況，做好各項基礎性工作。

　　二是精練概括。會(huì )議紀要是在會(huì )議記錄所提供材料的基礎上，根據會(huì )議的主旨、議定事項和主要成果，經(jīng)過(guò)提煉、概括、整理而形成的公文，它集中地反映會(huì )議的要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性。精練概括與詳盡細致，是會(huì )議紀要與會(huì )議記錄最重要的區別。語(yǔ)言文字簡(jiǎn)練準確、樸實(shí)無(wú)華、通俗明白，也是精練概括的應有之義。

　　三是要點(diǎn)突出。會(huì )議紀要就是記敘會(huì )議的中心內容和討論研究的要點(diǎn)。凡與此聯(lián)系密切的問(wèn)題，都應盡力寫(xiě)充分;反之就要少寫(xiě)或不寫(xiě)。突出要點(diǎn)也是做到精練概括的一個(gè)重要方法。

　　四是取舍適當。會(huì )議上對某些問(wèn)題進(jìn)行討論，有時(shí)意見(jiàn)會(huì )有分歧，甚至截然相反。因此，起草會(huì )議紀要應根據會(huì )議確定的宗旨，對各種觀(guān)點(diǎn)進(jìn)行恰當的取舍，善于正確集中會(huì )議討論的意見(jiàn)。一般采用以下方法：凡符合會(huì )議宗旨的多數人的一致意見(jiàn)，會(huì )議紀要都應集中反映;對少數人的意見(jiàn)，如果是正確的，也要予以反映;如果討論中意見(jiàn)確有分歧，難以取得統一，一般不應寫(xiě)入紀要，但研討性會(huì )議紀要除外。集中會(huì )議討論的意見(jiàn)，還要特別留意會(huì )議主持人發(fā)表的意見(jiàn)，特別是他(她)的總結性發(fā)言和結論性意見(jiàn)，并在紀要中充分體現。

　　寫(xiě)好會(huì )議紀要需把握好以下幾個(gè)方面：

　　認真做好會(huì )議記錄

　　做好會(huì )議記錄是寫(xiě)好會(huì )議紀要的基礎，會(huì )議紀要是從會(huì )議記錄的基礎上加工提煉而來(lái)的。

　　會(huì )前，要認真閱讀議題，查閱相關(guān)背景資料，把握會(huì )議主旨，做到胸有成竹。會(huì )中，要專(zhuān)心做好會(huì )議記錄，文字要準確，段落要清楚，記錄要全面，與會(huì )者的贊成意見(jiàn)、反對意見(jiàn)，會(huì )議的統一意見(jiàn)、保留意見(jiàn)，尤其是會(huì )議的決定和主持人的總結及結論性意見(jiàn)要記錄清楚，把會(huì )議情況通過(guò)速記、錄音或攝像等手段真實(shí)完整地記錄下來(lái)。會(huì )后，要整理會(huì )議記錄，吃透會(huì )議精神，盡快進(jìn)行會(huì )議紀要的起草。

　　圍繞主題選擇布局

　　會(huì )議需要解決的主要問(wèn)題，就是紀要的中心，紀要的寫(xiě)作要圍繞這個(gè)中心來(lái)展開(kāi)。

　　單個(gè)議題的會(huì )議，如解決某一具體問(wèn)題、研究某一方面工作的專(zhuān)題會(huì )議，紀要寫(xiě)作應著(zhù)眼會(huì )議的中心內容和討論的重點(diǎn)，記錄討論結果和議定事項，一般采用概括式的布局，將會(huì )議概況、會(huì )議內容、會(huì )議觀(guān)點(diǎn)和會(huì )議成果等按性質(zhì)歸納成幾個(gè)方面逐一寫(xiě)作。

　　多個(gè)議題的會(huì )議，常見(jiàn)于單位領(lǐng)導班子研究一系列問(wèn)題、部署一攬子工作的會(huì )議，如黨委常委會(huì )議、政府常務(wù)會(huì )議等，紀要寫(xiě)作一般采用條款式的布局，分別圍繞各個(gè)議題進(jìn)行，做到條理分明。

　　正確處理層級結構

　　會(huì )議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個(gè)部分組成。

　　前言部分交代會(huì )議概況，包括會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、發(fā)言人、會(huì )議目的和任務(wù)、主要議題等。

　　結尾部分一般標注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開(kāi)屬性等，和其他公文不同，會(huì )議紀要結尾不標注發(fā)文機關(guān)，一般沒(méi)有附件。

　　會(huì )議紀要的主體部分是核心內容，寫(xiě)好主體部分決定著(zhù)會(huì )議紀要的質(zhì)量。主體部分按照邏輯關(guān)系可以分成三塊，一是會(huì )議的精神，一般由“會(huì )議認為”等導語(yǔ)開(kāi)頭，寫(xiě)工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等;二是會(huì )議的成果，一般由“會(huì )議明確”“會(huì )議決定”等導語(yǔ)開(kāi)頭，寫(xiě)會(huì )議對問(wèn)題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署;三是會(huì )議的要求，一般由“會(huì )議要求”“會(huì )議強調”等導語(yǔ)開(kāi)頭，寫(xiě)具體的工作安排和各部門(mén)要承擔的具體任務(wù)等。這三塊內容要分層次整理敘述，邏輯分明、條理清晰，不可以張冠李戴。

　　恰當進(jìn)行取舍提煉

　　一方面要進(jìn)行適當的取舍，會(huì )議上各參會(huì )人員的意見(jiàn)可能不一致，但一次成功的會(huì )議，其宗旨和意見(jiàn)具有統一性。對于符合會(huì )議宗旨最終形成的統一意見(jiàn)，以及會(huì )議主持人的總結意見(jiàn)，在會(huì )議紀要中要集中體現。

　　另一方面要反映會(huì )議的精神要點(diǎn)，既要詳盡細致又要提煉概括，可以根據議題的內容范圍和復雜程度進(jìn)行篇幅上的安排，做到簡(jiǎn)潔明快、詳略得當。