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關(guān)于運用管理軟件實(shí)現預算管理的解決方案
隨著(zhù)財務(wù)軟件在企事業(yè)單位的廣泛運用，很多企事業(yè)單位實(shí)現了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會(huì )計業(yè)務(wù)的電算化。如何深化計算機在會(huì )計中的運用，特別是如何運用管理軟件實(shí)現預算管理，是當前財會(huì )人員所關(guān)心的問(wèn)題。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業(yè)預算管理模式的基本思想，并提出了如何將企業(yè)預算管理模式與管理軟件相結合實(shí)現預算管理的解決方案。
一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預算管理模式分析
企業(yè)要實(shí)現預算管理，首先根據企業(yè)現階段的發(fā)展水平和管理需求選擇其預算管理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個(gè)傳統型的紡織企業(yè)，其市場(chǎng)相對穩定，企業(yè)處于穩步發(fā)展階段。在這一時(shí)期，采用擴大銷(xiāo)售的方法來(lái)提高企業(yè)的利潤不是非常有效，因此，提高企業(yè)利潤的重心就放在加強成本費用的管理上。
與企業(yè)的發(fā)展階段相適應，在進(jìn)行預算管理時(shí)采用以成本費用為中心的預算管理模式，對企業(yè)的成本費用進(jìn)行事前、事中和事后管理，下面對新蘇級預算管理模式進(jìn)行分析。
要實(shí)現以成本費用為中心的預算管理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設計了如下預算管理框架，其預算管理流程如圖1所示：
�。ㄒ唬╊A算的編制
蘇州新蘇綸紡織有限公司采用零基預算的方法，每月由各部門(mén)對其資金收支情況進(jìn)行預算，總會(huì )計師和總經(jīng)理確認預算合理以后，財務(wù)部門(mén)將全公司的預算進(jìn)行匯總，形成企業(yè)的月份資金使用總預算。
由于預算是建立在對企業(yè)業(yè)務(wù)情況的一定假設基礎上的，而企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況不一定內含在假設范圍，因此各部門(mén)有時(shí)需要根據業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢調整本月預算。出現這種情況時(shí)，要求追加用款的部門(mén)填寫(xiě)“月度用款追加計劃申請表”，說(shuō)明申請追加用款的理由及金額，總經(jīng)理審批通過(guò)后，方可加入預算范圍內。
�。ǘ╊A算的執行和控制
該公司對預算的執行情況采用雙軌制進(jìn)行記錄，即對每一筆支出，需要財務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統中自動(dòng)登記總賬和明細賬；同時(shí)，經(jīng)手人必須填寫(xiě)“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”（此單設有申請人簽字、申請部門(mén)負責人簽字、公司主管副總審批、公司總經(jīng)理審批欄），并在“限額費用使用手冊”上進(jìn)行登記，控制成本費用的發(fā)生。限額費用使用手冊類(lèi)似于為預算管理所設計的責任會(huì )計賬。
�。ㄈ╊A算的考評
月末對限額費用使用手冊進(jìn)行匯總，得到資金費用使用匯總表，隨后將匯總表和預算進(jìn)行比較，找出二者的差異，并進(jìn)一步分析差異形成的原因。
新蘇綸對各部門(mén)的費用支出在預算的基礎上進(jìn)行了有效的控制，對整個(gè)企業(yè)的成本費用確實(shí)起到了非常好的監控作用。而且事后的差異分析為各部門(mén)的業(yè)績(jì)考核提供了依據，企業(yè)的獎懲制度有了實(shí)施的基礎。
二、計算機環(huán)境下實(shí)現預算管理的解決方案
當企業(yè)選擇了一種預算管理模式，并設計了滿(mǎn)足企業(yè)管理需求的預算管理框架后，如何在計算機環(huán)境中應用管理軟件建立預算管理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環(huán)境下應用“用友管理軟件”實(shí)現預算管理的解決方案。
�。ㄒ唬├霉芾碥浖墓δ軜嫿M(mǎn)足預算管理單軌制流程
蘇州新蘇綸紡織有限公司在預算管理的流程中采用雙軌制，即對每一筆支出，需要財務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統中自動(dòng)登記總賬和明細賬；同時(shí)，經(jīng)手人都必須填寫(xiě)“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”，并在“限額費用使用手冊”上進(jìn)行登記，通過(guò)責任會(huì )計賬控制成本費用的發(fā)生。這種方法雖然存在著(zhù)很多問(wèn)題，如一筆費用支出后必須進(jìn)行兩次記錄，增加了財務(wù)人員的工作量；所提供的雙重數據之間缺少直接聯(lián)系甚至還可能導致兩種核算之間的信息沖突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環(huán)境下，解決方案不能簡(jiǎn)單模仿手工預算管理流程，而是應該結合管理軟件的功能，充分發(fā)揮計算機數據處理的優(yōu)勢，在設計新的解決方案的同時(shí)，保證企業(yè)預算管理目標的實(shí)現。首先，對于新蘇綸紡織有限公司預算管理的雙軌制流程進(jìn)行改造，將雙軌制流程改為單軌制流程，如圖2所示：
采用單軌制流程，在期初（月初或年初）定義預算，日常發(fā)生的每一筆支出只需通過(guò)憑證錄入一次，計算機將按照預算管理的要求，按科目和部門(mén)歸集和匯總實(shí)際發(fā)生額，并保存在賬務(wù)數據文件中。當需要預算考評時(shí)，計算機自動(dòng)從賬務(wù)數據文件中提取實(shí)際數，并與預算數進(jìn)行比較，高速、準確生成各種預算管理分析表（如，部門(mén)預算分析表、項目預算分析表、科目預算分析表、成本費用預算分析表、利潤預算分析表等）。這樣免去了大量的重復工作，而且其產(chǎn)品成本和責任成本之間的聯(lián)系增強，便于合理考核預算執行主體的工作業(yè)績(jì)。因此，如果采用單軌制流程進(jìn)行預算管理，能以更低的預算管理成本獲取更高的預算管理效益。
�。ǘ┯妙A算管理的觀(guān)念設置科目
為了進(jìn)行預算控制，需要對各部門(mén)差旅費、業(yè)務(wù)招待費等各種控制項目用相應的科目和部門(mén)進(jìn)行反映和控制。因此，在管理軟件中需要進(jìn)行預算管理科目的設置，如“差旅費”設置為“部門(mén)核算”，如下表所示：
以便在各費用發(fā)生的同時(shí)，可以在總賬中按部門(mén)錄入其發(fā)生額；在進(jìn)行數據處理時(shí)，可以按照部門(mén)進(jìn)行歸類(lèi)匯總；在將數據轉化為信息輸出時(shí)，按部門(mén)、按科目將預算和實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行對比分析。
�。ㄈ┌搭A算管理觀(guān)念編制部門(mén)預算
在科目設置完后，啟動(dòng)“財務(wù)分析系統”編制預算。先選擇預算類(lèi)型，預算類(lèi)型分為粗放預算和精細預算，所謂精細預算是指對某個(gè)部門(mén)或某個(gè)項目中的核算科目制定預算數；而所謂粗放預算就是將某個(gè)部門(mén)或某個(gè)項目里需要進(jìn)行預算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個(gè)部門(mén)或項目的總預算數，而并不對每個(gè)科目制訂預算數。企業(yè)可根據實(shí)際情況確定預算類(lèi)型。下表選擇“精細預算”類(lèi)型。確定預算類(lèi)型以后可以在預算初始錄入各科目的部門(mén)預算金額（精細預算）或者各部門(mén)的總的預算金額（粗放預算）。編制部門(mén)預算數如下表所示。當各部門(mén)需要調整預算金額時(shí)，在“追加”欄中錄入調整金額即可。
�。ㄋ模┌搭A算管理觀(guān)念處理日常業(yè)務(wù)和實(shí)時(shí)控制
財務(wù)人員錄入反映各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的單據時(shí)，如果涉及到與預算管理科目有關(guān)的業(yè)務(wù)，則系統提示需要錄入相應的部門(mén)；如果部門(mén)的實(shí)際發(fā)生額大于預算數，計算機彈出窗口警告不允許處理。據此可實(shí)現對預算項目的實(shí)時(shí)控制。
�。ㄎ澹╊A算考評
當管理者需要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)考評或綜合考評時(shí)，可以直接在“財務(wù)分析系統”中選擇“預算管理”，此時(shí)，計算機自動(dòng)從賬務(wù)數據文件中獲取預算執行實(shí)際數據并與預算數進(jìn)行對比，按月、按季或按年輸出各種預算管理分析表。例如，希望得到部門(mén)預算分析表，以考核各部門(mén)預算的完成情況，評價(jià)各部門(mén)的工作業(yè)績(jì)，此時(shí)選擇“預算管理”，其結果如下：
總之，預算管理是一種行之有效的綜合管理方法，但只有在它與管理軟件相結合時(shí)，才能得以更有效地運用和推行，并以更優(yōu)的成本效益比實(shí)現對企業(yè)各部門(mén)的預算管理和對企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的控制。
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